สภาพการทำงานของเลขานุการในสำนักงาน การจัดสภาพการทำงานและสภาพการทำงานของเลขานุการ

โมดูล 3

3.1. ที่ทำงานเลขานุการ

องค์กรที่มีเหตุผลในการทำงานของเลขานุการเริ่มต้นด้วยการจัดสถานที่ทำงาน

ที่ทำงานของเลขาแบ่งเป็น 3 โซน คือ

1) พื้นที่ทำงาน - สถานที่ทำงานหลัก มีโต๊ะ โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น สถานที่ทำงานของเลขาตั้งอยู่ติดกับทางเข้าสำนักงานของผู้จัดการ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะเห็นทุกคนเข้ามาที่ห้องรับแขกเพื่อพบปะกับพวกเขาด้วยใบหน้า ไม่ใช่ด้านหลัง

2) โซนเสริม - ตู้, เครื่องถ่ายเอกสาร, โทรสาร ฯลฯ ตั้งอยู่ที่นี่

3) พื้นที่ให้บริการผู้เยี่ยมชม - นี่คือเก้าอี้สำหรับแขก โต๊ะกาแฟ หนังสือต่างๆ ฯลฯ

มีความจำเป็นต้องแยกโซนอย่างชัดเจนซึ่งจะช่วยให้เลขานุการทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

สถานที่ทำงานของเลขานุการตั้งอยู่ในห้องรับรอง ซึ่งมักจะอยู่ติดกับสำนักงานของผู้จัดการ ควรวางในลักษณะที่เลขาสามารถเห็นทุกคนเข้ามาในบริเวณแผนกต้อนรับ พื้นที่แผนกต้อนรับแบ่งออกเป็นพื้นที่ทำงานและพื้นที่สำหรับแขก

เมื่อเลือกขนาดของพื้นที่แผนกต้อนรับควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

1) แนวทางการทำเครื่องเรือนและอุปกรณ์

2) การจัดวางและการใช้งานเครื่องเรือนและอุปกรณ์

3) ความต้องการเงื่อนไขพิเศษในบางกรณี;

4) ความเป็นไปได้ในการติดตั้งอุปกรณ์เพิ่มเติม

หากมีคนทำงานในห้องหลายคนตามมาตรฐานปัจจุบันบรรทัดฐานสำหรับพื้นที่สำนักงานควรมีอย่างน้อย 4 ม. 2 ต่อพนักงานหนึ่งคน

คำแนะนำ.สถานที่ทำงานของเลขานุการควรมีพื้นที่ที่จำเป็นสำหรับอุปกรณ์สำนักงานและตำแหน่งดังกล่าวที่เลขานุการสามารถเห็นผู้มาเยี่ยมได้ทั้งหมด และผู้มาเยี่ยมจะเห็นเลขานุการทันทีเมื่อเข้าไปในสำนักงาน

การจัดสถานที่ทำงานของเลขานุการของหัวหน้าถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการวิเคราะห์เนื้อหาของกิจกรรมของเขาข้อกำหนดของการยศาสตร์สุขอนามัยและจิตสรีรวิทยาและมีวัตถุประสงค์เพื่อออกแบบองค์กรที่ดีที่สุดของสถานที่ทำงาน

รายการอุปกรณ์สำนักงานและเครื่องมือคอมพิวเตอร์โดยประมาณที่ใช้ในงานเลขานุการ:

1) อุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็ก (เครื่องเขียน: ปากกา กระดาษ ดินสอ ยางลบ ฯลฯ)

2) วิธีการรวบรวมและผลิตเอกสารข้อความ (คอมพิวเตอร์, เครื่องบันทึกเสียง, เครื่องพิมพ์, สแกนเนอร์, ในสต็อก - เครื่องพิมพ์ดีดแบบพกพา);

3) วิธีการประมวลผลเอกสารกระดาษ (เครื่องติดกาวและเย็บเล่ม, อุปกรณ์เปิดและตัดซองจดหมาย, อุปกรณ์ระบุที่อยู่และประทับตรา, เครื่องจักรสำหรับทำลายเอกสาร);

4) วิธีการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร (ตู้เก็บเอกสารประเภทต่างๆ, ตู้และชั้นวาง, ตู้นิรภัย)

5) วิธีการสื่อสาร (โทรศัพท์, โทรศัพท์ทางวิทยุ, วิทยุ, โทรพิมพ์, แฟกซ์, การ์ดเครือข่ายสำหรับเครือข่ายท้องถิ่น, วิธีการสื่อสารเพื่อปฏิบัติการ, อีเมล, โมเด็ม);

6) เครื่องถ่ายเอกสารและอุปกรณ์

7) เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายข้อมูลที่เป็นความลับทันที

8) เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน:

1) โต๊ะแท่นเดี่ยว

2) คำนำหน้าด้วยตู้สำหรับคอมพิวเตอร์, คอมพิวเตอร์;

3) เก้าอี้ยกและหมุน

4) ตารางเสริม

อุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็กมีความจำเป็นสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเลขานุการทุกระดับ ดังนั้นเลขานุการควรมีปากกาและดินสอในการทำงาน กระดาษที่มีขอบ เนื่องจากผู้มาเยี่ยม สมาชิกในที่ประชุมอาจไม่มีพวกเขาในเวลาที่เหมาะสม และการสนับสนุนด้านเทคนิคของการเจรจาและการประชุมเป็นหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา

ในการคอมไพล์และจัดทำเอกสารข้อความ คอมพิวเตอร์กำลังเข้ามามีบทบาทมากขึ้น แม้จะมีขั้นตอนการทำงานเพียงเล็กน้อย เอกสารที่สร้างด้วยเอกสารนี้จะมีรูปลักษณ์ที่สวยงามและเป็นที่ยอมรับมากขึ้นเนื่องจากมีแบบอักษรและสีต่างๆ ซึ่งไม่สามารถส่งผลต่อทัศนคติที่มีต่อเอกสารได้ แต่จะช่วยสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้เขียนเอกสาร

เครื่องอัดเสียงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อต้องการการแสดงข้อมูลเสียงที่ไม่มีเสียงและถูกต้อง

สแกนเนอร์เป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการป้อนข้อมูลข้อความและกราฟิกจำนวนมากลงในคอมพิวเตอร์ รวมทั้งเอกสารลงในระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ

วิธีการสื่อสารสามารถรวมกันในการแสดงฮาร์ดแวร์เช่นโทรศัพท์ - แฟกซ์ - โมเด็มควรมีรูปลักษณ์ที่กะทัดรัดและสงบสบายหูหมายถึงการแจ้งเตือนเมื่อเริ่มต้นการสื่อสาร เครื่องถ่ายเอกสารจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับปริมาณงาน คุณภาพของสำเนาที่ต้องการ และพารามิเตอร์อื่นๆ

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่จำเป็นสำหรับการวางแผนวันทำงานของเลขานุการและผู้จัดการคือวารสารรายสัปดาห์ซึ่งกรณีต่างๆ จะถูกลงรายการบัญชีตามวันที่

คุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ เช่น Lotus Organizer ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ Lotus Organizer เรียกว่าระบบข้อมูลส่วนบุคคลที่ออกแบบมาสำหรับการจัดเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากปฏิทินแล้ว ยังมีไดเร็กทอรีโทรศัพท์ สมุดที่อยู่ แผ่นจดบันทึก ฯลฯ แต่ถึงแม้จะใช้ Lotus Organizer ในการทำซ้ำข้อมูล คุณจำเป็นต้องมีไดอารี่เป็นประจำหรือพิมพ์ข้อมูลบางส่วนจากคอมพิวเตอร์เป็นระยะ

เอกสารที่ได้รับจากหน่วยเก็บถาวรของแผนกจะถูกเก็บไว้ในตู้ในโฟลเดอร์-ผู้ลงทะเบียน โฟลเดอร์ ข้อมูลอ้างอิงและตัวช่วยข้อมูล - ในตู้พิเศษ

ผู้เข้าชมพื้นที่เสร็จสมบูรณ์ด้วยเก้าอี้ โต๊ะกาแฟ และสาวดอกไม้ ในกรณีที่อาคารไม่มีตู้เสื้อผ้า ควรวางตู้เสื้อผ้าสำหรับแจ๊กเก็ตไว้ในห้องรับรองแขก เฟอร์นิเจอร์สำหรับผู้มาเยี่ยมควรอยู่ในบริเวณที่เลขานุการมองเห็นได้ชัดเจน ไม่แนะนำให้วางเฟอร์นิเจอร์ตกแต่งในห้องรับแขก เนื่องจากไม่คาดว่าจะมีผู้มาเยี่ยมเยือนเป็นเวลานานด้วยการจัดการงานที่เหมาะสม

บางครั้งเลขาก็ต้องเตรียมชาหรือกาแฟให้ผู้จัดการและผู้มาเยี่ยมเยือน ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีที่จะจัดเตรียม "ครัวขนาดเล็ก" ไว้ แน่นอนว่าควรแยกออกจากสถานที่สำหรับผู้เยี่ยมชม ไม่แนะนำอย่างยิ่งให้เปลี่ยนที่ทำงานของเลขาให้เป็นครัว

คำแนะนำ:ในตู้ควรมีส่วนพิเศษใน "ครัวซองต์" ซึ่งไม่ควรมีการแปล: กาแฟคุณภาพสูงและมีราคาแพง, ทันทีและเป็นธรรมชาติ, ชา, ครีม, ขนมหวานหลายกล่องโดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมือนกัน

เนื่องจากผู้จัดการและผู้มาเยี่ยมคนสำคัญควรเสิร์ฟกล่องเต็มกล่องเท่านั้น อันเป็นผลมาจากการที่กล่องเริ่มต้นหลายกล่องอาจสะสมได้ ซึ่งเลขานุการที่ขยันขันแข็งจะทำกล่องให้ครบ

ควรเสิร์ฟกาแฟอย่างประณีตบนถาดที่สวยงาม

สถานที่ทำงานของเลขานุการหน่วยโครงสร้างควรติดตั้งอุปกรณ์สำหรับการใช้งานร่วมกัน (เครื่องพิมพ์ โทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ) เพื่อการใช้งานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น การเปลี่ยนตลับหมึกพิมพ์แบบเปลี่ยนได้ทันเวลาองค์กรของการซ่อมแซมควรเป็นความรับผิดชอบของพนักงานคนนี้ การมีเลขานุการแผนกทำให้สามารถใช้การแลกเปลี่ยนทางโทรศัพท์กับทางออกหนึ่งสายนอกองค์กร

สถานที่ทำงานของเลขานุการหน่วยต้องติดตั้งระบบแมนนวล เครื่องกล หรืออิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ตู้เก็บเอกสาร คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) เพื่อแก้ไขและควบคุมเอกสารที่พนักงานของหน่วยงานได้รับและอยู่ในระหว่างดำเนินการ ไม่จำเป็นว่าจะต้องมีเครื่องพิมพ์ดีดขนาดกะทัดรัด (แบบไฟฟ้าหรือแบบเครื่องกล) สำหรับการกรอกแบบพิมพ์ดีดในรูปแบบที่มีการแกะสลักที่แม่นยำและละเอียด ในกรณีที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เสียหาย เช่น เนื่องมาจากการโจมตีของไวรัส หรือความลับพิเศษของเอกสาร เตรียมไว้.

แผนผังสถานที่ทำงานของเลขานุการควรให้ความสะดวกสูงสุดในการปฏิบัติหน้าที่และไม่ขัดต่อข้อกำหนดในการประหยัดพื้นที่

สถานที่ทำงานของเลขานุการต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดที่ให้ความสะดวกสูงสุดในการทำงาน ใช้ความพยายามและเวลาน้อยที่สุดในการเคลื่อนไหวที่ไม่ก่อผล ข้อกำหนดหลักประการหนึ่งที่เลขานุการต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดคือความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความสะอาดเป็นพิเศษทั้งในที่ทำงานและในห้องรับรอง

งานเลขา- ทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้แขกรู้สึกสบายใจที่แผนกต้อนรับ เลขานุการไม่ควรเกะกะทางเดินในห้องรับรองด้วยของใช้ส่วนตัววางสิ่งของในที่ที่โดดเด่น หากจำเป็นต้องตกแต่งผนังด้วยเหตุนี้ควรใช้รูปภาพหรือภาพพิมพ์ที่เสริมการตกแต่งภายใน อนุญาตให้วางแผงข้อมูลหรือโต๊ะบนผนังเพื่อระบุเวลารับแขก ปฏิทิน ฯลฯ

คำแนะนำ. ทั้งบนโต๊ะในที่ทำงานของเลขาฯ และในลิ้นชักโต๊ะ จำเป็นต้องรักษาความสงบเรียบร้อยและความสะอาดอยู่เสมอ ข้อมูล เอกสารที่จัดเก็บไว้ในลิ้นชักโต๊ะควรจัดระบบ มองเห็นได้ง่าย และพร้อมสำหรับการทำงาน

เลขานุการต้องควบคุมความปลอดภัยของเครื่องเรือน อุปกรณ์ทางเทคนิค และสภาพสุขาภิบาลอย่างต่อเนื่อง

ข้อสรุป: เลขาต้องทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้แขกที่แผนกต้อนรับรู้สึกสบายตัว และตัวเลขาเองก็ไม่ควรรบกวนอะไรในระหว่างวันทำงานที่วุ่นวาย พนักงานทุกคนควรรู้สึกสบายใจในการทำงาน

ทุกวันนี้ ในตลาดแรงงาน อาชีพผู้ช่วยเลขานุการอาจเป็นเรื่องธรรมดาที่สุด ทั้งในหมู่ผู้หางานและในหมู่นายจ้าง ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่พวกเขาพูดว่า: เลขานุการที่ดีมีค่าเท่ากับทองคำ อาชีพเลขานุการอาจเป็นอาชีพที่ใกล้เคียงที่สุดกับอาชีพนักแสดง ความเฉพาะเจาะจงและความซับซ้อนของงานเลขานุการเกิดจากการที่เขาอยู่ในสายตาเสมอ ในศูนย์กลางของการสื่อสารกับผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า รอยยิ้ม เสียงที่ไพเราะ การเดินง่าย ท่าทางมั่นใจ และความปรารถนาดี สร้างบรรยากาศพิเศษในสำนักงานโดยไม่คำนึงถึงอารมณ์

เลขาที่ดีคืออย่างแรกเลยคือมืออาชีพ! พื้นฐานของงานเลขานุการสามารถเชี่ยวชาญได้ในเวลาอันสั้น และความเชี่ยวชาญที่แท้จริงนั้นมาพร้อมกับอายุเช่นเดียวกับอาชีพอื่นๆ

อาชีพผู้ช่วยเลขานุการคืออะไรและทำไมจึงเป็นที่นิยม? คำว่า "เลขานุการ" มาจาก "เลขานุการ" ในยุคกลางและเดิมหมายถึงคนสนิท ตอนนี้ความหมายของคำยังคงเหมือนเดิม แต่มีเนื้อหาที่กว้างขึ้น

เนื่องจากเจ้าหน้าที่บริหารขององค์กรการค้าที่ไม่ใช่ของรัฐมักมีขนาดเล็ก หัวหน้าของบริษัทเหล่านี้จึงมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาการผลิตหลัก ปัญหาเชิงกลยุทธ์ของการพัฒนาวิสาหกิจ และมอบหมายส่วนสำคัญของ ฝ่ายบริหาร (ฝ่ายธุรการเป็นหลัก) ทำงานให้กับเลขานุการของพวกเขา เลขานุการของหัวหน้า บริษัท สมัยใหม่ต้องไม่เพียง แต่พิมพ์และดำเนินการเอกสารอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเขียนข้อความของเอกสารต่าง ๆ แก้ไขโครงการ ไม่เพียง แต่จัดระเบียบการรับแขกและบริการโทรศัพท์อย่างมีเหตุผล แต่ยังแก้ไขปัญหาต่าง ๆ อย่างอิสระใน ตามคำแนะนำที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า อาชีพเลขานุการรูปแบบใหม่นี้เรียกว่า ผู้ช่วยเลขา.

