Sekretāra darba apstākļi birojā. Sekretāra darba organizācija un darba apstākļi

3. modulis

3.1. Darba vieta sekretārs

Racionāla sekretāra darba organizācija sākas ar darba vietas organizēšanu.

Sekretāra darba vieta ir nosacīti sadalīta 3 zonās:

1) Darba zona - galvenā darba vieta, ir galds, telefons, dators un nepieciešamā biroja tehnika. Sekretāres darba vieta atrodas blakus ieejai vadītāja kabinetā, lai būtu labi redzēt visus, kas ienāk uzņemšanas telpā, satikt ar seju, nevis ar muguru.

2) Palīgzona - šeit atrodas skapji, kopētājs, fakss utt.

3) Apmeklētāju apkalpošanas zona - šeit ir krēsli apmeklētājiem, kafijas galdiņš, dažādi bukleti utt.

Ir skaidri jāsaglabā zonu atdalīšana, kas ļaus sekretāram strādāt produktīvāk.

Sekretāra darba vieta atrodas uzņemšanas telpā, kas parasti atrodas blakus vadītāja kabinetam. Tas jānovieto tā, lai sekretāre varētu redzēt visus, kas ienāk uzņemšanas zonā. Uzņemšanas zona ir sadalīta darba zonā un apmeklētāju zonā.

Izvēloties uzņemšanas zonas lielumu, jāņem vērā šādi faktori:

1) pieejas mēbelēm un iekārtām;

2) mēbeļu un iekārtu sakārtošana un ekspluatācija;

3) atsevišķos gadījumos īpašu nosacījumu nepieciešamība;

4) papildu aprīkojuma uzstādīšanas iespēja.

Ja telpā strādā vairāki cilvēki, tad saskaņā ar spēkā esošajiem standartiem biroja telpu platības normai jābūt vismaz 4 m 2 uz vienu darbinieku.

PADOMS. Sekretāra darba vietā jābūt ar nepieciešamo telpu biroja aprīkojumam un tādai vietai, lai sekretāre varētu redzēt visus apmeklētājus, savukārt apmeklētāji uzreiz redzētu sekretāri, ienākot birojā.

Vadītāja sekretāra darba vietas organizācija tiek veidota, pamatojoties uz viņa darbības satura analīzi, ergonomikas, higiēnas un psihofizioloģijas prasībām, un tās mērķis ir izstrādāt optimālu darba vietas organizāciju.

Aptuvens sekretāra darbā izmantotās biroja tehnikas un datorrīku saraksts:

1) neliela biroja tehnika (rakstāmpiederumi: pildspalvas, papīrs, zīmuļi, dzēšgumijas u.c.);

2) teksta dokumentu sastādīšanas un izgatavošanas līdzekļi (dators, balss ierakstītājs, printeris, skeneris, noliktavā - portatīvā rakstāmmašīna);

3) papīra dokumentu apstrādes līdzekļi (līmēšanas un stiprināšanas mašīnas, aplokšņu atvēršanas un griešanas iekārtas, adresēšanas un zīmogošanas iekārtas, dokumentu iznīcināšanas mašīna);

4) dokumentu glabāšanas un meklēšanas līdzekļi (dažāda veida kartotēkas, skapji un plaukti, seifs);

5) sakaru līdzekļi (telefons, radiotelefons, radio, teletaips, fakss, lokālā tīkla tīkla karte, operatīvās dispečera sakaru līdzekļi, e-pasts, modems);

6) kopētāji un ierīces;

7) smalcinātājs konfidenciālas informācijas operatīvai iznīcināšanai;

8) biroja mēbeles un aprīkojums:

1) viena pjedestāla galds;

2) priedēklis ar skapi datoram, dators;

3) paceļamais un grozāmais krēsls;

4) palīggalds.

Neliela biroja tehnika ir nepieciešama jebkura līmeņa sekretāra darba automatizācijai. Tātad sekretāram jābūt darba kārtībā esošajām pildspalvām un zīmuļiem, papīram ar rezervi, jo apmeklētājiem, sapulču dalībniekiem tie var nebūt īstajā laikā, un sarunu un sanāksmju tehniskais nodrošinājums ir viņa oficiālais pienākums.

Teksta dokumentu sastādīšanas un sagatavošanas līdzekļos dators arvien vairāk izvirzās priekšplānā pat ar ļoti mazu darbplūsmu. Ar to veidotajiem dokumentiem ir estētiski pieņemamāks izskats dažādu fontu un krāsu klātbūtnes dēļ, kas nevar neietekmēt attieksmi pret dokumentu un palīdz radīt labvēlīgu iespaidu par dokumenta autoru.

Diktofoni ir neaizstājami gadījumos, kad ir nepieciešams bez trokšņa un precīzs audio informācijas attēlojums.

Skeneris ir ērts rīks liela apjoma teksta un grafiskās informācijas ievadīšanai datorā, kā arī dokumentu ievadīšanai automatizētā dokumentu pārvaldības sistēmā.

Sakaru līdzekļus var apvienot aparatūras attēlojumā, piemēram, telefons - fakss - modems, jābūt kompaktam izskatam un mierīgam, ausij patīkamam līdzeklim, kas paziņo par komunikācijas sākumu. Kopētāji tiek izvēlēti atkarībā no darba apjoma, nepieciešamās kopiju kvalitātes un citiem parametriem.

Nepieciešams efektīvs instruments sekretāra un vadītāja darba dienas plānošanai ir iknedēļas žurnāls, kurā lietas tiek grāmatotas pēc datuma.

Šiem nolūkiem varat izmantot datorā instalētu programmatūras produktu, piemēram, Lotus Organizer. Lotus Organizer tiek saukta par personīgās informācijas sistēmu, kas paredzēta efektīvai darba laika organizēšanai. Papildus kalendāram tajā ir iekļauts tālruņu katalogs, adrešu grāmata, piezīmju grāmatiņa utt. Bet pat ar Lotus Organizer, lai dublētu informāciju, jums ir jābūt regulārai dienasgrāmatai vai periodiski jāizdrukā daži dati no datora.

Nodaļas arhīvā saņemtie dokumenti tiek glabāti skapī mapēs-reģistratoros, mapēs, uzziņu un informācijas palīglīdzekļos - speciālos skapjos.

Apmeklētāju zona ir papildināta ar krēsliem, kafijas galdiņu un puķu meiteni. Gadījumā, ja ēkā nav drēbju skapja, pieņemšanas telpā jāievieto skapis virsdrēbēm. Apmeklētāju mēbelēm jāatrodas sekretārei skaidri redzamā vietā. Uzņemšanas telpā nav ieteicams likt mīkstās mēbeles, jo ar pareizu darba organizēšanu nav gaidāma ilgstoša apmeklētāju klātbūtne.

Reizēm sekretārei vajag sagatavot vadītājam un apmeklētājiem tēju vai kafiju. Lai to izdarītu, ir labi nodrošināt nelielu "virtuvīti". Protams, vizuāli to vajadzētu izolēt no apmeklētājiem paredzētām vietām. Sekretāra darba vietu kategoriski nav ieteicams pārvērst par pieliekamo.

PADOMS:“Virtuvē” skapī jābūt speciālai sadaļai, kurā tās nevajadzētu tulkot: kvalitatīva un dārga kafija, šķīstošā un dabīgā, tēja, krējums, vairākas konfekšu kastes, vēlams vienādas.

Tā kā vadītājam un svarīgiem apmeklētājiem jāpasniedz tikai pilna kaste, kā rezultātā var uzkrāties vairākas iesāktās kastes, no kurām čaklā sekretāre komplektēs pilno.

Kafija jāpasniedz izsmalcinātā servisā uz skaistas paplātes.

Struktūrvienības sekretāra darba vieta jāaprīko ar kolektīvās lietošanas iekārtām (printeri, telefakss, kopētājs u.c.) tās produktīvākai lietošanai. Par savlaicīgu maināmo drukas kasetņu nomaiņu, remontdarbu organizēšanu ir jāatbild šim darbiniekam. Departamenta sekretāra klātbūtne dod iespēju ārpus organizācijas izmantot telefona centrāli ar vienu izejas līniju.

Iecirkņa sekretāra darba vietai jābūt aprīkotai ar manuālām, mehāniskām vai elektroniskām sistēmām (piemēram, kartotēkas, personālais dators) struktūrvienības darbinieku saņemto dokumentu fiksēšanai un kontrolei un atrašanai to noformēšanā. Var nebūt lieka kompakta (elektriska vai mehāniska) rakstāmmašīna, kas paredzēta veidlapu aizpildīšanai ar precīzu un smalku gravējumu datortehnikas atteices gadījumā, piemēram, vīrusa uzbrukuma dēļ vai dokumenta īpašā slepenības dēļ. sagatavots.

Sekretāres darba vietas iekārtojumam jānodrošina maksimāla ērtība pienākumu veikšanā un nedrīkst būt pretrunā ar telpas taupīšanas prasībām.

Sekretāra darba vietai jāatbilst visām prasībām, kas nodrošina maksimālu ērtību darbā, minimālu piepūli un laiku, kas pavadīts neproduktīvām kustībām. Viena no galvenajām prasībām, kas sekretārei stingri jāievēro, ir ārkārtēja kārtība un tīrība gan darba vietā, gan uzņemšanas telpā.

Sekretāra uzdevums- darīt visu nepieciešamo, lai apmeklētājs reģistratūrā justos ērti. Sekretārei nevajadzētu pārblīvēt ejas pieņemšanas telpā ar personīgajām mantām, novietot lietas redzamās vietās. Ja ir nepieciešams izrotāt sienu, tad šim nolūkam labāk izmantot attēlu vai apdruku, kas papildina interjeru. Pie sienām atļauts izvietot informatīvos stendus vai tabulas, kurās norādīts apmeklētāju pieņemšanas laiks, kalendāru u.c.

PADOMS. Gan uz sekretāres darba vietas galda virsmas, gan rakstāmgalda atvilktnēs vienmēr ir jāuztur kārtība un tīrība. Galda atvilktnēs glabātajai informācijai, dokumentiem jābūt sistematizētiem, viegli pārskatāmiem un pieejamiem darbam.

Sekretāram pastāvīgi jākontrolē mēbeļu, tehniskā aprīkojuma drošība un to sanitārais stāvoklis.

secinājumus: sekretārei jādara viss nepieciešamais, lai apmeklētājs reģistratūrā justos komfortabli, un pašam sekretārei saspringtā darba dienā nekas nevajadzētu kaitināt. Katram darbiniekam darba vietā jājūtas ērti.

Šodien darba tirgū sekretāres-asistenta profesija, iespējams, ir visizplatītākā gan darba meklētāju, gan darba devēju vidū. Nav nejaušība, ka viņi saka: labs sekretārs ir zelta vērts. Sekretāra profesija varbūt ir vistuvākā aktiera profesijai. Sekretāra darba specifika un sarežģītība ir saistīta ar to, ka viņš vienmēr ir redzeslokā, komunikācijas centrā ar vadību, kolēģiem, klientiem. Smaids, patīkama balss, viegla gaita, pārliecināti žesti un laba griba neatkarīgi no noskaņojuma rada īpašu atmosfēru birojā.

Labs sekretārs, pirmkārt, ir profesionālis! Sekretāra darba pamatus var apgūt salīdzinoši īsā laika periodā, un patiesa meistarība, kā jebkurā profesijā, nāk ar vecumu.

Kas ir sekretāra palīga profesija, un kāpēc tā ir tik populāra? Vārds "sekretārs" nāk no viduslaiku "secretarius" un sākotnēji nozīmēja uzticības personu. Tagad vārda nozīme ir palikusi nemainīga, bet ieguvusi plašāku saturu.

Tā kā nevalstisko komercorganizāciju vadošais personāls parasti ir diezgan mazs, šo firmu vadītāji galvenokārt nodarbojas ar galveno ražošanas jautājumu, savu uzņēmumu attīstības stratēģisko problēmu risināšanu un uztic ievērojamu daļu vadošo (galvenokārt administratīvo) darbu saviem sekretāriem. Mūsdienīga uzņēmuma vadītāja sekretārei ir ne tikai ātri jādrukā un pareizi jānoformē dokumenti, bet arī jāsastāda dažādu dokumentu teksti, jārediģē projekti, ne tikai racionāli jāorganizē apmeklētāju pieņemšana un telefona apkalpošana, bet arī patstāvīgi jārisina daudzi jautājumi uzņēmumā. saskaņā ar norādījumiem, kas uzticēti no galvas. Šo jauno sekretāra profesiju sauca sekretāra palīgs.

Sekretārs-referents ir vadītāja palīgs. Ir vairākas sekretāra profesijas definīcijas:

1) Darbinieks, kura pārziņā ir iestādes, uzņēmuma uc lietvedība, kā arī privātpersonas lietišķās korespondences kārtošana. Sekretāra pienākumos ietilpst arī telefona zvanu pieņemšana un uzskaite, komunikācija starp organizācijas nodaļām un nodaļām.

2) Tas, kurš protokolē sapulci, sapulci, kā arī uzrauga nolikuma ievērošanu.

3) Ievēlēts jebkuras organizācijas, jebkuras struktūras vadītājs. Vai kāds no jebkuras ievēlētas struktūras locekļiem, kas atbild par biroja darbu un pašreizējo organizatoriskā un izpildvaras darbu.

4) Par iestādes vai jebkuras struktūras kārtējo darbu atbildīgais vadītājs.

