เราจะบอกคุณถึงวิธีการจัดสัมภาษณ์กับเลขานุการ สิ่งที่ต้องถามผู้จัดการสำนักงาน และวิธีที่ HR สามารถประเมินคุณภาพและทักษะของผู้สมัครได้ โบนัส - ตัวอย่างเอกสารที่จำเป็น
จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:
วัสดุที่เกี่ยวข้อง:
สิ่งที่ต้องกำหนดเมื่อเลือกเลขานุการและผู้ช่วย
พนักงาน ลูกค้า และหุ้นส่วนของบริษัทจะให้ความสำคัญกับมารยาท ทักษะการสื่อสาร และรูปลักษณ์ของเลขานุการ มันเหมือนกับบัตรเยี่ยมชมขององค์กรหรือหน้าของบริษัท มันเป็นเรื่องยากและบางครั้งก็ไม่สมจริงเลยที่จะหลีกเลี่ยงการสื่อสารกับมัน และผู้ช่วยเลขานุการควรมีความรอบรู้ในหลักการและลักษณะเฉพาะของงานขององค์กร ตลอดจนสามารถหาภาษากลางร่วมกับหัวหน้างานได้ทันที
โดยทั่วไป พนักงานต้องสอดคล้องกับตำแหน่ง เข้าใจหน้าที่หลัก สามารถทำงานกับเอกสาร และรู้คุณลักษณะของงานของผู้จัดการ นอกจากนี้เขายังสื่อสารกับผู้คนอย่างต่อเนื่องดังนั้น ระดับสูงการรู้หนังสือเป็นสิ่งจำเป็น เขาต้องเก่งทั้งพูดและเขียน
ตัวอย่างความรับผิดชอบในงานซึ่งเป็นไปได้ที่จะกำหนดข้อกำหนดสำหรับเลขานุการ:
- ไม่ขัดแย้ง;
- ทักษะการสื่อสาร ความสามารถในการสื่อสารกับผู้คนในลักษณะที่เป็นมิตรและมีไหวพริบ
- ตรงต่อเวลาและความจำดี
- การมีทักษะในการจัดองค์กร
- ความรับผิดชอบและวินัย
- ความมั่นคงทางอารมณ์และการดูแล
รวมไว้ในข้อกำหนด:
- ความรู้ ของภาษาอังกฤษหรืออื่นๆ หากบริษัททำงานร่วมกับประเทศต่างๆ ทั่วโลก
- ความสามารถของพีซี ความสามารถในการทำงานกับซอฟต์แวร์
- ความรู้เกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรบุคคล
อย่าหวังว่าคุณจะพบพนักงานที่ไม่เหมือนใครซึ่งสามารถแทนที่ผู้เชี่ยวชาญได้ในระหว่างที่เขาไม่อยู่ ยิ่งคุณตั้งข้อกำหนดไว้สูงเท่าไหร่ เงินเดือนก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น จากนั้นโอกาสในการหาเลขานุการที่มีการศึกษาและขยันหมั่นเพียรหรือผู้จัดการสำนักงานจะเพิ่มขึ้น
แผนสัมภาษณ์ตำแหน่งเลขาฯ
การทำงานของเลขาในสำนักงานสมัยใหม่ต้องใช้แรงต้านและทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ที่ดี ดังนั้นการฝึกอบรมพิเศษใดๆ (หลักสูตรเลขา) และความพร้อม ประสบการณ์จริงยินดีต้อนรับ. เริ่มการสื่อสารกับผู้สมัครรับตำแหน่งเลขานุการโดยศึกษาประวัติย่อและข้อมูลอ้างอิงจากงานก่อนหน้า ก่อนอื่น วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติและประสบการณ์การทำงานของผู้เชี่ยวชาญ
แผนคัดเลือกเลขา
- ศึกษาประวัติผู้สมัคร;
- ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงจากงานก่อนหน้า (ถ้ามี)
- วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติและประสบการณ์การทำงานของผู้เชี่ยวชาญ
- เชิญผู้สมัครที่มีศักยภาพสำหรับการสัมภาษณ์
หลังจากการคัดเลือกผู้สมัครเบื้องต้นแล้ว ควรเชิญผู้สมัครที่มีแนวโน้มมากที่สุดเข้ารับการสัมภาษณ์: ผู้ที่ไม่มีคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งดังกล่าวมักจะได้รับการว่าจ้างให้เป็นเลขานุการ ดังนั้นหน้าที่ของนายหน้าคือการปฏิเสธผู้สมัครดังกล่าวหลังจากบุคคล การประชุมและการสนทนา
หากคุณสนใจเฉพาะประวัติย่อ คุณสามารถจ้างผิดคนได้ เรามักจะได้ยินเรื่องร้องเรียนจากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจากหมวด “เลขาของเรารู้ภาษาต่างประเทศสามภาษาและได้รับสองภาษา อุดมศึกษา. อย่างไรก็ตาม ถ้าเขามาสายและไม่เข้าใจรายละเอียดเฉพาะขององค์กร เขาจะต้องถูกไล่ออก
คำแนะนำ:ดำเนินการสัมภาษณ์โปรแกรมเมตาเพื่อเลือกเลขามืออาชีพที่สามารถจัดการงานที่ซับซ้อนได้
