Техзавдання виконання. Технічне завдання, приклад

Від автора: Як написати технічне завдання на розробку сайту? Тема досить велика, і в рамках однієї статті її складно розібрати на всі 100% (якщо це взагалі можливо). Але загальні положення, те, що потрібно врахувати, на що слід звернути увагу при складанні ТЗ, я намагатимуся докладно викласти в цій статті.

Отже, ТЗ

Технічне завдання складається для розробника сайту. На ТЗ потрібно посилатися під час укладання договору між замовником та виконавцем. Повинна бути обумовлена ​​відповідальність за невиконання чи некоректне виконання пунктів та термінів ТЗ з обох сторін. Але найголовніше (на мій погляд), для чого створюється ТЗ, так це для прискорення процесу розробки сайту.

Давайте проаналізуємо такий приклад:

Припустимо, що Вам на сайті, десь із боку потрібен календар. Здавалося дрібниця. Але що докладніше ви опишите функціонал цього календаря, то швидше отримаєте результат.

Тут трохи поясню. Календар календаря різниця. Є календар, який просто показує числа щодня тижня поточного місяця. Є календар із можливістю перегортати місяці. Є календар з можливістю перегортати місяці та роки.

Припустимо, вам потрібен останній варіант календаря (з можливістю перегортати місяці та роки) з підсвічуванням поточної дати. Ви в ТЗ вказали: «У бічній панелі потрібний календар». Замовник робить перший варіант календаря (просто показує числа по днях тижня поточного місяця).

Що ми маємо. Виконавець пункт ТЗ виконав, а ви хотіли зовсім інший календар. Начебто все відповідно до ТЗ, ніхто не винен, до конфлікту не дійшло, але найголовніше втрачено час та гроші.

Це приклад усього банального календаря.

А якщо доведеться переробляти щось серйозніше, на переробку чогось часу потрібно не півдня, як у випадку з календарем? І у вас сайту немає, і замовник порається з вами, хоча міг би завершити ваш проект і розпочати новий.

Тому чим ДокладнішеВи опишите функціонал кожного модуля сайту, тим швидше отримаєте результат. У цьому мають бути зацікавлені обидві сторони.


З яких пунктів зазвичай складається ТЗ?

Уявімо, що ви власник деякої компанії або фірми. Ваша компанія займається випуском будь-якої продукції та її реалізацією. Ви маєте покупців. Ви співпрацюєте з продавцями (магазинами та інтернет-магазинами), сервісними центрами, споживачами продукції. Або Ви робите сайт для такої компанії і Вам потрібно написати ТЗ.

Незалежно від того в якій ролі Ви виступаєте, перше, чим потрібно зайнятися - це вивчити структуру організації, то чим вона займається, номенклатуру, характеристики і взагалі все, що пов'язане з продукцією та компанією. Від того, наскільки глибоко замовник вникне в суть того, що відбувається на підприємстві, залежить і те, що відбуватиметься на сайті. Тому тут завдання взаємне: замовник повинен якнайдокладніше розповісти про підприємство, а виконавець добре вникнути в суть того, що відбувається.

Навіть якщо ви самі пишете ТЗ для фірми, яка робитиме сайт, непогано це все прикинути на аркуші паперу.

Поїхали пунктами.


Опис сайту

Тут можна в пару пропозицій написати про підприємство, чим займається. Щось типу вступ зробити.

для кого – цільову аудиторію сайту:

  • потенційні покупці
  • продавці продукції (магазини, інтернет-магазини)
  • сервісні центри
  • партнери (фірми)
  • споживачі продукції (той, хто вже купив)

Навіщо потрібен сайт:

  • Для підвищення іміджу компанії
  • Для збільшення продажів
  • Для зручності клієнтів

Тип сайту:

  • Корпоративний
  • Сайт візитка
  • Інтернет магазин

Мовні версії:

  • Англійська
  • Українська


Сайт має вирішувати якісь завдання. Відповідно далі рухаємося за цілями та завданнями сайту.