Referents ir iestādes amatpersona, speciālists ne tikai sekretāra darba jomā, bet arī uzņēmuma pamatdarbības jomā; viņš sagatavo lēmumus, atskaites, atskaites, vadītāja runas, analītiskos dokumentus; konsultē atsevišķos jautājumos; analizē situāciju un piedalās uzņēmuma stratēģijas un taktikas izstrādē.

Sekretāra palīgs pilda apvienotos sekretāra un asistenta pienākumus.

Sekretārs-referents ir vadītāja uzticības persona, kurai pieder noteikta informācija un kura atbrīvo priekšnieku no kārtējā darba, lai viņš varētu koncentrēties uz uzņēmuma galveno jautājumu risināšanu.

Pateicoties sekretāra palīga darbam, vadītājs var maksimāli koncentrēties uz savu profesionālo uzdevumu izpildi.

Sekretāra-referenta darba būtība ir vadīt uzņēmuma biroja darbu, biznesa korespondenci, apmeklētāju pieņemšanu. Tāpat sekretāra palīga pienākumos ietilpst telefona zvanu pieņemšana un uzskaite, komunikācija starp uzņēmuma nodaļām, atskaišu sagatavošana, konsultācijas. Sekretāra palīga pienākumu saraksts ir diezgan garš un daudzveidīgs. Viss atkarīgs no uzņēmuma specifikas un viņa paša kvalifikācijas. Galvenie pienākumi: sagatavot nepieciešamos dokumentus, nodrošināt uzņēmuma finansiālo un saimniecisko darbību, nodrošināt dokumentu saņemšanu, uzskaiti, uzskaiti, noformēšanas kontroli, informācijas un uzziņu servisu un dokumentārās informācijas uzglabāšanu, sagatavošanas kvalitātes kontrole, parakstīšanai uzņēmuma vadībai iesniegto dokumentu sagatavošanas, saskaņošanas, apstiprināšanas pareizība.

Atšķirība starp sekretāra palīgu un biroja vadītāju:

Sekretāra palīgs - labā roka vadītājs, speciālists ne tikai sekretariāta biznesā, bet arī uzņēmuma darbības jomā, var patstāvīgi pieņemt lēmumus. Darbs ir ne tikai tehnisks, bet arī radošs, atbildīgs, piemēram, referātu, referātu, vadītāja uzrunu un citu svarīgu dokumentu sagatavošana.

Biroja vadītājs - nodrošina visa biroja netraucētu darbību, gatavo prezentācijas, sarunas, sanāksmes, transporta pakalpojumus, sakarus, nodrošinājumu ar aprīkojumu un kancelejas precēm, viņa pienākumos var ietilpt personāla darbs (personāla speciālista prombūtnes laikā), atbild par telpu tīrību un ēdināšanas kvalitāti. Biroja vadītājam var būt maiņas sekretāri, šoferi, pavāri, apkopējas utt.

Sekretāra palīga amats karjeras izaugsmes ziņā ir viens no pieprasītākajiem un perspektīvākajiem darba tirgū. Uzņēmuma tēls un profesionalitāte lielā mērā ir atkarīga no sekretāra palīga kompetences un prasmēm.

Daudziem sekretāres darbs ir sākuma pozīcija karjeras izaugsmē (reģistratore, sekretāre, administratore, biroja vadītājs, klientu menedžeris, vadītāja asistents, nodaļas vai filiāles vadītājs).

Sekretāra palīga darba vietas organizēšana

Pareiza referenta sekretāra darba vietas organizācija ir veiksmīga darba atslēga. Tā kā sekretāre ir vadītāja "labā roka", pastāvīgā asistenta darba vieta atrodas telpā, ko sauc par "reģistratūru", kas atrodas vadītāja kabineta priekšā.

Prasības sekretāra darba vietas organizācijai.

Sekretāra darba vieta ir nosacīti sadalīta 3 zonās:

1) Darba zona - galvenā darba vieta, ir galds, telefons, dators un nepieciešamā biroja tehnika. Sekretāres darba vieta atrodas blakus ieejai vadītāja kabinetā, lai būtu labi redzēt visus, kas ienāk uzņemšanas telpā, satikt ar seju, nevis ar muguru.

2) Palīgzona - šeit atrodas skapji, kopētājs, fakss utt.

3) Apmeklētāju apkalpošanas zona - šeit ir krēsli apmeklētājiem, kafijas galdiņš, dažādi bukleti utt.

Ir skaidri jāsaglabā zonu atdalīšana, kas ļaus sekretāram strādāt produktīvāk.

Sekretāra darba vietas mēbeļu komplektā jāiekļauj: rakstāmgalds, palīgkrēsls vai skapis tehniskajam aprīkojumam, galds apmeklētājiem, krēsls vai grozāms krēsls uz riteņiem, krēsli apmeklētājiem, skapji un plaukti dokumentu un lietu glabāšanai , metāla seifs dokumentu, zīmogu, veidlapu uzglabāšanai. Skapī jābūt speciālai sadaļai, kurā tos nevajadzētu tulkot: kvalitatīva un dārga kafija, šķīstošā un dabīgā, tēja, krējums, vairākas konfekšu kastes, vēlams vienādas. Tā kā vadītājam un svarīgiem apmeklētājiem jāpasniedz tikai pilna kaste, kā rezultātā var uzkrāties vairākas iesāktās kastes, no kurām čaklā sekretāre komplektēs pilno. Kafija jāpasniedz izsmalcinātā servisā uz skaistas paplātes.

Ja telpā strādā vairāki cilvēki, tad saskaņā ar spēkā esošajiem standartiem biroja telpu platības normai jābūt vismaz 4 m 2 uz vienu darbinieku.

Dzīvie augi labi iederas uzņemšanas telpas interjerā. Tie ne tikai atbrīvo skābekli, bet arī rotā telpu. Pie datora var novietot kaktusu, kas absorbē kaitīgo starojumu, mazizmēra augus vēlams likt mazos podos uz palodzes, lai tie netraucētu ventilācijai un gaismas iekļūšanai. Lielus augus var novietot uz grīdas brīvos stūros. Tomēr jebkurā gadījumā ir jāievēro galvenais noteikums: augi nedrīkst stāvēt ceļā, neļaujot cilvēkiem paiet garām, neļaujot sekretārei paņemt līdzi nepieciešamās lietas, vārdu sakot, augi jānovieto tā, lai tie netiktu ir jāpārvieto kāda iemesla dēļ, pretējā gadījumā augi birojā nav vieta.

Turklāt ir liels skaits faktoru, kas ir "atbildīgi" par darbinieka sniegumu un stresa noturību. Starp tiem: lampas gaisma un krāsa, gaisa temperatūra, troksnis birojā, kārtība uz galda un pat krēsla augstums.

Jau ilgu laiku visi zina gaismas plūsmu sadales noteikumu: no augšas uz kreiso. Tikai šāds gaismas plūsmas virziens nodrošinās pret osteohondrozi un tuvredzību (ar atšķirīgu gaismas izkārtojumu tiek traucēts pareizais galvas stāvoklis, kas bieži noved pie šīm slimībām). Gaismas avots jānovieto vairāk nekā 30 grādu leņķī no horizontālās redzamības līnijas. Nepieciešamā gaismas intensitāte ir jāapvieno ar pareizu tās padevi darba vietai. Cilvēka redzes lauks aptver aptuveni 45% visos virzienos, jebkurai gaismai šajā zonā jābūt izkliedētai.

Darba vietas apgaismojums var būt vispārējs (pie griestiem uzstādītas lampas) vai vietējais (galda lampas). Lampai birojā jābūt dienasgaismai, nekādā gadījumā nemirgotai. Lai nodrošinātu izkliedētu apgaismojumu pie zema gaismekļu spilgtuma, ieteicams izmantot LB-LHB tipa dienasgaismas spuldzes.

Klusums - sekretāra palīgs. Jebkurš troksnis kairinoši ietekmē cilvēka nervu sistēmu, izraisot paaugstinātas uzbudināmības un nervozitātes stāvokli. Trokšņa jēdziens ietver visas akustiskās parādības, kas pasliktina cilvēka pašsajūtu, samazina veiktspēju, ietekmē veselību, izraisot psihiskas novirzes vai stāvokļa pasliktināšanos. fiziskais stāvoklis. Troksnis ietver ne tikai skaļas balsis, bet arī radio, televizora, automašīnu skaņu aiz loga. Pareizi rīkojas tie vadītāji, kuriem ir dubultdurvis, skaņu izolējoši rāmji un starpsienas un citas līdzīgas ierīces. No ārpuses iekļūstošā sveša trokšņa līmenis tiek noteikts saskaņā ar spēkā esošajiem standartiem, bet ne vairāk kā 40 dB. Izvēloties aprīkojumu, tie vadās pēc trokšņa līmeņa, kas norādīts punktā tehniskās specifikācijas iekārtas. Ja iekārtu trokšņu līmenis pārsniedz pieļaujamo līmeni, un trokšņaino iekārtu nav iespējams izņemt, trokšņa avots tiek izolēts, sienas, grīdu un griestus pārklājot ar akustiskiem skaņu absorbējošiem materiāliem. Ap darba vietu var uzstādīt akustiskās starpsienas. Starpsienu augstums ir 15–20 cm virs sēdoša cilvēka galvas līmeņa. Šādas starpsienas var samazināt trokšņa līmeni līdz 2-3 dB. Apgabalā zemas frekvences un līdz 6 dB. Apgabalā augstas frekvences. Turklāt, lai samazinātu troksni tieši tā avotā, zem rakstāmmašīnas var likt filca vai putuplasta paliktņus, telefoniem likt trokšņa slāpētājus, ieziest durvis, krēslu kājas līmēt ar flaneli vai līdzīgu materiālu.

Saskaņā ar spēkā esošajiem standartiem temperatūrai biroja telpās jābūt 18–20 °C robežās. Optimāli klimatiskie apstākļi birojā ir priekšnoteikums labām darba spējām. Augsta temperatūra telpā izraisa miegainību, nogurumu, samazina veiktspēju. Aukstā telpā uzmanība ir izkliedēta, kas ir īpaši kaitīga cilvēkiem, kas nodarbojas ar garīgo darbu.

Viņiem ir emocionāla ietekme un tonis, kādā birojs ir veidots. Noteiktas krāsas izmantošana ne tikai uzlabo biroja telpu izskatu, bet arī palielina produktivitāti, attiecīgi psiholoģiski ietekmē darbiniekus, mazina nogurumu. Tāpēc biroja telpu krāsojuma izvēle jāveic, ņemot vērā klimata īpatnības, darba apstākļus un telpu apgaismojuma raksturu, tas ir, saskaņā ar tehniskās estētikas prasībām. Noteikumi iesaka izvēlēties sienu, griestu un mēbeļu krāsu atkarībā no dažādu krāsu gaismu absorbējošām vai atstarojošajām īpašībām. Biroja krāsu gammā galvenais ir maigas, nekontrastējošas kombinācijas, neizmantojot skarbas spilgtas krāsas. Mēbelēm jābūt gaišām, bet ne ļoti spilgtām. Priekšroka tiek dota dabīgā koka krāsai. Sulīgas krāsas var būt dažādās interjera detaļās, darba vietas aksesuāros, mēbeļu apdarē.

Liela nozīme darbinieka emocionālajam stāvoklim ir telpā valdošajām smakām. Pētījumi liecina, ka citrusaugļu un svaigi pagatavotas kafijas smarža vairumā gadījumu pazemina produktivitāti, raisa domas par relaksāciju, jo īpaši svaigu bulciņu smarža. Dažu ziedu (rožu) smarža veicina darba ražīgumu. Arī jūsu iecienīto smaržu smarža, pēc psihologu domām, labi tonizē un raisa pozitīvas emocijas. Bet te gan jāatceras, ka kādam var būt alerģija pret sekretāres mīļāko smaržu smaržu. Tomēr vēlmi strādāt vislabāk veicina svaigs gaiss. Un šim nolūkam jums regulāri jāvēdina telpa. Ventilācija ne tikai palīdzēs novērst visas svešās smakas, bet arī iznīcinās visas nelabvēlīgās parādības (tai skaitā starojumu, elektrostatisko lauku), kas izplūst no telpā esošā tehniskā aprīkojuma. Sēdoša darba laikā svaiga gaisa pieplūdumam jābūt vismaz 30 m 3 stundā. Labvēlīgi klimatiskie apstākļi sekretāres darba vietā palīdzēs izveidot gaisa kondicionierus vai ventilācijas iekārtas ar jonizētu gaisu.

Darba vietā modernam sekretāram-referentam vienkārši nepieciešams biroja aprīkojums. Tas atvieglo darbu un ietaupa laiku. Starp galvenajiem biroja aprīkojuma priekšmetiem var minēt Personālais dators, telefons, printeris, telefakss, faksa modems, papīra smalcinātājs un kopētājs. Sekretārei jāprot perfekti izmantot visu uzskaitīto tehniskajiem līdzekļiem.

Turklāt sekretārei papildus iepriekšminētajam būs nepieciešami arī citi palīglīdzekļi. Šeit ir aptuvens organizatoriskā aprīkojuma un kancelejas piederumu saraksts sekretāra darba vietas aprīkošanai:

Elektroniskā rakstāmmašīna (ar elektrisko piedziņu).

Automātiskā numura izsaukšana.

Automātiskais autoatbildētājs, kas savienots ar balss ierakstītāju.

Galda elektroniskais pulkstenis.

Elektrificēts dokumentu skavotājs.

Caurumu perforators ar diviem perforatoriem elektromagnētisks.

