Pastāstīsim, kā organizēt interviju ar sekretāri, ko jautāt biroja vadītājam un kā HR var novērtēt kandidāta īpašības un prasmes. Bonuss - nepieciešamo dokumentu paraugi.
No raksta jūs uzzināsit:
Saistītie materiāli:
Kādas prasības izvirzīt, izvēloties sekretāru un asistentu
Uzņēmuma darbinieki, klienti un partneri pievērsīs uzmanību sekretāres manierēm, komunikācijas prasmēm un izskatam. Tā ir kā organizācijas vizītkarte vai uzņēmuma seja, no saskarsmes ar to izvairīties ir grūti un reizēm arī pavisam nereāli. Un sekretāra palīgam cita starpā labi jāpārzina organizācijas darba principi un specifika, kā arī jāspēj atrast kopīgu valodu ar tiešo vadītāju.
Darbiniekam kopumā jāatbilst amatam, jāsaprot galvenās funkcijas, jāprot strādāt ar dokumentāciju, jāpārzina vadītāja darba īpatnības. Turklāt viņš pastāvīgi sazinās ar cilvēkiem, tāpēc augsts līmenis lasītprasme ir būtiska. Viņam vienlīdz labi jāprot runāt un rakstīt.
Darba pienākumu paraugi, uz kuru pamata iespējams formulēt prasības sekretāram:
- nekonflikts;
- komunikācijas prasmes, spēja draudzīgi un taktiski komunicēt ar cilvēkiem;
- punktualitāte un laba atmiņa;
- organizatorisku prasmju klātbūtne;
- atbildība un disciplīna;
- emocionālā stabilitāte un aprūpe.
Iekļaut prasībās:
- zināšanas angļu valodas vai jebkuru citu, ja uzņēmums sadarbojas ar pasaules valstīm;
- PC prasme, prasme strādāt ar programmatūru;
- zināšanas personāla vadībā.
Neceriet, ka atradīsiet unikālu darbinieku, kurš viņa prombūtnes laikā var aizstāt jebkuru speciālistu. Jo augstākas prasības jūs nosakāt, jo lielākai jābūt algai. Tad palielināsies iespēja atrast izglītotu un erudītu sekretāri vai biroja vadītāju.
Intervijas plāns sekretāra amatam
Sekretāres darbam mūsdienīgā birojā nepieciešama augsta stresa noturība un labas datorprasmes, tāpēc jebkura speciāla apmācība (sekretāru kursi) un pieejamība praktiskā pieredze ir laipni gaidīti. Sāciet komunikāciju ar sekretāra amata kandidātu, studējot CV un atsauksmes no iepriekšējām darba vietām. Vispirms analizējiet informāciju par speciālista kvalifikāciju un darba pieredzi.
Sekretāra atlases plāns
- studēt pretendenta CV;
- Pārskatīt atsauksmes no iepriekšējām darbavietām (ja tādas ir);
- Analizēt informāciju par speciālista kvalifikāciju un darba pieredzi;
- Uzaiciniet potenciālo kandidātu uz interviju.
Pēc sākotnējās kandidātu atlases uz interviju jāaicina perspektīvākie pretendenti: par sekretāriem bieži tiek pieņemti cilvēki, kuriem nav šādam amatam nepieciešamās rakstura īpašības, tāpēc vervētāja uzdevums ir šādus kandidātus noraidīt pēc personīgas tikšanās un saruna.
Ja pievēršat uzmanību tikai CV, jūs varat kļūdaini pieņemt darbā nepareizo personu. Mēs bieži dzirdam sūdzības no personāla vadītājiem no kategorijas “mūsu sekretāre zina trīs svešvalodas un saņēma divas augstākā izglītība. Taču, ja viņš kavēsies un neizpratīs uzņēmuma specifiku, viņš būs jāatlaiž.
Padoms: veikt metaprogrammas interviju, lai izvēlētos profesionālu sekretāru, kurš spēj tikt galā ar pat sarežģītiem uzdevumiem.