เลขานุการ-ผู้อ้างอิงเป็นผู้ช่วยหัวหน้า มีคำจำกัดความหลายประการของอาชีพเลขานุการ:

1) พนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานของสถาบัน องค์กร ฯลฯ ตลอดจนดำเนินการติดต่อทางธุรกิจของบุคคล หน้าที่ของเลขานุการยังรวมถึงการรับและบัญชีสำหรับการโทร การสื่อสารระหว่างแผนกและแผนกต่างๆ ขององค์กร

2) เป็นผู้เก็บรายงานการประชุม ประชุม และติดตามการปฏิบัติตามระเบียบ

3) ได้รับเลือกเป็นหัวหน้าขององค์กรใด ๆ หน่วยงานใด หรือหนึ่งในสมาชิกของหน่วยงานที่ได้รับการเลือกตั้งซึ่งรับผิดชอบงานสำนักงานและงานปัจจุบันที่มีลักษณะเป็นองค์กรและผู้บริหาร

4) หัวหน้าผู้รับผิดชอบงานปัจจุบันของสถาบันหรือหน่วยงานใด ๆ

ผู้อ้างอิงเป็นเจ้าหน้าที่ของสถาบัน ผู้เชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ในด้านงานเลขานุการ แต่ยังอยู่ในสาขากิจกรรมหลักของบริษัทด้วย เขาเตรียมการตัดสินใจ รายงาน รายงาน สุนทรพจน์ของหัวหน้า เอกสารการวิเคราะห์ ให้คำแนะนำในบางประเด็น วิเคราะห์สถานการณ์และมีส่วนร่วมในการพัฒนากลยุทธ์และยุทธวิธีของบริษัท

ผู้ช่วยเลขานุการทำหน้าที่ร่วมกันระหว่างเลขานุการและผู้ช่วย

เลขาฯ-ผู้อ้างอิงเป็นบุคคลที่เชื่อถือได้ของหัวหน้า ซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลบางอย่างและปลดปล่อยเจ้านายของเขาจากงานปัจจุบัน เพื่อที่จะทำให้เขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่การแก้ปัญหาหลักขององค์กรได้

ต้องขอบคุณงานของผู้ช่วยเลขานุการ ผู้จัดการจึงสามารถมีสมาธิในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้มากที่สุด

สาระสำคัญของงานของเลขานุการผู้อ้างอิงคือการทำงานในสำนักงานขององค์กร การติดต่อทางธุรกิจ และรับผู้เยี่ยมชม นอกจากนี้หน้าที่ของผู้ช่วยเลขานุการยังรวมถึงการรับและบัญชีสำหรับการโทร, การสื่อสารระหว่างแผนกขององค์กร, การจัดทำรายงาน, การให้คำปรึกษา รายการหน้าที่ของผู้ช่วยเลขานุการค่อนข้างยาวและหลากหลาย ทั้งหมดขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของบริษัทและคุณสมบัติของเขาเอง ความรับผิดชอบหลัก: จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็น, รับรองกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กร, รับรองการรับ, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุมการดำเนินการเอกสาร, ข้อมูลและบริการอ้างอิงและการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร, ควบคุมคุณภาพของการจัดเตรียม, ความถูกต้องของการจัดเตรียม การประสานงาน การอนุมัติของเอกสารที่ยื่นสำหรับการจัดการองค์กรลายเซ็น

ความแตกต่างระหว่างผู้ช่วยเลขานุการและผู้จัดการสำนักงาน:

ผู้ช่วยเลขา - มือขวาผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ในธุรกิจเลขานุการ แต่ยังรวมถึงกิจกรรมของบริษัทด้วย สามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ งานไม่เพียงแต่เป็นงานด้านเทคนิคเท่านั้น แต่ยังมีความคิดสร้างสรรค์ มีความรับผิดชอบ เช่น การเตรียมรายงาน รายงาน สุนทรพจน์จากหัวหน้างาน และเอกสารสำคัญอื่นๆ

ผู้จัดการสำนักงาน - รับรองการทำงานที่ราบรื่นของทั้งสำนักงาน เตรียมการนำเสนอ การเจรจา การประชุม บริการขนส่ง การสื่อสาร การจัดหาอุปกรณ์และเครื่องเขียน หน้าที่ของเขาอาจรวมถึงการทำงานของบุคลากร (ในกรณีที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร) รับผิดชอบ ความสะอาดของสถานที่และคุณภาพของอาหาร ผู้จัดการสำนักงานอาจมีเลขานุการกะ พนักงานขับรถ พ่อครัว คนทำความสะอาด ฯลฯ

ตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการเป็นหนึ่งในตำแหน่งที่ต้องการและมีแนวโน้มมากที่สุดในตลาดแรงงานในแง่ของการเติบโตของอาชีพ ภาพลักษณ์และความเป็นมืออาชีพของบริษัทส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถและทักษะของผู้ช่วยเลขานุการ

สำหรับหลายๆ คน การทำงานเป็นเลขานุการคือตำแหน่งเริ่มต้นในการเติบโตของอาชีพ (พนักงานต้อนรับ เลขานุการ ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการสำนักงาน ผู้จัดการลูกค้า ผู้ช่วยผู้จัดการ หัวหน้าแผนกหรือสาขา)

การจัดสถานที่ทำงานของผู้ช่วยเลขานุการ

องค์กรที่เหมาะสมของสถานที่ทำงานของเลขานุการของผู้อ้างอิงคือกุญแจสู่ความสำเร็จในการทำงาน เนื่องจากเลขาเป็น "มือขวา" ของผู้จัดการ สถานที่ทำงานของผู้ช่วยประจำจึงตั้งอยู่ในห้องที่เรียกว่า "แผนกต้อนรับ" ซึ่งอยู่หน้าสำนักงานอธิการบดี

ข้อกำหนดสำหรับการจัดสถานที่ทำงานของเลขานุการ

ที่ทำงานของเลขาแบ่งเป็น 3 โซน คือ

2) โซนเสริม - ตู้, เครื่องถ่ายเอกสาร, โทรสาร ฯลฯ ตั้งอยู่ที่นี่

ชุดเฟอร์นิเจอร์สำหรับที่ทำงานของเลขานุการควรประกอบด้วย: โต๊ะธุรการ เก้าอี้เสริมหรือตู้สำหรับอุปกรณ์ทางเทคนิค โต๊ะสำหรับแขก เก้าอี้หรือเก้าอี้ล้อเลื่อน เก้าอี้สำหรับผู้มาเยี่ยม ตู้และชั้นวางสำหรับจัดเก็บเอกสารและไฟล์ , ตู้เซฟโลหะสำหรับเก็บเอกสาร, แสตมป์, แบบฟอร์ม ควรมีส่วนพิเศษในตู้เสื้อผ้าซึ่งไม่ควรแปล: กาแฟคุณภาพสูงและมีราคาแพง, ชา, ครีม, ขนมหวานหลายกล่อง, ควรจะเหมือนกัน เนื่องจากผู้จัดการและผู้มาเยี่ยมคนสำคัญควรเสิร์ฟกล่องเต็มกล่องเท่านั้น อันเป็นผลมาจากการที่กล่องเริ่มต้นหลายกล่องอาจสะสมได้ ซึ่งเลขานุการที่ขยันขันแข็งจะทำกล่องให้ครบ ควรเสิร์ฟกาแฟอย่างประณีตบนถาดที่สวยงาม

พืชมีชีวิตเข้ากันได้ดีกับการตกแต่งภายในของห้องรับแขก พวกเขาไม่เพียงปล่อยออกซิเจน แต่ยังตกแต่งห้อง ใกล้คอมพิวเตอร์คุณสามารถวางแคคตัสที่ดูดซับรังสีที่เป็นอันตรายได้แนะนำให้ใส่ต้นไม้ที่ไม่ธรรมดาในกระถางขนาดเล็กบนขอบหน้าต่างเพื่อไม่ให้รบกวนการระบายอากาศและการเจาะแสง สามารถวางต้นไม้ขนาดใหญ่บนพื้นในมุมที่ว่างได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าในกรณีใด ควรปฏิบัติตามกฎหลัก: ต้นไม้ไม่ควรขวางทาง ป้องกันไม่ให้ผู้คนผ่านไป ป้องกันไม่ให้เลขานุการหยิบสิ่งของที่จำเป็น กล่าวคือ ต้นไม้ต้องอยู่ในตำแหน่งเพื่อไม่ให้ จะต้องย้ายด้วยเหตุผลใดก็ตาม มิฉะนั้น ต้นไม้ในสำนักงานไม่ใช่สถานที่

นอกจากนี้ยังมีปัจจัยจำนวนมากที่ "รับผิดชอบ" ต่อประสิทธิภาพการทำงานและการต้านทานความเครียดของพนักงาน ซึ่งรวมถึงแสงและสีของหลอดไฟ อุณหภูมิของอากาศ เสียงในสำนักงาน ลำดับบนโต๊ะ และแม้แต่ความสูงของเก้าอี้

เป็นเวลานานที่ทุกคนรู้จักกฎสำหรับการกระจายของกระแสแสง: จากบนลงล่าง เฉพาะทิศทางของฟลักซ์แสงเท่านั้นที่จะประกัน osteochondrosis และสายตาสั้น (ด้วยการจัดเรียงแสงที่แตกต่างกันตำแหน่งที่ถูกต้องของศีรษะจะถูกรบกวนซึ่งมักจะนำไปสู่โรคเหล่านี้) ควรวางแหล่งกำเนิดแสงไว้ที่มุมมากกว่า 30 องศาจากแนวสายตาแนวนอน ความเข้มของแสงที่ต้องการจะต้องรวมกับแหล่งจ่ายที่ถูกต้องสำหรับสถานที่ทำงาน มุมมองของมนุษย์ครอบคลุมประมาณ 45% ในทุกทิศทาง แสงในบริเวณนี้ควรกระจัดกระจาย

ไฟส่องสว่างในที่ทำงานอาจเป็นแบบทั่วไป (โคมไฟที่ติดตั้งบนเพดาน) หรือแบบโลคัล (โคมไฟตั้งโต๊ะ) หลอดไฟในสำนักงานควรเป็นแสงกลางวัน ห้ามกะพริบ เพื่อให้แสงแบบกระจายที่ความสว่างต่ำของโคมไฟ ขอแนะนำให้ใช้หลอดฟลูออเรสเซนต์ประเภท LB-LHB

เงียบ-ผู้ช่วยเลขา. เสียงรบกวนใด ๆ มีผลระคายเคืองต่อระบบประสาทของมนุษย์ นำไปสู่สภาวะของความตื่นเต้นง่ายและความกระวนกระวายใจที่เพิ่มขึ้น แนวคิดเรื่องเสียงรวมถึงปรากฏการณ์ทางเสียงทั้งหมดที่ทำให้ความเป็นอยู่ของบุคคลแย่ลง ลดประสิทธิภาพ ส่งผลกระทบต่อสุขภาพ ก่อให้เกิดความเบี่ยงเบนทางจิตหรือการเสื่อมสภาพ สภาพร่างกาย. เสียงรบกวนไม่เพียงแต่รวมถึงเสียงที่ดังเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเสียงวิทยุ ทีวี รถยนต์นอกหน้าต่างด้วย ผู้จัดการที่มีประตูบานคู่ กรอบกันเสียงและฉากกั้น และอุปกรณ์อื่นๆ ที่คล้ายกันกำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง ระดับเสียงรบกวนจากภายนอกที่แทรกซึมจากภายนอกถูกกำหนดตามมาตรฐานปัจจุบัน แต่ไม่เกิน 40 dB เมื่อเลือกอุปกรณ์จะมีระดับเสียงตามที่ระบุใน ข้อกำหนดทางเทคนิคอุปกรณ์. หากระดับเสียงของอุปกรณ์เกินระดับที่อนุญาต และไม่สามารถนำอุปกรณ์ที่มีเสียงดังออกได้ แหล่งกำเนิดเสียงจะกันเสียงโดยการปิดผนัง พื้นและเพดานด้วยวัสดุดูดซับเสียง สามารถติดตั้งอะคูสติกพาร์ติชั่นได้ทั่วสถานที่ทำงาน ความสูงของพาร์ติชั่นอยู่ที่ 15-20 ซม. เหนือระดับศีรษะของผู้นั่ง พาร์ติชั่นดังกล่าวสามารถลดระดับเสียงได้ถึง 2-3 เดซิเบล ในพื้นที่ ความถี่ต่ำและสูงถึง 6 เดซิเบล ในพื้นที่ ความถี่สูง. นอกจากนี้ เพื่อลดเสียงรบกวนโดยตรงที่แหล่งกำเนิด คุณสามารถวางแผ่นสักหลาดหรือแผ่นโฟมไว้ใต้เครื่องพิมพ์ดีด วางเครื่องเก็บเสียงบนโทรศัพท์ ประตูที่มีไขมัน ติดขาเก้าอี้ด้วยผ้าสักหลาดหรือวัสดุที่คล้ายกัน

ตามมาตรฐานปัจจุบัน อุณหภูมิในสำนักงานควรอยู่ในช่วง 18–20 ° C เหมาะสมที่สุด สภาพภูมิอากาศในสำนักงานเป็นหลักฐานของความสามารถในการทำงานที่ดี อุณหภูมิสูงในห้องทำให้เกิดอาการง่วงนอน อ่อนเพลีย ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ในห้องเย็นความสนใจกระจัดกระจายซึ่งเป็นอันตรายอย่างยิ่งต่อผู้ที่ทำงานด้านจิต

พวกเขามีผลกระทบทางอารมณ์และน้ำเสียงในการสร้างสำนักงาน การใช้สีบางสีไม่เพียงแต่ปรับปรุงรูปลักษณ์ของพื้นที่สำนักงานเท่านั้น แต่ยังเพิ่มผลผลิต มีผลทางจิตวิทยาที่เหมาะสมต่อพนักงาน และลดความเหนื่อยล้า ดังนั้นการเลือกสีของสำนักงานควรคำนึงถึงลักษณะของสภาพอากาศสภาพการทำงานและลักษณะของการส่องสว่างของสถานที่ซึ่งก็คือตามข้อกำหนดของสุนทรียศาสตร์ทางเทคนิค กฎเกณฑ์แนะนำให้เลือกสีของผนัง เพดาน และเฟอร์นิเจอร์ ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติดูดซับแสงหรือสะท้อนแสงของสีต่างๆ สิ่งสำคัญในโทนสีของสำนักงานคือการผสมผสานที่นุ่มนวลและไม่ตัดกันโดยไม่ต้องใช้สีสดใสที่รุนแรง เฟอร์นิเจอร์ควรสว่าง แต่ไม่สว่างมาก ควรใช้สีไม้ธรรมชาติ สีสันสดใสสามารถนำเสนอได้ในรายละเอียดการตกแต่งภายในที่หลากหลาย อุปกรณ์ในที่ทำงาน เบาะเฟอร์นิเจอร์

สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับสภาวะทางอารมณ์ของพนักงานคือกลิ่นที่ลอยอยู่ในห้อง จากการศึกษาพบว่า กลิ่นของผลไม้รสเปรี้ยวและกาแฟสดในกรณีส่วนใหญ่ทำให้ประสิทธิภาพการผลิตลดลง กระตุ้นให้นึกถึงการผ่อนคลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กลิ่นขนมปังสด กลิ่นของดอกไม้บางชนิด (ดอกกุหลาบ) มีส่วนช่วยในการผลิตแรงงาน กลิ่นของน้ำหอมที่คุณชื่นชอบตามที่นักจิตวิทยากำหนดไว้ยังให้โทนเสียงที่ดีและกระตุ้นอารมณ์เชิงบวก แต่ในที่นี้ควรจำไว้ว่าบางคนอาจแพ้กลิ่นน้ำหอมสุดโปรดของเลขา กระนั้น อากาศบริสุทธิ์ยังเอื้อต่อความต้องการทำงานอย่างดีที่สุด และสำหรับสิ่งนี้คุณควรระบายอากาศในห้องอย่างสม่ำเสมอ การระบายอากาศไม่เพียงแต่ช่วยขจัดกลิ่นภายนอกทั้งหมด แต่ยังทำลายปรากฏการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ทั้งหมด (รวมถึงการแผ่รังสี สนามไฟฟ้าสถิต) ที่เล็ดลอดออกมาจากอุปกรณ์ทางเทคนิคในห้อง ในระหว่างการทำงานอยู่ประจำการไหลของอากาศบริสุทธิ์ควรมีอย่างน้อย 30 ม. 3 ต่อชั่วโมง สภาพภูมิอากาศที่ดีในสถานที่ทำงานของเลขานุการจะช่วยสร้างเครื่องปรับอากาศหรือหน่วยระบายอากาศที่มีอากาศแตกตัวเป็นไอออน

ในที่ทำงาน ผู้อ้างอิงเลขานุการสมัยใหม่เพียงต้องการอุปกรณ์สำนักงาน ทำให้การทำงานง่ายขึ้นและประหยัดเวลา ในบรรดารายการหลักของเครื่องใช้สำนักงานสามารถระบุได้ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, โทรศัพท์, เครื่องพิมพ์, โทรสาร, โมเด็มแฟกซ์, เครื่องทำลายกระดาษและเครื่องถ่ายเอกสาร เลขานุการจะต้องสามารถใช้รายการทั้งหมดได้ครบถ้วน วิธีการทางเทคนิค.

นอกจากนี้ นอกจากที่กล่าวมาแล้ว เลขาฯ จะต้องได้รับความช่วยเหลืออื่นๆ นี่คือรายการโดยประมาณของอุปกรณ์องค์กรและเครื่องเขียนสำหรับเตรียมสถานที่ทำงานของเลขานุการ:

เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ (พร้อมไดรฟ์ไฟฟ้า)

โทรอัตโนมัติ

เครื่องตอบรับอัตโนมัติเชื่อมต่อกับเครื่องบันทึกเสียง

นาฬิกาอิเล็กทรอนิกส์ตั้งโต๊ะ

เครื่องเย็บกระดาษแบบใช้ไฟฟ้า

เครื่องเจาะรูแม่เหล็กไฟฟ้าแบบสองเจาะ

อุปกรณ์เครื่องเขียน

โฟลเดอร์เครื่องบันทึก

โฟลเดอร์เผยแพร่ด่วน

แพทช์สำหรับเอกสาร

ตัวนับ- dater

แผ่นจดบันทึกหกวัน

แผ่นจดบันทึกธุรกิจ

ปากกาสักหลาด มาร์กเกอร์ ดินสอกด

ไม้บรรทัดพลาสติกพร้อมแว่นขยาย

ออกแบบฟอนต์.