Kancelejas piederumu ierīce.

Ierakstītāju mapes.

Ātrās atbrīvošanas mapes.

Ielāpi dokumentiem.

Skaitītājs-datētājs.

Sešu dienu piezīmju grāmatiņa.

Biznesa piezīmju grāmatiņa.

Filca pildspalvas, marķieri, mehāniskie zīmuļi.

Plastmasas lineāls ar palielināmo stiklu.

Dizaina fonti.

Līmes zīmulis.

Lente ir lipīga (caurspīdīga un krāsaina).

Sekretārs-referents ir jānodrošina ar nepieciešamajiem izziņas materiāliem (t.sk.: lietvedības instrukcijām un citiem normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem, uzziņu grāmatām par spēkā esošajiem tiesību aktiem, pareizrakstības un terminu vārdnīcām, uzziņu grāmatām par atsevišķu vārdu nosaukumu rakstīšanu, lietvedības instrukcijām un citiem normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem, pareizrakstības un terminu vārdnīcām, uzziņu grāmatām par atsevišķu vārdu nosaukumu rakstīšanu, lietvedības instrukcijām un citiem normatīvajiem un metodiskajiem dokumentiem). organizācija un tās struktūrvienības, norādot tālruņu numurus un adreses, ar šīs organizācijas darbību saistīto darbinieku adrešu un tālruņu numuru alfabētiskās grāmatas, augstākas iestādes rezolūciju un rīkojumu krājumu kartītes un citi).

Darba zonai, kurā atrodas sekretāra dators, jābūt plašai un labi apgaismotai, kā arī jābūt gaisa kondicionēšanai.

Dators jāuzstāda tā, lai ar to būtu viegli un ērti strādāt. Monitors ir uzstādīts vienā acu līmenī ar sekretāru, vismaz 40 cm attālumā.

Tehniskie līdzekļi, kas tiek izmantoti sekretāres darbā, ir jāsakārto tā, lai tiktu ievēroti sanitārie un ergonomiskie standarti. Tātad gandrīz visa biroja tehnika ap sevi veido elektrostatisko lauku, kas pievelk putekļus, un putekļi, kā zināms, ir alerģiju avots. Tāpēc labāk šos tehniskos līdzekļus izkliedēt vairāku metru attālumā vienu no otra. Īpaši turieties tālāk no monitora un kopētāja.

Mazajos uzņēmumos nereti visi tehniskie līdzekļi ir koncentrēti "reģistratūrā", kas ļauj citiem darbiniekiem iekārtot "pārejas pagalmu" sekretāres kabinetā. Šajā gadījumā biroja tehnika ir novietota tā, lai tā būtu ērta piebraukšanai un īslaicīgai lietošanai un būtu sekretāra pārziņā.

Sekretāra palīga darbs ir sēdošs, kas nozīmē slodzi uz mugurkaulu. Ar taisnu muguru cilvēks, kā likums, nestrādā. Tipiska darba poza ir noliekšanās poza. Palielinoties slīpumam, palielinās mugurkaula saspiešana.

Sekretāre bieži vien gandrīz visu darba dienu saglabā sēdus pozu. Tas negatīvi ietekmē iekšējo orgānu stāvokli. Pirmkārt, vēdera elpošana ir apgrūtināta gan ieelpas, gan izelpas laikā. Tādējādi tiek samazināta plaušu ventilācija un tiek traucēta gremošanas orgānu darbība. Otrkārt, ir apgrūtināta venozo asiņu aizplūšana no visām ķermeņa daļām, kas atrodas zem jostas. Rezultāts ir asiņu stagnācija kāju vēnās, taisnās zarnas venozajos pinumos un citos mazā iegurņa un vēdera dobuma orgānos.

Slodze uz mugurkaulu sēdus stāvoklī bez atbalsta ir lielāka nekā stāvot. Sēdus stāvoklī muskuļi, kas notur jostas izliekumu, atslābinās. Tas izlīdzinās, mugurkauls iztaisnojas, kā rezultātā palielinās slodze uz skriemeļu ķermeņiem un diskiem. Parasti sēdus pozu pavada lielāks vai mazāks rumpja un galvas slīpums. Jums vajadzētu biežāk mainīt stāvokli, staigāt apkārt. Krēslam obligāti jābūt ar atzveltni un, vēlams, ar roku balstiem.

Miopijas klātbūtnē palielinās galvas un rumpja slīpums, rakstot, lasot, kam nepieciešama vizuāla kontrole. Miljoniem mūsu tautiešu cieš no tuvredzības. Pat ar pareizām brillēm ir jāievēro daži noteikumi. Piemēram, brillēm jābūt tādam fokusam, lai rakstīšanas un lasīšanas laikā galva būtu vertikālā stāvoklī. Lai to izdarītu, dokumentus nevajadzētu novietot horizontāli, bet gan acu līmenī. Vēlams izmantot īpašu statīvu, ar kuru var mainīt grāmatas leņķi un pacelt to noteiktā augstumā. Jūs varat aprīkot savu monitoru ar papildu piederumu - Curtis Clip dokumentu turētāju vai kopiju turētāju. Ar to jūs varat salabot dokumentu vienā līmenī ar monitoru. Tas padara darbu vieglāku un ātrāku.

Brilles jāuzstāda tā, lai rāmja apakšējā mala netraucētu skatīties uz leju. Ļoti ērtas kontaktlēcas.

Un visbeidzot vēl viens darbspēju nosacījums ir kārtība darba vietā. Svarīgs sekretāra darba vietas organizācijas elements ir galda nodalījumu iekšējā organizācija. Atvilktnēm vajadzētu izslīdēt viegli, gludi un klusi. Liela kaste ir vislabāk piemērota vertikālai materiālu uzglabāšanai, pārējās kastēs jābūt dažādām speciālām ierīcēm - kartotēkas skapjiem, nelielai organizatoriskām iekārtām, kancelejas precēm u.c. Nepieciešams pastāvīgi un stingri uzraudzīt kārtību darba vietā un iekšā. galda atvilktnes. Ierastās kārtības ievērošana ne tikai sakārto iekšēji, bet atvieglo darbu, padara daudzas darbības automātiskas un ietaupa laiku. Turklāt, ja darba vietā ir kārtība, sekretāre zina, kur atrodas nepieciešamie dokumenti, tad tie mistiskā veidā nepazūd, patiesībā iekrītot mapēs ar citiem dokumentiem. Vislabāk uz galda likt tikai tos dokumentus un uzziņu grāmatas, kas šobrīd ir nepieciešamas darbam. Pārējo vajadzētu izņemt, bet nevis likt malā kaudzē, bet izjaukt pēc dokumentiem un salikt mapēs. "Papīru" kaudze ne tikai samazina galda darba zonu, bet arī novērš uzmanību no oficiālu jautājumu risināšanas. Bieži veic ģenerāltīrīšanu savā darba vietā, atvilktnēs, skapjos, drosmīgi atbrīvojoties no makulatūras un nevajadzīgām lietām.

Un atceries galveno veiksmīga darba noteikumu: kad mums patīk mūsu darba vieta, rodas vēlme strādāt produktīvi.

Vadītāja darba vietas organizācija

Sekretāra palīga pienākumos ietilpst apgādāt vadītāja darba vietu ar visiem nepieciešamajiem piederumiem, tai skaitā tīru, glīti izgrieztu piezīmju papīru, uzasinātiem zīmuļiem, uzraudzīt tehniskā aprīkojuma darbīgumu, uzturēt kārtību un tīrību birojā. Uz galda vienmēr jābūt tīrai glāzei, karafē - svaigam ūdenim. Sekretārei jāprot ņemt vērā arī sava priekšnieka paradumus, darba ar dokumentiem īpatnības. Tajā pašā laikā sekretāram ir stingri jāievēro daži noteikumi:

- nemainiet dokumentus un rakstāmpiederumus uz vadītāja darbvirsmas;

– nepārvietot mēbeles;

- nemainiet biroja tehnikas atrašanās vietu, pat ja, jūsuprāt, tās ir novietotas ārkārtīgi neērti.

Visas izmaiņas vadītāja birojā jāveic vai nu pēc viņa personīga rīkojuma, vai arī iepriekšējas pārrunas ar vadītāju rezultātā.

Vadītāja darba vietas iekārtojumam ir īpaši principi. Parasti vadītāja biroja mēbeļu komplektā ietilpst: rakstāmgalds, galds - skapis komunikācijām un biroja tehnikai, galds un krēsli apmeklētāju uzņemšanai, paceļams un grozāms krēsls uz riteņiem, biroja siena. Līdera galdam ir liela virsma, un apmeklētāju uzņemšanas galds parasti tiek novietots perpendikulāri līdera galdam.

Šeit ir fragments no grāmatas.
Bezmaksas lasīšanai ir atvērta tikai daļa teksta (autortiesību īpašnieka ierobežojums). Ja grāmata jums patika, pilnu tekstu var iegūt mūsu partnera vietnē.

lapas: 12

Sekretāra darba vieta parasti atrodas vadītāja vai firmas uzņemšanas telpā. Sekretāres vietas interjeram un aprīkojumam ir liela nozīme, jo sekretāre un biroja reģistratūra ir iestādes "vizītkarte", kas rada pirmo iespaidu par uzņēmumu, tā darbiniekiem un darbu. kultūra kopumā.

Sekretāra darba vieta ir sadalīta trīs zonās:

galvenais, kurā atrodas darbvirsma un nepieciešamais tehniskais aprīkojums;

apmeklētāju apkalpošanas zona;

palīgtelpa, kur atrodas dažādi skapji, seifs un citi aksesuāri, kurus sekretāre izmanto mazākā apjomā.

Telpas interjers ir rūpīgi jāpārdomā, jo krāsas, kas ieskauj cilvēku, ļoti emocionāli ietekmē viņa stāvokli. Šodien uzņēmums var izmantot dizainera pakalpojumus. Biroja krāsu shēmā galvenais ir mīksts, bez asiem krāsu kontrastiem. Ja istaba atrodas saulainā pusē, un tajā vienmēr ir karsts un smacīgs, tad to vajadzētu dekorēt aukstās gaišās krāsās (zilā, gaiši pelēkā utt.). Būs vēsuma sajūta. Ja saule telpā neieplūst, labāk ir padarīt situāciju siltās krāsās (rozā, bēšā utt.). Šādas krāsas radīs gaismas un siltuma sajūtu.

Jādomā arī par ainavu. Dzīvie augi ir ne tikai skaists dekoratīvs elements, bet tie veicina labvēlīga mikroklimata izveidi telpā, palīdz veidot atbilstošu psiholoģisko noskaņojumu, nomierina. Augi atbrīvo dzīviem organismiem nepieciešamo skābekli, mitrina gaisu, ar lapām iztvaicējot ūdeni.

Iekštelpu augi jāizvēlas prasmīgi. Lieli augi ir labi novietoti lielā uzņemšanas telpā vai zālē uz brīvas sienas fona. Ja telpa ir šaura un gara, tad tālākajā stūrī uzstādītie lielie augi vizuāli samazina telpas garumu. Brīva stāvēšana liels augs uzreiz piesaista uzmanību. Tāpēc tai jābūt īpaši rūpīgi atlasītai un ar labām dekoratīvām īpašībām. Galvenais nosacījums augu izvietošanā ir tas, ka tie netraucē, jums nav apiet tos.

Īpaša uzmanība jāpievērš mēbeļu izvēlei. Sekretāra darba vietas sastāvā tieši ietilpst rakstāmgalds ar dažādiem stiprinājumiem, grozāms krēsls vai atzveltnes krēsls un krēsls apmeklētājam.

Apkalpošanas zonā apmeklētājiem ir pāris krēsli (atzveltnes krēsli) un kafijas galdiņš.

Palīgzonā izvietoti skapji - gan lietu glabāšanai, gan garderobei (ja organizācijā nav centralizētā skapja), gan seifam.

Mēbeļu izmēriem jāatbilst telpas izmēriem. Tam nevajadzētu pārblīvēt uzņemšanas zonu. Mēbeļu ražošana šobrīd ir ļoti labi attīstīta, tāpēc ērti var izgatavot mēbeles pēc pasūtījuma, ņemot vērā telpas īpatnības un dizaina projektu.

Sekretāres darba vieta atrodas blakus ieejai vadītāja kabinetā, lai sekretāre varētu redzēt cilvēkus, kas ienāk uzņemšanas telpā.

Lielāko daļu darba laika sekretāram ir jāsēž, tāpēc viņam jāspēj brīvi piecelties kājās, izstiept kājas, mainīt pozu. Darba ērtībai labāk, lai krēsls būtu rotējošs, uz riteņiem - paceļams un griežams. Šis dizains ļauj regulēt krēsla augstumu, nodrošinot ērtu piegulšanu.

Bez biroja tehnikas nav iespējams iedomāties neviena biroja darbinieka darbu. Biroja tehnika samazina darbaspēka izmaksas, laiku dokumentu veidošanai, uzglabāšanai, apstrādei, informācijas pārsūtīšanai, veic lielāko daļu formālo loģisko un tehnisko procedūru. Biroja tehnikas komplektā ietilpst personālais dators ar atbilstošu programmatūru, printeris (informācijas izvadīšanai uz papīra), skeneris (informācijas ievadīšanai datorā no papīra), kopētājs (darba pavairīšanai), faksimila aparāts. Darbā nepieciešamākais aprīkojums ir dators un printeris, kas atrodas tieši uz darbvirsmas. Pārējo aprīkojumu, kas ir mazāk izmantots, var novietot uz stiprinājumiem galvenajā un palīgzonā.