Metaprogramma "Atsauces veids": Interpretācija
Kā notiek intervija sekretāra amatam
Ja priekšniekam nepieciešams sekretāra palīgs, piesakieties garai un sarežģītai intervijai. Paturiet prātā, ka izpildvaras palīgs, kas atbilst visām darba devēja prasībām, tiek uzskatīts par retu putnu, tāpēc personāla atlases speciālistam tā atrašana ir liels panākums. Kandidātam, kas pretendē uz šādu amatu, jābūt ne tikai ar visām labam sekretārei raksturīgām prasmēm, bet arī jāsaprot uzņēmuma darba specifika, un, kas svarīgi, jāatrod kopīga valoda ar vadītāju.
Attiecīgi anketai tiek pievienoti jauni jautājumi. Intervijā vadītāja asistentam ir jāpierāda:
- spēja pareizi noteikt darba prioritātes
- atbilstība korporatīvās kultūras standartiem,
- zināšanas par vismaz vienu svešvaloda,
- iesaistīšanās biznesa procesā.
Lai saprastu, vai pretendents labi sadarbosies ar savu tiešo priekšnieku, nosakiet vadītāja un potenciālā sekretāra temperamentu, analizējiet viņu saderību. Pēc pirmās intervijas par sekretāra vakanci atsijājiet acīmredzami nepiemērotos kandidātus, rīkojiet otro tikšanos ar vadītāju: personiskā mijiedarbība palīdzēs atrisināt visas šaubas.
Temperamentu veidi pēc DISC tipoloģijas: kā ar tiem strādāt
Intervijas jautājumi sekretāra amatam
Lai saprastu, kā kandidāts ir piemērots sekretāra amatam, vervētājs aicina viņu atbildēt uz virkni jautājumu. Iekļaujiet anketā gan standarta jautājumus, gan papildu jautājumus, kurus izdomājat pats.
Izmantot darbā
Parasti viņi intervijā uzdod šādus jautājumus sekretārei.
Jautājumu grupa sekretāra intervijā, lai noteiktu kandidāta organizācijas līmeni:
- Vai jums ir konflikti mājās vai darbā, jo mājsaimniecības vai darbinieki nepilda solījumus vai ignorē savus tiešos pienākumus?
- Vai jums ir praktiska organizatoriskā pieredze, un ja ir, tad kādā jomā?
- Kā jūs plānojat savu darba diena(nedēļa)?
- Vai varat veikt vairākus uzdevumus paralēli?
Jautājumi, kas atklāj cilvēka rakstura un uztveres īpašības:
- Vai esat gatavs veltīt laiku mācībām, ja rodas nepieciešamība iegūt jaunas zināšanas?
- Ja jums ir konflikts ar citu personu, kāds ir visbiežākais iemesls?
- Vai jums kādreiz brīvajā laikā nācies pildīt darba pienākumus? Ko jūs domājat par to?
- Vai jums ir viegli mainīt darbu?
- Ko tu labprātāk lasi – grāmatas vai periodiku?
- Ko jūs ievērojat, kad pirmo reizi satiekat kādu? Vai atceries mazas detaļas?
- Kas tevi var apbēdināt vai aizvainot?
Un visbeidzot jautājumi sekretāra intervijā, lai iegūtu informāciju par pretendenta komunikācijas prasmēm:
- Cik bieži jums ir jāsazinās ar svešiniekiem?
- Ar kāda veida cilvēkiem jums ir visvieglāk sazināties?
- Vai jums ir vieglāk izteikt savas domas un uzskatus rakstiski vai mutiski?
- Vai varat sākt sarunu pirmais (vispirms)? Vai tas jums rada neērtības?
- Kas tev cilvēkos nepatīk? Vai jūs vienmēr cenšaties godīgi pateikt cilvēkiem nepatīkamas lietas, vai arī vēlaties savas emocijas paturēt pie sevis?
Neaizmirstiet iztaujāt sekretāra amata kandidātu par visiem iepriekšējā darba vietā veiktajiem pienākumiem, nākotnes plāniem un savu spēju izvērtējumu, kā arī motīviem, kas pamudinājuši meklēt darbu. Saņemtās atbildes palīdzēs veido psiholoģisku portretu potenciālais darbinieks pilnīgāks.