กาวแท่ง.

เทปมีความเหนียว (โปร่งใสและมีสี)

เลขานุการผู้อ้างอิงควรได้รับเอกสารอ้างอิงที่จำเป็น (รวมถึง: คำแนะนำในการจัดเก็บบันทึกและเอกสารระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีอื่น ๆ หนังสืออ้างอิงเกี่ยวกับกฎหมายปัจจุบัน พจนานุกรมการสะกดคำและศัพท์เฉพาะ หนังสืออ้างอิงเกี่ยวกับการเขียนชื่อแต่ละคำ รายชื่อพนักงานของ องค์กรและแผนกโครงสร้างที่มีการระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ สมุดที่อยู่ตามตัวอักษรและหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรนี้ บัตรดัชนีเพื่อรวบรวมมติและคำสั่งของผู้มีอำนาจที่สูงขึ้น และอื่นๆ)

พื้นที่ทำงานที่มีคอมพิวเตอร์ของเลขานุการควรกว้างขวางและมีแสงสว่างเพียงพอ รวมทั้งมีเครื่องปรับอากาศ

ควรติดตั้งคอมพิวเตอร์เพื่อให้ใช้งานได้ง่ายและสะดวก จอภาพถูกติดตั้งที่ระดับสายตาเดียวกันของเลขาฯ ในระยะอย่างน้อย 40 ซม.

วิธีการทางเทคนิคที่ใช้ในการทำงานของเลขานุการควรจัดในลักษณะที่เป็นไปตามมาตรฐานด้านสุขอนามัยและการยศาสตร์ ดังนั้นอุปกรณ์สำนักงานเกือบทั้งหมดจะสร้างสนามไฟฟ้าสถิตที่ดึงดูดฝุ่น และอย่างที่ทราบกันดีว่าเป็นสาเหตุของการแพ้ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะแยกย้ายวิธีการทางเทคนิคเหล่านี้ออกจากกันในระยะหลายเมตร อยู่ให้ห่างจากจอภาพและเครื่องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ

ในบริษัทขนาดเล็ก บ่อยครั้งที่วิธีการทางเทคนิคทั้งหมดกระจุกตัวอยู่ใน "แผนกต้อนรับ" ซึ่งช่วยให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถจัด "ลานทางเดิน" ในสำนักงานเลขานุการได้ ในกรณีนี้อุปกรณ์สำนักงานจะถูกจัดวางในลักษณะที่สะดวกต่อการเข้าใกล้และใช้งานระยะสั้นและอยู่ภายใต้การควบคุมของเลขานุการ

งานของผู้ช่วยเลขานุการอยู่ประจำซึ่งหมายถึงภาระที่กระดูกสันหลัง ด้วยหลังตรงคนตามกฎไม่ทำงาน ท่าทางการทำงานทั่วไปคือท่าเอน เมื่อความเอียงเพิ่มขึ้นการกดทับของกระดูกสันหลังจะเพิ่มขึ้น

เลขานุการมักจะนั่งท่าเกือบทั้งวันทำงาน มันส่งผลเสียต่อสถานะของอวัยวะภายใน ประการแรก การหายใจในช่องท้องทำได้ยากทั้งขณะหายใจเข้าและหายใจออก ซึ่งจะช่วยลดการระบายอากาศของปอดและทำให้การทำงานของอวัยวะย่อยอาหารบกพร่อง ประการที่สอง การไหลเวียนของเลือดดำจากทุกส่วนของร่างกายที่อยู่ด้านล่างเข็มขัดเป็นเรื่องยาก ผลที่ได้คือความซบเซาของเลือดในเส้นเลือดที่ขาในช่องท้องดำของทวารหนักและอวัยวะอื่น ๆ ของกระดูกเชิงกรานขนาดเล็กและช่องท้อง

ภาระของกระดูกสันหลังในท่านั่งโดยไม่มีการรองรับนั้นมากกว่าการยืน ในท่านั่ง กล้ามเนื้อที่ยึดส่วนโค้งเอวจะคลายตัว มันเรียบกระดูกสันหลังยืดออกซึ่งนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของภาระในร่างกายกระดูกสันหลังและแผ่นดิสก์ ตามกฎแล้วท่านั่งจะมาพร้อมกับความเอียงของลำตัวและศีรษะไม่มากก็น้อย คุณควรเปลี่ยนตำแหน่งบ่อยขึ้น เดินไปมา เก้าอี้ต้องมีพนักพิงและควรมีที่วางแขน

ในที่ที่มีสายตาสั้นความเอียงของศีรษะและลำตัวจะเพิ่มขึ้นเมื่อเขียนการอ่านซึ่งต้องการการควบคุมด้วยสายตา เพื่อนร่วมชาติของเราหลายล้านคนต้องทนทุกข์ทรมานจากสายตาสั้น แม้จะสวมแว่นที่ใช่ แต่ก็มีกฎบางอย่างที่ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น แว่นตาควรมีจุดโฟกัสที่ยาวจนศีรษะอยู่ในตำแหน่งตั้งตรงเมื่อเขียนและอ่าน ในการทำเช่นนี้ ไม่ควรวางเอกสารในแนวนอน แต่อยู่ที่ระดับสายตา ขอแนะนำให้ใช้ขาตั้งพิเศษซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนมุมของหนังสือและเพิ่มความสูงได้ คุณสามารถติดตั้งอุปกรณ์เสริมเพิ่มเติมให้กับจอภาพของคุณได้ เช่น ที่ใส่เอกสาร Curtis Clip หรือที่ใส่สำเนา คุณสามารถแก้ไขเอกสารในระดับเดียวกันกับจอภาพได้ ทำให้งานง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

ต้องติดตั้งแว่นตาเพื่อไม่ให้ขอบด้านล่างของกรอบภาพรบกวนการมองลง คอนแทคเลนส์ใส่สบายมาก

และสุดท้ายอีกหนึ่งเงื่อนไขสำหรับความสามารถในการทำงานคือความเป็นระเบียบในที่ทำงาน องค์ประกอบที่สำคัญขององค์กรในที่ทำงานของเลขานุการคือองค์กรภายในของช่องโต๊ะ ลิ้นชักควรเลื่อนออกได้ง่าย ราบรื่น และเงียบ กล่องขนาดใหญ่เหมาะที่สุดสำหรับการจัดเก็บวัสดุในแนวตั้ง ส่วนที่เหลือของกล่องควรมีอุปกรณ์พิเศษต่างๆ - สำหรับตู้เก็บเอกสาร อุปกรณ์องค์กรขนาดเล็ก เครื่องเขียน ฯลฯ จำเป็นต้องตรวจสอบลำดับในที่ทำงานและในที่ทำงานอย่างเคร่งครัดและเคร่งครัด ลิ้นชักของโต๊ะ การปฏิบัติตามคำสั่งปกติไม่เพียงแต่จัดระเบียบภายใน แต่ยังอำนวยความสะดวกในการทำงาน ทำให้การดำเนินการหลายอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ และประหยัดเวลา นอกจากนี้ หากมีระเบียบในที่ทำงาน เลขาฯ รู้ว่าเอกสารที่จำเป็นอยู่ที่ไหน เอกสารเหล่านั้นจะไม่หายไปอย่างลึกลับ โดยแท้จริงแล้วตกลงไปอยู่ในโฟลเดอร์พร้อมกับเอกสารอื่น ๆ ทางที่ดีควรวางเฉพาะเอกสารและหนังสืออ้างอิงที่จำเป็นสำหรับการทำงานในขณะนี้เท่านั้น ส่วนที่เหลือควรนำออก แต่ไม่ใส่ไว้ในกอง แต่ถอดประกอบตามเอกสารและใส่ลงในโฟลเดอร์ กอง "เอกสาร" ไม่เพียงแต่ลดพื้นที่การทำงานของโต๊ะ แต่ยังเบี่ยงเบนจากการแก้ปัญหาทางการ มักจะทำความสะอาดทั่วไปในที่ทำงาน ในลิ้นชัก ตู้ กำจัดเศษกระดาษและของไม่จำเป็นอย่างกล้าหาญ

และจำกฎหลักของการทำงานให้ประสบความสำเร็จ: เมื่อเราชอบสถานที่ทำงาน ย่อมมีความปรารถนาที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิผล

การจัดสถานที่ทำงานของผู้จัดการ

หน้าที่ของผู้ช่วยเลขานุการรวมถึงการจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดในสถานที่ทำงานของศีรษะรวมถึงกระดาษโน้ตที่สะอาดและประณีต ดินสอที่แหลมขึ้น การตรวจสอบความสามารถในการให้บริการของอุปกรณ์ทางเทคนิค การรักษาความเรียบร้อยและความสะอาดในสำนักงาน ควรมีแก้วสะอาดวางอยู่บนโต๊ะ น้ำจืดในโถ เลขานุการยังต้องรู้วิธีคำนึงถึงนิสัยของเจ้านาย ลักษณะเฉพาะของการทำงานกับเอกสาร ในเวลาเดียวกันเลขานุการต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการอย่างเคร่งครัด:

- ห้ามสลับเอกสารและเครื่องเขียนบนเดสก์ท็อปของผู้จัดการ

– ห้ามเคลื่อนย้ายเฟอร์นิเจอร์

- อย่าเปลี่ยนที่ตั้งของเครื่องใช้สำนักงานแม้ว่าในความเห็นของคุณจะถูกวางไว้ที่ไม่สะดวกอย่างยิ่งก็ตาม

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในสำนักงานของผู้จัดการต้องกระทำโดยคำสั่งส่วนตัวของเขา หรือเป็นผลจากการหารือเบื้องต้นกับผู้จัดการ

เค้าโครงสถานที่ทำงานของผู้จัดการมีหลักการพิเศษ โดยปกติ ชุดเฟอร์นิเจอร์สำหรับสำนักงานของผู้จัดการจะประกอบด้วย: โต๊ะทำงาน โต๊ะ - ตู้สำหรับอุปกรณ์สื่อสารและอุปกรณ์สำนักงาน โต๊ะและเก้าอี้สำหรับรับแขก เก้าอี้ยกและหมุนได้บนล้อ ผนังสำนักงาน โต๊ะของผู้นำมีพื้นผิวที่ใหญ่ และโต๊ะสำหรับรับแขกมักจะตั้งฉากกับโต๊ะของผู้นำ

นี่คือข้อความที่ตัดตอนมาจากหนังสือ
เปิดให้อ่านเพียงบางส่วนเท่านั้น (ข้อจำกัดของผู้ถือลิขสิทธิ์) หากคุณชอบหนังสือเล่มนี้ คุณสามารถอ่านข้อความเต็มได้จากเว็บไซต์ของพันธมิตรของเรา

หน้า: 1 2

สถานที่ทำงานของเลขานุการมักจะอยู่ในห้องรับแขกของหัวหน้าหรือสำนักงาน การตกแต่งภายในและอุปกรณ์ของสำนักเลขาธิการมีบทบาทสำคัญในการที่เลขานุการและแผนกต้อนรับของสำนักงานเป็นบัตร "เยี่ยมชม" ของสถาบันซึ่งสร้างความประทับใจครั้งแรกให้กับ บริษัท พนักงานและผลงาน วัฒนธรรมโดยรวม

สถานที่ทำงานของเลขาฯ แบ่งออกเป็น 3 โซน ได้แก่

ตัวหลักซึ่งเป็นที่ตั้งของเดสก์ท็อปและอุปกรณ์ทางเทคนิคที่จำเป็น

พื้นที่ให้บริการผู้เยี่ยมชม

เสริมที่มีตู้ต่าง ๆ ตู้นิรภัยและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เลขานุการใช้ในระดับที่น้อยกว่า

ต้องพิจารณาการตกแต่งภายในห้องอย่างรอบคอบเพราะสีที่ล้อมรอบบุคคลนั้นมีผลกระทบทางอารมณ์อย่างมากต่อสภาพของเขา ปัจจุบันบริษัทสามารถใช้บริการของนักออกแบบได้ สิ่งสำคัญในโทนสีของสำนักงานคือความนุ่มนวลโดยไม่มีความคมชัดของสี หากห้องตั้งอยู่ด้านที่มีแสงแดดส่องถึงและร้อนอบอ้าวอยู่เสมอ ก็ควรตกแต่งด้วยสีโทนเย็น (ฟ้า เทาอ่อน ฯลฯ) จะมีความรู้สึกเย็นสบาย หากแสงแดดไม่ส่องเข้ามาในห้อง ให้จัดฉากด้วยโทนสีอบอุ่น (ชมพู เบจ ฯลฯ) จะดีกว่า สีดังกล่าวจะสร้างความรู้สึกของแสงและความอบอุ่น

ควรพิจารณาการจัดสวนด้วย พืชที่มีชีวิตไม่เพียง แต่เป็นองค์ประกอบตกแต่งที่สวยงามเท่านั้น แต่ยังมีส่วนช่วยในการสร้างปากน้ำที่ดีในห้องช่วยในการสร้างอารมณ์ทางจิตใจที่เหมาะสมและสงบลง พืชปล่อยออกซิเจนที่จำเป็นสำหรับสิ่งมีชีวิต ทำให้อากาศชื้นโดยการระเหยน้ำด้วยใบ

ต้องเลือกพืชในร่มอย่างชำนาญ ต้นไม้ขนาดใหญ่ถูกจัดวางอย่างดีในห้องรับแขกหรือห้องโถงขนาดใหญ่ โดยมีฉากหลังเป็นผนังว่าง หากห้องแคบและยาวพืชขนาดใหญ่ที่ติดตั้งในมุมไกลจะลดความยาวของห้องด้วยสายตา อิสระ โรงงานขนาดใหญ่ดึงดูดความสนใจได้ทันที ดังนั้นจึงควรเลือกอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษและมีคุณสมบัติการตกแต่งที่ดี เงื่อนไขหลักในการจัดวางพืชคือไม่รบกวนคุณไม่ต้องข้าม

การเลือกเฟอร์นิเจอร์ควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ องค์ประกอบของสถานที่ทำงานของเลขานุการโดยตรงประกอบด้วยโต๊ะทำงานที่มีเอกสารแนบต่างๆ เก้าอี้ล้อเลื่อนหรือเก้าอี้นวม และเก้าอี้สำหรับแขก

ในพื้นที่ให้บริการสำหรับผู้เข้าชมมีเก้าอี้ (เก้าอี้เท้าแขน) และโต๊ะกาแฟ

ตู้วางอยู่ในโซนเสริม - ทั้งสำหรับจัดเก็บเคสและตู้เสื้อผ้า (ถ้าองค์กรไม่มีตู้เสื้อผ้าแบบรวมศูนย์) และตู้นิรภัย

ขนาดของเฟอร์นิเจอร์ควรสอดคล้องกับขนาดของห้อง ไม่ควรเกะกะบริเวณแผนกต้อนรับ การผลิตเฟอร์นิเจอร์ในปัจจุบันได้รับการพัฒนาเป็นอย่างดี คุณจึงสามารถทำเฟอร์นิเจอร์สั่งทำได้อย่างง่ายดาย โดยคำนึงถึงลักษณะของห้องและโครงการออกแบบ

สถานที่ทำงานของเลขานุการตั้งอยู่ติดกับทางเข้าสำนักงานของผู้จัดการเพื่อให้เลขาฯ มองเห็นคนเข้ามาในห้องรับแขก

เวลาทำงานส่วนใหญ่ที่เลขาต้องนั่งทำงาน ดังนั้น เขาจึงต้องสามารถยืนได้อย่างอิสระ เหยียดขา เปลี่ยนตำแหน่ง เพื่อความสะดวกในการทำงานควรหมุนเก้าอี้ล้อ - ยกและหมุนได้ดีกว่า การออกแบบนี้ช่วยให้คุณปรับความสูงของเก้าอี้ได้ ให้ความกระชับสบาย

หากไม่มีอุปกรณ์สำนักงาน ก็ไม่สามารถจินตนาการถึงงานของพนักงานออฟฟิศได้เลย อุปกรณ์สำนักงานช่วยลดต้นทุนแรงงาน เวลาในการสร้างเอกสาร จัดเก็บ ประมวลผล ถ่ายโอนข้อมูล ดำเนินการตามขั้นตอนทางตรรกะและทางเทคนิคที่เป็นทางการเกือบทั้งหมด ชุดอุปกรณ์สำนักงานประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลพร้อมซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม เครื่องพิมพ์ (สำหรับแสดงข้อมูลบนกระดาษ) สแกนเนอร์ (สำหรับป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์จากกระดาษ) เครื่องถ่ายเอกสาร (สำหรับงานทำซ้ำ) และเครื่องโทรสาร คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงานมากที่สุด และอยู่บนเดสก์ท็อปโดยตรง อุปกรณ์ที่เหลือซึ่งใช้งานน้อยสามารถวางอยู่บนสิ่งที่แนบมาในพื้นที่หลักและส่วนเสริม