Цілі та завдання сайту

У цьому розділі ТЗ ми проходимося по всій цільовій аудиторії та описуємо коло завдань, які має вирішувати сайт.

Потенційні покупці продукції.

Ціль: залучити більше покупців і переконати зробити першу покупку, допомогти зробити вибір

Необхідно вирішити задачі:

    Дати якісну, вичерпну інформацію про продукцію, додаткові послуги, гарантії, сервіс, методи вибору.

  • Дати інформацію про салони-магазини
  • Дати інформацію про роздрібну торгову мережу

    • Дати можливість поставити запитання через організацію Online-консультування потенційних покупців фахівцями підприємства з питань вибору, купівлі продукції.

Таким чином, проходимося по всій цільовій аудиторії. Якщо слідувати нашому сайту, то описуємо цілі та завдання для продавців продукції (магазини, інтернет-магазини), сервісних центрів, партнерів (фірми), споживачів продукції. Тобто те, що має виконувати сайт конкретно для кожного з них.


Тепер перераховуємо модулі сайту.

Функціонал сайту

Для того щоб перерахувати функціонал сайту, потрібно вирішити, що йому необхідно:

  • Чи потрібні новини на сайті
  • Чи потрібний рекламний блок
  • Чи потрібна реєстрація
  • Чи потрібний закритий розділ сайту (тільки для зареєстрованих користувачів)
  • Чи потрібна форма зворотного зв'язку
  • Чи потрібний скрипт розсилки
  • І т.д. і т.п.


Після того, як все це описали, ми підбираємося до найголовнішого та найцікавішого. Звичайно, вся виконана вище робота дуже важлива, але тепер ставати ще «спекотнішими».

Опис функціоналу сайту

На даний момент ми знаємо для кого сайт, які цілі та завдання він має виконувати, його додаткові функціональні можливості.

Настав час, коли потрібно всю зібрану інформацію привести в систему і красиво вкласти в сайт. Щоб полегшити завдання та не винаходити велосипед, можна переглянути сайти схожої тематики. Щось перейняти у них, подивитися та випробувати їх функціонал і те, що здалося незручним, спробувати покращити на своєму сайті. В принципі, подивитися сайти такої тематики можна (а якщо немає досвіду, то навіть і потрібно) на самому початку складання ТЗ.

Пропоную розпочати з пунктів меню. У ньому потрібно відобразити основні сторінки сайту та подбати про те, щоб кожен із відвідувачів швидко знайшов інформацію для себе. А відвідувачі – це наша цільова аудиторія. Меню буде включати багато пунктів, тому буде у вигляді списку, що випадає.

Для початку потрібно розповісти про компанію. Тут можуть бути сторінки про компанію, історія компанії, контакти, відгуки.

Звичайно має бути пункт меню «продукція», з підпунктами « каталог продукції», «Релізи», «обговрення продукції».

Загалом, як розписувати сподіваюся зрозуміло. Представлю кінцевий варіант можливого меню для нашого сайту:

Про компанію

  • Історія компанії
  • контакти
  • відгуки

Новини

  • події
  • акції
  • нове на сайті

Продукція

  • каталог продукції
  • релізи
  • відгуки про продукцію

Сервіс

  • служба сервісу
  • гарантійне обслуговування
  • післягарантійне обслуговування

Споживачу

  • купівля та доставка
  • користування
  • про сервіс

Магазинам та інтернет магазинам

  • фотографії продукції
  • Часто задавані питання

Сервісним центрам

  • Як стати сервісним центром
  • Часто задавані питання

Партнерам

  • запрошення до співпраці
  • часто задавані питання


З меню начебто розібралися. Тепер потрібно розписати, що буде на кожній сторінці і як це все загалом працює. Плюс надати приблизний макет сайту. Його можна намалювати на листку паперу олівцем, відсканувати та прикріпити до ТЗ. Єдине, що скажу – не обмежуйте фантазію дизайнера, накидайте у загальному вигляді.