Uz sekretāres galda jābūt telefonam.Lai meklētu nepieciešamo informāciju, datoram jābūt pieslēgtam internetam.

Uz darbvirsmas jābūt tiem piederumiem, kurus sekretāre izmanto visbiežāk. No dokumentiem uz galda jābūt ienākošajiem un darbam nepieciešamajiem, pārējie jāsakārto mapēs un jānoliek galda atvilktnēs vai skapī. Uz galda jābūt arī galda lampai, dienasgrāmatai, piezīmju papīram, darbvirsmas organizatoram ar dažādiem rakstāmpiederumiem. Viss, kas nepieciešams, lai pastāvīgs darbs jāatrodas izstieptas rokas ietvaros, lai būtu iespējams paņemt priekšmetu, nepieceļoties. Katram priekšmetam jābūt savā vietā.

Ievads …………………………………………………………………………..3

1. Sekretāra darba vietas iekārtojums…………………………………………..4

2. Darba vietas aprīkojums un aprīkojums………………………………..10

3. Sekretāra darba apstākļi……………………………………………………..13

4. Darba vietas apgaismojums…………………………………………………15

5. Mikroklimata un trokšņa ietekmes ietekme darba vietā………18

6. Sekretāra lietišķie kontakti…………………………………………………21

6.1. Telefonu lietošana…………………………………………………..22

6.2. Apmeklētāju pieņemšanas organizēšana……………………………………….22

6.3. Sekretāra darbs ar informāciju vadītājam………………….23

Secinājums ………………………………………………………………………24

Bibliogrāfija

Ievads

Biroja reģistratūra ir uzņēmuma darba centrs, tā sirds. Talantīgākais un inteliģentākais vadītājs netiks galā ar darbu, ja reģistratūras darbs būs slikti organizēts. Galvenā persona reģistratūrā ir sekretāre. Arvien biežāk sekretāres amats pat tiek apvienots ar biroja vadītāja amatu.

Reģistratūras darba kvalitāte ir tieši saistīta ar kompetentu iekšējās telpas organizāciju kopumā un jo īpaši uzņemšanas telpu. No tā, kur atrodas reģistratūra, kā tā ir aprīkota, kāds tās interjeru dizains ir atkarīgs no problēmu risināšanas ātruma un kopējā iespaida par uzņēmumu no klientiem, klientiem, biznesa partneriem.

Mūsdienīgam birojam jāatbilst izmaksu efektivitātes prasībām, kas ir īpaši svarīgi, ņemot vērā augstās biroja telpu cenas, augsto tehnisko aprīkojumu, organisko dizainu un drošību gan informācijas aizsardzības, gan uzņēmuma darbinieku personīgās drošības ziņā. Tāpēc biroja telpu organizēšanas jautājumi šobrīd satrauc visus domājošos vadītājus.

Sašaurināta, tumša, slikti aprīkota "ģērbtuve" iepretim vadītāja kabinetam nekavējoties nostādīs uzņēmumu nelabvēlīgā gaismā iespējamo vērtīgo klientu priekšā.

Liela nozīme ir sekretāra darba vietas racionālai organizācijai. Lai to izdarītu, vispirms ir jāprecizē un jānosaka sekretāra galvenās funkcijas, informācijas sakari, darba laiks, materiālu saraksts, kas viņam vajadzētu būt. Pēc tam izvēlieties mēbeles, inventāru, tehnisko aprīkojumu, biroja aprīkojumu un kancelejas preces.

1. Darba vietas iekārtojums

Tās racionālais variants paredz 1STV un darba objektu izvietošanu darba procesu īstenošanai ērtākajās zonās. Tos sauc par darba zonām.

Darba zona - telpa stacionārā darba vietā horizontālās vai vertikālās plaknēs, kurā darbinieks, nepārvietojoties, var veikt darbu. Atšķiriet parasto un maksimālo.

Normāls darba zonu horizontālajā plaknē ierobežo iedomāts loks, ko iezīmē labās un kreisās rokas pirkstu gali, saliekti elkoņa locītavā ar brīvi nolaistu plecu. Šāda zona aizņem apmēram 1000 mm gar priekšpusi un 300 mm dziļumā. Šeit atrodas visbiežāk izmantotie darba instrumenti un darba priekšmeti un tiek veikts pamatdarbs.

Maksimums darba zonu horizontālajā plaknē ierobežo iedomāts loks, ko iezīmē pilnībā izstieptas cilvēka rokas pirkstu gali. Šajā zonā (darbinieks darbojas ar izstieptām rokām) darba līdzekļi tiek izmantoti retāk. Šajā gadījumā savstarpēji pārklājošo laukumu (divām rokām) nosaka aptuveni 1500 mm gar priekšpusi un 500 mm dziļumā. Parasti tabulas izmēri ir nedaudz lielāki par maksimālo sasniedzamības laukumu.

Vertikālajā plaknē izšķir piecas zonas: apakšējā neērtā zona (līdz 750 mm no grīdas); apakšējā ir mazāk ērta (no 751 līdz 925 mm); ērts (no 925 līdz 1675 mm); augšdaļa ērta (no 1675 līdz 1925 mm); augšpusē neērti (no 1925 mm un vairāk).

Galvenā prasība racionālam darba vietas iekārtojumam ir ietaupīt laiku, meklējot līdzekļus un darba objektus, un samazināt darbinieka fizisko piepūli. Lai to izdarītu, ir jāievēro šādi noteikumi:

uz galda darba virsmas nedrīkst būt nekā lieka;

katram priekšmetam un darba līdzeklim ir jāatrod sava vieta, jo to nesakārtotais izvietojums rada liekas kustības un laika tērēšanu. Ārzemju praksē tiek izmantots “brīvā galda” likums: uz galda drīkst atrasties tikai viens darbs ar tam nepieciešamajiem dokumentiem un instrumentiem, visam pārējam jābūt galda iekšpusē;

rakstāmpiederumi (zīmuļi, pildspalvas, saspraudes utt.) jāuzglabā rakstāmgalda atvilktnē ar speciāliem sadalītājiem;

visi sakaru tehnikas līdzekļi (telefons u.c.) jānovieto pa kreisi vai uz speciāla statīva, lai tos varētu lietot ar kreiso roku, atstājot labo roku brīvu darbam;

dokumenti, ar kuriem strādā sekretāre, ir novietoti vietā, kas nodrošina viņu pārskatāmību, apstrādājamiem dokumentiem vēlams, lai kastē būtu speciālas paplātes vai nodalījumi;

dokumenti un instrumenti ir sakārtoti tā, lai nodrošinātu vislabāko darbu secību;

strādnieka kustībām jābūt optimālām, t.i. īsāks un ekonomiskāks laika un pūļu ziņā.

Sekretāra darba vietas organizācija, ņemot vērā darba zinātniskās organizācijas prasības tās plānošanai un uzturēšanai, kā arī ņemot vērā prasības un iespējas izmantot mūsdienīgu biroja tehniku, tās aprīkojumu un aprīkojumu nepieciešamais nosacījums panākot augstu darba efektivitāti, lietderību un kvalitāti, saglabājot efektivitāti visas darba dienas garumā, nodrošinot patiešām noderīgu sekretariāta pakalpojumu.

Sekretāra darba vieta ir svarīga šūna darba procesa organizēšanā iestādē. Tā kā sekretārs ir "iestādes seja", tad viņa darba vietai jābūt pareizas organizācijas paraugam, augstas darba kultūras rādītājam. Patiešām, visas iestādes darbs bieži tiek vērtēts pēc tā, kā izskatās sekretāres darba vieta.

Sekretāra darba vietas iekārtojumam jānodrošina maksimāla ērtība viņam uzticēto pienākumu veikšanā un tajā pašā laikā jāatbilst telpas taupīšanas prasībām:

sekretāres darba vieta pieņemšanas telpā parasti atrodas blakus vadītāja kabinetam, telpas centrā, netālu no durvīm uz biroju un tā, lai jūs varētu viegli redzēt visus ienākošos;

uzņemšanas telpā jābūt tikai lietām, kas nepieciešamas sekretārei un citiem darbiniekiem tieši darba procesā;

mēbelēm apmeklētājiem jābūt izvietotām sekretārei labi pārskatāmā un ērtā vietā.

Lielāko daļu darba laika sekretārs strādā sēdus, un tas ir nogurdinoši, tāpēc viņam ir jāspēj ērti izstiept kājas, brīvi piecelties, mainīt stāju rakstīšanai, darbam ar rakstāmmašīnu, lasīšanu.

Sekretāres darba vieta, pirmkārt, ir ērta un diezgan ietilpīga darbvirsma. Speciālisti iesaka izmantot universālu galdu, pie kura var strādāt ar dokumentiem, kā arī vadīt sarunu ar apmeklētājiem. Šiem nolūkiem vislabāk piemērots galds, kas ir šaurāks tieši sēdošajam priekšā nekā sānos. Šis dizains ļauj jums atrast pietiekami daudz vietas uz galda, lai ievietotu procesā esošus dokumentus un tajā pašā laikā turpinātu sarunu ar apmeklētājiem.

Tās plakne ir garīgi sadalīta divos laukos. Kreisajā pusē papildus kārtējam darbam un saistītajiem dokumentiem ir telefona aprīkojums, galda lampa, rakstāmpiederumi, paplāte ar ienākošajiem dokumentiem. Galda labajā malā novietota paplāte ar aizpildītiem dokumentiem un rakstāmrīkiem. Šeit viņi ievieto paplāti ar dokumentiem, kas jāiesniedz lietā.

Visi instrumenti ir novietoti uz galda plaknes 160 x 160 cm robežās, kas ļauj tos paņemt ar roku, nepieceļoties. Katram sūtījumam ir atvēlēta noteikta vieta, atsevišķi priekšmeti ir sakārtoti kompleksā (piemēram, pildspalvas un bloknoti telefona sarunu ierakstīšanai tiek novietoti pie telefoniem). Ir nepieciešams nodalīt biroja preces, kurām ir dažādi mērķi.

Papildus darbvirsmai labāk ir izmantot atsevišķu tabulu personālajam datoram. Šie galddatori nodrošina ērtu displeja, tastatūras un procesora, kā arī skenera, printera, modema u.c.

Tajā pašā laikā datora galdu labāk novietot tā, lai displeja ekrāns būtu pagriezts pretējā virzienā no apmeklētājiem. Tas aizsargās konfidenciālu informāciju, kas var būt displeja ekrānā negaidīta apmeklētāja ierašanās laikā.

Un tagad dažas vispārīgas prasības darba vietu organizēšanai un aprīkojumam ar datoru.

darbvirsmas dizainam jānodrošina optimāls novietojums uz izmantotās iekārtas darba virsmas, ņemot vērā tā daudzumu un konstrukcijas īpatnības (datora izmērs, tastatūra utt.), veiktā darba raksturu.

darba virsmas augstums jānoregulē 680 - 800 mm robežās; ja tas nav iespējams, galda darba virsmas augstumam jābūt 725 mm.

Darba galdam jābūt vietai kāju balstam, kas ir: augstums - ne mazāks par 500 mm, dziļums ceļgalu līmenī - ne mazāks par 450 mm un izstieptu kāju līmenī - ne mazāks par 650 mm.

darba krēsla (krēsla) konstrukcijai, strādājot ar datoru, jāsaglabā racionāla darba poza, ļauj mainīt stāju, lai samazinātu kakla-plecu reģiona un muguras muskuļu statistisko spriedzi, lai novērstu nogurumu.

darba krēslam (krēslam) jābūt grozāmam un regulējamam augstumā un sēdekļa un atzveltnes slīpuma leņķī, kā arī atzveltnes attālumam no sēdekļa priekšējās malas.

sēdekļa, atzveltnes un citu krēsla (krēsla) elementu virsmai jābūt pusmīkstai ar neslīdošu, neelektrificējošu un elpojošu pārklājumu, kas nodrošina vieglu attīrīšanu no netīrumiem.

datora tastatūru vislabāk novietot 10 - 15 mm attālumā no galda malas, tad plaukstas locītava balstīsies uz galda. Zem plaukstas locītavas vēlams iegādāties īpašu oderi, kas, pēc mediķu domām, palīdzēs izvairīties no kaulu slimībām.

Plāns

1. Ievads

Telefona serviss

Apmeklētāju uzņemšanas organizēšana un vadīšana

Sekretāra darbs komandējuma sagatavošanā

Sekretāra darbs sanāksmju, konferenču organizēšanā

Lietišķās komunikācijas sekretāra kultūra

Prasības sekretāra izskatam

Sekretāra darba vietas organizācija

Darba apstākļi

Moderna biroja tehnika: balss ierakstītājs

Ierakstītāja drošības pasākumi

Lietotas Grāmatas

1. Ievads

Sekretāra pienākumos ietilpst tādu darbu veikšana kā telefonsarunas, personīgo tikšanos organizēšana, piedalīšanās sanāksmēs, sapulcēs un apmeklētāju un sarunu ar viņiem sagatavošana un pieņemšana, komandējumu sagatavošana.

Vārda sekretārs saturs ir diezgan plašs un daudzpusīgs. Tiek izsaukti sekretāri tehniskais personāls un valsts līmenī strādājošiem darbiniekiem. Ja tehniskajiem sekretāriem tiek prasītas tikai zināšanas par biroja darbu un mašīnrakstīšanu, tad lielo uzņēmumu birojus apkalpojošajiem sekretāriem prasības ir nesalīdzināmi augstākas: spec. augstākā izglītība, darba kompetence, mutvārdu un rakstveida runas prasme, zināšanas svešvalodas, esi sabiedrisks un diplomātisks.