Metaprogram "ประเภทของการอ้างอิง": การตีความ
สัมภาษณ์ตำแหน่งเลขาเป็นยังไงบ้าง
หากเจ้านายต้องการผู้ช่วยเลขานุการ ให้รอสัมภาษณ์ที่ยากและยาวนาน โปรดจำไว้ว่าผู้ช่วยผู้บริหารที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของนายจ้างถือเป็นนกหายาก ดังนั้นการหาใครสักคนจึงเป็นความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่สำหรับผู้สรรหา ผู้สมัครที่สมัครตำแหน่งดังกล่าวต้องไม่เพียงแต่มีทักษะทั้งหมดที่มีอยู่ในเลขานุการที่ดีเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจลักษณะเฉพาะของงานของบริษัทด้วย และที่สำคัญคือต้องค้นหาภาษากลางร่วมกับผู้จัดการ
ดังนั้น คำถามใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในแบบสอบถาม ในการสัมภาษณ์ ผู้ช่วยผู้จัดการต้องสาธิต:
- ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างเหมาะสม
- การปฏิบัติตามมาตรฐานวัฒนธรรมองค์กร
- ความรู้อย่างน้อยหนึ่ง ภาษาต่างประเทศ,
- การมีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ
เพื่อให้เข้าใจว่าผู้สมัครจะทำงานได้ดีกับผู้บังคับบัญชาในทันทีหรือไม่ ให้กำหนดอารมณ์ของผู้นำและเลขานุการที่มีศักยภาพ วิเคราะห์ความเข้ากันได้ของพวกเขา หลังจากการสัมภาษณ์ครั้งแรกสำหรับตำแหน่งที่ว่างของเลขานุการกำจัดผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมอย่างเห็นได้ชัด ให้จัดประชุมครั้งที่สองกับผู้จัดการ: การโต้ตอบส่วนตัวจะช่วยแก้ไขข้อสงสัยทั้งหมด
ประเภทของอารมณ์ตามประเภทของ DISC: วิธีทำงานกับพวกเขา
คำถามสัมภาษณ์ตำแหน่งเลขานุการ
เพื่อให้เข้าใจว่าผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่งเลขานุการอย่างไร ผู้สรรหาจึงเชิญเขาให้ตอบคำถามชุดหนึ่ง รวมคำถามมาตรฐานและคำถามเพิ่มเติมที่คุณสร้างขึ้นเองในแบบสอบถาม
ใช้ในการทำงาน
โดยปกติพวกเขาจะถามคำถามดังกล่าวกับเลขานุการในการสัมภาษณ์
กลุ่มคำถามที่สัมภาษณ์เลขานุการเพื่อกำหนดระดับองค์กรของผู้สมัคร:
- คุณมีความขัดแย้งที่บ้านหรือที่ทำงานเนื่องจากครอบครัวหรือพนักงานไม่รักษาสัญญาหรือเพิกเฉยต่อความรับผิดชอบในทันทีหรือไม่?
- คุณมีประสบการณ์ในองค์กรในทางปฏิบัติหรือไม่ และถ้าเป็นเช่นนั้น ในด้านใด?
- คุณวางแผน . ของคุณอย่างไร วันทำงาน(สัปดาห์)?
- คุณสามารถเรียกใช้งานหลายงานพร้อมกันได้หรือไม่?
คำถามที่เปิดเผยลักษณะของตัวละครและการรับรู้ของบุคคล:
- คุณพร้อมที่จะใช้เวลาเรียนรู้หากจำเป็นต้องได้รับความรู้ใหม่หรือไม่?
- หากคุณขัดแย้งกับบุคคลอื่น อะไรคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด?
- คุณเคยต้องปฏิบัติหน้าที่ในเวลาว่างหรือไม่? คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้?
- เปลี่ยนงานง่ายไหม?
- คุณชอบอ่านอะไร - หนังสือหรือวารสาร?
- คุณสังเกตเห็นอะไรเมื่อพบใครครั้งแรก? คุณจำรายละเอียดเล็ก ๆ ได้หรือไม่?
- อะไรที่ทำให้คุณขุ่นเคืองหรือขุ่นเคืองใจ?
และสุดท้ายคำถามในการสัมภาษณ์เลขานุการเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับทักษะการสื่อสารของผู้สมัคร:
- คุณต้องสื่อสารกับคนแปลกหน้าบ่อยแค่ไหน?
- คุณคิดว่าการโต้ตอบกับคนประเภทใดง่ายที่สุด
- คุณคิดว่าการแสดงความคิดและมุมมองเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางวาจาง่ายกว่าไหม
- เริ่มบทสนทนาก่อน (ก่อน) ได้ไหม? มันทำให้คุณไม่สบายใจหรือไม่?
- คุณไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับคน? คุณพยายามพูดสิ่งที่ไม่ดีกับคนอื่นอย่างตรงไปตรงมาเสมอหรือคุณชอบเก็บอารมณ์ไว้กับตัวเอง?