ต้องมีโทรศัพท์อยู่ที่โต๊ะเลขานุการในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นจะต้องเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ต

บนเดสก์ท็อปควรเป็นอุปกรณ์เสริมที่เลขานุการใช้บ่อยที่สุด เอกสารบนโต๊ะควรมีขาเข้าและจำเป็นสำหรับการทำงาน ส่วนที่เหลือควรจัดเรียงเป็นโฟลเดอร์และเก็บไว้ในลิ้นชักโต๊ะหรือในตู้เสื้อผ้า นอกจากนี้บนโต๊ะควรเป็นโคมไฟตั้งโต๊ะ, ไดอารี่, กระดาษโน้ต, เดสก์ท็อปพร้อมเครื่องเขียนต่างๆ ทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับ งานประจำควรอยู่ภายในแขนที่เหยียดออกเพื่อให้สามารถหยิบสิ่งของได้โดยไม่ต้องลุกขึ้น แต่ละรายการจะต้องอยู่ในตำแหน่ง

บทนำ …………………………………………………………………………………..3

1. แผนผังสถานที่ทำงานของเลขานุการ………………………………………..4

2. อุปกรณ์และอุปกรณ์ของสถานที่ทำงาน……………………………..10

3. สภาพการทำงานของเลขานุการ…………………………………………………..13

4. แสงสว่างในที่ทำงาน………………………………………………...15

5. อิทธิพลของสภาพอากาศและเสียงรบกวนในที่ทำงาน…………18

6. รายชื่อติดต่อทางธุรกิจของเลขานุการ…………………………………………………………...21

6.1. การใช้โทรศัพท์………………………………………………..22

6.2. การจัดงานเลี้ยงต้อนรับแขก…………………………………….22

6.3. ผลงานเลขากับข้อมูลหัวหน้า…….23

สรุป ……………………………………………………………………...24

บรรณานุกรม

บทนำ

แผนกต้อนรับของสำนักงานเป็นศูนย์กลางของงานของบริษัท หัวใจของบริษัท ผู้นำที่มีความสามารถและฉลาดที่สุดจะไม่สามารถรับมือกับงานได้หากงานของพนักงานต้อนรับมีการจัดไม่ดี บุคคลหลักในแผนกต้อนรับคือเลขานุการ ตำแหน่งเลขายิ่งรวมกับตำแหน่งผู้จัดการสำนักงาน

คุณภาพของงานแผนกต้อนรับเกี่ยวข้องโดยตรงกับองค์กรที่มีอำนาจของพื้นที่ภายในโดยทั่วไปและโดยเฉพาะพื้นที่ของแผนกต้อนรับ จากที่ตั้งของแผนกต้อนรับ วิธีการติดตั้ง การออกแบบภายในแบบใดขึ้นอยู่กับความเร็วในการแก้ไขปัญหาและความประทับใจโดยรวมของบริษัทจากลูกค้า ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ

สำนักงานสมัยใหม่ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านความคุ้มค่า ซึ่งมีความสำคัญเป็นพิเศษเนื่องจากราคาพื้นที่สำนักงานสูง อุปกรณ์ทางเทคนิคสูง การออกแบบและความปลอดภัยแบบออร์แกนิกทั้งในด้านการปกป้องข้อมูลและความปลอดภัยส่วนบุคคลของพนักงานบริษัท นั่นคือเหตุผลที่ปัญหาการจัดพื้นที่สำนักงานทำให้ผู้นำทางความคิดทุกคนกังวล

"ห้องแต่งตัว" ที่คับแคบ มืด และติดตั้งอุปกรณ์ไม่ดีอยู่หน้าสำนักงานใหญ่จะนำเสนอบริษัททันทีในสภาพที่ไม่เอื้ออำนวยต่อลูกค้าที่มีคุณค่า

องค์กรที่มีเหตุผลในที่ทำงานของเลขานุการมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นคุณต้องชี้แจงและระบุหน้าที่หลักของเลขานุการ การสื่อสารข้อมูล วันทำงาน รายการเอกสารที่เขาควรมี จากนั้นเลือกเฟอร์นิเจอร์ สินค้าคงคลัง อุปกรณ์ทางเทคนิค อุปกรณ์สำนักงาน และเครื่องเขียน

1. แผนผังสถานที่ทำงาน

ตัวแปรที่มีเหตุผลเกี่ยวข้องกับการจัดวาง 1STV และวัตถุของแรงงานภายในโซนที่สะดวกที่สุดสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการแรงงาน เรียกว่าพื้นที่ทำงาน

โซนงาน - พื้นที่ในสถานที่ทำงานที่อยู่กับที่ในระนาบแนวนอนหรือแนวตั้งซึ่งพนักงานสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเคลื่อนย้าย แยกแยะระหว่างปกติและสูงสุด

ปกติพื้นที่ทำงานในระนาบแนวนอนถูก จำกัด ด้วยส่วนโค้งจินตภาพซึ่งกำหนดโดยปลายนิ้วของมือขวาและมือซ้ายงอที่ข้อต่อข้อศอกโดยให้ไหล่ลดลงอย่างอิสระ พื้นที่ดังกล่าวมีพื้นที่ด้านหน้าประมาณ 1,000 มม. และความลึก 300 มม. เครื่องมือและวัตถุที่ใช้บ่อยที่สุดอยู่ที่นี่และทำงานหลัก

ขีดสุดพื้นที่ทำงานในระนาบแนวนอนถูกจำกัดด้วยส่วนโค้งจินตภาพซึ่งวาดโดยปลายนิ้วของมือมนุษย์ที่ยื่นออกจนสุด ในโซนนี้ (คนงานกางแขนออก) เป็นวิธีแรงงานที่ใช้ไม่บ่อยนัก ในกรณีนี้ พื้นที่ที่ทับซ้อนกัน (สำหรับมือสองข้าง) ถูกกำหนดโดยด้านหน้า 1500 มม. และความลึก 500 มม. โดยทั่วไป ขนาดของตารางจะค่อนข้างใหญ่กว่าพื้นที่เข้าถึงสูงสุดเล็กน้อย

ห้าโซนมีความโดดเด่นในระนาบแนวตั้ง: โซนด้านล่างที่ไม่สบาย (สูงสุด 750 มม. จากพื้น); อันล่างสบายน้อยกว่า (จาก 751 ถึง 925 มม.) สบาย (ตั้งแต่ 925 ถึง 1675 มม.); อัปเปอร์สวมใส่สบาย (ตั้งแต่ 1675 ถึง 1925 มม.); อึดอัดส่วนบน (ตั้งแต่ 1925 มม. ขึ้นไป)

ข้อกำหนดหลักสำหรับรูปแบบที่สมเหตุสมผลของสถานที่ทำงานคือการประหยัดเวลาในการค้นหาเงินทุนและวัตถุของแรงงาน และลดความพยายามทางกายภาพของพนักงาน สำหรับสิ่งนี้ต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

ไม่ควรมีสิ่งใดฟุ่มเฟือยบนพื้นผิวการทำงานของโต๊ะ

วัตถุและวิธีการทำงานแต่ละอย่างต้องมีที่ของมัน เนื่องจากการจัดวางที่ไม่เป็นระเบียบทำให้เกิดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นและเสียเวลา ในทางปฏิบัติในต่างประเทศมีการใช้กฎหมายของ "ตารางว่าง": มีเพียงงานเดียวเท่านั้นที่สามารถอยู่บนโต๊ะพร้อมเอกสารและเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับมัน อย่างอื่นควรอยู่ในตาราง

เครื่องเขียน (ดินสอ ปากกา คลิปหนีบกระดาษ ฯลฯ) ควรเก็บไว้ในลิ้นชักโต๊ะทำงานที่มีช่องแบ่งพิเศษ

เทคโนโลยีการสื่อสารทั้งหมด (โทรศัพท์ ฯลฯ ) ต้องวางไว้ทางด้านซ้ายหรือบนขาตั้งพิเศษเพื่อให้สามารถใช้งานได้ด้วยมือซ้ายโดยปล่อยให้มือขวาว่างสำหรับการทำงาน

เอกสารที่เลขานุการทำงานด้วยจะจัดวางไว้ในบริเวณที่ให้ภาพรวม ขอแนะนำให้ เอกสารที่ผ่านกระบวนการแล้วควรมีถาดหรือช่องพิเศษในกล่อง

เอกสารและเครื่องมือต่างๆ ถูกจัดเรียงเพื่อให้มั่นใจว่างานมีลำดับดีที่สุด

การเคลื่อนไหวของคนงานต้องเหมาะสมที่สุด กล่าวคือ สั้นลงและประหยัดมากขึ้นในแง่ของเวลาและความพยายาม

การจัดสถานที่ทำงานของเลขานุการโดยคำนึงถึงข้อกำหนดขององค์กรวิทยาศาสตร์ด้านแรงงานสำหรับการวางแผนและบำรุงรักษาตลอดจนคำนึงถึงข้อกำหนดและความเป็นไปได้ในการใช้อุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัยอุปกรณ์และอุปกรณ์คือ เงื่อนไขที่จำเป็นบรรลุประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และคุณภาพของงานสูง รักษาประสิทธิภาพตลอดวันทำงาน ให้บริการเลขานุการที่เป็นประโยชน์อย่างแท้จริง

ที่ทำงานของเลขานุการเป็นเซลล์สำคัญในองค์กรของกระบวนการแรงงานในสถาบัน เนื่องจากเลขานุการคือ "หน้าตาของสถาบัน" สถานที่ทำงานของเขาจึงควรเป็นแบบอย่างขององค์กรที่เหมาะสม ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ถึงวัฒนธรรมการทำงานที่สูง แท้จริงแล้ว งานของทั้งสถาบันมักถูกตัดสินว่าสถานที่ทำงานของเลขานุการเป็นอย่างไร

เค้าโครงสถานที่ทำงานของเลขานุการควรให้ความสะดวกสูงสุดในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายและในขณะเดียวกันก็เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการประหยัดพื้นที่:

สถานที่ทำงานของเลขาฯ ในห้องรับรองมักจะตั้งอยู่ติดกับสำนักงานของผู้จัดการ กลางห้อง ไม่ไกลจากประตูสำนักงาน เพื่อให้คุณมองเห็นทุกคนเข้ามาได้โดยง่าย

ในห้องรับรองควรมีเฉพาะรายการที่เลขานุการและพนักงานคนอื่น ๆ ต้องการโดยตรงในกระบวนการทำงาน

เฟอร์นิเจอร์สำหรับผู้มาเยี่ยมควรอยู่ในบริเวณที่เลขานุการมองเห็นสะดวกและสะดวกในการจัดวาง

เวลาทำงานส่วนใหญ่ เลขาก็นั่งทำงาน เหนื่อยๆ เลยต้องยืดขาได้สบาย ยืนขึ้นอย่างอิสระ เปลี่ยนอิริยาบถในการเขียน ทำงานพิมพ์ดีด อ่านหนังสือ

ที่ทำงานของเลขานุการอย่างแรกเลยคือเดสก์ท็อปที่สะดวกและค่อนข้างกว้างขวาง ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้ตารางสากลที่คุณสามารถทำงานกับเอกสารได้เช่นเดียวกับการสนทนากับผู้เยี่ยมชม เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ โต๊ะที่แคบกว่าด้านหน้าของผู้ที่นั่งโดยตรงจึงเหมาะที่สุด การออกแบบนี้ช่วยให้คุณมีพื้นที่บนโต๊ะเพียงพอเพื่อรองรับเอกสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และในขณะเดียวกันก็สามารถสนทนากับผู้เยี่ยมชมได้

เครื่องบินของมันถูกแบ่งออกเป็นสองฟิลด์ ด้านซ้าย นอกจากงานปัจจุบันและเอกสารที่เกี่ยวข้องแล้ว ยังมีอุปกรณ์โทรศัพท์ โคมไฟตั้งโต๊ะ เครื่องเขียน ถาดใส่เอกสารขาเข้า ถาดที่มีเอกสารและเครื่องเขียนที่เสร็จแล้ววางอยู่ที่ขอบด้านขวาของโต๊ะ ที่นี่พวกเขาวางถาดพร้อมเอกสารที่ต้องยื่นในคดี

เครื่องมือทั้งหมดวางอยู่บนระนาบของโต๊ะภายใน 160 x 160 ซม. ซึ่งช่วยให้คุณถือได้โดยไม่ต้องลุก แต่ละรายการจะได้รับการจัดสรรสถานที่เฉพาะ บางรายการจะถูกจัดเรียงอย่างซับซ้อน (เช่น ปากกาและกระดาษโน้ตสำหรับบันทึกการสนทนาทางโทรศัพท์จะวางไว้ข้างชุดโทรศัพท์) จำเป็นต้องแยกเครื่องใช้สำนักงานที่มีจุดประสงค์ต่างกัน

นอกจากเดสก์ท็อปแล้ว ควรใช้ตารางแยกต่างหากสำหรับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เดสก์ท็อปเหล่านี้ช่วยให้จัดวางจอแสดงผล คีย์บอร์ด และโปรเซสเซอร์ได้สะดวก เช่นเดียวกับสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ โมเด็ม ฯลฯ

ในขณะเดียวกัน ควรวางโต๊ะพีซีในลักษณะที่หน้าจอแสดงผลหันไปทางตรงข้ามกับผู้เข้าชม สิ่งนี้จะปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับที่อาจอยู่บนหน้าจอแสดงผลในเวลาที่ผู้มาเยี่ยมโดยไม่คาดคิดมาถึง

และตอนนี้ ข้อกำหนดทั่วไปบางประการสำหรับองค์กรและอุปกรณ์ของสถานที่ทำงานที่มีพีซี

การออกแบบเดสก์ท็อปควรจัดให้มีตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดบนพื้นผิวการทำงานของอุปกรณ์ที่ใช้ โดยคำนึงถึงปริมาณและคุณสมบัติการออกแบบ (ขนาดของพีซี แป้นพิมพ์ ฯลฯ) ลักษณะของงานที่ทำ

ควรปรับความสูงของพื้นผิวการทำงานภายใน 680 - 800 มม. หากไม่สามารถทำได้ ความสูงของพื้นผิวการทำงานของโต๊ะควรเป็น 725 มม.

โต๊ะทำงานต้องมีพื้นที่วางพักเท้า คือ สูง - ไม่น้อยกว่า 500 มม. ความลึกที่ระดับเข่า - ไม่น้อยกว่า 450 มม. และที่ระดับขาที่กางออก - ไม่น้อยกว่า 650 มม.

