Papasakosime, kaip organizuoti pokalbį su sekretore, ko paklausti biuro vadovo ir kaip HR gali įvertinti kandidato savybes ir įgūdžius. Premija – reikalingų dokumentų pavyzdžiai.
Iš straipsnio sužinosite:
Susijusios medžiagos:
Kokius reikalavimus nustatyti renkantis sekretorę ir padėjėją
Įmonės darbuotojai, klientai, partneriai atkreips dėmesį į sekretorės manieras, bendravimo įgūdžius ir išvaizdą. Tai tarsi vizitinė organizacijos kortelė ar įmonės veidas, su ja sunku, o kartais ir visiškai nerealu, išvengti bendravimo. O sekretoriaus padėjėjas, be kita ko, turėtų gerai išmanyti organizacijos darbo principus ir specifiką, taip pat mokėti rasti bendrą kalbą su tiesioginiu vadovu.
Darbuotojas iš esmės turi atitikti pareigas, suprasti pagrindines funkcijas, mokėti dirbti su dokumentacija, išmanyti vadovo darbo ypatumus. Be to, jis nuolat bendrauja su žmonėmis, todėl aukštas lygis raštingumas yra būtinas. Jis turi vienodai gerai mokėti kalbėti ir rašyti.
Darbo pareigų pavyzdžiai, kuriais remiantis galima suformuluoti reikalavimus sekretorei:
- nekonfliktiškas;
- bendravimo įgūdžiai, gebėjimas draugiškai ir taktiškai bendrauti su žmonėmis;
- punktualumas ir gera atmintis;
- organizacinių įgūdžių buvimas;
- atsakingumas ir disciplina;
- emocinis stabilumas ir rūpestis.
Į reikalavimus įtraukite:
- žinių anglų kalbos ar bet kuri kita, jei įmonė dirba su pasaulio šalimis;
- darbo kompiuteriu įgūdžiai, gebėjimas dirbti su programine įranga;
- personalo valdymo išmanymas.
Nesitikėkite, kad rasite unikalų darbuotoją, galintį pakeisti bet kurį specialistą jo nesant. Kuo aukštesnius reikalavimus keliate, tuo didesnis turėtų būti atlyginimas. Tada padidės galimybė susirasti išsilavinusią ir eruditą sekretorę ar biuro vadovą.
Interviu planas sekretorės pareigoms užimti
Sekretorės darbas šiuolaikiniame biure reikalauja didelio atsparumo stresui ir gerų darbo kompiuteriu įgūdžių, todėl bet koks specialus mokymas (sekretorių kursai) ir prieinamumas Praktinė patirtis yra laukiami. Pradėkite bendravimą su kandidatu į sekretorės pareigas studijuodami gyvenimo aprašymus ir rekomendacijas iš ankstesnių darbų. Pirmiausia išanalizuokite informaciją apie specialisto kvalifikaciją ir darbo patirtį.
Sekretoriaus atrankos planas
- Studijuoti pareiškėjo gyvenimo aprašymą;
- Peržiūrėkite ankstesnių darbų rekomendacijas (jei tokių buvo);
- Analizuoti informaciją apie specialisto kvalifikaciją ir darbo patirtį;
- Pakvieskite potencialų kandidatą į pokalbį.
Po pirminės kandidatų atrankos perspektyviausius pretendentus reikėtų pakviesti į pokalbį: sekretoriumi dažnai priimami tokioms pareigoms būtinų charakterio bruožų neturintys asmenys, todėl įdarbintojo užduotis yra atmesti tokius kandidatus po asmeninio pokalbio. susitikimas ir pokalbis.
Jei atkreipsite dėmesį tik į gyvenimo aprašymą, galite klaidingai pasamdyti netinkamą žmogų. Dažnai girdime personalo vadovų skundus iš kategorijos „mūsų sekretorė moka tris užsienio kalbas ir gavo dvi Aukštasis išsilavinimas. Tačiau jei jis vėluos ir nesupras įmonės specifikos, jį teks atleisti.