Ця частина змінюється в залежності від того, як ви бажаєте бачити вашу сторінку. Може нагорі не потрібно стільки банерів, можливо нагорі потрібно вказати контакти (адреса, телефон, факс), може у вигляді іконок «карта сайту», «головна», «контакти». Може, новини Вам ліворуч не потрібні, а «акції та релізи» показувати ліворуч.


Головне тепер описати логіку роботи.

Логіка роботи

Я описувати буду, виходячи з малюнка вище.

Верхня частина сайту залишається незмінною на кожній сторінці сайту. Стрічка новин видно тільки на головній сторінці. На другорядних сторінках ліворуч показуємо підпункти меню того пункту, в якому в даний момент перебуваємо (наприклад, якщо ми на сторінці «служба сервісу», то показуємо посилання на «гарантійне обслуговування», «післягарантійне обслуговування»). Відповідно, і переходи за цими посиланнями ведуть на відповідні сторінки. Тут же під підпунктами зліва відображаємо дані для зв'язку з он-лайн консультантами (Skype, ICQ). Блок акції та релізи залишаються на кожній сторінці. Підвал сайту відображається той самий на кожній сторінці.

Приблизно так описується загальна логіка роботи.

Тепер детально описуємо кожний блок. Наприклад «Новинна стрічка».

«Новинна стрічка» з 10-ти останніх новин. Кожна новина має складатися із заголовка новини, дати публікації, короткого початку новини (4-5 рядків) та посилання «читати повністю». При натисканні на посилання читати повністю потрапляємо на сторінку новин. Новина, на яку потрапили, відображається на місці основного вмісту. Включає заголовок новини, дату публікації. Зліва так само відображається стрічка новин. Новини за минулі місяці та роки потрапляють до архіву. Тобто під новинами за поточний місяць відображаємо «архів за (якийсь місяць чи рік)». При натисканні на посилання «архів за (такий-то місяць чи рік)» вниз випадає список новин за відповідний місяць/рік.

Приблизно так описуємо роботу кожного блоку. Не забуваймо про випадок із календарем. І найголовніше потрібно розписати роботу каталогу товару. Тут я даю вам завдання: спробуйте продумати і описати, як працюватиме каталог Свої варіанти надсилайте на e-mail. Найкращий ми опублікуємо.


Що ще має бути? Непогано було б вказати сумісність.

Сумісність

У цьому пункті вказуємо, на яких операційних системахі в яких браузерах сайт повинен однаково добре виглядати. На якій версії, якої мови має бути написано. Який CMS використовується. Це варто вказати, якщо Ви дійсно розумієте, про що кажете.

Якщо не володієте цими питаннями, просто вкажіть браузери, в яких сайт повинен правильно відображатися. В іншому розраховуйте на совість виконавця.


Висновок

У цій статті я не прагнув показати, що саме так складається ТЗ і ніяк не інакше. Робіть так і проблем не буде. Скласти якісне ТЗ – це скоріше питання досвіду. На перших парах скласти грамотне ТЗ вийде далеко не у всіх.

У цій статті я хотів показати принципи, за якими будується технічне завдання, основні моменти, на які варто звернути увагу. Наскільки мені це вдалося, сподіваюся дізнатися з ваших коментарів.

І не забувайте про завдання!

Технічне завдання - письмове доручення контрагента вчинити зазначені дії або виконати необхідну роботу (послугу). Окремо такий документ, як правило, не використовується.

І все ж, у деяких випадках, таке завдання є єдиним письмовим підтвердженням виникнення прав та обов'язків.

Правила, які застосовуються до таких завдань

Вони (правила) розміщені у загальнодоступному місці та будь-яка особа, яка прийняла їх умови, вважається стороною, яка уклала громадський договір надання послуг, та різні інші варіанти угод.

Доказом прийняття клієнтом умов виконавця можуть бути різні документи. Це може бути касові чеки, платіжні доручення, які свідчать про оплату замовником послуг виконавця, і навіть інші письмові документи, зокрема технічні завдання.