Lai gūtu maksimālu labumu no intervijas sekretāra amatam, nepārvērtiet saziņu ar pretendentu par to "vienpusēja spēle": Noteikti sniedziet viņam pamatinformāciju par uzņēmumu, amatu, kuru viņš vēlas ieņemt, un galvenajām sekretāres funkcijām jūsu birojā. Atstājiet nedaudz laika, lai atbildētu uz kandidāta jautājumiem (un, ja viņš ir patiešām uzmanīgs un atbildīgs cilvēks, viņam tie noteikti būs).
Kā atrast īsto sekretāri vai biroja vadītāju
Pirms dažām desmitgadēm visi un dažādi strādāja par sekretāriem. Tāpēc esiet gatavi, ka uz interviju ieradīsies dažādi pretendenti, no kuriem daļa neatbilst mūsdienu prasībām. Nekavējoties novērtējiet viņu izskatu. Tiem, kuri neatbilst prasībām, organizējiet oficiālu interviju. Neatsakieties uzreiz - labāk intervēt visus pretendentus, pēc tam izvēlēties labāko un nosūtīt vēstuli visiem nepiemērotajiem.
Darba atteikuma vēstules paraugs
Pievērsiet uzmanību ne tikai izglītībai, pieredzei, bet arī kandidāta vispārējam priekšstatam. Jautājiet ārējiem novērotājiem novērtēt uzvedību, komunikācija. Ja darīsiet to vienatnē, jūs varat izskaust ideālo kandidātu tikai tāpēc, ka viņš jums nepatīk. Tīri personisks vērtējums ir tas, kas traucē vervētāju.
Neizturieties pret atlases procedūru formāli. Pārbaudi īpašības, prasmes. Vēlams novērtēt stresa noturību, domāšanas ātrumu. Sakārtojiet nelielu pārbaudi reālos apstākļos, kādos darbinieks strādās. Piemēram, ja viņa pienākumos ietilpst saziņa pa telefonu, palūdziet kādam no darbiniekiem rīkoties kā dusmīgam klientam.
Turklāt veiciet profesionālu pārbaudi. Pārbaudīt rakstīto runu, skaitīšanas prasmes, datora zināšanas, svešvalodu, prasmi strādāt ar programmatūru. Atcerieties, ka labāk ir izskatīties rūpīgam vadītājam, nekā vēlāk atsākt atlasi, jo iepriekšējais pretendents jums nebija piemērots.
1. Garantijas vēstule jāparaksta:
a) uzņēmuma vadītājs un galvenais grāmatvedis;
b) uzņēmuma vadītājs un atbildīgais vēstules izpildītājs;
c) galvenais grāmatvedis un atbildīgais vēstules izpildītājs;
d) tikai uzņēmuma galvenais grāmatvedis.
2. Kādam jābūt parakstam uz dokumenta, ja tas ir rakstīts uz uzņēmuma veidlapas:
a) ģenerāldirektors (paraksts) F. E. Petrovs;
b) OAO "Lilija" ģenerāldirektors (paraksts) Petrovs F. E.;
c) Petrovs F. E. (paraksts).
3. Plombas nospiedums uz izsniegšanas dokumenta ir novietots tā, lai tajā būtu fiksēts:
a) dokumenta parakstītājas amata nosaukuma pirmie burti;
b) dažus pēdējos burtus tās personas amatā, kura parakstījusi dokumentu;
c) dažus pēdējos burtus tās personas uzvārdam, kura parakstījusi dokumentu;
d) izsniegšanas dokumenta teksta pēdējā rindiņa.
4. Kā dokumenta apstiprinājuma zīmogā tiek iespiests datums?
a) mašīnrakstā;
b) to ar roku uzlīmē sekretārs pēc tam, kad vadītājs ir apstiprinājis dokumentu;
c) dokumenta apstiprināšanas laikā ir uzlīmējis pats vadītājs;
d) ir jebkādā veidā piestiprināts.
5. Kurš no šiem pasūtījumu veidiem ir kļūdains:
a) rīkojumu par pamatdarbību;
b) rīkojumu par administratīvo un saimniecisko darbību;
c) rīkojums par finansiālo un saimniecisko darbību;
d) rīkojums par personālu.