Patarimas: Atlikite metaprogramos interviu, kad pasirinktumėte profesionalų sekretorių, galintį atlikti net sudėtingas užduotis.
Metaprograma „Nuorodos tipas“: interpretacija
Kaip vyksta pokalbis sekretorės pareigoms eiti
Jei viršininkui reikia sekretorės padėjėjos, pasiruoškite ilgam ir sudėtingam pokalbiui. Nepamirškite, kad visus darbdavio reikalavimus atitinkantis vadovo padėjėjas yra laikomas retu paukščiu, todėl jį surasti – didžiulė sėkmė įdarbintojui. Į tokias pareigas pretenduojantis kandidatas turi ne tik turėti visus geram sekretoriui būdingus įgūdžius, bet ir suprasti įmonės darbo specifiką, o svarbiausia – rasti bendrą kalbą su vadovu.
Atitinkamai į anketą pridedami nauji klausimai. Pokalbio metu vadovo padėjėjas turi parodyti:
- gebėjimas tinkamai nustatyti darbo prioritetus
- įmonės kultūros standartų laikymasis,
- bent vienos žinios užsienio kalba,
- įsitraukimas į verslo procesą.
Norėdami suprasti, ar kandidatas gerai dirbs su savo tiesioginiu viršininku, nustatykite vadovo ir potencialaus sekretoriaus temperamentą, išanalizuokite jų suderinamumą. Po pirmojo pokalbio dėl laisvos sekretorės vietos atsikratykite akivaizdžiai netinkamų kandidatų, surengkite antrą susitikimą su vadovu: asmeninis bendravimas padės išspręsti visas abejones.
Temperamentų tipai pagal DISC tipologiją: kaip su jais dirbti
Interviu klausimai sekretorės pareigoms užimti
Kad suprastų, kaip kandidatas tinka eiti sekretoriaus pareigas, įdarbinimo specialistas kviečia jį atsakyti į eilę klausimų. Į anketą įtraukite ir standartinius, ir papildomus, kuriuos sugalvojate patys.
Naudoti darbe
Paprastai tokius klausimus jie užduoda sekretorei pokalbio metu.
Klausimų grupė sekretoriaus pokalbio metu, siekiant nustatyti kandidato organizavimo lygį:
- Ar kyla konfliktų namuose ar darbe, nes namų ūkiai ar darbuotojai nesilaiko pažadų arba ignoruoja savo tiesiogines pareigas?
- Ar turite praktinės organizacinės patirties ir, jei taip, kokioje srityje?
- Kaip planuojate savo darbo diena(savaitė)?
- Ar galite lygiagrečiai vykdyti kelias užduotis?
Klausimai, atskleidžiantys žmogaus charakterio ir suvokimo ypatybes:
- Ar esate pasirengęs skirti savo laiką mokymuisi, jei iškyla poreikis įgyti naujų žinių?
- Jei konfliktuojate su kitu asmeniu, kokia yra dažniausia priežastis?
- Ar teko laisvalaikiu atlikti darbo pareigas? Ką jūs manote apie tai?
- Ar jums lengva pakeisti darbą?
- Ką mėgsti skaityti – knygas ar periodinius leidinius?
- Į ką atkreipiate dėmesį, kai pirmą kartą sutinkate ką nors? Ar prisimeni mažas detales?
- Kas gali jus nuliūdinti ar įžeisti?
Ir galiausiai, klausimai sekretoriaus pokalbio metu, siekiant gauti informacijos apie pareiškėjo bendravimo įgūdžius:
- Kaip dažnai tenka bendrauti su nepažįstamais žmonėmis?
- Su kokio tipo žmonėmis jums lengviausia bendrauti?
- Ar jums lengviau išreikšti savo mintis ir nuomonę raštu ar žodžiu?
- Ar galite pradėti pokalbį pirmas (pirmas)? Ar tai kelia jums nepatogumų?
- Kas tau nepatinka žmonėse? Ar visada stengiatės nuoširdžiai pasakyti žmonėms nemalonius dalykus, ar labiau mėgstate savo emocijas pasislėpti?