При цьому в завданні має бути чітко зазначено на місця знаходження основних правил виконання робіт або вони можуть бути викладені в ньому в повному обсязі.

Законодавством допускається висновок технічного завданнядистанційно. Така можливість має бути детально прописана у правилах виконання робіт (надання послуг). Листування може вестися різними засобами зв'язку (електронної пошти, факсу та ін.).

У будь-якому випадку, сторони повинні чітко розуміти та усвідомлювати наслідки укладання угоди та виникнення у них певних прав та обов'язків. З метою підтвердження укладання сторонами договору (угоди), допускається використання електронних цифрових підписів а також факсиміле (якщо це прямо зазначено в умовах укладання угоди).

Інші форми використання такого документа

У звичайному ж діловому обороті технічне завдання є невід'ємним додатком в основному договору і без нього є недійсним. В Інтернеті існують різні прикладитехнічного завдання.

Їх різноманіття часто грає злий жарт, тому що не зрозуміло який варіант вибрати. Постараємося розглянути обов'язкові умови, які необхідно дотриматись при складанні даного документа або аналізі зразка технічного завдання, завантаженого з Інтернету:

    Документ складається у письмовій формі та скріплюється підписами сторін або їх повноважних представників. Якщо стороною виступає юридична особа, то документі має бути проставлений відбиток друку організації. Необхідно звернути увагу на належні повноваження особи, яка підписує завдання. Представники зазвичай мають доручення. Юридичні особиоформляють доручення у простій письмовій формі, фізичні особи- у нотаріальній формі. Враховуючи те, що довіреність, яка її видала, може відкликати будь-якої миті, перед підписанням документа слід перевірити її дійсність.

    У завданні докладно вказуються технічні вимогидо виконуваної роботи (послуг). Вказівки виконавця є обов'язковими для замовника, за умови якщо вони не порушують умов основного договору та виконання їх не призведе до несприятливих наслідків.

    У документі проставляється дата його складання, строк виконання робіт. Можуть бути зазначені етапи виконання, а також терміни прийняття результатів. За потреби, у документі прописуються відповідальні за його виконання особи. Це завдання також може містити реквізити сторін.

    У разі потреби, до технічного завдання можуть додаватися різні документи, як у першотворах, так і в копіях. Виконавча документаціявиготовляється у кількості екземплярів, що дорівнює кількості екземплярів технічного завдання. Кожна сторона в правочині має право мати оригінал технічного завдання з усіма додатками до нього.

Нижче розміщено один із варіантів технічного завдання. З іншими зразками технічного завдання Ви можете ознайомитись у розділі нашого сайту "Зразки документів". Ознайомтеся із правовою документацією даної тематики у розділі сайту "Питання-відповідь". Грамотне оформлення прав і обов'язків, що виникають, є запорукою їх виконання всіма сторонами, задіяними в угоді.

Технічне завдання виконання робіт

Як купити те, що потрібно саме вам, не порушуючи антимонопольне законодавство? Запорука успіху у цій справі – грамотно складене технічне завдання. Читайте у статті, які неявні порушення чинять замовники.

У загальному випадку при складанні закупівельного ТЗ замовник повинен стежити за повною безособовістю об'єкта, що описується, тобто в ньому не повинно бути жодних вимог і навіть натяків на конкретні товарні знаки, виробників або навіть країну походження товару.

Насправді грамотно підготувати опис об'єкта закупівлі, технічне завдання з 44-ФЗ, без наявності спеціальних знань у конкретній галузі досить непросто. Деякі замовники навіть створюють закупівлю на надання послуг із підготовки техзадач. Але і самостійно це зробити цілком реально, якщо уважно вивчити вимоги до об'єктів закупівлі, зіставити зі своїми потребами і дотримуватися правил опису об'єкта закупівлі по 44-ФЗ.