การออกแบบเก้าอี้ทำงาน (เก้าอี้) ควรรักษาท่าทางการทำงานที่มีเหตุผลเมื่อทำงานกับพีซี ช่วยให้คุณเปลี่ยนท่าทางเพื่อลดความตึงเครียดทางสถิติของกล้ามเนื้อบริเวณคอไหล่และหลังเพื่อป้องกันความเมื่อยล้า

เก้าอี้ทำงาน (เก้าอี้) จะต้องหมุนและปรับระดับความสูงและมุมเอียงของเบาะนั่งและพนักพิงได้ รวมถึงระยะห่างของพนักพิงจากขอบด้านหน้าของเบาะนั่ง

พื้นผิวของเบาะนั่ง พนักพิง และองค์ประกอบอื่นๆ ของเก้าอี้ (เก้าอี้) ควรกึ่งนุ่มด้วยสารเคลือบกันลื่น ไม่ใช้ไฟฟ้า และระบายอากาศได้ ซึ่งช่วยให้ทำความสะอาดจากสิ่งสกปรกได้ง่าย

ควรวางแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ให้ห่างจากขอบโต๊ะ 10 - 15 มม. จากนั้นข้อมือจะวางลงบนโต๊ะ ขอแนะนำให้ซื้อซับพิเศษใต้ข้อมือซึ่งตามที่แพทย์จะช่วยหลีกเลี่ยงโรคกระดูก

วางแผน

1. บทนำ

บริการโทรศัพท์

การจัดและดำเนินการต้อนรับแขก

ผลงานของเลขาในการจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การทำงานของเลขาฯในการจัดประชุมสัมมนา

วัฒนธรรมของเลขานุการสื่อสารธุรกิจ

ข้อกำหนดสำหรับการปรากฏตัวของเลขานุการ

การจัดสถานที่ทำงานของเลขาฯ

สภาพการทำงาน

อุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัย: เครื่องบันทึกเสียง

ข้อควรระวังเพื่อความปลอดภัยของเครื่องบันทึก

หนังสือมือสอง

1. บทนำ

หน้าที่ของเลขานุการรวมถึงการปฏิบัติงานเช่นการสนทนาทางโทรศัพท์การจัดประชุมส่วนตัวการมีส่วนร่วมในการประชุมการประชุมและการจัดเตรียมและการรับแขกและการสนทนากับพวกเขาการเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ

เนื้อหาของคำว่าเลขาค่อนข้างกว้างและมีหลายแง่มุม เรียกเลขาว่า เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคและพนักงานระดับรัฐ หากจำเป็นต้องมีเลขานุการด้านเทคนิคเพียงมีความรู้เกี่ยวกับงานและการพิมพ์ในสำนักงาน ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการที่ให้บริการในสำนักงานของบริษัทขนาดใหญ่นั้นสูงกว่าอย่างหาที่เปรียบไม่ได้: พิเศษ อุดมศึกษา, ความสามารถในการทำงาน, ความสามารถในการพูดและการเขียน, ความรู้ ภาษาต่างประเทศ, เข้ากับคนง่ายและมีการเจรจาต่อรอง

หน้าที่เลขานุการที่มีมากมายมักทำให้ไม่มีเวลาปฏิบัติตาม การพยายามทำหลายๆ อย่างพร้อมกันนั้นยังไม่เป็นมืออาชีพและชัดเจนเพียงพอ

งานที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของเลขานุการ - ผู้ช่วยหัวหน้าคือความสามารถในการแจกจ่ายเวลาทำงานของเขาอย่างชัดเจนไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเวลาของหัวหน้าด้วย

แน่นอนว่าเพื่อให้เลขานุการมีบทบาทในการจัดระเบียบเวลาการทำงานของหัวหน้าไม่เพียง แต่ความปรารถนาของเขาเท่านั้น แต่ยังจำเป็นต้องมีหัวหน้าด้วย ในขณะเดียวกัน หลายคนไม่ตระหนักถึงความต้องการนี้ ดังนั้นงานที่สำคัญที่สุดและอันดับแรกของเลขานุการคือต้องอธิบายให้ผู้จัดการทราบถึงความสำคัญของปัญหาอย่างแนบเนียน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเอกสารสะสมไว้บนโต๊ะแล้วเขาหาเอกสารสำคัญไม่เจอ การประชุมตามกำหนดจะถูกซ่อนไว้และผู้ถูกกระทำผิดสำคัญ ลูกค้าออกจากบริษัทอื่น ไม่ว่าในกรณีใด เลขานุการต้องเลือกช่วงเวลาที่จะแสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าเขาต้องการและสามารถช่วยเจ้านายจัดเวลาทำงานของเขาได้

ส่วนสำคัญของเวลาทำงานของหัวหน้ามักจะถูกครอบครองโดย การสนทนาทางโทรศัพท์, รับแขก, สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ "ติดสว่าง", ดูเอกสารจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่เลขาที่ดีสามารถและควรช่วยจัดระเบียบได้อย่างแม่นยำ

การทำงานของเลขาต้องการความละเอียดอ่อนในการทำงานกับผู้คน ความถูกต้อง ความชัดเจน ความสงบในการทำงานกับเอกสาร ความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้จัดการและพนักงานได้เป็นอย่างดี ความสามารถในการปฏิบัติตนกับผู้คน ความสามารถในการสร้างความประทับใจที่เพิ่มอำนาจของผู้นำ เป็นปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่สุดสำหรับเลขานุการในงานของเขา การนำมนุษยชาติเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจระหว่างพนักงานได้ การทำงานในบรรยากาศที่เป็นกันเองทำให้เกิดผลตอบแทนมากกว่าการทำงานในสภาพแวดล้อมที่ "มืดมน" แบบธุรกิจ การปรากฏตัวของบรรยากาศที่เอื้ออำนวยในทีมคือทัศนคติที่เอาใจใส่ซึ่งกันและกัน ยิ้มเปิดกว้าง (ไม่ใช่ "เป็นทางการ" และ "หน้าที่") มุขตลกและแม้แต่เสียงหัวเราะ

เลขานุการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นปรมาจารย์ด้านฝีมือของเขา เพียงแค่ต้องทุ่มเทจิตวิญญาณในการทำงาน รู้จักพนักงานในบริษัท ชื่อ ตำแหน่ง ขอบเขตของกิจกรรม ลักษณะนิสัย เพื่อใช้ตัวอย่างพฤติกรรมของตนเอง เลขาสามารถเปลี่ยนบรรยากาศในทีมได้ เป็นการแสดงความยินดี ให้กำลังใจ และเป็นเพียงการแสดงความใส่ใจต่อพนักงานจากหัวหน้างาน เนื่องจากการสื่อสารระหว่างผู้นำและผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดขึ้นผ่านเลขานุการเป็นหลัก จึงเป็นผู้ที่สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายเพื่อให้การสื่อสารนี้มีคุณลักษณะของการมีปฏิสัมพันธ์และการสนับสนุนที่เป็นมิตร

การโทรศัพท์หาผู้จัดการทั้งหมดจะผ่านเลขานุการและประเมินตามความสำคัญและความเร่งด่วน เลขานุการต้องรู้แน่ชัดว่ากลุ่มคนในองค์กรของเขาจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับหัวหน้าเมื่อใดก็ได้ สามารถเน้นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของผู้จัดการหรือพนักงานอื่นๆ ผู้เข้าชมจะได้รับผ่านทางเลขานุการ การติดต่อส่วนตัวกับผู้คนโดยที่เลขานุการทำหน้าที่เป็นบุคคลแรกขององค์กรนี้ซึ่งผู้เยี่ยมชมต้องเผชิญมีหน้าที่ต้องสร้างความต้องการสูงเกี่ยวกับคุณภาพทางธุรกิจของวัฒนธรรมพฤติกรรมและรูปลักษณ์ของเลขานุการ ตัวบ่งชี้ที่สำคัญของวัฒนธรรมการสื่อสารของเลขานุการคือความสุภาพ ความถูกต้อง ไมตรีจิต การปรากฏตัวของเลขานุการทำให้เกิดความคิดเห็นเกี่ยวกับองค์กรโดยรวม ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่เลขานุการถือเป็น "หน้าตาของบริษัท" รูปลักษณ์ของเลขานุการควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบทันสมัยและเรียบร้อย

เลขานุการเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ การเดินทางเพื่อธุรกิจแต่ละครั้งจะต้องคิดอย่างรอบคอบ งานหลักในการจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจอยู่ที่เลขานุการ เช่น การออกคำสั่ง ใบรับรองการเดินทาง การสอบถามเกี่ยวกับการขนส่ง และอื่นๆ

การทำงานของเลขายังรวมถึงการจัดเตรียมการประชุม การประชุมหรือการประชุมที่เตรียมไว้อย่างดีจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของผู้เข้าร่วมทั้งหมด สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเตรียมการประชุมคือการจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นและการจัดเตรียมให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมด แม้แต่ในการประชุม เลขานุการต้องเผชิญกับอุปกรณ์สำนักงาน ตัวอย่างเช่น เครื่องบันทึกเสียง ช่วยให้คุณสามารถบันทึกคำพูดด้วยวาจาเพื่อทำซ้ำทั้งหมดหรือบางส่วน การเล่นอาจช้าและซ้ำซาก

ระหว่างที่ทำงานหนัก เลขานุการไม่ควรลืมเรื่องสุขภาพและสภาพการทำงาน เราต้องไม่ลืมเรื่องการหยุดพัก ยิมนาสติก แม้ว่าจะมีขวดเหล้าเต็มสำหรับวันนั้น หรือยกตัวอย่างเช่น การจัดแสง ความสะดวกสบาย ทุกอย่างควรคำนึงถึงเมื่อทำงานเป็นเลขานุการ - ผู้อ้างอิง

2. บริการโทรศัพท์

การโทรทั้งหมดจากผู้จัดการควรผ่านเลขานุการและประเมินตามความเร่งด่วน เลขานุการต้องรู้แน่ชัดว่ากลุ่มคนในองค์กรมีความจำเป็นต้องเชื่อมต่อหัวหน้าตลอดเวลา สามารถเน้นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของผู้จัดการหรือพนักงานอื่นๆ นอกจากความรู้ที่ดีเกี่ยวกับงานของสถาบันแล้ว เลขานุการจะต้องสามารถสนทนาได้อย่างถูกต้อง

เลขานุการมีหน้าที่:

1.รับสายอย่างรวดเร็ว

2.หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาเพื่อตั้งชื่อสถาบันและตำแหน่ง สมาชิกต้องรู้ว่าเขากำลังคุยกับใคร นอกจากนี้ การเริ่มต้นของการสนทนาดังกล่าวทำให้คู่สนทนาระบุตัวเองและระบุคำถามของเขา

.หากคดีเกี่ยวข้องกับผู้จัดการ เลขานุการอาจติดต่อกับเขาทันที หรือหากผู้จัดการไม่อยู่หรือไม่ว่าง ให้ทำงานโดยด่วน ขอให้คู่สนทนาโทรกลับในช่วงเวลาหนึ่ง ไม่ใช่พรุ่งนี้ในสัปดาห์นี้ภายในสองสามวัน ในเวลาเดียวกันเลขานุการจะบันทึกผู้ที่โทรมาจากสถาบันและในกรณีใดบันทึกนี้จะถูกโอนไปยังหัวหน้าและให้โอกาสเขาในการเตรียมตัวสำหรับการสนทนาที่จะเกิดขึ้น

.หากพนักงานคนอื่นสามารถแก้ไขปัญหาได้ เลขานุการจะส่งคู่สนทนาไปหาเขา

.ในกรณีที่ไม่มีผู้จัดการเป็นเวลานาน เขาจะแจ้งให้สมาชิกทราบถึงชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงานที่มาแทนที่เขา

นอกเหนือจากการรับสายของหัวหน้าแล้ว เลขานุการทางโทรศัพท์ในนามของหัวหน้าจะส่งข้อมูลบางอย่าง สอบถามข้อมูล และอื่นๆ

ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเตรียมการล่วงหน้าสำหรับการสนทนา จดข้อมูลพื้นฐานเพื่อให้ในระหว่างการสนทนาไม่มีการสำรองหรือหยุดที่น่ารำคาญ (ค้นหาเอกสารที่หายไป ข้อมูลที่ถูกลืม การเจรจาทางไกล) นอกจากนี้ ให้พิจารณาสถานการณ์ล่วงหน้า หากบุคคลที่คุณต้องการไม่ว่างในขณะนี้ เลขานุการต้องมีสมุดโทรศัพท์ที่จำเป็นสำหรับสมาชิกทั่วไป เริ่มต้นไดเรกทอรีหรือหนังสือโดยอิสระ

เลขานุการควรสนทนาด้วยน้ำเสียงที่สุภาพและสงบ ไม่ขัดจังหวะ ไม่พูดเสียงดัง ออกเสียงคำให้ชัดเจนและไม่เร็วมาก

หากเลขานุการได้รับข้อมูลทางโทรศัพท์ ตอบคำขอ ให้ข้อมูล ผู้จัดการจะปฏิบัติตามกฎ:

1.ในการบันทึกข้อมูลขาเข้า เลขานุการต้องมีปากกาและสมุดจดพร้อมทั้งบันทึกโทรศัพท์

2.ในการออกใบรับรอง เลขานุการต้องมีรายชื่อหมายเลขโทรศัพท์ของสถาบันของเขา

.ในกรณีที่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลบางอย่างเพื่อออกใบรับรอง คุณไม่ควรปล่อยให้คู่สนทนานานกว่าหนึ่งหรือสองนาที (หนึ่งครั้ง รับโทรศัพท์สองครั้ง) หากต้องการค้นหาเป็นเวลานาน ให้เตือนทันที คู่สนทนาใช้หมายเลขโทรศัพท์ของเขาและโทรกลับตัวเอง

ตามกฎแล้วไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อความทางโทรศัพท์อย่างครบถ้วน เลือกสิ่งสำคัญ - ชื่อของเหตุการณ์, ตัวเลข คุณสามารถใช้คำย่อได้ เป็นการดีกว่าที่จะตรวจสอบข้อความที่ได้รับโดยการอ่านให้คู่สนทนาฟัง อย่าลืมบันทึกวันที่และเวลาของการโทร, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลและตำแหน่งของผู้โทร (องค์กร), สาระสำคัญของข้อความ, หมายเลขที่จะโทรกลับ, และเมื่อพวกเขาโทรกลับในเวลาใด

3. การจัดและดำเนินการต้อนรับผู้มาเยือน

การติดต่อส่วนตัวกับผู้คนโดยที่เลขานุการทำหน้าที่เป็นบุคคลแรกขององค์กรนี้ซึ่งผู้เยี่ยมชมต้องเผชิญมีหน้าที่ต้องสร้างความต้องการสูงเกี่ยวกับคุณภาพทางธุรกิจของวัฒนธรรมพฤติกรรมคำพูดและรูปลักษณ์ของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่:

รู้จักกลุ่มคนที่สามารถเข้าถึงผู้จัดการได้ตลอดเวลา

1.แจ้งให้พนักงานทุกคนในสถาบันของคุณทราบเวลาทำการของแผนกต้อนรับจากผู้จัดการในประเด็นปัจจุบัน ลายเซ็น อนุมัติเอกสาร หากพนักงานยืนยันในเวลาอื่น เลขานุการจะต้องค้นหาว่าประเด็นใดที่จะรายงานต่อผู้จัดการเห็นด้วย ในเวลารับกับท่านและแจ้งให้พนักงานทราบ

2.เมื่อรับพนักงานของสถาบันอื่นหรือได้รับการสนับสนุนจากเมืองอื่น ๆ ให้ค้นหาว่าการเยี่ยมชมนั้นตกลงกันล่วงหน้าทางจดหมายหรือทางโทรศัพท์ เลขานุการควรเตือนผู้จัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้ในวันก่อน มิฉะนั้นให้ถามผู้มาเยี่ยมว่าในกรณีใดและควรส่งเขาไปยังพนักงานที่เหมาะสมจากองค์กรใดหากจำเป็น หากจำเป็นต้องมีผู้นำเป็นการส่วนตัว เลขานุการจะรายงานผู้มาเยี่ยมในกรณีที่หัวหน้าไม่อยู่หรือจ้างงาน ให้ตกลงกับผู้มาเยี่ยมในวันใหม่ ในเวลาเดียวกัน ให้เขียนวันที่และชั่วโมงของการรับเข้าเรียน นามสกุล ตำแหน่ง ชื่อสถาบัน ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ ซึ่งหากจำเป็น คุณสามารถติดต่อเขาได้ ให้หมายเลขโทรศัพท์ของเขา

.งานของเลขาฯ ในการจัดงานเลี้ยงต้อนรับผู้มาเยี่ยมเยียนองค์กรของตนในเรื่องส่วนตัว มีดังนี้

ก) ข้อมูลเกี่ยวกับผู้มาเยี่ยมจะถูกบันทึกไว้ในวารสารพิเศษหรือบนการ์ดและเอกสารที่ส่งในกรณีจะถูกระบุ เลขานุการควรทราบว่าต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการพิจารณาเรื่องนี้

b) จัดเก็บกรณีที่ยังไม่เสร็จและยังไม่เสร็จ และเตรียมเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหานี้ในระหว่างการเยือนครั้งที่สอง

c) จดบันทึกในวารสารเกี่ยวกับความคืบหน้าของการพิจารณาและเมื่อเสร็จสิ้นการแก้ปัญหา ให้ข้อมูลกับผู้เข้าชมด้วยตนเองเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางโทรศัพท์เพื่อจัดเตรียมเอกสารอ้างอิงที่จำเป็น

กับผู้มาเยี่ยมเยือน เลขานุการควรทักทายพวกเขา เชิญพวกเขานั่งลง ขอให้พวกเขาระบุตัวตนและระบุเหตุผลในการเยี่ยมชม ฟังผู้เยี่ยมชมอย่างระมัดระวังในขณะที่ไม่สนใจธุรกิจของคุณเอง ในการสนทนา เลขานุการควรแสดงไหวพริบ มารยาท ความอดทน และความตระหนักในกิจการของสถาบันของเขาอย่างเต็มที่

ทะเบียนรับปชช.เรื่องส่วนตัว

เลขที่ วันที่รับสมัคร นามสกุล ชื่อ นามสกุลของผู้มาเยี่ยม (ผู้สมัคร) สถานที่ทำงาน ตำแหน่งและที่อยู่ของผู้สมัคร สรุป คำขอของผู้สมัคร นามสกุลของพนักงานต้อนรับ มาตรการในการสมัคร ผลการพิจารณาคำขอ

4. การทำงานของเลขาฯในการจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การเดินทางเพื่อธุรกิจแต่ละครั้งจะต้องเตรียมอย่างระมัดระวัง ส่วนหลักของงานเตรียมการอยู่ที่เลขานุการ เธอเตรียมและจัดทำคำสั่งซื้อสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ใบรับรองการเดินทาง สอบถามเกี่ยวกับการขนส่ง เวลาออกเดินทางและการมาถึง แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้และเมื่อได้รับคำแนะนำแล้วซื้อตั๋วให้จองโรงแรม

ความช่วยเหลือของเลขานุการในการจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ มีดังนี้

1.รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

2.พิมพ์วัสดุและเอกสารที่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น รายงาน ใบรับรอง ข้อตกลง สัญญา และอื่นๆ