Nepamirškite kandidato į sekretorės pareigas pasiteirauti apie visas ankstesnėje darbo vietoje eitas pareigas, ateities planus bei savo galimybių įvertinimą, motyvus, paskatinusius ieškoti darbo. Gauti atsakymai padės suformuoti psichologinį portretą potencialus darbuotojas išsamesnis.
Norėdami gauti kuo daugiau naudos iš pokalbio dėl sekretoriaus pareigų, nepaverskite bendravimo su kandidatu į jį "vienpusis žaidimas": Būtinai pateikite jam pagrindinę informaciją apie įmonę, pareigas, kurias jis nori užimti, ir pagrindines sekretoriaus funkcijas jūsų biure. Palikite šiek tiek laiko atsakyti į kandidato klausimus (o jei jis tikrai dėmesingas ir atsakingas žmogus, tai tikrai jų turės).
Kaip rasti tinkamą sekretorę ar biuro vadovą
Prieš kelis dešimtmečius visi dirbo sekretorėmis. Todėl būkite pasiruošę, kad į pokalbį ateis įvairūs pretendentai, kai kurie iš jų neatitinka šiuolaikinių reikalavimų. Nedelsdami įvertinkite jų išvaizdą. Tiems, kurie neatitinka reikalavimų, surengkite oficialų pokalbį. Neatsisakykite iš karto – geriau apklausti visus pretendentus, tada išrinkti geriausią, o visiems netinkamiems išsiųsti laišką.
Darbo atmetimo laiško pavyzdys
Atkreipkite dėmesį ne tik į išsilavinimą, patirtį, bet ir į bendrą kandidato idėją. Paklauskite pašalinių stebėtojų įvertinti elgesį, bendravimas. Jei tai padarysite vienas, galite atmesti tobulą kandidatą vien todėl, kad jis jums nepatinka. Grynai asmeninis vertinimas yra tai, kas trukdo verbuotojui.
Nelaikykite atrankos procedūros formaliai. Patikrinkite savybes, įgūdžius. Pageidautina įvertinti atsparumą stresui, minties greitį. Suorganizuokite nedidelį testą realiomis sąlygomis, kuriomis darbuotojas dirbs. Pavyzdžiui, jei jo pareigos apima bendravimą telefonu, paprašykite vieno iš darbuotojų elgtis kaip piktam klientui.
Be to, atlikite profesionalius testus. Tikrinti kalbą raštu, skaičiavimo įgūdžius, kompiuterio, užsienio kalbos žinias, gebėjimą dirbti su programine įranga. Atminkite, kad geriau atrodyti kaip kruopštus vadovas, nei vėliau atranką pradėti iš naujo, nes ankstesnis kandidatas jums netiko.
1. Garantinis raštas turi būti pasirašytas:
a) įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris;
b) įmonės vadovas ir atsakingas rašto vykdytojas;
c) vyriausiasis buhalteris ir atsakingas laiško vykdytojas;
d) tik įmonės vyriausiasis buhalteris.
2. Koks turėtų būti parašas ant dokumento, jei tai parašyta įmonės firminiame blanke:
a) Generalinis direktorius (parašas) F. E. Petrovas;
b) OAO „Lilia“ generalinis direktorius (parašas) Petrovas F. E.;
c) Petrovas F. E. (parašas).
3. Įteikimo dokumento antspaudo atspaudas dedamas taip, kad jame būtų užfiksuota:
a) kelias pirmąsias dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimo raides;
b) kelias paskutines dokumentą pasirašiusio asmens vardo raides;
c) kelias paskutines dokumentą pasirašiusio asmens pavardės raides;
d) paskutinė įteikimo dokumento teksto eilutė.
4. Kaip data spaudžiama dokumento patvirtinimo antspaude?
a) rašomąja mašinėle;
b) užklijuoja ranka sekretorė po to, kai dokumentą patvirtina vadovas;
c) dokumento tvirtinimo metu yra pritvirtintas pats vadovas;
d) yra bet kokiu būdu pritvirtintas.