6. Veidlapas sērijas numurs jāievieto:
a) veidlapas priekšpuses augšpusē;
b) veidlapas priekšpuses apakšā;
c) veidlapas otrās puses augšpusē;
d) veidlapas otrās puses apakšā.
7. Kuri no šiem ienākošajiem dokumentiem nav jāreģistrē:
a) apsveikuma vēstules;
b) garantijas vēstules;
c) pieprasījuma vēstules;
d) pavadvēstules.
8. Darbinieka personas kartē netiek ievadīta šāda informācija:
a) militārā reģistrācija;
b) dalība politiskajās partijās un sabiedriskajās organizācijās;
c) par vispārējo darba pieredzi;
d) ģimenes stāvoklis.
9. Oficiālu dokumentu, kurā ir priekšlikums par organizācijas darbinieka iecelšanu amatā, pārcelšanu citā amatā (darbā) vai iedrošinājumu (atlīdzību, prēmiju), sauc:
a) rīkojums par personālu;
b) memorands;
c) rīkojums par administratīvajiem un saimnieciskajiem jautājumiem;
d) prezentācija.
10. Uz vairākām lapām sastādītā oficiālajā dokumentā rekvizīti "Izpildītāja uzvārds un tālruņa numurs" norāda:
a) dokumenta pēdējās lapas priekšpuses apakšējā kreisajā stūrī;
b) dokumenta pēdējās lapas otrās puses augšējā kreisajā stūrī;
c) dokumenta pirmās lapas priekšpuses apakšējā kreisajā stūrī;
d) dokumenta pēdējās lapas otrās puses apakšējā kreisajā stūrī;
Biroja darba zināšanu pārbaudes atslēga Ukrainā:
1
- a
2
- a
3
- b
4
- iekšā
5
- iekšā
6
- G
7
- a
8
- b
9
- G
10
- a
Sekretāra izvēle tikai no pirmā acu uzmetiena ir vienkārša lieta. Sekretāra galvenās funkcijas ir: apmeklētāju pieņemšana, telefona zvani, ienākošās un izejošās dokumentācijas apstrāde, reģistratūras (biroja) vadītāja darba nodrošināšana un organizēšana un tehniskais nodrošinājums. Prasību loks, kas attiecas uz sekretāru, ir diezgan plašs. Tās ir zināšanas par etiķeti, ētiku, estētiku, lietišķās komunikācijas kultūru, ģērbšanās koda ievērošanu. Zināšanas par datoru, biroja tehniku, biroja darbu,
No personiskajām īpašībām var izcelt organizatorisku prasmju pieejamību, sabiedriskumu, atbildību, disciplīnu, taktu, neatkarību, emocionālo stabilitāti, vērīgumu, labu atmiņu, nekonfliktu,
Sekretāra intervijas jautājumi
- Vai jums ir viegli mūs atrast? (Stress mazināšanai)
- Vai jūs pašlaik strādājat?
- Kāpēc jūs meklējat darbu? (Darba motivācija)
- Kas jums patīk šajā profesijā? (Ambīcijas)
- Kur tu sevi redzi pēc trim gadiem? (Mērķtiecība)
- Ko jūs plānojat darīt, lai sasniegtu to, ko vēlaties? (Reāls jūsu spēju novērtējums)
- Vai esat gatavs mācīties, ja nepieciešams? Kādu ceļu jūs gatavojaties iet uz savu mērķi? Pie kā vērsīsies pēc palīdzības? (Spēja mācīties, meklēt reālus veidus, kā sasniegt mērķi)
- Vai jūtaties neērti, ja kāds gūst panākumus jomā, kurā arī jūs vēlētos strādāt? (Mērķtiecība)
- Vai jums ir konflikti ar cilvēkiem, jo viņi nepilda savus solījumus vai saistības? (disciplīna, atbildība)
- Vai jums ir organizatoriskā pieredze? Ko tieši jūs organizējāt? (Organizatora spējas)
- Kādu funkciju jūs veicat, veicot pakalpojumu darbības? (Iniciatīvs)
- Vai jums kādreiz ir nācies veikt ražošanas uzdevumus brīvajā laikā? (Atbildība)
- Kā plānojat savu darba dienu? (Organizācija)
- Kad jūsu darba rutīnā notiek negaidītas izmaiņas, vai jūs viegli maināt darbu? (Ātruma reakcija)
- Vai ir bijušas reizes, kad nācies melot? (Godīgums)
- Kāda ir jūsu rīcība šādās situācijās? (Godīgums, mākslinieciskums)
- Kas tev cilvēkos nepatīk?