Sekretāra pienākumu pārpilnība ļoti bieži izraisa laika trūkumu to izpildei. Mēģināt darīt vairākas lietas vienlaikus nav pietiekami profesionāli un skaidri.

Viens no svarīgākajiem sekretāra – vadītāja palīga uzdevumiem ir spēja skaidri sadalīt ne tikai savu, bet arī vadītāja laiku.

Protams, lai sekretārs pildītu savu lomu vadītāja darba laika organizēšanā, ir vajadzīga ne tikai viņa vēlme, bet arī pats vadītājs. Tikmēr daudzi neapzinās šo vajadzību. Tātad svarīgākais un pirmais sekretāres uzdevums ir taktiski izskaidrot vadītājam problēmas svarīgumu, it īpaši, ja uz viņa galda sakrājušies papīri un viņš nevar atrast svarīgu dokumentu, ieplānotā tikšanās ir noslēpta un apvainotais svarīgs. klients aiziet uz citu uzņēmumu. Jebkurā gadījumā sekretārei ir svarīgi izvēlēties brīdi, kad parādīt vadītājam, ka viņš vēlas un var palīdzēt priekšniekam organizēt darba laiku.

Ievērojamu daļu no vadītāja darba laika, kā likums, aizņem telefona sarunas, apmeklētāju pieņemšana, saziņa ar kolēģiem, kas nākuši "uz gaismu", apskatot lielu skaitu dokumentu. Tieši šīs ir darba jomas, kuras labs sekretārs var palīdzēt un kam vajadzētu palīdzēt organizēt.

Sekretāra darbs no viņa prasa smalkumu darbā ar cilvēkiem, precizitāti, skaidrību, nosvērtību darbā ar dokumentiem, spēju labi strādāt ar vadītāju un darbiniekiem. Prasme uzvesties ar cilvēkiem, spēja radīt iespaidu, kas vairo līdera autoritāti, ir svarīgākie sekretāra veiksmes faktori viņa darbā. Cilvēcības iekļaušana biznesa attiecībās ļauj izveidot uzticamas attiecības starp darbiniekiem. Darbs draudzīgā atmosfērā nes daudz lielāku atdevi nekā darbs lietišķā, bet "drūmā" vidē. Labvēlīgas atmosfēras parādīšanās komandā ir uzmanīga attieksme vienam pret otru, atklāti (nevis "formāli" un "pienākumi") smaidi, joki un pat smiekli.

Kvalificēts sekretārs ir sava amata meistars, kuram vienkārši ir pienākums: darbā ielikt dvēseli, zināt sava uzņēmuma darbiniekus, viņu vārdus, amatus, darbības jomas, rakstura iezīmes, izmantot savu uzvedības piemēru. Sekretārs var mainīt atmosfēru kolektīvā: tas var būt gan apsveikums, gan uzmundrinājums, gan vienkārši uzmanības izpausme darbiniekiem no galvas. Tā kā komunikācija starp vadītāju un padotajiem notiek galvenokārt ar sekretāra starpniecību, tieši viņš var daudz darīt, lai šai komunikācijai piešķirtu draudzīgas mijiedarbības un atbalsta raksturu.

Visi telefona zvani vadītājam iet caur sekretāri un tiek izvērtēti pēc to svarīguma un steidzamības. Sekretāram ir precīzi jāzina savas organizācijas cilvēku loks, ar kuriem jebkurā brīdī ir nepieciešams savienot galvu. Spēt izcelt jautājumu, kas saistīts ar vadītāja vai citu darbinieku kompetenci. Ar sekretāres starpniecību tiek pieņemti arī apmeklētāji. Personīgie kontakti ar cilvēkiem, kur sekretārs darbojas kā šīs organizācijas pirmā persona, ar ko apmeklētājs sastopas, liek izvirzīt augstas prasības attiecībā uz sekretāra uzvedības kultūras un izskata lietišķajām īpašībām. Svarīgs sekretāres komunikācijas kultūras rādītājs ir pieklājība, korektums, laba griba. Sekretāra izskats veido viedokli par organizāciju kopumā. Nav nejaušība, ka sekretāre tiek uzskatīta par "uzņēmuma seju". Sekretāra izskatam jābūt rūpīgi pārdomātam, mūsdienīgam un glītam.

Sekretāre sagatavo komandējumus. Katrs komandējums ir rūpīgi jāpārdomā. Galvenā darba daļa komandējumu sagatavošanā gulstas uz sekretāru, piemēram, izdod rīkojumu, ceļojuma apliecību, veic uzziņas par transportu u.c.

Sekretāra darbā ietilpst arī sanāksmju sagatavošana. Labi sagatavota sanāksme vai konference uzlabo visu dalībnieku efektivitāti. Vissvarīgākais sanāksmes sagatavošanā ir nepieciešamās dokumentācijas sagatavošana un nodrošināšana ar to visiem dalībniekiem. Pat sapulcē sekretāre saskaras ar biroja tehniku ​​- piemēram, balss ierakstītāju, tas ļauj ierakstīt mutvārdu runu, lai to pilnībā vai pa daļām reproducētu. Atskaņošana var būt lēna un atkārtota.

Sarežģītā darba laikā sekretārei nevajadzētu aizmirst par veselību un darba apstākļiem. Nedrīkst aizmirst par pauzēm, vingrošanu, kaut vai ar pilnu karafei dienai, vai, piemēram, apgaismojumu, ērtības. Par visu būtu jāpadomā, strādājot par sekretāri – referentu.

2. Telefona serviss

Visi vadītāja zvani jānosūta caur sekretāru un jānovērtē pēc to steidzamības. Sekretārei precīzi jāzina organizācijas cilvēku loks, ar kuriem jebkurā brīdī ir nepieciešams savienot galvu. Spēt izcelt jautājumus, kas saistīti ar vadītāja vai citu darbinieku kompetenci. Papildus labām zināšanām par savas iestādes darbu sekretāram jāprot pareizi vadīt sarunu.

Sekretāram ir pienākums:

1.Ātri atbildiet uz zvaniem

2.Paņemiet tālruni, lai nosauktu iestādi un tās atrašanās vietu, abonentam ir jāzina, ar ko viņš runā. Turklāt šāds sarunas sākums liek sarunu biedram identificēties un izteikt savu jautājumu.

.Ja lieta attiecas uz vadītāju, sekretāre vai nu nekavējoties sazinās ar viņu, vai arī, ja vadītājs ir prombūtnē vai aizņemts, strādājiet steidzami, lūdziet sarunu biedru atzvanīt noteiktā laikā, nevis rīt šonedēļ pēc pāris dienām. Vienlaikus sekretārs fiksē, kurš zvanījis, no kuras iestādes un kādā gadījumā šis ieraksts tiek nodots vadītājam un dod viņam iespēju sagatavoties gaidāmajai sarunai.

.Ja jautājumu var atrisināt cits darbinieks, sekretāre nosūta sarunu biedru pie viņa.

.Vadītāja ilgstošas ​​prombūtnes gadījumā viņš paziņo abonentam viņu aizstājošā darbinieka vārdu un tālruņa numuru.

Papildus tam, ka atbild uz vadītāja zvaniem, sekretāre pa tālruni vadītāja vārdā pārsūta noteiktu informāciju, veic pieprasījumus un daudz ko citu.

Lai to izdarītu, iepriekš jāsagatavojas sarunai, jāpieraksta pamatdati, lai sarunas laikā nerastos kaitinošas atrunas vai pauzes (pazudušo dokumentu meklēšana, aizmirsta informācija, tālsarunas). Tāpat iepriekš pārdomājiet situāciju, ja jums vajadzīgā persona šobrīd nav pieejama, sekretāram ir jābūt nepieciešamajiem tālruņu katalogiem pastāvīgajiem abonentiem, patstāvīgi jāuzsāk direktorija vai grāmata.

Sekretārei saruna jāvada pieklājīgā un mierīgā tonī, nepārtrauciet, nerunājiet skaļi, izrunājiet vārdus skaidri un ne pārāk ātri.

Ja sekretāre saņem kādu informāciju pa tālruni, atbild uz pieprasījumiem, sniedz informāciju, tad vadītājs ievēro noteikumus:

1.Lai ierakstītu ienākošo informāciju, sekretārei jābūt gatavai pildspalvai un bloknotam, kā arī telefona žurnālam.

2.Lai izsniegtu sertifikātus, sekretāra rīcībā jābūt savas iestādes tālruņu numuru sarakstam.

.Gadījumā, ja ir jāatrod kāda informācija sertifikāta izsniegšanai, tad nevajadzētu atstāt sarunu biedru ilgāk par vienu vai divām minūtēm (vienu, divas reizes paceliet klausuli), ja nepieciešama ilgstoša meklēšana, tad nekavējoties brīdiniet sarunu biedre paņem viņa tālruņa numuru un pašai atzvana.

Tālruņa ziņas, kā likums, nav jāreģistrē pilnībā. Izvēlies galveno – pasākuma nosaukumu, skaitļus. Varat izmantot saīsinājumus. Saņemto ziņojumu labāk pārbaudīt, nolasot to sarunu biedram. Noteikti ierakstiet zvana datumu un laiku, zvanītāja (organizācijas) uzvārdu, vārdu, uzvārdu un amatu, ziņojuma būtību, uz kuru numuru atzvanīt un kad un kurā laikā viņi atzvana.

3. Apmeklētāju pieņemšanas organizēšana un norise

Personīgie kontakti ar cilvēkiem, kur sekretārs darbojas kā šīs organizācijas pirmā persona, ar kuru apmeklētājs sastopas, liek izvirzīt augstas prasības attiecībā uz sekretāra uzvedības kultūras, runas un izskata lietišķajām īpašībām.

Sekretāram ir pienākums:

Ziniet to cilvēku loku, kuriem jebkurā laikā ir piekļuve pārvaldniekam.

1.Pievērsiet visu savas iestādes darbinieku uzmanību pieņemšanas laikam no vadītāja par aktuālajiem jautājumiem, parakstu, dokumentu saskaņošanu, ja darbinieks uzstāj uz citu laiku, sekretārei jānoskaidro, par kādu jautājumu ziņot vadītājam, jāvienojas. pieņemšanas laikā pie viņa un informēt darbinieku.

2.Pieņemot darbiniekus citās iestādēs vai norīkotos no citām pilsētām, noskaidrojiet, vai vizīte ir iepriekš saskaņota vēstulē vai telefoniski. Sekretārei tas vadītājam jāatgādina iepriekšējā dienā, pretējā gadījumā apmeklētājam jājautā, kādā gadījumā un no kuras organizācijas viņš nepieciešamības gadījumā jānosūta pie attiecīgā darbinieka. Ja vadītājs ir nepieciešams personīgi, tad par apmeklētāju atskaitās sekretāre, vadītāja prombūtnes vai nodarbinātības gadījumā vienojas ar apmeklētāju par jaunu datumu. Vienlaikus pierakstiet uzņemšanas datumu un stundu, uzvārdu, amatu, iestādes nosaukumu, adresi un tālruņa numuru, pa kuru nepieciešamības gadījumā ar viņu sazināties. Iedod savu telefona numuru.

.Sekretāra darbs, organizējot savas organizācijas apmeklētāju pieņemšanu personiskajos jautājumos, ir šāds:

a) ziņas par apmeklētāju tiek ierakstītas speciālā žurnālā vai kartē un norādīti lietā iesniegtie dokumenti. Sekretāram būtu jāzina, kādi dokumenti ir nepieciešami šī jautājuma izskatīšanai.

b) uzglabā nepabeigtās un nepabeigtās lietas un sagatavo visus pieejamos dokumentus par šo jautājumu otrās vizītes laikā.

c) izdara atzīmes žurnālā par jautājuma izskatīšanas gaitu un jautājuma risināšanas pabeigšanu, sniedz informāciju apmeklētājiem klātienē, rakstiski vai telefoniski, sagatavo nepieciešamos izziņas materiālus.

Ar apmeklētājiem sekretārei ir jāsasveicinās, jāaicina apsēsties, jālūdz atpazīt sevi un norādīt apmeklējuma iemeslu. Uzmanīgi klausieties apmeklētāju, nedomājot par savām lietām. Sarunā sekretāram savas iestādes lietās jāizrāda maksimāls takts, pieklājība, pacietība un informētība.

Pilsoņu uzņemšanas reģistrs personīgos jautājumos

Nr. Uzņemšanas datums Apmeklētāju (pretendentu) uzvārds, vārds, patronīms Pretendentu darba vieta, amats un adreses Kopsavilkums, pretendenta pieprasījumi Reģistratūras darbinieka uzvārds Pieteikumā veiktie pasākumi Pieprasījumu izskatīšanas rezultāts

4. Sekretāra darbs komandējuma sagatavošanā

Katrs komandējums ir rūpīgi jāsagatavo. Galvenā sagatavošanās darba daļa ir sekretāram. Viņa sagatavo un noformē komandējuma pasūtījumu, ceļojuma apliecību, veic uzziņas par transportu, tā izbraukšanas un ierašanās laiku. Par to informē vadītāju un, saņemot norādījumus, pērk biļetes, nodrošina viesnīcu rezervācijas.

Sekretāra palīdzība komandējuma sagatavošanā ir šāda:

1.Apkopo visu nepieciešamo informāciju.

2.Izdrukā nepieciešamos materiālus un dokumentus.