5. Kuris iš šių užsakymų tipų yra klaidingas:
a) pagrindinės veiklos užsakymas;
b) administracinės ir ūkinės veiklos įsakymas;
c) įsakymas dėl finansinės ir ūkinės veiklos;
d) įsakymas dėl personalo.
6. Formos serijos numeris turi būti įrašytas:
a) formos priekinės pusės viršuje;
b) formos priekinės pusės apačioje;
c) blanko kitos pusės viršuje;
d) kitos formos apačioje.
7. Kurie iš šių gaunamų dokumentų neregistruojami:
a) sveikinimo laiškai;
b) garantiniai raštai;
c) paklausimo raštai;
d) motyvacinius laiškus.
8. Į darbuotojo asmens kortelę neįvedama ši informacija:
a) karinė registracija;
b) narystė politinėse partijose ir visuomeninėse organizacijose;
c) apie bendrą darbo patirtį;
d) šeimyninė padėtis.
9. Oficialus dokumentas, kuriame pateikiamas pasiūlymas dėl organizacijos darbuotojo skyrimo į pareigas, perkėlimo į kitas pareigas (darbą) arba paskatinimas (atlygis, premija), vadinamas:
a) įsakymas dėl personalo;
b) memorandumas;
c) įsakymas administraciniais ir ūkiniais klausimais;
d) pristatymas.
10. Rekvizitai „Atlikėjo pavardė ir jo telefono numeris“ oficialiame dokumente, surašytame ant kelių lapų, nurodyti:
a) paskutinio dokumento lapo priekinės pusės apatiniame kairiajame kampe;
b) paskutinio dokumento lapo kitos pusės viršutiniame kairiajame kampe;
c) pirmojo dokumento lapo priekinės pusės apatiniame kairiajame kampe;
d) paskutinio dokumento lapo kitos pusės apatiniame kairiajame kampe;
Raktas į žinių apie darbą biure Ukrainoje testą:
1
- a
2
- a
3
- b
4
- į
5
- į
6
– G
7
- a
8
- b
9
– G
10
- a
Sekretorės pasirinkimas tik iš pirmo žvilgsnio – paprastas dalykas. Pagrindinės sekretorės funkcijos: lankytojų priėmimas, skambučiai, gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas, registratūros (biuro) vedėjo darbo užtikrinimas ir organizavimas bei techninis aptarnavimas. Sekretoriui keliamų reikalavimų spektras gana platus. Tai etiketo, etikos, estetikos, dalykinio bendravimo kultūros išmanymas, aprangos kodo laikymasis. Kompiuterių, biuro įrangos, biuro darbo išmanymas,
Iš asmeninių savybių galima išskirti organizacinių įgūdžių prieinamumą, komunikabilumą, atsakingumą, discipliną, taktiškumą, savarankiškumą, emocinį stabilumą, dėmesingumą, gerą atmintį, nekonfliktiškumą,
Sekretoriaus interviu klausimai
- Ar jums lengva mus rasti? (Streso mažinimui)
- Ar šiuo metu dirbate?
- Kodėl ieškai darbo? (darbo motyvacija)
- Kas tau patinka šioje profesijoje? (Ambicija)
- Kur save matai po trejų metų? (Tikslingumas)
- Ką planuojate daryti, kad pasiektumėte tai, ko norite? (Tikras jūsų galimybių įvertinimas)
- Ar esate pasirengęs mokytis, jei reikia? Kokiu keliu ketinate eiti savo tikslo link? Į ką kreipsitės pagalbos? (Gebėjimas mokytis, ieškoti realių būdų tikslui pasiekti)
- Ar jaučiatės nepatogiai, kai kas nors pasiekia sėkmės srityje, kurioje taip pat norėtumėte dirbti? (Tikslingumas)
- Ar kyla konfliktų su žmonėmis, nes jie nevykdo savo pažadų ar įsipareigojimų? (disciplina, atsakomybė)
- Ar turite organizacinės patirties? Ką konkrečiai organizavote? (organizaciniai sugebėjimai)
- Kokią funkciją atliekate, kai atliekate bet kokią aptarnavimo veiklą? (iniciatyva)
- Ar kada nors teko laisvalaikiu atlikti gamybos užduotis? (atsakomybė)
- Kaip planuoji savo darbo dieną? (Organizacija)
- Kai netikėtai pasikeičia jūsų darbo rutina, ar lengvai keičiate darbą? (Greičio reakcija)
- Ar buvo atvejų, kai teko meluoti? (Sąžiningumas)
- Kokie jūsų veiksmai tokiose situacijose? (Sąžiningumas, meniškumas)
- Kas tau nepatinka žmonėse?