Потрібно пам'ятати, що у маркуванні виробів зашифровані деякі характеристики. Приміром, технічним завданням передбачений матеріал «тротуарна плитка» з маркуванням «Класіко 1КО.4», техзавданням жодних вимог до товщини плитки не пред'явлено. Згідно з розшифровкою маркування, її товщина становить 4 см. (Остання цифра маркування вказує на товщину в смантиметрах). Однак, при виконанні контакту з'ясувалося, що була потрібна плитка товщиною 6 см. Від товщини плитки залежить навантаження, яке вона може витримати. Неграмотно складене техзавдання призвело до закупівлі матеріалу, який не відповідає вимогам. Тому потрібно ретельно перевірити маркування всіх матеріалів у технічному завданні та вказати всі основні, важливі вимоги до матеріалів.

Бажано не копіювати опис товарів з різних сайтів. Інформація в описі може не бути достовірною та виявиться, що заявленим вимогам не відповідає жоден товар. Існує велика ймовірність, що під даний описпідходить єдиний товар. Це можна розцінювати як обмеження конкуренції.

Усі вимоги до характеристик повинні мати двозначне тлумачення. Інакше буде багато запитів на роз'яснення. Найчастіше буває так, що при безлічі запитів замовник не може встигнути у встановлені терміни відповісти на них по суті та часу на коригування технічного завдання може не виявитися. На підставі цього, іноді замовник у роз'ясненні вказує, що достатньо подання однієї лише згоди, без вказівки на матеріали. У свою чергу це знижує шанси закупити саме те, що необхідно, так із заявки не видно які матеріали будуть використані при виконанні робіт.

Інструкцію з підготовки заявки краще складати вже після опису вимог до технічним характеристикам. Інструкція повинна не заплутувати учасника, а конкретизувати вимоги технічного завдання, щоб уникнути множини запитів від учасників. Невідповідність технічного завдання інструкції, що створює перешкоду для підготовки заявки, може спровокувати направлення скарг до УФАС потенційними учасниками закупівлі.

Які ще вимоги важливо вказати у техзавданні:

  • До гарантійного терміну товару, роботи, послуги та (або) обсягу надання гарантій їх якості. Замовник у технічному завданні повинен встановити гарантійний термін не менше гарантійного терміну виробника.
  • До гарантійного обслуговування товару.
  • До витрат на експлуатацію товару.
  • До обов'язковості здійснення монтажу та налагодження товару.
  • До навчання осіб, які здійснюють використання та обслуговування товару.

Головні правила

  1. Під час підготовки документації про закупівлю зверніть увагу до коди Загальноросійського класифікатора продукції (ОКПД2), які стосуються об'єкта закупівлі. Необхідно, щоб використаний код збігався з конкретним об'єктом закупівлі.
  2. Крім положень 44-ФЗ, розробляючи техзавдання слід пам'ятати також вимоги інших правових актів, антимонопольних органів, технічних і стандартів (ГОСТ, ТУ, СНиП тощо.).
  3. Товари та матеріали, що запитуються замовником у технічному завданні, повинні відповідати об'єкту закупівлі та кошторисної документації(якщо така є).
  4. При закупівлі на будівельний підряд необхідно також додати дефектну відомість, кошторис, а у разі капітального будівництва (реконструкції, капітального ремонту) також необхідно додати проектну документацію.
  5. Вказуйте, що хочете купити нові товари та матеріали (тобто вони не використовувалися, не перебували в ремонті, реставрації, не були відновлені). Інакше, замовник може отримати товари.

Поширені питання

Запитання:Чи можна прописувати на постачання запасних частин вказівку «оригінальних»?
Відповідь:Можна, якщо йдеться про продукт, що стоїть на гарантії, або є необхідність забезпечення взаємодії таких товарів з товарами, що використовуються замовником, а також у разі закупівель запасних частин і витратних матеріалів до машин та обладнання.

Запитання:Чи обов'язково прописувати ідентифікаційний код закупівлі у технічне завдання?
Відповідь:Ідентифікаційний код закупівлі вказується в плані закупівель, плані-графіці, повідомленні про здійснення закупівлі, запрошення взяти участь у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), що здійснюється закритим способом, документації про закупівлю, у контракті, а також в інших документах, передбачених цим Федеральним законом . У ТЗ його вказувати необов'язково.