อย่าลืมถามผู้สมัครรับตำแหน่งเลขานุการเกี่ยวกับหน้าที่ทั้งหมดที่ทำในที่ทำงานก่อนหน้านี้ แผนสำหรับอนาคต และการประเมินความสามารถของตนเอง ตลอดจนแรงจูงใจที่กระตุ้นให้พวกเขาหางาน คำตอบที่คุณได้รับจะช่วยได้ สร้างภาพทางจิตวิทยาพนักงานที่มีศักยภาพสมบูรณ์มากขึ้น
เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการสัมภาษณ์ในตำแหน่งเลขานุการ อย่าเปลี่ยนการสื่อสารกับผู้สมัครเป็น "เกมด้านเดียว": อย่าลืมให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัท ตำแหน่งที่เขาต้องการรับ และหน้าที่หลักของเลขานุการในสำนักงานของคุณ ให้เวลาตอบคำถามของผู้สมัคร (และถ้าเขาเป็นคนที่เอาใจใส่และมีความรับผิดชอบจริงๆ เขาก็จะตอบคำถามนั้นให้ได้)
วิธีหาเลขาหรือผู้จัดการสำนักงานที่ถูกต้องใน
เมื่อสองสามทศวรรษก่อน ทุกคนทำงานเป็นเลขานุการ ดังนั้นควรเตรียมว่าผู้สมัครหลายคนจะมาสัมภาษณ์ซึ่งบางท่านไม่ตรงตามข้อกำหนดที่ทันสมัย ประเมินลักษณะที่ปรากฏทันที สำหรับผู้ที่ไม่มีคุณสมบัติมีการสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการ อย่าปฏิเสธทันที - เป็นการดีกว่าที่จะสัมภาษณ์ผู้สมัครทั้งหมดจากนั้นเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดแล้วส่งจดหมายถึงผู้ที่ไม่เหมาะสมทั้งหมด
ตัวอย่างจดหมายปฏิเสธงาน
ให้ความสนใจไม่เฉพาะกับการศึกษา ประสบการณ์ แต่ยังรวมถึงแนวคิดทั่วไปของผู้สมัครด้วย ถามผู้สังเกตการณ์ภายนอก ประเมินพฤติกรรม, การสื่อสาร. หากคุณไปคนเดียว คุณอาจจบลงด้วยการคัดผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบเพียงเพราะคุณไม่ชอบเขา การประเมินส่วนบุคคลล้วนๆ เป็นสิ่งที่ขัดขวางนายหน้า
อย่าปฏิบัติต่อขั้นตอนการคัดเลือกอย่างเป็นทางการ ตรวจสอบคุณภาพทักษะ ขอแนะนำให้ประเมินความต้านทานความเครียดความเร็วของความคิด จัดการทดสอบเล็กน้อยในสภาพจริงที่พนักงานจะทำงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าหน้าที่ของเขารวมถึงการสื่อสารทางโทรศัพท์ ขอให้พนักงานคนหนึ่งทำตัวเป็นลูกค้าที่โกรธจัด
นอกจากนี้ ให้ทำการทดสอบอย่างมืออาชีพ ตรวจคำพูด ทักษะการนับ ความรู้ PC ภาษาต่างประเทศ ความสามารถในการทำงานกับซอฟต์แวร์ จำไว้ว่า เป็นการดีกว่าที่จะดูเหมือนเป็นผู้นำที่พิถีพิถัน ดีกว่าเริ่มการคัดเลือกอีกครั้งในภายหลัง เนื่องจากผู้สมัครคนก่อนไม่เหมาะกับคุณ
1. ต้องลงนามในหนังสือค้ำประกัน:
ก) หัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี
b) หัวหน้าองค์กรและผู้ดำเนินการจดหมายที่รับผิดชอบ;
c) หัวหน้าฝ่ายบัญชีและผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบของจดหมาย
d) โดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรเท่านั้น
2. สิ่งที่ควรเป็นลายเซ็นในเอกสารหากเขียนไว้บนหัวจดหมายของ บริษัท :
ก) ผู้อำนวยการทั่วไป (ลายเซ็น) F. E. Petrov;
b) อธิบดี OAO "Lilia" (ลายเซ็น) Petrov F. E.;
c) Petrov F. E. (ลายเซ็น)
3. ประทับตราประทับบนเอกสารบริการในลักษณะที่จับต้องได้:
ก) ตัวอักษรสองสามตัวแรกของตำแหน่งงานของผู้ลงนามในเอกสาร
b) อักษรสองสามตัวสุดท้ายของชื่อบุคคลที่ลงนามในเอกสาร
c) อักษรสองสามตัวสุดท้ายของนามสกุลของผู้ลงนามในเอกสาร
d) บรรทัดสุดท้ายของข้อความในเอกสารการบริการ
4. วันที่ประทับตราในแสตมป์อนุมัติของเอกสารเป็นอย่างไร?