- Ar jums patinka „psichologijos“ mokslas? Kaip tobulinate savo žinias?
- Kas gali jus įžeisti ar nuliūdinti? (Emocinis ir psichologinis stabilumas)
- Kaip elgiatės su žmonėmis, kurie jus įskaudino? (padorumas, pusiausvyra)
- Ar jūs ar jūsų artimi giminaičiai patiria nesėkmes, analizuojate jų priežastis? (Gebėjimas atlikti loginę analizę)
- Ar kada nors teko pačiam priimti svarbius sprendimus? (Sprendimų objektyvumas)
- Kas gali turėti įtakos jūsų nuomonei ar sprendimui? (Valdžios buvimas, pasitikėjimas savimi)
- Iš kokių šaltinių gaunate informaciją? (Bendra erudicija, intelektualinis potencialas)
- Ką dažniausiai žiūrite per televizorių?
- Kas jums labiau patinka: knygos ar periodiniai leidiniai?
- Ar mėgstate išsamiai ir išsamiai papasakoti draugams apie žiūrėtą filmą ar naujienas? (Dėmesio, atmintis)
- Su kokiais žmonėmis tau lengviausia bendrauti? (Lankstumas bendraujant)
- Ar dažnai tenka pirmam pradėti pokalbį su nepažįstamais žmonėmis?
- Kokios buvo jūsų pareigos ankstesniame darbe? (Profesinė orientacija)
- Kaip vertinate nereguliarias darbo valandas?
- Kaip jums lengviau išsakyti savo mintis: žodžiu ar raštu?
Jei yra dalykų, kurių nesuprantate, nedvejodami paklauskite ir patikslinkite. Vadovai vertina norą tinkamai atlikti darbą. Tačiau neklauskite per dažnai, kitaip pašnekovas padarys išvadą, kad nesate pakankamai dėmesingas. Turėtumėte kurti pokalbį, o ne paversti interviu apklausa, laukiant, kol jūsų paklaus kažko kito.
Išsilavinimas, patirtis ir darbo įgūdžiai – pagrindinės pozicijos, į kurias kreipiamas dėmesys renkantis kandidatus į sekretorius, todėl jas reikia pristatyti kuo palankesnėje šviesoje. Būtina nurodyti, kad kandidatas į sekretorės pareigas yra punktualus, darbštus, komunikabilus, atsparus stresui.
Sekretoriaus interviu
Kaip elgtis interviu? Geriausias variantas - elgtis interviu ramiai. Tai gali būti sudėtinga, ypač jei esate trokštantis profesionalas, kuris kalbasi su personalo direktoriumi arba įmonės prezidentu. Dažnai savavališkai ar ne, kandidatas į sekretorių pokalbiuose nervinasi. Pabandykite įsivaizduoti, kad tai visgi ne egzaminas, o dialogas. Jūsų pašnekovas yra jūsų partneris, su kuriuo jūs tiesiog kalbate. Juk interviu – ne tardymas gestape, tai tik pokalbis. Per stipriai suspaudus įspūdis tik pablogės. Bet jei vis dėlto nepavyko nusiraminti ir pokalbio metu drebate kaip drebulės lapas, galite tiesiog pasakyti: „Atsiprašau, aš šiek tiek nerimauju“. Kompetentingas pašnekovas tokiu atveju bandys ką nors pasakyti, kad sušvelnintų situaciją. Arba bent jau tave supranti.