Piemēram: atskaites, sertifikāti, līgumi, līgumi un tā tālāk.

3.Viņš izdrukā komandējuma programmu, kurā norādītas organizācijas un personas, laiks, kurā paredzētas tikšanās un pasākumi, saglabā programmas kopiju, lai zinātu vadītāja atrašanās vietu, nepieciešamības gadījumā viņam kaut ko steidzami pateikt.

Vadītāja komandējumu sagatavošana.

Materiālu sagatavošana vadītāja komandējumam ir obligāta sekretāra palīga funkcija.

Sekretāra palīgs sagatavo komandējuma rīkojuma projektu, izsniedz komandējuma apliecību, kā arī kopā ar vadītāju sastāda un izdrukā komandējuma programmu. Programmā ir uzskaitītas apmeklējamās organizācijas, amatpersonas utt.

Sekretārs-referents atlasa dokumentus, savāc nepieciešamās izziņas un pēc vadītāja norādījuma sagatavo materiālus runai, referāta tēzes, referātu.

Sekretāra palīga pienākumos ietilpst arī detalizēta vadītāja brauciena maršruta izzināšana, biļešu pasūtīšana, viesnīcas rezervēšana.

Vadītāja prombūtnes laikā sekretārs veic savu ierasto darbu, kā arī no vadītāja saņemtos uzdevumus un norādījumus, pēc vadītāja atgriešanās no komandējuma sekretārs:

1.Informē par uzdevumu izpildi un par jautājumiem, kas radušies viņa prombūtnes laikā.

2.Apstrādā komandējumu materiālus, pārdrukā, pavairo, un pēc tam nodod attiecīgajām struktūrvienībām vai atsevišķiem darbiniekiem.

Sekretāre palīdz arī apstrādāt attiecīgos materiālus, sastāda brauciena atskaiti.

Ceļojumu apliecību izsniegšanas reģistrācijas žurnāls

Izdošanas datums Amats Uzvārds, vārds, uzvārds Komentēšanas vieta Mērķis Komandējuma termiņš Pasūtījuma datums un numurs

5. Sekretāra darbs sanāksmju, konferenču organizēšanā

Skaidra sanāksmju organizēšana veicina visu tās dalībnieku darba efektivitātes paaugstināšanos.Sapulču organizēšanā svarīgākais ir nepieciešamās dokumentācijas sagatavošana un nodrošināšana ar to visiem dalībniekiem. Sekretārs organizē materiālu pavairošanu un izplatīšanu ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms sēdes, saskaņā ar vadītāja apstiprināto sarakstu, pilnīga un savlaicīga informācija par sēdes jautājumiem ļauj samazināt tās norises laiku un sapulces norisi. pārdomātāko un efektīvāko lēmumu pieņemšana. Informē dalībniekus par sanāksmju laiku un vietu, ja nepieciešams, reģistrē. Sekretārs laikus veic citus organizatoriskos uzdevumus, gatavojoties konferencei vai vērienīgām sanāksmēm, kurās bieži piedalās nerezidentu uzņēmumu pārstāvji.

Šajā gadījumā sekretāram:

Rezervējiet viesnīcas numuru.

Palīdzēt darbiniekiem konferences laikā kontaktu nodibināšanā ar referentiem, kontroles nodibināšanā pār materiālu saņemšanu un pavairošanu.

Izlemiet, vai sapulce tiks atšifrēta.

Pirms sanāksmes:

1.Kopā ar saimnieciskās nodaļas darbiniekiem pārbaudiet sapulču telpas telpas, atbilstošo sēdvietu skaitu zālē un nodrošiniet tāfeles, krīta, rādītāju un tā tālāk esamību, aprīkojuma, mikrofonu, lentes izmantojamību. rakstītāji, kodoskopi.

2.Pārbaudiet sludinājuma izgatavošanu par sanāksmju telpas atrašanās vietu un telpu izkārtnēm pie ieejas zālē un reģistrācijas vietu.

Pirms sanāksmes:

Lai reģistrētu sapulces dalībniekus pašu spēkiem vai ar citu darbinieku palīdzību, ja ir zināms dalībnieku sastāvs, viņi izmanto sarakstus astoņu formā, un šis saraksts tiek izmantots arī materiālu un ielūgumu karšu izplatīšanai.

Veidlapa Nr.8

Nr. Uzvārds, vārds, uzvārds AmatsIestāde, organizācijaTālrunis

Sēdē tiek glabāts protokols, kurā norāda: diskusija, apspriežamie jautājumi, nosaukumi, katrā jautājumā pieņemtās diskusijas, lēmumi un lēmumu izpildes termiņi.

Pēc sanāksmju beigām:

1.Sekretārs pārraksta, labo un papildina sēdes tekstu.

2.Iesniedz sēdes protokolu parakstīšanai priekšsēdētājam ne vēlāk kā vienu vai divas dienas pēc sapulces.

.Kontrolē stenogrammu vai diktofona ierakstu atkārtoto izdruku laiku un skaitu.

.Protokolu, sēžu un izskatīšanai iesniegto materiālu oriģinālus glabā sekretārs. Rīkojumu izpildes termiņi ar sapulces lēmumu tiek skaitīti no sapulces dienas.

.Instrukciju izpildes kontroli veic sapulces sekretārs.

.Ja nepieciešams, organizē sapulču materiālu pasūtīšanu un pavairošanu (mašīnrakstīšanas birojs, tipogrāfija, kopētājs)

.Saskaņojot ar vadītāju to personu sarakstu, kurām nepieciešams nosūtīt sapulces materiālus.

6. Lietišķās komunikācijas sekretāra kultūra

Svarīgs sekretāra-referenta komunikācijas kultūras rādītājs ir pieklājība, pareizība, laba griba. Sekretāram jāpārvalda sejas izteiksmes, balss intonācijas un žesti. Smalkums, pieklājība attiecībās ar apmeklētājiem un darbiniekiem, zināms mākslinieciskums – tas viss nodrošina veiksmīgu sekretāres darbu.

Sekretārei jāzina sveiciena noteikumi. Kad reģistratūrā parādās apmeklētājs, sekretārei jāsasveicinās, jāpiedāvā apsēsties. Pirmajā tikšanās reizē ar vadītāju, augstākā ranga amatpersonu vai, uzņemot godājamo viesi, sekretārei jāsasveicinās. Ja vajag paspiest roku, tad jāpieceļas no galda, jāiet pie apmeklētāja un jāpasniedz roka (sievietei ir atļauts nespiest roku, ja viņa to nevēlas).

Ja sekretāre apmeklētāju redz pirmo reizi, viņam ir jāidentificē. Pēc tam sekretāre apvaicā apmeklētāja vārdu, par kādu jautājumu viņš ieradās. Jāievēro takts, jālieto tikai pieklājīgas uzrunas formas, jābūt draudzīgam.

Cieņai pret cilvēkiem jākļūst par ikdienas uzvedības normu un ierastu veidu, kā rīkoties ar citiem. Tāda ir sekretāra-referenta profesija.

Sekretārei, uzņemot apmeklētājus, nevajadzētu veikt personiskas sarunas pa tālruni, kā arī jāatturas no sarunām, kas atklāj dienesta noslēpumus, nevis tenko.

Kad parādās apmeklētājs, sekretārei jāpabeidz rakstāmmašīnas rinda vai telefonsaruna. Jebkuru dokumentu lasīšana ir jāpārtrauc un jārūpējas apmeklētājam.

Sekretārei jāatceras, ka formāla komunikācija, kad tiek vēlme izprast un ņemt vērā sarunu biedra personību, kad tiek izmantots ierastais “masku” komplekts (izlikta pieklājība, pārmērīga bardzība, ironija, pārākums, vienaldzība utt.), apmeklētājs dedzīgi jūt un, atbilstoši savām izjūtām, rada iespaidu par organizāciju kopumā.

Svarīga saziņas forma starp sekretāru un apmeklētājiem ir saruna.

Sekretārei ir jāvada lietišķa saruna ar dažāda vecuma, amatiem sabiedrībā un dažāda veida cilvēkiem. nervu sistēma cilvēkiem. Veiksmīgas sarunas atslēga ir kompetence, takts, laba griba, vēlme ātri atrisināt problēmu vai sniegt palīdzību tās risināšanā. Sekretārei jānovērtē sarunu biedra psiholoģiskais stāvoklis, jāgūst priekšstats par problēmas būtību, jādod apmeklētājam iespēja uzstāties. Jo detalizētāks un detalizētāks ir jautājums, jo lielāka iespēja atrast pareizo risinājumu.

Ir svarīgi prast apmeklētājam uzdot jautājumus un īpaši viņā uzklausīt.

Sarunas tonim jābūt neitrālam. Jūs nevarat sākt sarunu ar atteikumu un apgalvojumu, ka problēmu nav iespējams atrisināt. Parasti tas izraisa negatīvu reakciju un noved pie tā rašanās konfliktsituācija. Pat ja atbilde ir noraidoša, sekretārei taktiski un laipni jānoved sarunu biedrs pie šāda secinājuma, pārliecinoši jāparāda, ka pozitīvs lēmums nav iespējams.

Sarunas laikā nevajadzētu traucēt apmeklētāju, iesaistīties svešās lietās, pārtraukt sarunu ar telefona sarunām. Ja zvanīja telefons, tad atkarībā no sarunas veida sekretāre paceļ klausuli un pārceļ telefona zvanu sev ērtā laikā vai atvainojas apmeklētājam un īsi veic telefonsarunu.

Sekretāra palīga lietišķā komunikācija neaprobežojas tikai ar saziņu ar apmeklētājiem. Viņa darbā vissvarīgāko vietu ieņem attiecības starp vadītāju un sekretāru.

No tā, kā veidojas attiecības starp vadītāju un sekretāra palīgu, ir atkarīgi viņu kopīgās darba panākumi, psiholoģiskais mikroklimats, apmierinātība ar darbu.

Iepriekš jau tika teikts, ka sekretārs-referents būtībā pilda vadītāja pirmā palīga funkcijas. Sekretāram ir pienākums labi pārzināt vadītāja darbības jomu, problēmas un uzdevumus, ko viņš risina, palīdzēt viņam savlaicīgi īstenot plānotos pasākumus, veikt palīgtehniskās darbības, sagatavot nepieciešamo korespondenci un informāciju, regulēt telefona zvani un apmeklētāju plūsmas. Sekretāram ir jābūt priekšstatam par iestādes mērķiem, galvenajiem darbības virzieniem, struktūru un personālu, kā arī vadītāja raksturu, viņa darba stilu un paradumiem.

Jau pieņemot darbā, vadītājam sīki jāizstāsta sekretāra palīgam par viņa darba metodēm, ierasto režīmu un personīgajiem ieradumiem, jāformulē galvenās prasības, ko viņš uzliks sekretāram. Nevar uzreiz izveidot nepieciešamo lietišķo kontaktu starp vadītāju un sekretāri, tas prasa laika pārbaudi, strādāt kopā.

J. Harisons - nosauc šādas sekretāram nepieciešamās īpašības:

1.Sekretārei nevajadzētu pieļaut kļūdas dokumentos un tādējādi atbrīvot galvu no nepieciešamības pārbaudīt katru dokumentu. Sekretāram reāli jāpierāda vadītājam, ka spēj strādāt patstāvīgi.

2.Sekretārei, runājot pa telefonu, ir jāspēj taktiski atbildēt uz jebkuru jautājumu, un vadītājam jāuzticas savai sekretārei atrisināt jautājumus, kas biroja darbībā tiek uzskatīti par konfidenciāliem.

.Sekretāram jāspēj atlasīt vadītājam svarīgākos pārskatos un žurnālos ietvertos faktus, lai atbrīvotu viņu no nepieciešamības detalizēti izpētīt materiālus.

.Sekretāram jāsaprot, ka steidzamu darbu gadījumā viņam jāpaliek pēc darba dienas beigām.

.Sekretāram skaidri jāpaziņo savi pienākumi un kompetences līmenis, kad neatkarīgs risinājums jautājumus vadītāja prombūtnē, un vadītājam, savukārt, jābūt pārliecinātam, ka sekretārs tiks galā ar darbu, kas var rasties viņa prombūtnes laikā.

.Vadītājam pastāvīgi jāinformē sekretārs par visām viņa lietām, lai viņš varētu viņam pēc iespējas vairāk palīdzēt.

.Līderim ir jāspēj atzīt savas kļūdas un atvainoties, ja viņš kļūdās.

.Līderim jāpaļaujas uz sekretāres punktualitāti, un sekretārei jāapzinās, ka vadītājs reizēm var nebūt punktuāls.

.Abām pusēm ir nepieciešama humora izjūta.

.Sekretāra uzvedība un viņa darba efektivitāte ir piemērs visiem darbiniekiem.

.Sekretārei vajadzētu sekot līdzi notikumiem izpildvaras personīgajā dzīvē, piemēram, rūpēties par ziediem īpašiem gadījumiem, apsveikuma kartiņām utt.

Lai attiecības starp vadītāju un sekretāru veidotos sekmīgi, nepieciešams saskaņot kopīgu darbu, noteikt darba noteikumus. Tajā pašā laikā jāņem vērā uzņēmuma specifiskie darba apstākļi, vadītāja un sekretāra personība: ierašanās laiks darbā, atskaite par saņemto korespondenci un aktualitātēm, pusdienu pārtraukuma laiks. , apmeklētāju pieņemšana, darba aiziešanas laiks.