ก) ในลักษณะที่พิมพ์ดีด;
b) ติดมือโดยเลขานุการหลังจากได้รับอนุมัติจากหัวหน้าเอกสาร
c) ติดอยู่กับหัวหน้าในเวลาที่ได้รับอนุมัติเอกสาร
d) ติดอยู่ในทางใดทางหนึ่ง
5. คำสั่งประเภทใดต่อไปนี้ผิดพลาด:
ก) คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก
ข) คำสั่งสำหรับกิจกรรมการบริหารและเศรษฐกิจ
ค) คำสั่งกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ
ง) คำสั่งของบุคลากร
6. ควรวางหมายเลขซีเรียลของแบบฟอร์ม:
ก) ที่ด้านบนของด้านหน้าของแบบฟอร์ม
b) ที่ด้านล่างของด้านหน้าของแบบฟอร์ม
c) ที่ด้านบนของด้านหลังของแบบฟอร์ม
d) ที่ด้านล่างของด้านหลังของแบบฟอร์ม
7. เอกสารขาเข้าใดต่อไปนี้ที่ไม่ต้องลงทะเบียน:
ก) จดหมายแสดงความยินดี
b) หนังสือค้ำประกัน;
c) หนังสือสอบถาม;
ง) จดหมายปะหน้า
8. ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้ป้อนลงในบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน:
ก) การลงทะเบียนทางทหาร
ข) สมาชิกภาพในพรรคการเมืองและองค์กรสาธารณะ
c) เกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานทั่วไป
ง) สถานภาพการสมรส
9. เอกสารราชการที่มีข้อเสนอแต่งตั้งตำแหน่ง, ย้ายไปยังตำแหน่งอื่น (งาน) หรือการให้กำลังใจ (รางวัล, โบนัส) ของพนักงานขององค์กรเรียกว่า:
ก) คำสั่งของบุคลากร
ข) บันทึก;
ค) คำสั่งในประเด็นการบริหารและเศรษฐกิจ
ง) การนำเสนอ
10. "นามสกุลของนักแสดงและหมายเลขโทรศัพท์ของเขา" ที่จำเป็นในเอกสารอย่างเป็นทางการซึ่งวาดขึ้นบนแผ่นงานหลายแผ่นระบุว่า:
ก) ที่มุมล่างซ้ายของด้านหน้าของแผ่นงานสุดท้ายของเอกสาร
b) ที่มุมซ้ายบนของด้านหลังของแผ่นงานสุดท้ายของเอกสาร
c) ที่มุมล่างซ้ายของด้านหน้าของแผ่นงานแรกของเอกสาร
d) ที่มุมล่างซ้ายของด้านหลังของแผ่นงานสุดท้ายของเอกสาร
กุญแจสู่การทดสอบความรู้งานสำนักงานในยูเครน:
1
- อะ
2
- อะ
3
- ข
4
- ใน
5
- ใน
6
- จี
7
- อะ
8
- ข
9
- จี
10
- อะ
การเลือกเลขาเพียงแวบแรกนั้นเป็นเรื่องง่าย หน้าที่หลักของเลขานุการคือ: รับแขก, โทรศัพท์, ประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก, ตรวจสอบและจัดระเบียบงานของหัวหน้าและการสนับสนุนทางเทคนิคของแผนกต้อนรับ (สำนักงาน) ข้อกำหนดที่ใช้กับเลขานุการค่อนข้างกว้าง นี่คือความรู้เกี่ยวกับมารยาท จริยธรรม สุนทรียศาสตร์ วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ การยึดมั่นในการแต่งกาย มีความรู้ด้าน PC, อุปกรณ์สำนักงาน, งานสำนักงาน,
ท่ามกลางคุณสมบัติส่วนบุคคล เราสามารถแยกแยะความพร้อมของทักษะในองค์กร ความเป็นกันเอง ความรับผิดชอบ วินัย ไหวพริบ ความเป็นอิสระ ความมั่นคงทางอารมณ์ ความเอาใจใส่ ความจำที่ดี ไม่ขัดแย้ง
คำถามสัมภาษณ์เลขานุการ
- คุณหาเราเจอได้ง่ายหรือไม่? (เพื่อคลายเครียด)
- คุณกำลังทำงานอยู่หรือไม่?
- ทำไมคุณถึงหางานทำ? (แรงจูงใจในการทำงาน)
- คุณชอบอะไรเกี่ยวกับอาชีพนี้ (ความทะเยอทะยาน)
- คุณเห็นตัวเองอยู่ที่ไหนในสามปี? (ตั้งใจ)
- คุณวางแผนที่จะทำอะไรเพื่อให้บรรลุสิ่งที่คุณต้องการ? (การประเมินความสามารถของคุณอย่างแท้จริง)
- คุณพร้อมที่จะเรียนรู้หากจำเป็นหรือไม่? แนวทางใดที่คุณจะไปสู่เป้าหมายของคุณ? คุณจะหันไปขอความช่วยเหลือจากใคร? (ความสามารถในการเรียนรู้เพื่อค้นหาวิธีการที่แท้จริงเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย)
- คุณรู้สึกไม่สบายใจเมื่อมีคนประสบความสำเร็จในด้านที่คุณอยากทำงานด้วยหรือไม่? (ตั้งใจ)
- คุณมีความขัดแย้งกับผู้คนเพราะพวกเขาไม่ปฏิบัติตามสัญญาหรือภาระผูกพันหรือไม่? (วินัย ความรับผิดชอบ)
- คุณมีประสบการณ์ด้านองค์กรหรือไม่? คุณจัดระเบียบอะไรกันแน่? (ความสามารถขององค์กร)
- เมื่อดำเนินกิจกรรมบริการใด ๆ คุณทำหน้าที่อะไร? (ความคิดริเริ่ม)
- คุณเคยต้องทำงานด้านการผลิตในเวลาว่างหรือไม่? (ความรับผิดชอบ)
- วางแผนวันทำงานอย่างไร? (องค์กร)
- เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงานที่คุณไม่คาดคิด คุณเปลี่ยนงานได้ง่ายๆ หรือไม่? (ปฏิกิริยาความเร็ว)
- มีบางครั้งที่คุณต้องโกหกหรือไม่? (ความซื่อสัตย์)
- การกระทำของคุณในสถานการณ์เช่นนี้เป็นอย่างไร? (ความซื่อสัตย์ ศิลป์)
- คุณไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับคน?