Sekretoriaus interviu paprastai atliekama keliais etapais. Pirmiausia – pokalbis su personalo vadovu. Pirminis sekretorės interviu galima atlikti telefonu arba asmeniškai. Tada galite pasikalbėti su personalo direktoriumi, o tada su įmonės prezidentu. Arba atvirkščiai, pirmiausia su tiesioginiu vadovu (jei tai nėra prezidentas ar direktorius), o paskui su personalo direktoriumi. Labai tikėtini ir profesiniai, ir psichologiniai testai.
Kaip apklausti sekretores
Jūs, žinoma, galite duoti žmogui testus dėl Microsoft Office, anglų kalbos žinių ir t.t. Tačiau mūsų įmonėje anglų kalbos dažnai nereikia, o prireikus yra specialūs cheat sheets, kuriuose pateikiamos pagrindinės frazės rusų transkripcija. Be to, tuo pačiu metu sekretorė gaus pagrindinį įgūdžių ir informacijos kiekį bandomasis laikotarpis. Tada ir paaiškės, ar pretendentė tinka įmonei, o ar įmonė jai tinka.
Dažnai aš pats skambinu sekretorėms, o šiame etape, kaip taisyklė, „tikrosios ponios“ palieka konkursą, kuris apibrėžiamas žodžiais „jų“, „šilkas“, „tama“, „pašaukimas“, „sutartis“, „katalogas“, "Kas čia?!" "trumpesnis" ir (mano asmeninis „fi“) "ląstelė". Tokiems kandidatams iškart sugalvoju baisų darbo grafiką, nuvertinu darbo užmokesčio, pašalinu papildomus privalumus, tai yra viską, kas „tikrosios damos“ nenusilenks. „Ne, o kas tai? Jie net nepraris! Apie frazių konstravimą paprastai tyliu. “ Tikros damos„Daugeliu atvejų jie dėl to „nesijaudina“.
Interviu su vadovu: kaip elgtis, klausimai ir atsakymai
Dažniausiai darbo ieškančius asmenis įvarina paprasčiausias prašymas – papasakoti apie save. Iš pirmo žvilgsnio tame nėra nieko sudėtingo, tačiau dėl tam tikrų priežasčių labai dažnai žmonės tiesiog pasimeta. Štai planas, kaip interviu parašyti tinkamą istoriją apie save. Pavyzdys:
Pateikiame paprastą pavyzdį, kaip elgtis pokalbio metu kreipiantis dėl darbo. Balsas aiškus ir pasitikintis, žvilgsnis susikaupęs, elgesys ramus, rankos „nešoka“ aplink, bet svarbiausia – baimės nebuvimas. Jei laikysitės tokio elgesio, jaudulio nebus. Kalbant apie baimės jausmą, tada viskas paprasta. Nebijokite, kad asmuo, kuris jus priima į pokalbį, užima lyderio poziciją, nes, visų pirma, jis yra toks pat kaip ir jūs. Nejaučiame baimės parduotuvėse prieš pardavėjus, prieš banko darbuotojus ar kavinėse prieš padavėjus, tad kam bijoti lyderio?
Prieš pat pokalbį atkreipkite dėmesį į išvaizdą. Posakis „susipažink pagal drabužius“ aktualus merginai, kuri siūlo save kandidatuoti į sekretorės pareigas, kaip ir bet kuriai kitai. Sekretorė yra įmonės veidas.
- teisinga verslo kalba- stiliaus knygos, kurios jums padės;
- pagrindinės anglų kalbos žinios (nuo nulio, žinoma, per kelias dienas jų išmokti nepavyks, tačiau senų žinių atnaujinimas neužtruks);
- aiškus verslo supratimas;
- etiketo pagrindų turėjimas;
- gebėjimas tvarkyti biuro įrangą – spausdintuvą, skaitytuvą, faksą;
- spausdinimas (internete gausu specialių programų, padedančių priprasti prie spausdinimo dviem pirštais);
- greitas darbas Word ir Excel programomis.