Запитання:Потрібно придбати прилад для наукових досліджень до вже існуючої системи з 3-х приладів одного виробника. Необхідно повне поєднання всього у роботі. Еквівалент не бажаний. Чи можна не писати еквівалент і вказати виробника? Система тонко налаштована та дорога.
Відповідь:Якщо Ваш випадок підходить під «…за винятком випадків несумісності товарів, на яких розміщуються інші товарні знаки, та необхідності забезпечення взаємодії таких товарів з товарами, які використовуються замовником…) – можна, в інших випадках – не можна.

Запитання:Чи можна в техзавданні по капремонту вказати вузькі показники, наприклад, колір стін з конкретним кольором, прикладати композиції з гіпсокартону на стелі, конкретну колекцію плитку без еквівалента, посилаючись на естетичні переваги?
Відповідь:Під час формування технічного завдання замовники мають керуватися вимогами статті 33 Закону № 44-ФЗ. Колір стін - це вибір замовника, це його потреба, яка не обмежує кількість постачальників. Макет, ескіз композиції з гіпсокартону на стелі – це також потреба замовника, всі виконавці зможуть повторити наведений у документації макет. Колекція плитки без еквівалента — це порушення пункту 1 статті 33 Закону № 44-ФЗ: «Документація про закупівлю може містити вказівку на товарні знаки у разі, якщо під час виконання робіт, надання послуг передбачається використовувати товари, постачання яких не є предметом контракту. При цьому обов'язковою умовою є включення до опису об'єкта закупівлі слів "або еквівалент".

Тема 3

ВИЗНАЧЕННЯ ПРОЕКТУ

Одним із найкращих способівзадовольнити потреби замовника та основних зацікавлених сторін є використання інтегрованої системи планування та контролю проекту, для якої потрібна селективна інформація. Керуючі проектом, які працюють над одним невеликим проектом, можуть планувати та складати графіки виконання завдань у відсутності формальної системи планування та інформації. Однак у тих випадках, коли керуючий проектом повинен керувати кількома малими або одним великим і складним проектом, швидко досягається межа, за якою керуючий проектом більше не може справлятися з деталями.

У цій темі описується строгий, структурований метод виборчого відбору інформації використання всіх стадіях життєвого циклу проекту з задоволення потреб усіх зацікавлених сторін (наприклад, клієнта, керуючого проектом) й у визначення, наскільки виконання проекту відповідає стратегічному плану організації.

Пропонований метод є своєрідним варіантом складання схеми проекту і тому називається структуризацією процесу роботи Початкові етапиРозробка схеми допомагає забезпечити виявлення всіх завдань і переконатися в тому, що всі учасники розуміють, що від них вимагається. Коли схема проекту та її деталі уточнено, можна розробляти інтегровану інформаційну системудля складання мережного графіка та розподілу ресурсів. Ця ж базова інформація буде згодом використана і для контролю за ходом виконання проекту.

Упорядкований підхід до збору інформації щодо проекту, необхідної для планування, складання графіка робіт та контролю за виконанням проекту, забезпечують п'ять типових етапів. Ці етапи разом із розробкою мережевих графіків проектів здійснюються одночасно, і зазвичай необхідно кілька повторень, щоб розробити терміни та кошторису, якими можна буде користуватися контролю над проектом.

ЕТАП 1: РОЗРОБКА ТЕХНІЧНОГО ЗАВДАННЯ

Розробка технічного завдання ( ТЗ) готує ґрунт для розробки плану проекту. Технічне завдання- це визначення кінцевого результату чи мети вашого проекту – товару чи послуги для вашого замовника. Основною метою тут є якомога чіткіше визначення проміжних результатів роботи для кінцевого користувача та концентрація (в єдине ціле) планів проекту. Хоча розробка технічного завдання є фундаментально важливою, керівники проектів великих корпорацій хорошим менеджментомчасто поверхово відносяться до цього етапу.