3.เขาพิมพ์โปรแกรมการเดินทางเพื่อธุรกิจระบุองค์กรและบุคคล กำหนดเวลาการประชุมและเหตุการณ์ เก็บสำเนาของโปรแกรมเพื่อที่จะทราบตำแหน่งของหัวหน้าในกรณีที่จำเป็นเพื่อบอกบางสิ่งแก่เขาโดยด่วน

การเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับผู้จัดการ

การเตรียมวัสดุสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจของหัวหน้าเป็นหน้าที่บังคับของผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการจัดเตรียมร่างคำสั่งสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ออกใบรับรองการเดินทางเพื่อธุรกิจ และร่วมกับผู้จัดการจะร่างและพิมพ์โปรแกรมการเดินทางเพื่อธุรกิจ โปรแกรมแสดงรายการองค์กรที่จะเยี่ยมชม เจ้าหน้าที่ และอื่น ๆ

เลขานุการผู้อ้างอิงเลือกเอกสารรวบรวมใบรับรองที่จำเป็นและเตรียมเอกสารสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์บทคัดย่อของรายงานบทคัดย่อ

หน้าที่ของผู้ช่วยเลขานุการยังรวมถึงการศึกษารายละเอียดเส้นทางการเดินทางของผู้นำ การจองตั๋ว จองโรงแรม

ในระหว่างที่ไม่มีหัวหน้า เลขานุการก็ทำงานตามปกติ เช่นเดียวกับการมอบหมายและคำแนะนำที่ได้รับจากหัวหน้า หลังจากที่หัวหน้ากลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ เลขานุการ:

1.แจ้งเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและประเด็นต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างที่เขาไม่อยู่

2.ประมวลผลเอกสารการเดินทางเพื่อธุรกิจ พิมพ์ซ้ำ ทำซ้ำ แล้วโอนไปยังหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องหรือพนักงานแต่ละคน

เลขานุการยังช่วยดำเนินการเอกสารที่เกี่ยวข้อง จัดทำรายงานการเดินทาง

วารสารการลงทะเบียนการออกใบรับรองการเดินทาง

วันที่ออก ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อนามสกุล สถานที่แสดงความคิดเห็น วัตถุประสงค์ ระยะเวลาการเดินทางธุรกิจ วันที่และเลขที่คำสั่ง

5.งานของเลขาฯในการจัดประชุมสัมมนา

การจัดการประชุมที่ชัดเจนจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้เข้าร่วมทั้งหมด สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดการประชุมคือการจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นและการจัดเตรียมให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมด เลขานุการจัดให้มีการทำซ้ำและแจกจ่ายวัสดุก่อนการประชุมไม่เกินสามวันทำการตามรายการที่ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าข้อมูลที่สมบูรณ์และทันเวลาในประเด็นของการประชุมทำให้สามารถลดเวลาในการถือและ การยอมรับการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเวลาและสถานที่ของการประชุม หากจำเป็น ให้ลงทะเบียน เลขานุการดำเนินงานขององค์กรอื่น ๆ ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อเตรียมการประชุมหรือการประชุมขนาดใหญ่โดยมีส่วนร่วมของตัวแทนจากวิสาหกิจที่ไม่ใช่ถิ่นที่อยู่บ่อยครั้ง

ในกรณีนี้ เลขานุการต้อง:

จองห้องพักโรงแรม.

เพื่อช่วยเหลือพนักงานในระหว่างการประชุมในการติดต่อกับวิทยากร กำหนดการควบคุมการรับและทำซ้ำของวัสดุ

ตัดสินใจว่าจะถอดเสียงการประชุมหรือไม่

ก่อนการประชุม:

1.ร่วมกับพนักงานของแผนกเศรษฐกิจตรวจสอบสถานที่ของห้องประชุมจำนวนที่นั่งที่สอดคล้องกันในห้องโถงและจัดให้มีกระดานดำชอล์กพอยน์เตอร์และอื่น ๆ ความสามารถในการให้บริการของอุปกรณ์ไมโครโฟนเทป เครื่องบันทึก, โปรเจคเตอร์เหนือศีรษะ

2.ตรวจสอบการผลิตประกาศเกี่ยวกับที่ตั้งของห้องประชุมและป้ายสถานที่บริเวณทางเข้าห้องโถงและสถานที่ลงทะเบียน

ก่อนการประชุม:

ในการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมด้วยตนเองหรือด้วยความช่วยเหลือของพนักงานคนอื่น ๆ หากทราบองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม พวกเขาจะใช้รายการในรูปของแปด และรายการนี้ใช้เพื่อแจกจ่ายเอกสารและบัตรเชิญ

แบบฟอร์มหมายเลข 8

ที่ นามสกุล ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง สถาบัน องค์กร โทรศัพท์

ในการประชุม โปรโตคอลจะถูกเก็บไว้เพื่อระบุ: การอภิปราย ประเด็นภายใต้การสนทนา ชื่อ การอภิปรายที่นำมาใช้ในแต่ละประเด็น การตัดสินใจ และกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการตามการตัดสินใจ

หลังจากสิ้นสุดการประชุม:

1.เลขานุการพิมพ์ซ้ำ แก้ไข และเพิ่มเติมข้อความในการประชุม

2.จัดส่งรายงานการประชุมเพื่อลงนามโดยประธานไม่เกินหนึ่งหรือสองวันหลังจากการประชุม

.ควบคุมเวลาและจำนวนการพิมพ์ซ้ำของการถอดเสียงหรือบันทึกเครื่องอัดเสียง

.ต้นฉบับของรายงานการประชุม การประชุม และเอกสารที่ส่งมาเพื่อประกอบการพิจารณาจะถูกเก็บไว้โดยเลขานุการ เงื่อนไขในการปฏิบัติตามคำสั่งโดยมติของที่ประชุมคำนวณจากวันประชุม

.เลขานุการที่ประชุมเป็นผู้ควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่ง

.หากจำเป็น ให้จัดลำดับและทำสำเนาเอกสารการประชุม (สำนักพิมพ์ โรงพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร)

.ประสานงานกับผู้จัดการเกี่ยวกับรายชื่อบุคคลที่จำเป็นต้องส่งเอกสารการประชุม

6. วัฒนธรรมของเลขานุการสื่อสารธุรกิจ

ตัวบ่งชี้ที่สำคัญของวัฒนธรรมการสื่อสารของเลขานุการผู้อ้างอิงคือความสุภาพ ความถูกต้อง ไมตรีจิต เลขานุการต้องเชี่ยวชาญการแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียง และท่าทางของเขา ความละเอียดอ่อน ความเอื้อเฟื้อในความสัมพันธ์กับผู้มาเยี่ยมและพนักงาน ศิลปะจำนวนหนึ่ง - ทั้งหมดนี้ทำให้งานเลขานุการประสบความสำเร็จ

เลขาต้องรู้กฎการทักทาย เมื่อมีผู้มาเยี่ยมที่แผนกต้อนรับเลขานุการควรทักทายเขาเสนอให้นั่งลง ในการประชุมครั้งแรกกับผู้นำ เจ้าหน้าที่ระดับสูง หรือเมื่อได้รับแขกผู้มีเกียรติ เลขานุการต้องยืนขึ้นทักทาย หากคุณต้องการจับมือ คุณควรลุกขึ้นจากโต๊ะ ไปหาแขกและยื่นมือให้ (ผู้หญิงจะได้รับอนุญาตให้ไม่จับมือถ้าเธอไม่ต้องการทำสิ่งนี้)

ถ้าเลขาเจอแขกครั้งแรกต้องระบุตัวตน หลังจากนั้นเลขาฯก็ถามชื่อแขกว่ามาเรื่องอะไร จำเป็นต้องสังเกตชั้นเชิงใช้เฉพาะรูปแบบที่อยู่สุภาพเป็นมิตร

ความเคารพต่อผู้คนควรกลายเป็นบรรทัดฐานของพฤติกรรมในแต่ละวันและเป็นนิสัยในการติดต่อกับผู้อื่น เป็นอาชีพเลขา-เลขา.

เมื่อรับแขก เลขานุการไม่ควรสนทนาส่วนตัวทางโทรศัพท์ และควรงดเว้นการสนทนาที่เปิดเผยความลับทางการและไม่ใช่การนินทา

เมื่อมีผู้มาเยี่ยมเยือน เลขานุการต้องกรอกบรรทัดที่พิมพ์ดีดหรือสนทนาทางโทรศัพท์ การอ่านเอกสารใด ๆ ควรหยุดและดูแลโดยผู้เข้าชม

เลขานุการต้องจำไว้ว่าการสื่อสารที่เป็นทางการนั้นเมื่อความปรารถนาที่จะเข้าใจและคำนึงถึงบุคลิกภาพของคู่สนทนาเมื่อใช้ "หน้ากาก" ชุดปกติ (แสร้งทำเป็นสุภาพความรุนแรงมากเกินไปประชดประชันความเหนือกว่าไม่แยแส ฯลฯ ) ผู้เข้าชมรู้สึกอย่างดีที่สุดและตามความรู้สึกของเขาสร้างความประทับใจให้กับองค์กรโดยรวม

รูปแบบการสื่อสารที่สำคัญระหว่างเลขานุการและผู้มาเยี่ยมคือการสนทนา

เลขานุการต้องสนทนาทางธุรกิจกับคนต่างวัย ตำแหน่งในสังคม และประเภทต่าง ๆ ระบบประสาทผู้คน. กุญแจสู่การสนทนาที่ประสบความสำเร็จคือความสามารถ ไหวพริบ ความปรารถนาดี ความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วหรือให้ความช่วยเหลือในการแก้ปัญหา เลขานุการต้องประเมินสภาพจิตใจของคู่สนทนา รับแนวคิดเกี่ยวกับสาระสำคัญของปัญหา ให้โอกาสผู้เยี่ยมชมพูด ยิ่งคำถามมีรายละเอียดและละเอียดมากเท่าใด โอกาสในการค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

เป็นสิ่งสำคัญที่จะสามารถถามคำถามกับผู้มาเยี่ยมและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อฟังเขา

น้ำเสียงของการสนทนาควรเป็นกลาง คุณไม่สามารถเริ่มการสนทนาด้วยการปฏิเสธและยืนยันความเป็นไปไม่ได้ในการแก้ไขปัญหา ตามกฎแล้วสิ่งนี้ทำให้เกิดปฏิกิริยาเชิงลบและนำไปสู่การเกิดขึ้น สถานการณ์ความขัดแย้ง. แม้ว่าคำตอบจะเป็นลบ เลขานุการจะต้องนำคู่สนทนาไปสู่ข้อสรุปนี้อย่างมีมารยาทและกรุณา โดยแสดงให้เห็นอย่างน่าเชื่อถือว่าการตัดสินใจในเชิงบวกเป็นไปไม่ได้

ระหว่างการสนทนา คุณไม่ควรขัดจังหวะผู้มาเยี่ยม มีส่วนร่วมในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง ขัดจังหวะการสนทนาด้วยการสนทนาทางโทรศัพท์ หากโทรศัพท์ดังขึ้น เลขานุการก็หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาและโอนสายไปยังเวลาที่สะดวก หรือขอโทษผู้มาเยี่ยมและสนทนาทางโทรศัพท์สั้นๆ

การสื่อสารทางธุรกิจของผู้ช่วยเลขานุการไม่ จำกัด เฉพาะการติดต่อกับผู้เข้าชม สถานที่ที่สำคัญที่สุดในงานของเขาคือความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและเลขานุการ

ความสำเร็จของกิจกรรมการใช้แรงงานร่วมกัน สภาพภูมิอากาศในเชิงจิตวิทยา ความพึงพอใจในงานขึ้นอยู่กับว่าความสัมพันธ์พัฒนาระหว่างผู้จัดการและผู้ช่วยเลขานุการเป็นอย่างไร

ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่าโดยพื้นฐานแล้วผู้อ้างอิงเลขานุการทำหน้าที่ของผู้ช่วยคนแรกในหัวหน้า เลขานุการมีหน้าที่ต้องรู้ดีเกี่ยวกับกิจกรรมของหัวหน้า, ปัญหาและงานที่เขาแก้ไข, ช่วยเขาในการดำเนินกิจกรรมตามแผนอย่างทันท่วงที, ดำเนินการทางเทคนิคเสริม, เตรียมการติดต่อและข้อมูลที่จำเป็น, ควบคุม โทรศัพท์และกระแสนักท่องเที่ยว เลขานุการต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของสถาบัน ทิศทางหลักของกิจกรรม โครงสร้างและบุคลากร ตลอดจนลักษณะของผู้นำ ลักษณะการทำงาน และนิสัย

เมื่อจ้างแล้ว ผู้จัดการต้องบอกผู้ช่วยเลขานุการโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำงาน โหมดปกติ และนิสัยส่วนตัว กำหนดข้อกำหนดหลักที่เขาจะกำหนดให้กับเลขานุการ เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างการติดต่อทางธุรกิจที่จำเป็นระหว่างผู้จัดการและเลขานุการในทันที ต้องใช้เวลาทดสอบการทำงานร่วมกัน

J. Harrison - ระบุคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับเลขานุการดังต่อไปนี้:

1.เลขานุการไม่ควรทำผิดพลาดในเอกสารและด้วยเหตุนี้หัวหน้าจึงไม่ต้องตรวจสอบเอกสารแต่ละฉบับ เลขานุการต้องพิสูจน์ให้ผู้จัดการเห็นว่าเขาสามารถทำงานได้อย่างอิสระ

2.เวลาคุยโทรศัพท์ เลขาต้องตอบทุกคำถามอย่างแนบเนียน และหัวหน้าต้องวางใจเลขาฯ ให้แก้ไขปัญหาที่ถือเป็นความลับในกิจกรรมของสำนักงาน

.เลขานุการจะต้องสามารถเลือกข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุดที่มีอยู่ในรายงานและวารสารให้กับผู้จัดการเพื่อบรรเทาความจำเป็นในการศึกษาเนื้อหาในรายละเอียด

.เลขาต้องเข้าใจว่างานด่วนต้องอยู่ต่อหลังเลิกงาน

.เลขานุการควรสื่อสารหน้าที่และระดับความสามารถให้ชัดเจนเมื่อ การตัดสินใจที่เป็นอิสระคำถามในกรณีที่ไม่มีผู้นำและผู้นำต้องแน่ใจว่าเลขานุการจะรับมือกับงานที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่เขาไม่อยู่

.ผู้จัดการจำเป็นต้องแจ้งเลขานุการเกี่ยวกับกิจการทั้งหมดของเขาอย่างต่อเนื่องเพื่อที่เขาจะได้ช่วยเหลือเขาได้มากที่สุด

.ผู้นำต้องสามารถยอมรับความผิดพลาดและขอโทษเมื่อทำผิด

.ผู้นำต้องอาศัยความตรงต่อเวลาของเลขานุการ และเลขานุการต้องตระหนักว่าผู้นำอาจไม่ตรงต่อเวลาในบางครั้ง

.ทั้งสองฝ่ายต้องการอารมณ์ขัน

.พฤติกรรมของเลขาและประสิทธิภาพในการทำงานเป็นตัวอย่างให้กับพนักงานทุกคน

.เลขานุการควรติดตามเหตุการณ์ในชีวิตส่วนตัวของผู้บริหาร เช่น การดูแลดอกไม้ในโอกาสพิเศษ การ์ดอวยพร เป็นต้น

เพื่อให้ความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและเลขานุการพัฒนาได้สำเร็จจำเป็นต้องประสานงานร่วมกันกำหนดกฎเกณฑ์ในการทำงาน ในเวลาเดียวกันควรคำนึงถึงสภาพการทำงานเฉพาะขององค์กรบุคลิกภาพของหัวหน้าและเลขานุการ: เวลาที่มาถึงที่ทำงานรายงานการติดต่อที่ได้รับและเหตุการณ์ปัจจุบันเวลาพักกลางวัน , การรับแขก , เวลาเลิกงาน.