Kokius klausimus užduoti interviu
Verta stengtis išlikti ramiam, nekeičiant pasirinktos elgesio linijos. Jūsų atsakymai turi parodyti pasitikėjimą savimi ir tinkamumą pareigoms. Į asmeninius klausimus, net jei jie jus skaudina, geriau neatsakykite taip: „Tai niekam nerūpi“, o struktūrizuoti atsakymą tokiu stiliumi: „Tai netrukdys mano sąžiningam darbui“.
Pokalbis įsibėgėja, atsakėte į daug keblių potencialų darbdavį dominančių klausimų, kalbėjote apie daugybę svarbius punktus. Atėjo momentas, kai pašnekovas, išnaudojęs susidomėjimą, kreipsis į jus fraze, kurią daugelis priima atsisveikindami: „Ar turite klausimų?
Kaip elgtis interviu? Klausimai kreipiantis dėl darbo ir atsakymai į juos pardavimo technika - Kaip parduoti rašiklį pokalbio metu
Žinoma, grubi klaida kils noras pasakoti, kaip nesusitvarkei su viršininkais, kodėl buvai apkrautas darbais ir kokia sunki buvo darbo diena. Tačiau ir grubus glostymas už tai, kad viskas buvo gerai, ty buvai laikoma įmonės siela, sukels abejonių, privers susimąstyti.
Pretendento į sekretoriaus pareigas testai rengiami taip, kad būtų galima patikrinti jo elgesį vienoje ar kitoje sudėtingoje situacijoje, kuri jam bus modeliuojama. Taip pat galimas įtemptas pokalbis, norint supykdyti kandidatą į šią poziciją. Tai daroma siekiant nustatyti jo atsparumo stresui laipsnį.
Einant į pokalbį kaip pretendentui į laisvą sekretorės vietą, pirmiausia reikia pasistengti gauti kuo daugiau informacijos apie pačią įmonę ir apie jos veiklą. Tam gali padėti internetas, kuriame rasite ir įmonės svetainę, ir atsiliepimus apie ją. Tai būtina, kad galėtumėte apytiksliai suprasti, kokie reikalavimai jame keliami sekretoriui, taip pat kokius įgūdžius ir gebėjimus jis turėtų turėti.
Interviu klausimai
14 klausimas. Kodėl, jūsų nuomone, turėtume pasirinkti jūsų kandidatūrą?
Apibūdinkite savo privalumus, akcentuokite aktualią darbo patirtį ir norą tobulėti, profesionalumą, gebėjimą atlikti savo darbą efektyviai ir per trumpą laiką.
8 klausimas. Kur save matai po 5 metų?
Į šį klausimą reikia atsakyti racionaliai, pavyzdžiui, ilgainiui norėtumėte užimti atsakingesnes ir rimtesnes pareigas, turėti išplėstą funkcionalumą. Niekada nesakykite, kad planuojate pradėti savo verslą arba įkurti savo įmonę.
Ir buvai pakviestas į pokalbį. Kas toliau? Kaip elgtis interviu ir kaip išlaikyti interviu Tai turbūt patys svarbiausi klausimai šiame etape. Šiame straipsnyje pasidalinsiu su jumis savo pastebėjimais apie sekretoriaus interviu. Beje, šios rekomendacijos jums padės ne tik sekretoriaus interviu bet ir apklausiant kitas pareigas.
Iš karto noriu pastebėti, kad nepaisant literatūros gausos šia tema “ kaip išlaikyti interviu“, nė vienas iš šių leidinių negali garantuoti jums užimtumo. Paprastai, be kvalifikacijos, kurios tikimasi iš būsimo darbuotojo, darbdavys dažniausiai turi tam tikrą „vaizdą“, koks yra idealus kandidatas į šias pareigas. Ir nors žinant tam tikrus metodus ir taisykles, kaip išlaikyti pokalbį, jūsų šansai užimti norimą poziciją tikrai padidės, tai nėra garantija. Priežasčių, kodėl nepavyksta išlaikyti interviu, gali būti kelios: nuo jūsų klaidų interviu iki banalaus „vaizdas neatitiko“.