Labam sekretāram taktiski jāizrāda uzmanība vadītājam un cieņpilnas rūpes par viņu. Sekretāram jābūt lojālam pret vadītāja trūkumiem un, ja iespējams, tie jākompensē ar savu darbu.

Labākā kontakta sasniegšana starp sekretāru un vadītāju prasa zināmas savstarpējas pūles.

Psihologi uzskata, ka ne tikai vadītājs veido sava asistenta lietišķās īpašības, bet arī sekretārs-referents, savukārt, var ietekmēt līdera uzvedību un raksturu.

Amerikāņu psihologi ir izstrādājuši atbilstošus ieteikumus, kurus apvienojuši ar nosaukumu "Ten Ways to Manage Your Boss". Atvedīsim viņus.

1.Jums skaidri jāzina, kādos apstākļos jūs konfliktējat viens ar otru, kādos gadījumos izsakāt komplimentus un kad jums nepieciešama palīdzība.

2.Ziniet, kas viņam vajadzīgs, un mēģiniet paredzēt viņa vajadzības. Nekad nekritizējiet viņu publiski un nenosodiet viņu

.Dzīvojiet pēc kolektīva likumiem. Neaizmirstiet, ka cieņa ir veiksmīgas sadarbības pamatā.

.Izveidojiet uzticības atmosfēru, demonstrējiet uzticību, runājiet par uzticēšanos.

.Esi draudzīgs un sabiedrisks. Neuztveriet kritiku kā dziļi personisku apvainojumu.

.Apgūstiet jaunas zināšanas un palīdziet savam priekšniekam.

.Apspriediet problēmas. Esiet objektīvs un profesionāls.

.Paņemiet iniciatīvu savās rokās. Analizēt un piedāvāt risinājumus problēmām.

.Aiciniet vadītāju būt jūsu mentoriem.

10. Parādiet, ka saprotat sava priekšnieka vadības politiku un dalāties ar tām.

Viens no galvenajiem sekretāres uzdevumiem ir spēja būt par starpnieku starp vadītāju un darbiniekiem. Viņam jāpieliek visas pūles, lai starp vadītāju un citiem darbiniekiem izveidotu labvēlīgas biznesa attiecības. Zinot darba režīmu un vadītāja raksturu, sekretāre var palīdzēt darbiniekiem organizēt viņu vadītāja pieņemšanu, palīdzēt noformēt konkrētu dokumentu, apmierināt personisku pieprasījumu utt.

Sekretāra praksē nereti sekretāram nākas izlīdzināt konfliktus, kas rodas starp vadītāju un darbiniekiem. Šeit daudz kas ir atkarīgs no sekretāres elastības un uzvedības sarežģītās situācijās, spējas kontrolēt savas emocijas.

Sekretārei stundu jārunā vadītāja vārdā. Ļoti svarīgi ir prast pieklājīgi un skaidri dot nepieciešamos norādījumus, kontrolēt to izpildi. Tajā pašā laikā nav pieļaujamas pazīstamas attiecības ar darbiniekiem, augstprātības, birokrātijas vai vienaldzības izpausmes.

Sekretāra palīgam ir svarīgi nodibināt labus biznesa kontaktus ar sava uzņēmuma struktūrvienību sekretāriem, kā arī augstāk stāvošām un padotības organizācijām.

7. Prasības sekretāra izskatam

Sekretāra palīga izskats veido viedokli par organizāciju kopumā. Nav nejaušība, ka sekretārs-referents tiek uzskatīts par "uzņēmuma seju".

Sekretāra izskatam jābūt rūpīgi pārdomātam, mūsdienīgam un glītam. Galvenā prasība kostīmam ir stingrība un elegance. Tas viss ir atkarīgs no cilvēka gaumes. Galvenais – uzvalkam jābūt ērtam, praktiskam, stingram. Nav patīkami sarunāties ar cilvēku, kurš ir ģērbies nekārtīgi, nekopts, kurš sevi nepieskata.

Šāda saruna atstāj negatīvu iespaidu par šo organizāciju. Tas pats attiecas uz tērpa aksesuāru izvēli.

Darba uzvalku nav ieteicams papildināt ar lipīgām, īpaši lielām dārglietām, rotu daudzveidība sekretāri neiekrāso. Dekorēšanai ir jāuzsver kostīma un tā saimnieces cieņa. Apaviem jāatbilst uzvalka tonim. Apaviem jābūt ērtiem un moderniem. Darbam ieteicams nomainīt apavus.

Sekretāram-referentam pastāvīgi jāatceras par savu personīgo dzīvi. Īpaša uzmanība higiēnas jautājumiem jāpievērš karstajās dienās. Neizmantojiet smaržas, kurām ir izteikta smarža. Sekretāres rokām vienmēr jābūt ideālā kārtībā, frizūrai jābūt glītai, harmoniskai ar tērpu un vidi.

8. Sekretāra darba vietas organizācija

Darba vieta ir viena vai vairāku darbinieku darba zona, kas aprīkota ar darba pienākumu veikšanai nepieciešamajiem līdzekļiem. Racionāla darba vietu organizēšana un labāko darba apstākļu radīšana sekretariāta darbiniekiem, tai skaitā plānošana. Biroja telpa tiek plānota atbilstoši veicamā darba raksturam, racionāls mēbeļu un speciālā aprīkojuma izvietojums, kā arī nepieciešamā komforta radīšana veicina efektīvu darbu.

Darba vietas aprīkojuma mēbeļu komplektā ietilpst: parastie rakstāmgaldi, specializētie rakstāmgaldi, palīggaldiņi un naktsgaldiņi biroja tehnikas uzstādīšanas izziņas materiāla glabāšanai, telefoni, kartotēkas u.c. Atzveltnes krēsli, paceļami un grozāmi krēsli, parastie un specializētie skapji.

Biroja darbinieki jānodrošina ar nepieciešamajiem izziņas materiāliem, pamācošiem.

Piemēram: darba apraksti, biroja darba instrukcijas, tālruņu katalogi.

Biroja galds ir darbinieka galvenā darba vieta, uz galda ir jābūt priekšmetiem, kas ir nepieciešami noteiktā laikā. Galdā ir atvilktnes, plaukti, kur novietoti dažādi biroja piederumi (žurnāli, futrāļi). Rakstāmgaldā pastāvīgi izmantotie darba piederumi atrodas augšējos plauktos, visi retāk lietojamie priekšmeti atrodas zemāk, tālrunim jāatrodas uz galda vai uz speciāla statīva, pa kreisi vai pa labi, lai klausule var turēt ar vienu roku, bet otrā rokā pildspalvu nepieciešamās informācijas pierakstīšanai. Priekšzīmīga kārtība uz darbvirsmas ir augstas produktivitātes atslēga.

Slepeno dokumentu glabāšanai tiek izmantoti dzelzs skapji un seifi, zīmogu zīmogi, stingras naudas atbildības formas, seifam vienmēr jābūt aizvērtam, tajā nedrīkst glabāt neko lieku, nemaz nerunājot par personiskajām lietām. Skapju, galdu, seifu atslēgas tiek glabātas organizācijas vadītāja noteiktās vietās. Saskaņā ar spēkā esošajiem standartiem biroja telpu platība ir noteikta četru kvadrātmetru apmērā uz vienu darbinieku.

Sekretāra palīga darba vieta ir viņa darba darbības zona, kas aprīkota ar nepieciešamajiem līdzekļiem dienesta pienākumu veikšanai. Zonas ietvaros var izdalīt trīs sektorus - galveno, kur ir darbvirsma ar televizora pierīcēm un nepieciešamo biroja tehniku, apmeklētāju apkalpošanas sektors un palīgsektors, kur ir kabineti, kopētājs, fakss. , un vēl. palīgiekārtas.

Kopējai uzņemšanas zonas platībai, kurā atrodas sekretāra palīgs, jābūt no divpadsmit līdz sešpadsmit kvadrātmetriem.

Darba vietas organizācija ir pasākumu sistēma, lai aprīkotu darba vietu ar darba līdzekļiem un priekšmetiem un to funkcionālo izvietojumu. Turklāt darba vietas organizēšana ietver izpildītāja antropometrisko datu ņemšanu vērā un standartiem atbilstošu darba apstākļu nodrošināšanu. Pieskarsimies, pirmkārt, mēbelēm – galdam un krēslam.

Liela nozīme ir racionālāko mēbeļu izmantošanai jebkura vadības darbinieka darbā. Dažos gadījumos darba ražīgums no labi izvēlētām mēbelēm palielinās par desmit līdz divdesmit procentiem.

Ņemot vērā sekretāres-referenta darba procesa piesātinājumu ar biroja tehniku, attaisnosies U veida darba vietas izkārtojums (1.attēls).

1.attēls Sekretāra palīga darba vietas izkārtojums U-veida formā

Galda virsmai jābūt matētai (pelēkai, zaļai, brūnai ar atstarošanas koeficientu 20-50%) un viegli tīrāmai, galda virsmas stūriem un priekšējai augšējai malai jābūt noapaļotai. Vietas augstums zem galda kājām ir ieteicams seši desmit centimetri (ceļu līmenī) un ne mazāk kā astoņi desmit centimetri pēdu līmenī. Visam, ko sekretārei darba laikā nemitīgi pieprasa, jāatrodas rokas stiepiena attālumā, lai, nepieceļoties, varētu paņemt nepieciešamo.

Sakārtot piederumus uz darba un stiprinājuma galdiem jābūt kompaktiem, sistematizētiem pēc darba veida.

Svarīgs darba vietas elements ir darbvirsmas nodalījumu iekšējā organizācija atkarībā no tā dizaina, ietilpības un apstrādājamo dokumentu veida. Atvilktnēm vajadzētu izslīdēt viegli, gludi un klusi. Vertikālai materiālu uzglabāšanai labāk pielāgot lielu kasti, pārējās kastēs jābūt dažādām speciālām ierīcēm - kartēm, nelielai biroja tehnikai, kancelejas precēm. Personīgo lietu glabāšanai vēlams atvēlēt vienu kasti. Darbvirsmas secība ir pastāvīgi jāuzrauga. Var šķist, ka tas ir pārspīlēts, taču tik vienkāršam mēbelēm kā krēslam ir liela loma vadošā darbinieka darba vietas organizēšanā. Darba efektivitāte lielā mērā ir atkarīga no krēsla izvēles – neērta poza nogurdina, padarot cilvēku mazāk darbīgu.

Sekretāra krēslam jābūt grozāmam un ar vertikālā un horizontālā virzienā pārvietojamu atzveltni, kas ļaus to noregulēt jebkurā augstumā (2. attēls).

Krēsla sēdeklim jābūt nedaudz noapaļotam no malām, lai netraucētu augšstilbu cirkulāciju, un ar nedaudz nospiestu sēdekli smaguma centra vietā. Vadošajiem darbiniekiem krēsli un atzveltnes krēsli ir izgatavoti ar roku balstiem, darbam ar datoru vai ar VT - bez roku balstiem, lai netraucētu kustību.

Darbam, sēdus, ar vidējo augstumu 1,7 metri, ieteicams saglabāt šādus izmērus:

paceļamā krēsla augstums - 0,45 - 0,6 metri;

sēdvieta ne vairāk kā 40 × 40 centimetri;

Vieta, kur krēslu var pārvietot:

0,6 metru dziļums;

1 metrs - garumā;

Kopējā platība 1,2 m².

Krēsla sēdeklim jābūt pārklātam ar lateksu apmēram viena centimetra biezumā, virs kura uzklāts mitrumizturīgs materiāls (melange audums, dabīgā šķiedra).

Sekretāres-referentes darba mēbelēs papildus krēslam ar stiprinājumiem ietilpst arī krēsls apmeklētājam.

Klientu apkalpošanas zonā jābūt trīs līdz četriem krēsliem. Papildu sektors ir aprīkots ar skapi - sienu (trīs līdz četras sekcijas) vai rotējošu plauktu dokumentu glabāšanai (3. attēls).

3. attēls. Dokumentu glabāšanas statīvs

Metāla seifu izmanto konfidenciāla rakstura dokumentu, zīmogu, zīmogu glabāšanai. Dažos gadījumos tiek uzstādīts arī drēbju skapis. Vēlams izveidot iebūvētu skapi (sekretāre nedrīkst pārblīvēt ejas uzņemšanas telpā ar personīgajām mantām, nolikt lietas labi redzamā vietā).

Obligātie tehniskie līdzekļi, kurus visbiežāk izmanto sekretāra palīgs, ir personālais dators, telefons (iespējams arī radio vai mobilais telefons, peidžeris), telefakss un kopētājs (kopētājs), dažreiz arī balss ierakstītājs.

Aprīkojumā ietilpst rakstāmpiederumi, mapes un mapes, sešu dienu piezīmju grāmatiņa, kalendārs, pildspalvas, flomasteri, mūzikas statīvs, marķieri, perforators, papīra kartotēkas, kalkulators, galda lampa, papīra grozs , dokumentu paplātes, kontroles fails, papīra skavotājs, līmlente, pogas, saspraudes un citi sīkumi, kā arī namiņš to glabāšanai.

Uzņemšanas zonā pie sienām atļauts izvietot informatīvos stendus vai tabulas, kurās norādīts uzņemšanas laiks, dokumentu paraugi, kalendārs u.c.

Uzņemšanas zonā pie sekretāres palīga pirmās palīdzības sniegšanai jābūt aptieciņai, kas ir atbilstoši uzkrāta (pārsēji, jods, validols, amonjaks, galvassāpju tabletes, sterila vate u.c.).