- Vai jums patīk "psiholoģijas" zinātne? Kā jūs pilnveidojat savas zināšanas?
- Kas tevi var aizvainot vai apbēdināt? (Emocionālā un psiholoģiskā stabilitāte)
- Kā tu izturies ar cilvēkiem, kuri tevi sāpina? (pieklājība, līdzsvars)
- Kad jūs vai jūsu tuvi radinieki piedzīvo neveiksmes, vai jūs analizējat to cēloņus? (Spēja veikt loģisku analīzi)
- Vai jums kādreiz ir nācies patstāvīgi pieņemt svarīgus lēmumus? (Spriedumu objektivitāte)
- Kas var ietekmēt jūsu viedokli vai lēmumu? (Iestāžu klātbūtne, pašapziņa)
- No kādiem avotiem jūs iegūstat informāciju? (Vispārējā erudīcija, intelektuālais potenciāls)
- Ko tu parasti skaties televizorā?
- Kam tu dod priekšroku: grāmatām vai periodiskajiem izdevumiem?
- Vai jums patīk detalizēti un detalizēti pastāstīt draugiem par noskatīto filmu vai jaunumiem? (Uzmanību, atmiņa)
- Ar kādiem cilvēkiem jums ir visvieglāk sazināties? (Elastība komunikācijā)
- Vai bieži ir jābūt pirmajam, kas uzsāk sarunu ar svešiniekiem?
- Kādi bija jūsu pienākumi iepriekšējā darbā? (Profesionālā orientācija)
- Kā jūs jūtaties par neregulāru darba laiku?
- Kā jums ir vieglāk izteikt savas domas: mutiski vai rakstiski?
Ja ir punkti, kurus nesaprotat, nevilcinieties jautāt un precizēt. Līderi novērtē vēlmi paveikt darbu pareizi. Taču nejautājiet pārāk bieži, pretējā gadījumā sarunu biedrs secinās, ka neesat pietiekami uzmanīgs. Jums ir jāveido saruna, nevis jāpārvērš intervija par pratināšanu, gaidot, kad jums jautās kaut kas cits.
Izglītība, pieredze un darba iemaņas ir galvenie amati, kuriem tiek pievērsta uzmanība, izvēloties sekretāru kandidātus, tāpēc tie ir jāparāda vislabvēlīgākajā gaismā. Jānorāda, ka sekretāra amata kandidāts ir precīzs, centīgs, sabiedrisks, izturīgs pret stresu.
Sekretāra intervija
Kā uzvesties intervijā? Labākais variants - uzvesties intervijā mierā. Tas var būt sarežģīti, it īpaši, ja esat topošais profesionālis, kurš sarunājas ar personāla direktoru vai uzņēmuma prezidentu. Bieži vien patvaļīgi vai nē, sekretāra kandidāts intervijās nervozē. Mēģiniet iedomāties, ka tas tomēr nav eksāmens, bet gan dialoglodziņš. Jūsu intervētājs ir jūsu partneris, ar kuru jūs vienkārši runājat. Galu galā intervija nav pratināšana gestapo, tā ir tikai saruna. Pārāk stipri saspiežot, iespaids tikai pasliktināsies. Bet, ja tomēr neizdevās nomierināties un intervijas laikā trīcējat kā apses lapa, varat vienkārši pateikt: "Piedod, esmu nedaudz noraizējies." Kompetents intervētājs šajā gadījumā mēģinās kaut ko pateikt, lai mazinātu situāciju. Vai vismaz saprast tevi.