Pateiksiu du pastarųjų pavyzdžius. Sėkmingai dirbau sekretore nuostabioje įmonėje. Darbas man labai patiko, bet po kurio laiko panorau „augti“ profesionaliai. Iki to laiko įmonės prezidento padėjėjo vieta buvo laisva. Pateikiau savo CV šioms pareigoms, deja, nebuvau atrinkta. Įmonės prezidentas man pasakė, kad turiu puikią kvalifikaciją ir patirtį, esu puikus darbuotojas, tačiau jis norėtų, kad žmogus šiose pareigose būtų bent dešimčiai metų vyresni. Praeinant pokalbį kitoje įmonėje dėl direktoriaus padėjėjos pareigų, man tapo aišku, kad kažkodėl norima į šias pareigas matyti modelio išvaizdos žmogų.
Kaip matote, atmetimas ne visada yra tiesioginis jūsų kvalifikacijos stokos ar klaidų rezultatas. Taigi, nors darbo pokalbis yra skirtas iki galo atskleisti savo talentus, traktuokite jį kaip žaidimą, kuriame galite ir laimėti, ir pralaimėti.
Paprastai atliekama keliais etapais. Pirmiausia – pokalbis su personalo vadovu. Pirminis sekretorės interviu galima atlikti telefonu arba asmeniškai. Tada galite pasikalbėti su personalo direktoriumi, o tada su įmonės prezidentu. Arba atvirkščiai, pirmiausia su tiesioginiu vadovu (jei tai nėra prezidentas ar direktorius), o paskui su personalo direktoriumi. Labai tikėtini ir profesiniai, ir psichologiniai testai.
Bet kam sekretorės interviu reikia pasiruošti. Svarbu suprasti, kad pokalbis yra procesas dvišalis– ne egzaminas, nuo kurio priklausys tavo pažymys. Ne tik esate vertinamas, bet ir vertinate įmonę pagal tai, kiek norite joje dirbti. Todėl pasiruošimas pokalbiui daugiausia skirtas jums.
Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti gavus kvietimą į sekretorės interviu yra eiti į įmonės svetainę. Manau, kad yra nepriimtina eiti į pokalbį įmonėje, neištyrus informacijos apie ją, nors mano vadovavimo praktikoje sekretorės interviu(ir ne tik) tokių atvejų buvo daug. Nepamenu nei karto, kad toks darbuotojas būtų pakviestas dirbti. Tai ne visada tiesiogiai siejasi su tuo, kad darbuotojas neskaitė informacijos svetainėje, o gali būti dėl nepasidomėjimo įmone, o tai gali pasireikšti bet kuriuo kitu metu.
Taigi, skaitykite informaciją svetainėje: kuo įmonė užsiima, kokia jos misija, kokie tikslai, kaip įmonė planuoja toliau vystytis. Kai kurios įmonės netgi skelbia savo personalo politikos prioritetus ir darbuotojų augimo galimybes. Išmok visko! Tu nepasigailėsi. Tiesą sakant, kuo daugiau tokios informacijos įmonės svetainėje, tuo geriau jums. Blogiau, kai visai nieko nėra.
Į praeiti interviu, dar kartą atidžiai išstudijavus pagrindinę įmonės veiklą peržiūrėti darbo aprašymą kuriam pateikėte savo gyvenimo aprašymą. Labai dažnai pokalbio metu užduodamas klausimas, kas Jus labiausiai patraukė šioje laisvoje vietoje. Atsakymas yra mirtina tyla. Nieko netraukė. Persikėlė bet kur, tik tam, kad pajudėtų. Toks požiūris į save ir į save būsimas darbas nepriimtinai. Atsukti atgal ir pradėti iš naujo.
Paimkite sąsiuvinį ir užsirašykite jums rūpimus klausimus: apie įmonę, apie pareigas, apie pareigas.