- คุณชอบวิทยาศาสตร์ของ "จิตวิทยา" หรือไม่? คุณปรับปรุงความรู้ของคุณอย่างไร?
- อะไรที่ทำให้คุณขุ่นเคืองหรือโกรธเคือง? (ความมั่นคงทางอารมณ์และจิตใจ)
- คุณจัดการกับคนที่ทำร้ายคุณอย่างไร? (ความเหมาะสมสมดุล)
- เมื่อคุณหรือญาติสนิทของคุณประสบกับความล้มเหลว คุณวิเคราะห์สาเหตุของพวกเขาหรือไม่? (ความสามารถในการวิเคราะห์เชิงตรรกะ)
- คุณเคยต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญด้วยตัวเองหรือไม่? (วัตถุประสงค์ของการตัดสิน)
- ใครสามารถมีอิทธิพลต่อความคิดเห็นหรือการตัดสินใจของคุณ? (การปรากฏตัวของเจ้าหน้าที่, ความมั่นใจของตัวเอง)
- คุณได้รับข้อมูลมาจากแหล่งใด (ความรู้ทั่วไป ศักยภาพทางปัญญา)
- คุณมักจะดูอะไรในทีวี
- คุณชอบอะไร: หนังสือหรือวารสาร?
- คุณชอบที่จะเล่าให้เพื่อนของคุณฟังเกี่ยวกับภาพยนตร์หรือข่าวที่คุณรับชมอย่างละเอียดและละเอียดหรือไม่? (ความสนใจ ความทรงจำ)
- คุณคิดว่าการสื่อสารกับคนประเภทใดง่ายที่สุด (ความคล่องตัวในการสื่อสาร)
- คุณมักจะต้องเป็นคนแรกที่เริ่มการสนทนากับคนแปลกหน้าหรือไม่?
- หน้าที่ความรับผิดชอบของคุณในงานก่อนหน้านี้คืออะไร? (ปฐมนิเทศอย่างมืออาชีพ)
- คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานที่ไม่ปกติ?
- คุณคิดว่าการแสดงความคิดของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร: ด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร?
หากมีประเด็นที่คุณไม่เข้าใจ อย่าลังเลที่จะถามและชี้แจง ความปรารถนาที่จะทำงานให้สำเร็จนั้นมีค่าโดยผู้นำ แต่อย่าถามบ่อยเกินไป ไม่อย่างนั้นคู่สนทนาจะสรุปว่าคุณไม่ใส่ใจมากพอ คุณควรสร้างบทสนทนา ไม่ใช่เปลี่ยนการสัมภาษณ์เป็นการซักถาม รอให้คุณถูกถามอย่างอื่น
การศึกษา ประสบการณ์ และทักษะในการทำงานเป็นตำแหน่งหลักที่ให้ความสนใจเมื่อเลือกผู้สมัครเป็นเลขานุการ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องนำเสนอในแง่ดีที่สุด มีความจำเป็นต้องระบุว่าผู้สมัครรับตำแหน่งเลขานุการตรงต่อเวลา ขยัน เข้ากับคนง่าย ทนต่อความเครียด
สัมภาษณ์เลขา
วิธีการปฏิบัติตนในการสัมภาษณ์?ตัวเลือกที่ดีที่สุด - ประพฤติตนในการสัมภาษณ์สบายใจ นี้อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นมืออาชีพที่ต้องการกำลังพูดคุยกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือประธานบริษัท ผู้สมัครเลขานุการมักจะกังวลใจในการสัมภาษณ์ไม่ว่าจะโดยพลการหรือไม่ก็ตาม ลองนึกดูว่านี่ไม่ใช่การสอบเลย แต่ โต้ตอบ. ผู้สัมภาษณ์ของคุณคือคู่หูที่คุณคุยด้วย ท้ายที่สุดแล้ว การสัมภาษณ์ไม่ใช่การซักถามใน Gestapo แต่เป็นเพียงการสนทนา หากคุณบีบแรงเกินไป ความประทับใจจะยิ่งแย่ลงเท่านั้น แต่ถ้าอย่างไรก็ตาม คุณสงบสติอารมณ์ไม่ได้และตัวสั่นเหมือนใบไม้แอสเพนในระหว่างการสัมภาษณ์ คุณสามารถพูดง่ายๆ ว่า: “ฉันขอโทษ ฉันกังวลนิดหน่อย” ผู้สัมภาษณ์ที่มีความสามารถในกรณีนี้จะพยายามพูดอะไรบางอย่างเพื่อคลี่คลายสถานการณ์ หรืออย่างน้อยก็เข้าใจคุณ