Sekretāra intervija parasti veic vairākos posmos. Pirmkārt, ir intervija ar personāla vadītāju. Primārs sekretāra intervija to var izdarīt pa tālruni vai klātienē. Pēc tam varat runāt ar personāla direktoru un pēc tam ar uzņēmuma prezidentu. Vai otrādi, vispirms ar tiešo vadītāju (ja tas nav prezidents vai direktors), un pēc tam ar personāla direktoru. Ļoti ticami ir arī testi, gan profesionāli, gan psiholoģiski.
Kā intervēt sekretāri
Jūs, protams, varat uzdot personai testus, lai iegūtu zināšanas par Microsoft Office, angļu valodu utt. Bet mūsu uzņēmumā angļu valoda bieži vien nav nepieciešama, un, ja nepieciešams, ir īpašas krāpšanās lapas, kurās tiek parādītas galvenās frāzes krievu transkripcijā. Turklāt, visu to pašu, sekretārs saņems galveno prasmju un informācijas apjomu laikā pārbaudes laiks. Tad kļūs skaidrs, vai pretendente ir piemērota uzņēmumam, un vai uzņēmums ir piemērots viņai.
Bieži es pats zvanu sekretārēm, un šajā posmā, kā likums, "īstās dāmas" atstāj konkursu, ko nosaka vārdi “savējie”, “zīdkoks”, “tama”, “zvani”, “līgums”, “katalogs”, "Kas tas ir?!" "īsāks" un (mans personīgais "fi") "šūna". Tādiem kandidātiem es uzreiz izdomāju baigo darba grafiku, nenovērtēju algas, es noņemu papildu priekšrocības, tas ir, visu, kam “īstās dāmas” nepiekāpsies. "Nē, nu, kas tas ir? Viņi pat neaprīs!” Par frāžu uzbūvi es vispār klusēju. " Īstas dāmas"Vairumā gadījumu viņi ar to "neuztraucas".
Intervija ar galvu: kā uzvesties, jautājumi un atbildes
Visbiežāk darba meklētājus stuporā ieved vienkāršākais lūgums – pastāstīt par sevi. No pirmā acu uzmetiena tajā nav nekā sarežģīta, taču kaut kādu iemeslu dēļ ļoti bieži cilvēki vienkārši tiek pazaudēti. Šeit ir plāns, kā intervijā uzrakstīt pareizo stāstu par sevi. Piemērs:
Šeit ir vienkāršs piemērs, kā uzvesties intervijā, piesakoties darbam. Balss skaidra un pārliecināta, skatiens fokusēts, uzvedība mierīga, rokas “nedejo” apkārt, bet svarīgākais ir baiļu neesamība. Ja pieturēsities pie šādas uzvedības, tad nekāda sajūsma nebūs. Kas attiecas uz baiļu sajūtu, tad viss ir vienkārši. Nebaidieties, ka persona, kas jūs pieņem intervijā, ieņem vadošu amatu, jo, pirmkārt, viņš ir tāds pats cilvēks kā jūs. Mums nav baiļu sajūtas veikalos pārdevēju priekšā, bankas darbinieku priekšā vai kafejnīcās viesmīļu priekšā, tad kāpēc baidīties no līdera?
Tieši pirms intervijas pievērsiet pienācīgu uzmanību izskatam. Teiciens “tiekaties pēc drēbēm” ir aktuāls meitenei, kura sevi piedāvā kā kandidātu sekretāra amatam, tikpat aktuāla kā jebkurai citai. Sekretāre ir uzņēmuma seja.
- pareizi biznesa runa- stila grāmatas, kas jums palīdzēs;
- angļu valodas pamatzināšanas (no nulles, protams, nevar apgūt dažās dienās, bet veco zināšanu atjaunošana neaizņems ilgu laiku);
- skaidra izpratne par biznesu;
- etiķetes pamatu pārvaldīšana;
- prasme rīkoties ar biroja tehniku - printeri, skeneri, faksu;
- rakstīšana (internets ir pilns ar īpašām programmām, kas palīdz pierast pie rakstīšanas ar diviem pirkstiem);
- ātrs darbs programmā Word un Excel.