. Darba apstākļi

Sekretariāta darbinieku darba un atpūtas nosacījumi. Svarīgākais faktors, lai nodrošinātu sekretāra palīga produktīvu un kvalitatīvu darbu, vienlaikus saglabājot veselību, ir atbilstoši sanitāri higiēniskie darba apstākļu standarti. Darba vietas sanitāri higiēniskie standarti un estētiskās sastāvdaļas ietver: normālu apgaismojumu, labvēlīgu darba vietas krāsojumu, trokšņu, ventilācijas un gaisa temperatūras novēršanu, telpu labiekārtošanu, pareiza darba un atpūtas režīma ieviešanu.

Galvenās sanitārās un higiēnas normas nosaka tabulā norādītie standarti (1. tabula).

1. tabula Sanitārie un higiēnas standarti

Sanitārie un higiēniskie faktori Normatīvie rādītāji Gaisa temperatūra, º С: vasarā ziemā 22-25 18-21 Relatīvais gaisa mitrums, % 40 - 60 Gaisa ātrums, m/s, ne vairāk kā 0,2 Darba virsmas apgaismojums, lx: dienasgaismas spuldzes kvēlspuldzes 300 150 mg/m ³ putekļi15-20Sienu atstarošanas koeficients, % ne vairāk kā 60

Svarīgs nosacījums Labvēlīgs mikroklimats darba vietā ir optimāls apgaismojums. Tā kā lielākā daļa dokumentālo operāciju ir saistītas ar redzes izmantošanu (lasīšana, rakstīšana, darbs pie datora), redzes spriedze izraisa sasprindzinājumu visos cilvēka ķermeņa muskuļos un izraisa vispārēju nogurumu.

Uzņemšanas zonā, ja iespējams, jābūt dabiskam apgaismojumam.

Gaismai jākrīt uz galda un biroja aprīkojuma darba virsmām no kreisās puses vai priekšpuses. Šajā gadījumā gaismas avots jānovieto leņķī, kas lielāks par 30 º no horizontālās redzamības līnijas (4. attēls).

Darba vietas apgaismojums var būt vispārējs (pie griestiem uzstādītas lampas) vai vietējais (galda lampa).

Optimāla telpas temperatūra ir labas darbības priekšnoteikums. Augsta temperatūra telpā izraisa miegainību, nogurumu, samazina veiktspēju. Aukstā telpā uzmanība ir izkliedēta, kas ir kaitīga cilvēkiem, kas nodarbojas ar garīgo darbu.

sekretāra kultūras komandējuma tikšanās

Cīņa pret troksni telpā tiek veikta, veicot trokšņainu iekārtu un darba vietu skaņas izolāciju. Lai samazinātu troksni tieši pie tā avota, var likt filca vai putuplasta paliktņus, telefoniem uzlikt klusinātājus, ieeļļot durvis, krēslu kājas līmēt ar flaneli vai līdzīgu materiālu. Lai aizsargātu pret ārējiem trokšņiem, ieteicams izmantot ausu aizbāžņus, kas samazina ārējā trokšņa uztveri par 50%.

Runājot par pieņemšanas telpas krāsu noformējumu, atbilstošas ​​krāsas izmantošana ne tikai uzlabo biroja telpu izskatu, bet arī palielina darba ražīgumu, mazina nogurumu, kā arī pozitīvi psiholoģiski ietekmē cilvēku.

Krāsu var izmantot arī, lai uzsvērtu vai aizklātu uzņemšanas zonas iezīmes. Piemēram, gaiša krāsa vizuāli palielina nelielu telpu, tumša to samazina. Izmantojot dažādas krāsas, jūs varat vizuāli sadalīt telpu atsevišķās sadaļās. Krāsu kā informācijas nesēja izmantošana ir svarīga. Piemēram: sekretāre izmanto krāsu, kārtojot dokumentus dažādu krāsu mapē, izceļ atsevišķu kartīšu grupu kartotēkā utt.

Uzņemšanas vietai jābūt regulāri vēdinātai vai aprīkotai ar gaisa kondicionētāju. Svaigs gaiss nelielai telpai, kurā bieži uzkrājas daudzi darbinieki un apmeklētāji, ir ļoti svarīgs faktors normālam darbam.

Logu atvēršanu uz īsu laiku (5-8 minūtes) ir vieglāk izturēt nekā pastāvīgu vieglu gaisa plūsmu (velkni). Biroja telpu apzaļumošana labi ietekmē gaisa sastāvu, jo augi veic ne tikai dekoratīvu funkciju, bet arī uzlabo gaisa sastāvu, mazina nervu un redzes nogurumu. Jūs varat sakārtot augus gar logu atverēm, sienām, uz grīdas. Nav vēlams novietot ziedus uz palodzēm, jo ​​tas samazina dabiskās gaismas plūsmu.

Reģistratūras zonai jābūt nesmēķētājiem. Tāpat nevajadzētu lietot smaržas, kurām ir spēcīga smarža.

Sekretāra palīga un citu dokumentu pārvaldības dienesta darbinieku darba režīmā būtu jāparedz noteikta darba un atpūtas periodu maiņa. Regulējot, tiek ņemts vērā darba dienas blīvums, darba raksturs, neiroemocionālais stress, sanitārie un higiēniskie apstākļi. Darba un atpūtas režīmu regulē organizācijas iekšējie darba noteikumi. Tie nosaka darba dienas sākumu un beigas, pusdienu pārtraukumu un tā tālāk. Regulējot grafiku darbiniekiem, noteikumos jāparedz arī atsevišķi pārtraukumi nelielai atpūtai darba dienas laikā (papildus pusdienu pārtraukumam). Piemēram, darbiniekiem, kuru darbs saistīts ar ilgstošu uzturēšanos darba vietā (sekretāra palīgam ir tieši tāds darbs), ik pēc divām darba stundām vēlams nodrošināt 5-8 minūšu pārtraukumus. Šādus pārtraukumus ieteicams izmantot aktīvai atpūtai, piemēram, fiziskās audzināšanas minūtēm vai pauzēm. Fiziskās kultūras pārtraukumu ieteicams veikt divas reizes dienā. Fiziskās kultūras minūšu laikā ieteicams veikt attēlā redzamos vingrošanas vingrinājumus. (5. attēls)

5. attēls Vingrošanas vingrinājumi par sekretāru.

Pēdējais (piektais) vingrinājums tiek veikts miera stāvoklī. Jums vajadzētu atpūsties, aizvērt acis un lēnām skaitīt līdz simtam.

10. Mūsdienu biroja tehnikas balss ierakstītājs

Ierīce un ierakstītāja darbība.

Diktofons - ierīce mutiskas runas ierakstīšanai, lai to pilnībā vai pa daļām reproducētu. Atskaņošana var būt lēna un atkārtota. Kas atšķir balss ierakstītājus no citām skaņas ierakstīšanas ierīcēm. Termins "diktofons" ir veidots no diviem vārdiem "dicto" - diktēt, "fon" - runa.

Strādājot ar balss ierakstītājiem, ir divi režīmi.

1.Ieraksts. Kabineta diktofoni nodrošina iespēju ierakstīt gan no mikrofona, gan no dažādām līnijām (radio apraides tīkls, dispečeru sakaru līnija), kā arī iespēju ierakstīt telefona sarunas.

2.Atskaņošana. Ierakstītājs tiek veikts ar vienu mērķi - atkārtoti izdrukāt, norādīt tekstu. Citu un citu portatīvo diktofonu kabatās atskaņošana notiek, nenodrošinot dažādas ērtības (atkārtojums, lēns ātrums).

Ierakstīšanas un atskaņošanas galviņas būtībā ir vienādas. Lai bez kropļojumiem reproducētu magnētiskajā lentē ierakstīto signālu un tā kustības spriegumu attiecībā pret galvu, ierakstīšanas laikā, šajā gadījumā, galvas tinumu raksta lentes radītais magnētiskais lauks, kas nodrošina elektrisko signālu, tas notiek simts "+" un "-" polu rezultātā uz magnētiskās lentes rada magnētisko plūsmu, kas noslēgta gaisā. Kad lente iet tuvu galvai, šo plūsmu caur galvas serdi noslēdz magnētiskā pretestība, kas ir vairākus tūkstošus reižu mazāka par gaisa pretestību. Kad magnētiskā lente pārvietojas, atskaņošanas galviņas tiek piešķirtas, sekojot citiem dažādas polaritātes magnētiem. Uz galvas tinuma parādās mainīgs spriegums ar mainīgiem lielumiem, šī sprieguma frekvence sakrīt ar sākotnējā skaņas signāla frekvenci.

Balss ierakstītājs ir ierīce (aparatūra), kas nepieciešama mutiskas runas ierakstīšanai, lai to pilnībā vai pa daļām reproducētu. Balss ierakstītāju izmantošana palīdz palielināt darba ražīgumu un dažādu kategoriju strādniekus, kas iesaistīti rokrakstā, stenogrāfijā, mašīnrakstā. Balss ierakstītāju var darbināt ar automātisku avotu līdzstrāva ar universālu barošanu gan no tīkla, gan no akumulatora.

Ierakstītājs ir sadalīts divos veidos:

1.Pasīvs - runas ierakstīšanai lauka apstākļos, ir mazs svars un izmērs.

a) Kabata - izmanto ārsti, žurnālisti un tā tālāk.

b) Somas darbam pārvietošanās apstākļos.

Kabinets - paredzēts darbam biroja apstākļos (galvenokārt darbs no tīkla maiņstrāva).

a) Universāls - nodrošina iespēju strādāt gan ierakstīšanas režīmā, gan atskaņošanas režīmā.

b) reproducēšana, paredzēta, lai atskaņotu ierakstu, kas veikts ar universāliem pārnēsājamiem balss ierakstītājiem.

Magnētiskā lente + diktofons.

To izmanto ierakstīšanas apstākļos un darbojas kā rakstāmpapīrs un kalpo kā līdzeklis informācijas glabāšanai balss ierakstītājos. Fiksētā galva rada magnētisku ierakstu lentē, kas pārvietojas attiecībā pret galvu ar nemainīgs ātrums.

Ieraksts ir kombinācija no liela skaita magnētu ar dažādu garumu un lauka stiprumu. Atskaņošanai to izmanto atskaņošanas galviņā.

Lentai ir plāna, elastīga pamatne, kas izgatavota no lavsāna, būtisku sveķu lauka, poniju vinilhlorīda un daudz ko citu. Ir daudz dažādu oksīdu, bet labāk: Fe2O3, GrO2.

Lentes pamatne ir pārklāta ar magnētiskā oksīda pulveri, kas sastāv no sīkām adatveida daļiņām.

Lai nodrošinātu, ka informācijas ierakstīšana un atskaņošana ir augstākais līmenis nepieciešamas augstas kvalitātes ierīces.

Magnētiskās ierakstīšanas tehnika:

Lai ierakstītu informāciju magnētiskajā lentē, ir nepieciešama ierīce, kas satur elektriskās ķēdes un nodrošina lentes kustību nemainīgā ātrumā.

Skaņas signāls kā Maiņstrāvas spriegums no mikrofona saņemtais tiek ievadīts ierakstītāja ieejā. Signāls tiek pastiprināts un caur ierakstīšanas līmeņa kontroli tiek ievadīts ierakstīšanas ierīcē. Skaņas signāls tiek pārveidots tādā formā, kādā lente uztver un atceras. Pēc visiem pārveidojumiem signāls tiek padots uz ierakstīšanas galviņas tinumu. Pārveidošanu veic ar magnētisko galvu.

11. Drošības pasākumi, strādājot ar balss ierakstītāju

1.Neuzstādiet balss ierakstītāju uz nestabilām virsmām.

2.Neuzstādiet balss ierakstītāju siltuma avotu tuvumā.

.Izvairieties no tiešas saules gaismas, mitruma iedarbības.

.Neuzstādiet diktofonu telpā ar agresīviem līdzekļiem (sārmiem, skābēm).

.Neēdiet ierīces tuvumā.

.Izvairieties no balss ierakstītāja pogu nepārspiešanas — tas var izraisīt programmatūras funkciju kļūmi.

.Lai izvairītos no negadījumiem, nekad neatveriet vai neizjauciet iekārtu, kamēr tā ir pievienota strāvas avotam!

.Pārbaudiet zemējuma vadītāju esamību un integritāti, apkalpoto elektroinstalāciju korpusus.

.Atbrīvojieties no spriedzes no vietas elektriskā ķēde jāveic apkopei vai remontam.

.Nepieskarieties vadiem un citām strāvas daļām, kurām ir strāva bez individuālajiem aizsardzības līdzekļiem.

.Nav atļauts strādāt pie elektroinstalācijas, ja vadi plīsuši, zemējuma defekti u.c.

.Pirms darba pārbaudiet vada kontaktdakšas un elektrības kontaktligzdas stāvokli.

.Vadi, kas nāk no ierakstītāja, nedrīkst būt savīti un uz tiem nedrīkst būt nekas.

12. Izmantotā literatūra

1.Andreeva V.I. - Papīrs: M., CJSC Biznesa skola Intel - Sintēze 2001.

2.Basakovs M.I. - References sekretārs-referents: Rostova pie Donas, Fīniksa, 2001.

.Broido V.L. - Biroja tehnika biroja darbam un vadībai: M., Filin, 1988.

.Kuzņecova T.V. - Sekretāru bizness: M., CJSC Bizness - skola Intel - Sintēze 1999.

.Steņukovs M.V. - Dokumenti. Biroja darbs M., PRIOR, 1999.g.