สัมภาษณ์เลขามักจะดำเนินการในหลายขั้นตอน ขั้นแรกมีการสัมภาษณ์ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หลัก สัมภาษณ์เลขาสามารถทำได้ทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง จากนั้นคุณสามารถพูดคุยกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและต่อประธานบริษัท หรือในทางกลับกัน ขั้นแรกกับหัวหน้างานโดยตรง (ถ้าไม่ใช่ประธานหรือกรรมการ) แล้วกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล การทดสอบทั้งทางวิชาชีพและทางจิตวิทยาก็มีแนวโน้มเช่นกัน
ฉันจะสัมภาษณ์เลขานุการได้อย่างไร
แน่นอน คุณสามารถให้การทดสอบกับบุคคลสำหรับความรู้เกี่ยวกับ Microsoft Office ภาษาอังกฤษ ฯลฯ แต่ในบริษัทของเรา ภาษาอังกฤษมักไม่จำเป็น และหากจำเป็น จะมีแผ่นโกงพิเศษที่นำเสนอวลีหลักในการถอดความภาษารัสเซีย นอกจากนี้เลขานุการจะได้รับทักษะและข้อมูลหลักในช่วง ช่วงทดลองงาน. แล้วจะเป็นที่ชัดเจนว่าผู้สมัครเหมาะสมกับบริษัทหรือไม่ และบริษัทเหมาะสมกับเธอหรือไม่
บ่อยครั้งที่ฉันโทรหาเลขานุการและในขั้นตอนนี้ตามกฎแล้ว "ผู้หญิงที่แท้จริง" ออกจากการแข่งขันซึ่งถูกกำหนดโดยคำพูด "ของพวกเขา", "หม่อน", "ทามะ", "โทร", "ข้อตกลง", "แคตตาล็อก", "นี่คืออะไร?!" "สั้นกว่า"และ ( "fi ส่วนตัวของฉัน") "เซลล์".สำหรับผู้สมัครดังกล่าว ฉันคิดตารางงานแย่ๆ ขึ้นมาทันที ประเมินค่าต่ำไป ค่าจ้างฉันลบผลประโยชน์เพิ่มเติมนั่นคือทุกสิ่งที่ "ผู้หญิงที่แท้จริง" จะไม่ย่อท้อ “ไม่ล่ะ มันคืออะไร? พวกมันไม่แม้แต่จะกลืนกิน!”เกี่ยวกับการสร้างวลี ฉันมักจะนิ่งเงียบ " ผู้หญิงที่แท้จริง”ในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขาไม่ “ใส่ใจ” กับสิ่งนี้
สัมภาษณ์หัวหน้า : พฤติกรรม คำถาม และคำตอบ
ส่วนใหญ่แล้ว ผู้หางานจะถูกทำให้มึนงงโดยการร้องขอที่ง่ายที่สุด - เพื่อบอกเกี่ยวกับตัวคุณ เมื่อมองแวบแรก ไม่มีอะไรซับซ้อนในเรื่องนี้ แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างบ่อยครั้งที่ผู้คนหลงทาง นี่คือแผนสำหรับการเขียนเรื่องราวที่ถูกต้องเกี่ยวกับตัวคุณในการสัมภาษณ์ ตัวอย่าง:
นี่คือตัวอย่างง่ายๆ ของการประพฤติปฏิบัติในการสัมภาษณ์เมื่อสมัครงาน เสียงชัดเจนและมั่นใจ เพ่งมอง พฤติกรรมสงบ มือไม่ "เต้น" ไปรอบๆ แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการปราศจากความกลัว หากคุณยึดติดกับพฤติกรรมนี้ จะไม่มีความตื่นเต้น สำหรับความรู้สึกของความกลัวแล้วทุกอย่างก็เรียบง่าย อย่ากลัวว่าคนที่ยอมรับคุณในการสัมภาษณ์จะดำรงตำแหน่งผู้นำเพราะก่อนอื่นเขาเป็นคนเดียวกับคุณ เราไม่มีความรู้สึกกลัวในร้านค้าต่อหน้าผู้ขาย ต่อหน้าพนักงานธนาคาร หรือในร้านกาแฟหน้าบริกร แล้วจะกลัวผู้นำทำไม?