Дослідження показують, що погана розробка технічного завдання є найчастішою перепоною на шляху успіху проекту. Вивчення проекту будівництва великого нафтопереробного заводу, проведене Смітом і Таккером, показало, що погана розробка технічного завдання та нечітке визначення основних складових проекту негативно позначилися на його вартості та графіку робіт. Пінто і Слєвін довели, що чітке визначення цілей більше, ніж на 50% визначає успіх на стадії формулювання концепції, планування та виконання проекту. Ешлі та інші продемонстрували, що у видатних, успішних проектів було чітко розроблено технічні завдання та визначено складові роботи. Аналіз Познера виявив, що на думку 60% респондентів-керуючих проектами, основною проблемою є відсутність чітких цілей.

У ході роботи з більш ніж 1400 керуючими проектами в США та Канаді Гобелай та Ларсон встановили, що близько 50% проблем планування пов'язані з нечітким технічним завданням та постановкою цілей. Усі ці результати свідчать про пряму залежність успіху проекту від чіткого визначення його ТЗ. Чітке ТЗ змушує як замовника, і всіх учасників проекту концентруватися з метою проекту.

ТЗ має розроблятися під керівництвом керуючого проектом та клієнта. Керуючий проектом повинен узгоджувати із замовником цілі, проміжні результати роботи на кожній стадії проекту, технічні вимоги тощо. Так, наприклад, проміжним результатом на ранній стадіїпроекту може бути розробка документації; на другій стадії – три зразки продукту; на третій - значна кількість товарів для випуску на ринок і, нарешті, просування товару на ринку та навчання персоналу.

Розробка технічного завдання на проект - це документ, який буде відповідно оформлено та використано власником проекту та учасниками проекту для планування та вимірювання успіху проекту. ТЗ пояснює, яку продукцію ви поставите своїм клієнтом після завершення проекту. ТЗ вашого проекту має представляти намічені результати в конкретному вигляді, що піддається виміру.

Очевидно, що ТЗ це наріжний камінь, до якого прив'язані всі елементи плану проекту. Щоб переконатися у правильності ТЗ, можна використовувати наступний контрольний перелік:

Перелік питань щодо ТЗ:

1. Цілі проекту.

2. Проміжні результати роботи.

3. Контрольні точки.

4. Технічні вимоги.

5. Обмеження та винятки.

6. Перевірка виконання роботи разом із клієнтом.

1. Цілі проекту.Першим етапом у визначенні ТЗ є визначення основних цілей задоволення потреб клієнта. Наприклад, в результаті глибокого аналізу ринку компанія, що займається комп'ютерними програмами, вирішує розробити програму, здатну автоматично перекладати з англійської на російську. Проект має бути виконаний за три роки при витратах, що не перевищують $1,5 млн. Або такий проект - спроектувати та випустити повністю портативну систему термічної переробки шкідливих відходів за 13 місяців за витрат, що не перевищують $13 млн.

2. Проміжні результати роботи.Наступним етапом є визначення проміжних результатів роботи протягом усього життєвого циклу проекту. Так, наприклад, проміжним результатом роботи на ранній стадії розробки проекту може бути список специфікацій. На наступному етапі може бути випробування зразків. Останнім етапом може бути остаточне випробування та схвалена програма. Проміжні етапи роботи зазвичай включають час, кількість та/або оцінки витрат.

3. Контрольні точки.Контрольна точка – це значний захід у процесі роботи над проектом, який відбувається у певний момент часу. Графік контрольних точок відбиває лише основні сегменти роботи; він показує першу, приблизну оцінку витрат часу, вартості та необхідних ресурсів для проекту. Цей графік складається з використанням проміжних результатів роботи як основи для визначення основних сегментів роботи та кінцевої дати. Наприклад, випробування проведено та повністю виконано до 1 липня цього року. Контрольні точки мають бути природними та важливими точками контролю. Вони мають бути зрозумілими всім учасникам проекту. Графік контрольних точок повинен встановлювати, які основні підрозділи організації відповідатимуть за основні сегменти роботи та забезпечуватимуть проект необхідними ресурсами та фахівцями.