Kādus jautājumus uzdot intervijā
Ir vērts mēģināt saglabāt mieru, nemainot izvēlēto uzvedības līniju. Jūsu atbildēm ir jāparāda pašapziņa un atbilstība amatam. Uz personīgiem jautājumiem, pat ja tie tevi sāpina, labāk neatbildēt šādi: "Tas nevienu neskar", bet atbildi strukturēt stilā "Tas netraucēs manam apzinīgajam darbam."
Intervija rit pilnā sparā, jūs atbildējāt uz daudziem viltīgiem jautājumiem, kas interesē potenciālo darba devēju, runājāt par daudziem svarīgi punkti. Ir pienācis brīdis, kad intervētājs, izsmēlis interesi, vērsīsies pie jums ar frāzi, ko daudzi uztver atvadoties: "Vai jums ir kādi jautājumi?"
Kā uzvesties intervijā? Jautājumi, piesakoties darbā, un atbildes uz tiem pārdošanas tehnika - Kā intervijā pārdot pildspalvu
Protams, rupja kļūda būs vēlme pastāstīt, kā nesaprati ar priekšniecību, kāpēc biji noslogots ar darbiem un cik smaga bija darba diena. Bet, un rupji glaimi par labu tam, ka viss bija kārtībā, proti, jūs uzskatīja par uzņēmuma dvēseli, radīs šaubas, liekot aizdomāties vēlreiz.
Sekretāra amata pretendenta testi ir izstrādāti tā, lai pārbaudītu viņa uzvedību vienā vai citā sarežģītā situācijā, kas viņam tiks modelēta. Iespējama arī saspringta intervija, lai nokaitinātu amata kandidātu. Tas tiek darīts, lai noteiktu tā stresa pretestības pakāpi.
Dodoties uz interviju kā pretendentam uz vakanto sekretāra amatu, pirmais, kas jādara, ir jācenšas iegūt pēc iespējas vairāk informācijas par pašu uzņēmumu un par tā darbību. Šajā jautājumā var palīdzēt internets, kurā atrodama gan uzņēmuma mājas lapa, gan atsauksmes par to. Tas ir nepieciešams, lai jūs varētu aptuveni saprast, kādas prasības tajā tiek izvirzītas sekretāram, kā arī kādām prasmēm un iemaņām viņam vajadzētu būt.
Intervijas jautājumi
14. jautājums. Kāpēc, jūsuprāt, mums būtu jāizdara izvēle par labu jūsu kandidatūrai?
Aprakstiet savas priekšrocības, akcentējiet atbilstošo darba pieredzi un vēlmi attīstīties, profesionalitāti, spēju veikt savu darbu efektīvi un īsā laikā.
8. jautājums. Kur tu sevi redzi pēc 5 gadiem?
Uz šo jautājumu ir jāatbild racionāli, piemēram, jūs vēlētos ar laiku ieņemt atbildīgāku un nopietnāku amatu, paplašināt funkcionalitāti. Nekad nesakiet, ka plānojat uzsākt savu biznesu vai izveidot savu uzņēmumu.
Un jūs uzaicināja uz interviju. Ko tālāk? Kā uzvesties intervijā un kā nokārtot interviju Tie, iespējams, ir vissvarīgākie jautājumi šajā posmā. Šajā rakstā es dalīšos ar jums savos novērojumos par sekretāra intervija. Starp citu, šie ieteikumi palīdzēs jums ne tikai sekretāra intervija bet arī intervējot citiem amatiem.
Es gribu uzreiz atzīmēt, ka, neskatoties uz literatūras pārpilnību par šo tēmu “ kā nokārtot interviju”, neviena no šīm publikācijām negarantē jums darbu. Parasti papildus kvalifikācijai, kas tiek gaidīta no topošā darbinieka, darba devējam visbiežāk ir zināms “attēls” par to, kāds ir ideālais amata kandidāts. Un, lai gan zināmu paņēmienu un noteikumu pārzināšana intervijas nokārtošanai noteikti palielinās jūsu izredzes iegūt vēlamo amatu, tas nav garantija. Intervijas neizturēšanai var būt vairāki iemesli: no jūsu kļūdām intervijā līdz banālam “attēls nesakrita”.