ก่อนการสัมภาษณ์ ให้ความสนใจกับการปรากฏตัว คำว่า "พบกันโดยเสื้อผ้า" นั้นเกี่ยวข้องกับเด็กผู้หญิงที่เสนอตัวเองเป็นผู้สมัครรับตำแหน่งเลขานุการที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น เลขานุการคือหน้าตาของบริษัท
- ถูกต้อง คำพูดทางธุรกิจ- หนังสือสไตล์ที่จะช่วยคุณ
- ความรู้พื้นฐานภาษาอังกฤษ (จากศูนย์แน่นอนว่าไม่สามารถเรียนรู้ได้ภายในสองสามวัน แต่จะใช้เวลาไม่นานในการอัปเดตความรู้เก่า)
- ความเข้าใจที่ชัดเจนของธุรกิจ
- การครอบครองพื้นฐานของมารยาท
- ความสามารถในการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน - เครื่องพิมพ์, สแกนเนอร์, แฟกซ์;
- การพิมพ์ (อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยโปรแกรมพิเศษที่ช่วยให้คุณคุ้นเคยกับการพิมพ์ด้วยสองนิ้ว)
- ทำงานรวดเร็วใน Word และ Excel
คำถามที่จะถามในการสัมภาษณ์
ควรพยายามสงบสติอารมณ์โดยไม่เปลี่ยนแนวพฤติกรรมที่เลือก คำตอบของคุณจะต้องแสดงถึงความมั่นใจในตนเองและความเหมาะสมสำหรับตำแหน่งนี้ สำหรับคำถามส่วนตัวถึงแม้มันจะทำร้ายคุณ เป็นการดีกว่าที่จะไม่ตอบในรูปแบบของ: "สิ่งนี้ไม่เกี่ยวกับใคร" แต่ให้จัดโครงสร้างคำตอบในรูปแบบของ "สิ่งนี้จะไม่รบกวนการทำงานที่มีมโนธรรมของฉัน"
บทสัมภาษณ์เต็มไปหมด คุณตอบคำถามยากๆ ที่น่าสนใจมากมายสำหรับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง พูดคุยเกี่ยวกับหลายๆ อย่าง จุดสำคัญ. ถึงเวลาที่ผู้สัมภาษณ์เมื่อหมดความสนใจแล้วจะหันมาหาคุณด้วยวลีที่หลายคนใช้สำหรับการอำลา: "คุณมีคำถามใด ๆ หรือไม่"
วิธีการปฏิบัติตนในการสัมภาษณ์? คำถามในการสมัครงานและคำตอบ เทคนิคการขาย - ขายปากกาอย่างไรในการสัมภาษณ์
แน่นอน, ผิดพลาดอย่างมหันต์จะมีความปรารถนาที่จะบอกว่าคุณเข้ากันไม่ได้กับผู้บังคับบัญชาของคุณอย่างไร เหตุใดคุณจึงเต็มไปด้วยงาน และวันทำงานหนักแค่ไหน แต่และคำเยินยออย่างร้ายแรงในความจริงที่ว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี กล่าวคือ คุณถูกมองว่าเป็นจิตวิญญาณของบริษัท จะทำให้เกิดข้อสงสัย บังคับให้คุณคิดใหม่
การทดสอบสำหรับผู้สมัครตำแหน่งเลขานุการได้รับการออกแบบในลักษณะที่จะทดสอบพฤติกรรมของเขาในสถานการณ์ที่ยากลำบากอย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งจะเป็นแบบอย่างสำหรับเขา นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะมีการสัมภาษณ์ที่ตึงเครียดเพื่อเยาะเย้ยผู้สมัครสำหรับตำแหน่งนี้ สิ่งนี้ทำเพื่อกำหนดระดับการต้านทานความเครียด
เมื่อไปสัมภาษณ์ในฐานะผู้สมัครตำแหน่งว่างของเลขานุการ สิ่งแรกที่ต้องทำคือพยายามหาข้อมูลให้มากที่สุดเกี่ยวกับตัวบริษัทเองและกิจกรรมของบริษัท อินเทอร์เน็ตสามารถช่วยคุณได้ โดยคุณจะพบทั้งเว็บไซต์ของบริษัทและบทวิจารณ์เกี่ยวกับเรื่องนี้ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้คุณสามารถเข้าใจคร่าวๆ ได้ว่ามีข้อกำหนดใดบ้างที่เลขานุการในนั้นกำหนด รวมถึงทักษะและความสามารถที่เขาควรมี
คำถามสัมภาษณ์
คำถามที่ 14. ทำไมคุณถึงคิดว่าเราควรเลือกผู้สมัครรับเลือกตั้งของคุณ?
อธิบายข้อดีของคุณ เน้นประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องและความปรารถนาที่จะพัฒนา ความเป็นมืออาชีพ ความสามารถในการทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและในเวลาอันสั้น
คำถามที่ 8. คุณคิดว่าตัวเองอยู่ที่ไหนในอีก 5 ปีข้างหน้า?
คำถามนี้ต้องได้รับคำตอบอย่างคล่องตัว ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรับตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบและจริงจังมากขึ้นในท้ายที่สุด เพื่อให้มีฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มขึ้น อย่าพูดว่าคุณมีแผนที่จะเริ่มต้นธุรกิจของคุณเองหรือเริ่มต้นบริษัทของคุณเอง
และคุณได้รับเชิญให้สัมภาษณ์ อะไรต่อไป? ยังไง ประพฤติตนในการสัมภาษณ์และ วิธีผ่านการสัมภาษณ์นี่อาจเป็นคำถามที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้ ในบทความนี้ ฉันจะแบ่งปันข้อสังเกตของฉันเกี่ยวกับ สัมภาษณ์เลขา. อย่างไรก็ตาม คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณไม่เพียง สัมภาษณ์เลขาแต่ตอนสัมภาษณ์งานตำแหน่งอื่นๆ