เลขาที่ดีควรเอาใจใส่ผู้นำอย่างมีชั้นเชิงและให้เกียรติเขา เลขานุการต้องซื่อสัตย์ต่อข้อบกพร่องของผู้นำ และหากเป็นไปได้ ให้ชดเชยด้วยงานของเขา

การบรรลุการติดต่อที่ดีที่สุดระหว่างเลขานุการและหัวหน้าต้องใช้ความพยายามร่วมกัน

นักจิตวิทยาเชื่อว่าผู้นำไม่เพียงแต่สร้างคุณสมบัติทางธุรกิจให้กับผู้ช่วยของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้อ้างอิงเลขานุการด้วย ในทางกลับกันก็สามารถมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมและลักษณะของผู้นำได้

นักจิตวิทยาชาวอเมริกันได้พัฒนาคำแนะนำที่เหมาะสม ซึ่งพวกเขาได้รวมเข้าด้วยกันภายใต้ชื่อ "สิบวิธีในการจัดการเจ้านายของคุณ" มานำพวกเขากันเถอะ

1.คุณจำเป็นต้องรู้ให้ชัดว่าอยู่ภายใต้สถานการณ์ใดที่คุณขัดแย้ง ซึ่งกันและกัน ในกรณีใดที่คุณชมเชย และเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือ

2.รู้ว่าเขาต้องการอะไรและพยายามคาดการณ์ความต้องการของเขา อย่าวิพากษ์วิจารณ์เขาในที่สาธารณะหรือตัดสินเขา

.ดำเนินชีวิตตามกฎหมู่ อย่าลืมว่าความเคารพเป็นพื้นฐานของความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จ

.สร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจ แสดงความเชื่อถือ พูดคุยเกี่ยวกับความไว้วางใจ

.เป็นมิตรและเข้ากับคนง่าย อย่ามองว่าการวิจารณ์เป็นการดูถูกส่วนตัวอย่างสุดซึ้ง

.ฝึกฝนความรู้ใหม่และช่วยหัวหน้าของคุณในเรื่องนี้

.ปรึกษาปัญหา. มีวัตถุประสงค์และเป็นมืออาชีพ

.ใช้ความคิดริเริ่มในมือของคุณเอง วิเคราะห์และเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา

.เรียกหัวหน้าให้เป็นที่ปรึกษาของคุณ

10. แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจและแบ่งปันนโยบายการบริหารของเจ้านายของคุณ

งานหลักของเลขานุการคือความสามารถในการเป็นตัวกลางระหว่างผู้จัดการและพนักงาน เขาต้องพยายามทุกวิถีทางเพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีระหว่างผู้จัดการและพนักงานคนอื่นๆ เลขานุการรู้รูปแบบการทำงานและลักษณะของหัวหน้างาน สามารถช่วยเหลือพนักงานในการจัดแผนกต้อนรับ ช่วยจัดทำเอกสารเฉพาะ ตอบสนองคำขอส่วนตัว เป็นต้น

ในทางปฏิบัติของเลขานุการ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่เลขานุการจะต้องแก้ไขความขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการและพนักงาน มากที่นี่ขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นและพฤติกรรมของเลขานุการในสถานการณ์ที่ยากลำบากความสามารถในการควบคุมอารมณ์ของตัวเอง

เลขานุการต้องพูดในนามของหัวหน้าเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องสามารถให้คำแนะนำที่จำเป็นอย่างสุภาพและชัดเจน เพื่อควบคุมการนำไปปฏิบัติ ในขณะเดียวกัน ไม่อนุญาตให้มีความสัมพันธ์ที่คุ้นเคยกับพนักงาน การแสดงความเย่อหยิ่ง ระบบราชการ หรือไม่แยแส

มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยเลขานุการในการสร้างการติดต่อทางธุรกิจที่ดีกับเลขานุการของแผนกโครงสร้างขององค์กรของเขาตลอดจนองค์กรที่มีสถานะสูงกว่าและรอง

7. ข้อกำหนดสำหรับการปรากฏตัวของเลขานุการ

การปรากฏตัวของผู้ช่วยเลขานุการทำให้เกิดความคิดเห็นเกี่ยวกับองค์กรโดยรวม ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่เลขา-ผู้อ้างอิงถือเป็น "หน้าตาของบริษัท"

รูปลักษณ์ของเลขานุการควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบทันสมัยและเรียบร้อย ข้อกำหนดหลักสำหรับเครื่องแต่งกายคือความเข้มงวดและความสง่างาม ทุกอย่างขึ้นอยู่กับรสนิยมของบุคคล สิ่งสำคัญ - ชุดสูทควรสบายใช้งานได้จริงและเข้มงวด การพูดกับคนที่แต่งตัวเลอะเทอะ ไม่เรียบร้อย ไม่ดูแลตัวเองไม่ใช่เรื่องน่ายินดี

การสนทนาดังกล่าวทำให้เกิดความรู้สึกเชิงลบเกี่ยวกับองค์กรนี้ เช่นเดียวกับการเลือกอุปกรณ์เสริมสำหรับเครื่องแต่งกาย

ไม่แนะนำให้เสริมชุดทำงานด้วยเครื่องประดับล้ำค่าที่ลวงโดยเฉพาะอย่างยิ่งความหลากหลายของเครื่องประดับไม่ได้ทำให้เลขานุการเป็นสี การตกแต่งควรเน้นย้ำถึงศักดิ์ศรีของเครื่องแต่งกายและผู้เป็นที่รัก รองเท้าควรเข้ากับโทนสีของสูท รองเท้าควรสวมใส่สบายและทันสมัย แนะนำให้เปลี่ยนรองเท้าสำหรับการทำงาน

เลขานุการผู้อ้างอิงต้องจดจำชีวิตส่วนตัวของเขาตลอดเวลา ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาด้านสุขอนามัยในวันที่อากาศร้อน ห้ามใช้น้ำหอมที่มีกลิ่นแรง มือของเลขานุการควรอยู่ในระเบียบที่สมบูรณ์แบบทรงผมควรเรียบร้อยสอดคล้องกับเครื่องแต่งกายและสิ่งแวดล้อม

8. การจัดสถานที่ทำงานของเลขานุการ

สถานที่ทำงานเป็นโซนกิจกรรมด้านแรงงานของพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปพร้อมกับวิธีการที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ การจัดสถานที่ทำงานอย่างมีเหตุผลและการสร้างสภาพการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานบริการเลขานุการรวมถึงการวางแผน พื้นที่สำนักงานมีการวางแผนตามลักษณะของงานที่ทำ การจัดวางเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์พิเศษอย่างมีเหตุผล ตลอดจนการสร้างความสะดวกสบายที่จำเป็นช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ชุดเฟอร์นิเจอร์สำหรับอุปกรณ์ในที่ทำงานประกอบด้วย: โต๊ะธรรมดา โต๊ะพิเศษ โต๊ะเสริม โต๊ะข้างเตียงสำหรับเก็บวัสดุอ้างอิงสำหรับติดตั้งอุปกรณ์สำนักงาน โทรศัพท์ ตู้เก็บเอกสาร และอื่นๆ อาร์มแชร์ เก้าอี้ยกและหมุนได้ ตู้แบบธรรมดาและแบบพิเศษ

พนักงานสำนักงานควรได้รับเอกสารอ้างอิงที่จำเป็นพร้อมคำแนะนำ

ตัวอย่างเช่น: รายละเอียดงาน, คำแนะนำการทำงานในสำนักงาน, สมุดโทรศัพท์

โต๊ะทำงานเป็นสถานที่ทำงานหลักของพนักงาน โต๊ะทำงานควรมีสิ่งของที่จำเป็นในเวลาที่กำหนด โต๊ะมีลิ้นชัก ชั้นวางสำหรับวางอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ (นิตยสาร กล่อง) ในโต๊ะทำงาน อุปกรณ์ทำงานที่ใช้อย่างต่อเนื่องจะอยู่ที่ชั้นบนสุด รายการทั้งหมดที่ใช้ไม่บ่อยจะอยู่ที่ด้านล่าง โทรศัพท์ควรอยู่บนโต๊ะหรือบนขาตั้งพิเศษ ด้านซ้ายหรือขวาเพื่อให้โทรศัพท์เคลื่อนที่ได้ สามารถถือได้ด้วยมือเดียว และอีกมือหนึ่งมีปากกาสำหรับจดข้อมูลที่จำเป็น คำสั่งซื้อที่เป็นแบบอย่างบนเดสก์ท็อปคือกุญแจสำคัญในการให้ผลผลิตสูง

ตู้เหล็กและตู้นิรภัยใช้สำหรับเก็บเอกสารลับ ตราประทับ รูปแบบของความรับผิดชอบต่อเงินที่เข้มงวด ควรปิดตู้นิรภัยเสมอ ไม่ควรเก็บสิ่งของฟุ่มเฟือยเกินควร นับประสาของใช้ส่วนตัวไว้ในนั้น กุญแจสู่ตู้, โต๊ะ, ตู้เซฟถูกเก็บไว้ในที่ที่หัวหน้าองค์กรกำหนด ตามมาตรฐานปัจจุบัน พื้นที่สำนักงานกำหนดไว้ที่อัตราสี่ตารางเมตรต่อพนักงานหนึ่งคน

สถานที่ทำงานของผู้ช่วยเลขานุการเป็นเขตของกิจกรรมด้านแรงงานซึ่งมีวิธีการที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ภายในโซนสามารถแยกแยะได้สามส่วน - ส่วนหลักที่มีเดสก์ท็อปพร้อมกล่องรับสัญญาณและอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นส่วนบริการผู้เยี่ยมชมและส่วนเสริมที่มีตู้, เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องแฟกซ์ , และอื่น ๆ. อุปกรณ์เสริม.

พื้นที่ทั้งหมดของแผนกต้อนรับซึ่งเป็นที่ตั้งของผู้ช่วยเลขานุการควรอยู่ภายในสิบสองถึงสิบหกตารางเมตร

การจัดระเบียบสถานที่ทำงานเป็นระบบของมาตรการเพื่อให้สถานที่ทำงานมีเครื่องมือและวัตถุของแรงงานและตำแหน่งหน้าที่การทำงาน นอกจากนี้ องค์กรของสถานที่ทำงานยังคำนึงถึงข้อมูลสัดส่วนร่างกายของนักแสดงและดูแลสภาพการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐานอีกด้วย ก่อนอื่นมาสัมผัสเฟอร์นิเจอร์ - โต๊ะและเก้าอี้

การใช้เฟอร์นิเจอร์ที่มีเหตุผลที่สุดในการทำงานของพนักงานระดับผู้บริหารมีบทบาทสำคัญ ในบางกรณี ผลิตภาพแรงงานจากเฟอร์นิเจอร์ที่เลือกสรรมาอย่างดีเพิ่มขึ้นสิบถึงยี่สิบเปอร์เซ็นต์

เมื่อพิจารณาถึงความอิ่มตัวของกระบวนการทำงานของเลขานุการ-ผู้อ้างอิงกับอุปกรณ์สำนักงาน เลย์เอาต์รูปตัวยูของสถานที่ทำงานจะได้รับการพิจารณาให้เหมาะสม (รูปที่ 1)

รูปที่ 1 รูปตัวยูของสถานที่ทำงานของผู้ช่วยเลขานุการ

พื้นผิวของโต๊ะควรเป็นผิวด้าน (สีเทา สีเขียว สีน้ำตาล โดยมีค่าสัมประสิทธิ์การสะท้อนแสง 20-50%) และทำความสะอาดง่าย มุมและขอบด้านบนด้านหน้าของโต๊ะควรโค้งมน ความสูงของพื้นที่ใต้โต๊ะสำหรับขาแนะนำเป็นหกสิบเซนติเมตร (ที่ระดับหัวเข่า) และไม่น้อยกว่าแปดสิบเซนติเมตรที่ระดับเท้า ทุกสิ่งที่เลขานุการต้องการตลอดเวลาระหว่างทำงานควรอยู่ในระยะที่เอื้อมมือเพื่อให้คุณสามารถใช้สิ่งที่คุณต้องการได้โดยไม่ต้องลุกขึ้น

การจัดวางอุปกรณ์เสริมบนโต๊ะทำงานและสิ่งที่แนบมาควรมีขนาดกะทัดรัด จัดระบบตามประเภทของงาน

องค์ประกอบที่สำคัญของสถานที่ทำงานคือการจัดระเบียบภายในของส่วนเดสก์ท็อป ขึ้นอยู่กับการออกแบบ ความจุ และลักษณะของเอกสารที่กำลังดำเนินการ ลิ้นชักควรเลื่อนออกได้ง่าย ราบรื่น และเงียบ เป็นการดีกว่าที่จะดัดแปลงกล่องขนาดใหญ่สำหรับการจัดเก็บวัสดุในแนวตั้งในกล่องอื่น ๆ ควรมีอุปกรณ์พิเศษต่าง ๆ - สำหรับการ์ดอุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็กเครื่องเขียน ขอแนะนำให้จัดสรรหนึ่งกล่องสำหรับเก็บของใช้ส่วนตัว ลำดับบนเดสก์ท็อปควรได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง อาจดูเหมือนเป็นการพูดเกินจริง แต่เฟอร์นิเจอร์ประเภทเรียบง่ายเช่นเก้าอี้มีบทบาทสำคัญในการจัดสถานที่ทำงานของผู้บริหาร ประสิทธิภาพของแรงงานขึ้นอยู่กับการเลือกเก้าอี้ในวงกว้าง - ท่าทางที่ไม่สบายจะทำให้เหนื่อย ทำให้คนมีประสิทธิภาพน้อยลง

เก้าอี้เลขา-ผู้อ้างอิงควรหมุนได้และมีพนักพิงที่สามารถเคลื่อนย้ายในแนวตั้งและแนวนอนได้ ซึ่งจะทำให้สามารถปรับระดับความสูงได้ (รูปที่ 2)

ที่นั่งของเก้าอี้ควรโค้งมนเล็กน้อยที่ขอบเพื่อไม่ให้กีดขวางการไหลเวียนของต้นขาและให้นั่งที่ตำแหน่งจุดศูนย์ถ่วงเล็กน้อย สำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านการบริหาร เก้าอี้และเก้าอี้มีที่วางแขนสำหรับการทำงานบนคอมพิวเตอร์หรือกับ VT - ไม่มีที่พักแขน เพื่อไม่ให้ขัดขวางการเคลื่อนไหว

สำหรับงานนั่งที่มีความสูงเฉลี่ย 1.7 เมตร แนะนำให้รักษาขนาดดังต่อไปนี้:

ความสูงของเก้าอี้ยก - 0.45 - 0.6 เมตร

พื้นที่ที่นั่งไม่เกิน 40 ×40 เซนติเมตร;

บริเวณที่สามารถเคลื่อนย้ายเก้าอี้ได้:

ลึก 0.6 เมตร;

ความยาว 1 เมตร

พื้นที่ทั้งหมด 1.2 ตารางเมตร²

ที่นั่งของเก้าอี้ควรปูด้วยลาเท็กซ์หนาประมาณ 1 เซนติเมตร ด้านบนใช้วัสดุกันความชื้น (ผ้าผสมเส้นใยธรรมชาติ)

นอกจากเก้าอี้ที่มีสิ่งที่แนบมาแล้ว เฟอร์นิเจอร์สำหรับทำงานของเลขานุการยังรวมถึงเก้าอี้สำหรับแขกด้วย

ควรมีเก้าอี้สามถึงสี่ตัวในพื้นที่บริการลูกค้า ส่วนเสริมติดตั้งตู้ - ผนัง (สามถึงสี่ส่วน) หรือชั้นวางหมุนสำหรับจัดเก็บเอกสาร (รูปที่ 3)

รูปที่ 3 ชั้นวางเอกสาร

ตู้นิรภัยโลหะใช้สำหรับเก็บเอกสารที่เป็นความลับ ตราประทับ แสตมป์ ในบางกรณีก็มีการติดตั้งตู้เสื้อผ้าด้วย ควรทำตู้เสื้อผ้าบิวท์อิน (เลขานุการไม่ควรเกะกะทางเดินในห้องรับแขกด้วยของใช้ส่วนตัววางสิ่งของในที่ที่เห็นได้ชัดเจน)

วิธีการทางเทคนิคบังคับ ซึ่งผู้ช่วยเลขานุการมักใช้คือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โทรศัพท์ (อาจเป็นวิทยุหรือ โทรศัพท์มือถือ, เพจเจอร์), โทรสารและเครื่องถ่ายเอกสาร (เครื่องถ่ายเอกสาร) บางครั้งก็เป็นเครื่องบันทึกเสียง

อุปกรณ์ประกอบด้วย เครื่องเขียน แฟ้มและแฟ้ม สมุดโน้ตหกวัน ปฏิทิน ปากกา ปากกาสักหลาด ขาตั้งโน้ตดนตรี มาร์กเกอร์ ที่เจาะรู อุปกรณ์จัดเก็บกระดาษ เครื่องคิดเลข โคมไฟตั้งโต๊ะ ตะกร้ากระดาษ , ถาดเอกสาร, แฟ้มควบคุม, ที่เย็บกระดาษ , เทปเหนียว, กระดุม, คลิปหนีบกระดาษ และของเล็กๆ น้อยๆ อื่นๆ และที่พักสำหรับจัดเก็บ

บริเวณแผนกต้อนรับอนุญาตให้วางแผงข้อมูลหรือโต๊ะบนผนังเพื่อระบุเวลาเข้าชม ตัวอย่างเอกสาร ปฏิทิน ฯลฯ

ในบริเวณแผนกต้อนรับของผู้ช่วยเลขานุการปฐมพยาบาล ควรมีชุดปฐมพยาบาลที่จัดเตรียมไว้อย่างเหมาะสม (ผ้าพันแผล ไอโอดีน validol แอมโมเนีย ยาแก้ปวดหัว สำลีปลอดเชื้อ ฯลฯ)

. สภาพการทำงาน

เงื่อนไขการทำงานและส่วนที่เหลือของพนักงานสำนักเลขาธิการ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการสร้างความมั่นใจในการทำงานที่มีประสิทธิผลและคุณภาพสูงของผู้ช่วยเลขานุการในขณะที่รักษาสุขภาพคือมาตรฐานด้านสุขอนามัยและสุขอนามัยที่เหมาะสมของสภาพการทำงาน มาตรฐานด้านสุขอนามัยและสุขอนามัยและองค์ประกอบด้านสุนทรียะของสถานที่ทำงาน ได้แก่ แสงปกติ สีที่เหมาะสมของสถานที่ทำงาน การกำจัดเสียงรบกวน การระบายอากาศและอุณหภูมิของอากาศ การจัดสวนของสถานที่ การจัดตั้งโหมดการทำงานและการพักผ่อนที่ถูกต้อง