Es sniegšu jums divus pēdējos piemērus. Veiksmīgi strādāju par sekretāri brīnišķīgā uzņēmumā. Darbs man ļoti patika, bet pēc kāda laika gribējās profesionāli "augt". Uz šo laiku uzņēmuma prezidenta palīga vieta bija brīva. Es iesniedzu savu CV šim amatam, bet diemžēl netiku izvēlēta. Uzņēmuma prezidents man teica, ka man ir teicama kvalifikācija un pieredze, un esmu teicams darbinieks, bet viņš vēlētos redzēt cilvēku šajā amatā vismaz uz desmit gadiem vecāks. Izejot interviju citā uzņēmumā direktora asistenta amatam, man kļuva skaidrs, ka šajā amatā nez kāpēc vēlas redzēt modeles izskatu.
Kā redzat, noraidījums ne vienmēr ir tiešs jūsu kvalifikācijas trūkuma vai kļūdu rezultāts. Tāpēc, lai gan darba intervijas mērķis ir pilnībā izpaust savus talantus, uztveriet to kā spēli, kurā varat gan uzvarēt, gan zaudēt.
Parasti veic vairākos posmos. Pirmkārt, ir intervija ar personāla vadītāju. Primārs sekretāra intervija to var izdarīt pa tālruni vai klātienē. Pēc tam varat runāt ar personāla direktoru un pēc tam ar uzņēmuma prezidentu. Vai otrādi, vispirms ar tiešo vadītāju (ja tas nav prezidents vai direktors), un pēc tam ar personāla direktoru. Ļoti ticami ir arī testi, gan profesionāli, gan psiholoģiski.
Jebkuram sekretāra intervija nepieciešams sagatavoties. Ir svarīgi saprast, ka intervija ir process divpusējs- nevis eksāmens, no kura būs atkarīgs jūsu vērtējums. Ne tikai jūs tiekat novērtēts, bet jūs arī novērtējat uzņēmumu pēc tā, cik daudz vēlaties tajā strādāt. Tāpēc gatavošanās intervijai galvenokārt ir paredzēta jums.
Pirmā lieta, kas jādara pēc ielūguma saņemšanas uz sekretāra intervija ir doties uz uzņēmuma vietni. Uzskatu, ka ir nepieņemami doties uz interviju uzņēmumā, neizpētot informāciju par to, lai gan manā vadīšanas praksē sekretāra intervijas(un ne tikai) tādu gadījumu bija daudz. Neatceros nevienu reizi, kad šāds darbinieks būtu uzaicināts darbā. Tas ne vienmēr ir tieši saistīts ar faktu, ka darbinieks nav iepazinies ar informāciju vietnē, bet var būt saistīts ar intereses trūkumu par uzņēmumu, un tas var izpausties jebkurā citā laikā.
Tātad, izlasiet informāciju vietnē: ar ko uzņēmums nodarbojas, kāda ir tā misija, kādi ir tā mērķi, kā uzņēmums plāno tālāk attīstīties. Daži uzņēmumi pat publicē savas personāla politikas prioritātes un darbinieku izaugsmes iespējas. Uzziniet to visu! Jūs nenožēlosiet. Patiesībā, jo vairāk šādas informācijas uzņēmuma vietnē, jo labāk jums. Sliktāk ir tad, ja vispār nekā nav.
Uz iziet interviju, pēc tam, kad esat izpētījis uzņēmuma galvenās darbības, vēlreiz rūpīgi apskatīt darba aprakstu kuram iesniedzāt savu CV. Ļoti bieži intervijā tiek uzdots jautājums par to, kas jūs visvairāk piesaistīja šajā vakancē. Atbilde ir nāves klusums. Nekas nepiesaistīja. Pārvietots jebkur, tikai tāpēc, lai pārvietotos. Šī attieksme pret sevi un savējiem nākotnes darbs nepieņemami. Attīt atpakaļ un sākt no jauna.
Paņemiet piezīmju grāmatiņu un pierakstiet sev radušos jautājumus: par uzņēmumu, par amatu, par pienākumiem.