ฉันต้องการทราบทันทีว่าแม้จะมีวรรณกรรมมากมายในหัวข้อ " วิธีผ่านการสัมภาษณ์” ไม่มีสิ่งพิมพ์ใดที่สามารถรับประกันการจ้างงานของคุณได้ ตามกฎแล้ว นอกเหนือจากคุณสมบัติที่คาดหวังจากพนักงานในอนาคต นายจ้างมักมี "ภาพ" บางอย่างของสิ่งที่ผู้สมัครในอุดมคติสำหรับตำแหน่งนั้นเป็นอย่างไร และถึงแม้ว่าการรู้เทคนิคและกฎเกณฑ์บางประการในการผ่านการสัมภาษณ์จะเพิ่มโอกาสในการได้ตำแหน่งที่ต้องการอย่างแน่นอน แต่ก็ไม่รับประกัน อาจมีสาเหตุหลายประการที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์: จากความผิดพลาดของคุณในการสัมภาษณ์ไปจนถึง "ภาพไม่ตรงกัน" ซ้ำซาก
ฉันจะให้คุณสองตัวอย่างหลัง ฉันทำงานเป็นเลขาในบริษัทที่ยอดเยี่ยมได้สำเร็จ ฉันชอบงานนี้มาก แต่หลังจากนั้นฉันก็อยาก "เติบโต" อย่างมืออาชีพ โดยขณะนี้ ตำแหน่งผู้ช่วยประธานบริษัทว่างลง ฉันส่งประวัติย่อสำหรับตำแหน่งนี้ แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่ได้รับเลือก ประธานบริษัทบอกข้าพเจ้าว่าข้าพเจ้ามีคุณสมบัติและประสบการณ์ที่ดีเยี่ยม ข้าพเจ้าเป็นพนักงานที่ดีเลิศ แต่ท่านต้องการพบบุคคลในตำแหน่งนี้อย่างน้อยสิบปี แก่กว่า. จากการให้สัมภาษณ์กับบริษัทอื่นในตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการ ข้าพเจ้าเห็นได้ชัดเจนว่าด้วยเหตุผลบางอย่างพวกเขาต้องการเห็นบุคคลที่มีลักษณะเป็นแบบอย่างสำหรับตำแหน่งนี้
อย่างที่คุณเห็น การปฏิเสธไม่ได้เป็นผลโดยตรงจากการขาดคุณสมบัติหรือข้อผิดพลาดเสมอไป ดังนั้นในขณะที่การสัมภาษณ์งานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการนำความสามารถของคุณออกมาอย่างเต็มที่ ให้ปฏิบัติเหมือนเป็นเกมที่คุณสามารถทั้งชนะและแพ้
มักจะดำเนินการในหลายขั้นตอน ขั้นแรกมีการสัมภาษณ์ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หลัก สัมภาษณ์เลขาสามารถทำได้ทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง จากนั้นคุณสามารถพูดคุยกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและต่อประธานบริษัท หรือในทางกลับกัน ขั้นแรกกับหัวหน้างานโดยตรง (ถ้าไม่ใช่ประธานหรือกรรมการ) แล้วกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล การทดสอบทั้งทางวิชาชีพและทางจิตวิทยาก็มีแนวโน้มเช่นกัน
ถึงใครก็ได้ บทสัมภาษณ์ของเลขาจำเป็นต้องเตรียมตัว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการสัมภาษณ์เป็นกระบวนการ ทวิภาคี- ไม่ใช่การสอบที่เกรดของคุณจะขึ้นอยู่กับ คุณไม่เพียงได้รับการประเมินเท่านั้น แต่คุณยังประเมินบริษัทในแง่ของจำนวนที่คุณต้องการทำงานในนั้นด้วย ดังนั้นการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์จึงเหมาะสำหรับคุณเป็นหลัก
สิ่งแรกที่ต้องทำหลังจากได้รับคำเชิญให้ไป สัมภาษณ์เลขาคือไปที่เว็บไซต์ของบริษัท ฉันเชื่อว่าการไปสัมภาษณ์ที่บริษัทโดยไม่ได้ศึกษาข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ แม้ว่าในการปฏิบัติของฉัน สัมภาษณ์เลขา(และไม่เพียงเท่านั้น) มีหลายกรณีดังกล่าว ฉันจำไม่ได้ว่ามีครั้งเดียวที่พนักงานคนนี้ได้รับเชิญให้ทำงาน สิ่งนี้ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับความจริงที่ว่าพนักงานไม่ได้อ่านข้อมูลบนไซต์ แต่อาจเกิดจากการขาดความสนใจในบริษัท และอาจปรากฏให้เห็นในเวลาอื่น
ดังนั้น อ่านข้อมูลในเว็บไซต์: บริษัททำอะไร ภารกิจคืออะไร เป้าหมายคืออะไร บริษัทวางแผนจะพัฒนาอย่างไรต่อไป บางบริษัทถึงกับเผยแพร่ลำดับความสำคัญของนโยบายทรัพยากรบุคคลและโอกาสในการเติบโตของพนักงาน เรียนรู้มันทั้งหมด! คุณจะไม่เสียใจ. อันที่จริง ยิ่งข้อมูลดังกล่าวบนเว็บไซต์ของบริษัทมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีสำหรับคุณเท่านั้น มันแย่กว่าเมื่อไม่มีอะไรเลย
ถึง ผ่านการสัมภาษณ์, หลังจากศึกษากิจกรรมหลักของบริษัทอีกครั้งอย่างรอบคอบแล้ว ดูรายละเอียดงานที่คุณส่งประวัติย่อของคุณ บ่อยครั้งในการสัมภาษณ์ คำถามถูกถามถึงสิ่งที่ดึงดูดใจคุณมากที่สุดในตำแหน่งที่ว่างนี้ คำตอบคือความเงียบมรณะ ไม่มีอะไรดึงดูด ย้ายไปที่ใดก็ได้เพียงเพื่อย้าย ทัศนคตินี้ต่อตัวเองและของตัวเอง งานในอนาคตอย่างยอมรับไม่ได้ กรอกลับและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง
จดสมุดบันทึกและจดคำถามที่คุณมี เกี่ยวกับบริษัท เกี่ยวกับตำแหน่ง เกี่ยวกับความรับผิดชอบ