บรรทัดฐานด้านสุขอนามัยและสุขอนามัยหลักกำหนดโดยมาตรฐานที่ระบุในตาราง (ตารางที่ 1)

ตารางที่ 1 มาตรฐานด้านสุขอนามัยและสุขอนามัย

ปัจจัยด้านสุขอนามัยและสุขอนามัย ตัวชี้วัดเชิงบรรทัดฐาน อุณหภูมิของอากาศ º С: ในฤดูร้อนในฤดูหนาว 22-25 18-21 ความชื้นในอากาศสัมพัทธ์, % 40 - 60 ความเร็วลม, m/s, ไม่เกิน 0.2 แสงพื้นผิวการทำงาน, lx: หลอดฟลูออเรสเซนต์ หลอดไส้ 300 150 มก./ม. ³ ฝุ่น15-20ค่าสัมประสิทธิ์การสะท้อนของผนัง % ไม่เกิน 60

เงื่อนไขสำคัญปากน้ำที่ดีในที่ทำงานคือแสงที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากการดำเนินการด้านสารคดีส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการใช้การมองเห็น (การอ่าน การเขียน การทำงานบนคอมพิวเตอร์) ความตึงเครียดทางสายตาทำให้เกิดความตึงเครียดในกล้ามเนื้อทั้งหมดของร่างกายมนุษย์ และนำไปสู่ความเหนื่อยล้าโดยทั่วไป

พื้นที่แผนกต้อนรับควรมีแสงธรรมชาติหากเป็นไปได้

แสงควรตกบนพื้นผิวการทำงานของโต๊ะและอุปกรณ์สำนักงานจากด้านซ้ายหรือด้านหน้า ในกรณีนี้ ควรวางแหล่งกำเนิดแสงไว้ที่มุมมากกว่า 30 º จากแนวสายตา (รูปที่ 4)

ไฟส่องสว่างในที่ทำงานอาจเป็นแบบทั่วไป (โคมไฟที่ติดตั้งบนเพดาน) หรือแบบโลคัล (โคมไฟตั้งโต๊ะ)

อุณหภูมิห้องที่เหมาะสมเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับประสิทธิภาพที่ดี อุณหภูมิสูงในห้องทำให้เกิดอาการง่วงนอน อ่อนเพลีย ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ในห้องเย็นความสนใจกระจัดกระจายซึ่งเป็นอันตรายต่อผู้ที่ทำงานทางจิต

การประชุมการเดินทางเพื่อธุรกิจเลขานุการวัฒนธรรม

การต่อสู้กับเสียงรบกวนในห้องนั้นดำเนินการโดยอุปกรณ์เก็บเสียงและสถานที่ทำงานที่มีเสียงดัง เพื่อลดเสียงรบกวนโดยตรงที่แหล่งกำเนิด คุณสามารถใส่สักหลาดหรือแผ่นโฟม วางเครื่องเก็บเสียงบนโทรศัพท์ หล่อลื่นประตู ติดขาเก้าอี้ด้วยผ้าสักหลาดหรือวัสดุที่คล้ายกัน เพื่อป้องกันเสียงรบกวนจากภายนอก ขอแนะนำให้ใช้ที่อุดหูที่ลดการรับรู้เสียงภายนอกลง 50%

สำหรับการออกแบบสีของห้องรับแขก การใช้สีที่เหมาะสมไม่เพียงแต่ปรับปรุงรูปลักษณ์ของพื้นที่สำนักงานเท่านั้น แต่ยังเพิ่มผลิตภาพแรงงาน ลดความเหนื่อยล้า และส่งผลดีต่อจิตใจของบุคคล

นอกจากนี้ยังสามารถใช้สีเพื่อเน้นหรือปิดบังคุณลักษณะของบริเวณแผนกต้อนรับได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นสีอ่อนจะขยายห้องเล็กด้วยสายตาและสีเข้มจะลดขนาดลง ด้วยการใช้สีที่ต่างกัน คุณสามารถแบ่งห้องออกเป็นส่วนๆ แยกกันได้ การใช้สีเป็นสื่อกลางในการให้ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น เลขานุการใช้สีเมื่อจัดเรียงเอกสารในโฟลเดอร์ที่มีสีต่างกัน ไฮไลต์กลุ่มการ์ดแยกต่างหากในตู้เก็บเอกสาร และอื่นๆ

บริเวณแผนกต้อนรับต้องมีการระบายอากาศอย่างสม่ำเสมอหรือมีเครื่องปรับอากาศ อากาศบริสุทธิ์สำหรับห้องเล็ก ๆ ที่พนักงานและผู้มาเยี่ยมมักสะสมเป็นปัจจัยที่สำคัญมากสำหรับงานปกติ

การเปิดหน้าต่างในช่วงเวลาสั้น ๆ (5-8 นาที) ทำได้ง่ายกว่าการไหลของอากาศแบบเบา ๆ (ร่าง) การจัดสวนของสำนักงานมีผลดีต่อองค์ประกอบของอากาศ เนื่องจากพืชไม่เพียงแต่ทำหน้าที่ตกแต่งเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงองค์ประกอบของอากาศ ลดอาการเมื่อยล้าทางประสาทและการมองเห็น คุณสามารถจัดเรียงต้นไม้ตามช่องหน้าต่าง ผนัง บนพื้น ไม่ควรวางดอกไม้ไว้บนขอบหน้าต่าง เนื่องจากเป็นการลดการไหลของแสงธรรมชาติ

บริเวณแผนกต้อนรับควรเป็นเขตปลอดบุหรี่ คุณไม่ควรใช้น้ำหอมที่มีกลิ่นแรง

โหมดการทำงานของผู้ช่วยเลขานุการและพนักงานคนอื่น ๆ ของบริการจัดการเอกสารควรจัดให้มีการสลับช่วงเวลาการทำงานและการพักผ่อน เมื่อทำการควบคุม ให้คำนึงถึงความหนาแน่นของวันทำงาน ธรรมชาติของงาน ความเครียดทางประสาทและอารมณ์ และสภาพด้านสุขอนามัยและสุขอนามัย โหมดการทำงานและการพักผ่อนถูกควบคุมโดยข้อบังคับด้านแรงงานภายในขององค์กร พวกเขากำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวันทำงาน ช่วงพักกลางวัน และอื่นๆ ในการกำหนดตารางเวลาสำหรับพนักงาน กฎควรจัดให้มีการหยุดพักช่วงสั้นๆ ระหว่างวันทำงานด้วย (นอกเหนือจากช่วงพักกลางวัน) ตัวอย่างเช่น สำหรับพนักงานที่มีงานเกี่ยวข้องกับการพำนักระยะยาวในที่ทำงาน (ผู้ช่วยเลขานุการมีงานดังกล่าว) ขอแนะนำให้แบ่งเวลาพัก 5-8 นาทีทุกๆ สองชั่วโมงของการทำงาน ขอแนะนำให้ใช้ช่วงพักดังกล่าวเพื่อการพักผ่อนหย่อนใจ เช่น นาทีพลศึกษาหรือช่วงหยุดชั่วคราว ขอแนะนำให้หยุดพักวัฒนธรรมทางกายภาพวันละสองครั้ง ในช่วงนาทีของวัฒนธรรมทางกายภาพ ขอแนะนำให้ทำแบบฝึกหัดยิมนาสติกที่แสดงในรูป (ภาพที่ 5)

รูปที่ 5 ยิมนาสติกออกกำลังกายสำหรับเลขา.

การออกกำลังกายครั้งสุดท้าย (ที่ห้า) เสร็จสิ้นเมื่อพัก คุณควรพักผ่อน หลับตา แล้วค่อยๆ นับถึงหนึ่งร้อย

10. เครื่องบันทึกเสียงอุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัย

อุปกรณ์และการทำงานของเครื่องบันทึก

เครื่องอัดเสียง - อุปกรณ์สำหรับบันทึกคำพูดด้วยวาจาเพื่อทำซ้ำทั้งหมดหรือบางส่วน การเล่นอาจช้าและซ้ำซาก สิ่งที่ทำให้เครื่องบันทึกเสียงแตกต่างจากอุปกรณ์บันทึกเสียงอื่นๆ คำว่า "เครื่องอัดเสียง" เกิดขึ้นจากคำสองคำ "ดิกโต" - บงการ, "ฝน" - คำพูด

เมื่อทำงานกับเครื่องบันทึกเสียงมีสองโหมด

1.บันทึก. เครื่องบันทึกเสียงของคณะรัฐมนตรีให้ความสามารถในการบันทึกทั้งจากไมโครโฟนและจากสายต่างๆ (เครือข่ายวิทยุกระจายเสียง สายสื่อสารของผู้มอบหมายงาน) ตลอดจนความสามารถในการบันทึกการสนทนาทางโทรศัพท์

2.การเล่น เครื่องบันทึกมีจุดประสงค์เดียว - เพื่อพิมพ์ซ้ำระบุข้อความ ในกระเป๋าของเครื่องบันทึกเสียงแบบพกพาอื่นๆ การเล่นเกิดขึ้นโดยไม่ได้อำนวยความสะดวกหลายอย่าง (ซ้ำ, ความเร็วช้า)

หัวบันทึกและเล่นโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน ในการทำซ้ำโดยไม่ผิดเพี้ยนของสัญญาณที่บันทึกบนเทปแม่เหล็กและแรงดันไฟฟ้าของการเคลื่อนที่สัมพันธ์กับส่วนหัว จะต้องเป็นว่าในระหว่างการบันทึก ในกรณีนี้ ขดลวดของส่วนหัวจะถูกเขียนโดยสนามแม่เหล็กที่สร้างขึ้นโดยเทปที่ให้ สัญญาณไฟฟ้าเกิดขึ้นจากขั้วแม่เหล็ก "+" และ "-" หนึ่งร้อยขั้วบนแม่เหล็ก เทปจะสร้างฟลักซ์แม่เหล็กปิดในอากาศ เมื่อเทปผ่านเข้าไปใกล้ส่วนหัว การไหลนี้จะถูกปิดผ่านแกนของส่วนหัวด้วยแรงต้านแม่เหล็กที่น้อยกว่าแรงต้านอากาศหลายพันเท่า เมื่อเทปแม่เหล็กเคลื่อนที่ หัวเล่นจะถูกกำหนดตามแม่เหล็กอื่นๆ ที่มีขั้วต่างกัน แรงดันไฟฟ้าสลับปรากฏบนหัวที่คดเคี้ยวพร้อมกับตัวแปร ความถี่ของแรงดันไฟฟ้านั้นตรงกับความถี่ของสัญญาณเสียงดั้งเดิม

เครื่องบันทึกเสียงเป็นอุปกรณ์ (เครื่องมือ) ที่จำเป็นสำหรับการบันทึกคำพูดด้วยวาจาเพื่อทำซ้ำทั้งหมดหรือบางส่วน การใช้เครื่องบันทึกเสียงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแรงงานและคนงานประเภทต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับต้นฉบับ การจดชวเลข การพิมพ์ดีด เครื่องบันทึกเสียงสามารถขับเคลื่อนด้วยแหล่งสัญญาณอัตโนมัติ กระแสตรงด้วยแหล่งจ่ายไฟสากลทั้งจากไฟหลักและจากแบตเตอรี่

เครื่องบันทึกแบ่งออกเป็นสองประเภท:

1.Passive - สำหรับการบันทึกคำพูดในสภาพสนาม มีน้ำหนักและขนาดที่เล็ก

ก) พ็อกเก็ต - ใช้โดยแพทย์ นักข่าว และอื่นๆ

b) กระเป๋าสำหรับทำงานในสภาพการเคลื่อนไหว

คณะรัฐมนตรี - ออกแบบมาให้ทำงานในสภาพสำนักงาน (ส่วนใหญ่ทำงานจากเครือข่าย กระแสสลับ).

ก) สากล - ให้ความสามารถในการทำงานทั้งในโหมดบันทึกและในโหมดเล่น

ข) การผลิตซ้ำ ออกแบบมาเพื่อเล่นเสียงบันทึกที่สร้างจากเครื่องบันทึกเสียงแบบพกพาสากล

เทปแม่เหล็ก+เครื่องบันทึกเสียง

ใช้ในสภาวะการบันทึกและทำหน้าที่เป็นกระดาษเขียนและทำหน้าที่เป็นสื่อบันทึกข้อมูลในเครื่องบันทึกเสียง หัวคงที่สร้างการบันทึกแม่เหล็กบนเทปที่เคลื่อนที่สัมพันธ์กับส่วนหัวด้วย ความเร็วคงที่.

บันทึกนี้เป็นการรวมกันของแม่เหล็กจำนวนมากที่มีความยาวและความแรงของสนามต่างกัน สำหรับการเล่นจะใช้ในหัวเล่น

เทปนี้มีฐานบางที่ยืดหยุ่นได้ซึ่งทำจาก lavsan, ทุ่งเรซินที่จำเป็น, โพนี่ไวนิลคลอไรด์ และอื่นๆ มีออกไซด์ต่างๆ มากมาย แต่ดีกว่า: Fe2O3, GrO2

ฐานของเทปเคลือบด้วยผงแม่เหล็กออกไซด์ ซึ่งประกอบด้วยอนุภาครูปเข็มขนาดเล็ก

เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกและการเล่นข้อมูลเป็น ระดับสูงสุดต้องใช้อุปกรณ์คุณภาพสูง

เทคนิคการบันทึกด้วยแม่เหล็ก:

ในการบันทึกข้อมูลลงบนเทปแม่เหล็ก จำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่มีวงจรไฟฟ้าและตรวจให้แน่ใจว่าเทปเคลื่อนที่ด้วยความเร็วคงที่

สัญญาณเสียงเช่น แรงดันไฟฟ้ากระแสสลับที่ได้รับจากไมโครโฟนจะถูกส่งไปยังอินพุตของเครื่องบันทึก สัญญาณจะถูกขยายและป้อนผ่านการควบคุมระดับการบันทึกไปยังอุปกรณ์บันทึก สัญญาณเสียงจะถูกแปลงเป็นรูปแบบที่เทปรับรู้และจดจำ หลังจากการแปลงทั้งหมด สัญญาณจะถูกส่งไปยังขดลวดของหัวบันทึก การแปลงจะดำเนินการโดยหัวแม่เหล็ก

11. ข้อควรระวังเพื่อความปลอดภัยเมื่อทำงานกับเครื่องบันทึกเสียง

1.อย่าติดตั้งเครื่องบันทึกเสียงบนพื้นผิวที่ไม่เสถียร

2.อย่าติดตั้งเครื่องบันทึกเสียงใกล้แหล่งความร้อน

.หลีกเลี่ยงการโดนแสงแดดโดยตรง ความชื้น

.ห้ามติดตั้งเครื่องบันทึกในห้องที่มีสารก่อมะเร็ง (ด่าง กรด)

.ห้ามรับประทานอาหารใกล้เครื่อง

.หลีกเลี่ยงการกดปุ่มบนเครื่องบันทึกเสียงโดยไม่ตั้งใจ เพราะอาจทำให้ฟังก์ชันซอฟต์แวร์ล้มเหลวได้

.เพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ ห้ามเปิดหรือถอดประกอบเครื่องขณะเสียบปลั๊ก!

.ตรวจสอบการมีอยู่และความสมบูรณ์ของตัวนำกราวด์ ตัวเรือนของการติดตั้งระบบไฟฟ้าที่ให้บริการ

.บรรเทาความตึงเครียดจากพื้นที่ วงจรไฟฟ้าเพื่อรับบริการหรือซ่อมแซม

.ห้ามสัมผัสสายไฟและส่วนที่มีไฟฟ้าอื่น ๆ ที่มีไฟเลี้ยงโดยไม่มีอุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคล

.ไม่อนุญาตให้ทำงานในการติดตั้งระบบไฟฟ้าในกรณีที่สายไฟขาด การต่อสายดิน ฯลฯ

.ก่อนทำงาน ตรวจสอบสภาพของปลั๊กไฟและเต้ารับไฟฟ้า

.สายไฟที่มาจากเครื่องบันทึกไม่ควรบิดและไม่ควรมีอะไรติดอยู่

12. วรรณกรรมที่ใช้

1.Andreeva V.I. - เอกสาร: M., CJSC Business School Intel - Synthesis 2001.

2.Basakov M.I. - เลขานุการอ้างอิง - อ้างอิง: Rostov-on-Don, Phoenix, 2001

.บรอยโด วี.แอล. - อุปกรณ์สำนักงานสำหรับงานสำนักงานและการจัดการ: M., Filin, 1988.

.Kuznetsova โทรทัศน์ - ธุรกิจเลขานุการ: M., CJSC Business - โรงเรียน Intel - Synthesis 1999.

.Stenyukov M.V. - เอกสารต่างๆ งานสำนักงาน ม., PRIOR, 1999.