4. Технічні вимоги.Зазвичай товар або послуга, щоб добре працювати, повинні відповідати технічним вимогам. Наприклад, технічною вимогою до ПК може бути здатність працювати від мережі змінного струму 120 вольт або від постійного струму 240 вольт без адаптерів. Ще одним відомим прикладом є здатність системи 911 визначити місцезнаходження та номер телефону телефону.

5. Обмеження та винятки.Слід чітко визначити межі ТЗ. Невиконання цієї вимоги призведе до порожніх очікувань і витрат ресурсів і часу. Прикладом такого обмеження є збір даних клієнтом, а чи не підрядником; який потрібно збудувати будинок, а не те, як він вписується у пейзаж, або які прилади, що забезпечують охорону та безпеку, потрібно встановити; які програми потрібно запровадити, а не якусь підготовку дати персоналу.

6. Перевірка виконання роботи разом із замовником.Контрольний перелік питань ТЗ проекту закінчується спільною із замовником перевіркою виконання роботи. Основною проблемою є розуміння та згода замовника з очікуваними результатами. Чи отримує замовник у вигляді проміжних результатів те, що хоче? Чи вказує визначення проекту ключові досягнення, кошториси, терміни та вимоги до виконання робіт? Чи розглядаються питання обмежень та винятків? Обговорення всіх цих питань вкрай необхідне, щоб уникнути непорозуміння.

Тісна співпраця з вашим замовником необхідна для розробки такого ТЗ проекту, який задовольняв би всі вимоги замовника. Також хороше ТЗ буде вам потрібне, якщо раптом щось почне змінюватися. Чітке визначення ТЗ проекту є необхідною умовоюдля структурування робіт з етапів. ТЗ дає адміністративний план, який використовується для розробки вашого оперативного плану. ТЗ має бути коротким, але повним; Для малих проектів це зазвичай одна-дві сторінки.


©2015-2017 сайт
Усі права належати їх авторам. Цей сайт не претендує на авторства, а надає безкоштовне використання.

Люди по-різному трактують події та явища, інакше бачать вирішення завдань. У ситуаціях, коли є чіткий план, будь-яке неправильне трактування може призвести до несподіваних результатів, і, швидше за все, ви отримаєте не те, що хотіли.

Якщо по написаному вами ТЗ люди роблять те, що ви хочете отримати, і в процесі роботи ви не витрачаєте зайвих сил на доповнення та переформулювання власних думок - значить ви вмієте круто ставити завдання, і у вас є чому повчитися.

Якщо навіть після прочитання ТЗ виконавець робить щось не так, то вам потрібно переглянути свій підхід до постановки завдань. Навіть найкрутіший виконавець, якого ви наймаєте на проект, зробить не те, що вам потрібно, якщо ви склали для нього погане технічне завдання.

Щоб написати хороше ТЗ, вам необхідно уявити себе на місці людини, якій вона адресована. Проілюструємо цю думку.

Ми робимо відеоролики, і кілька місяців тому для нас було в новинку залучати до роботи ілюстраторів. Перші наші технічні завдання породжували низку питань з боку виконавця, і нам доводилося телефонувати і пояснювати людині, що ми маємо на увазі в такому пункті. Якоїсь миті ми втомилися, втомився ілюстратор. Це був привід замислитись.

Як нам здається, проблема полягала в тому, що ми формулювали завдання надто загальними фразами, що давало ілюстратору привід додумувати та витрачати час на пошуки не профільної для нього інформації.

Що було погано:

  1. Ми писали список вимог до ілюстрацій для анімації, не супроводивши ці вимоги прикладами з картинками та відео. Це був просто текст на кшталт: “старайтеся малювати елементи, що гнуться, таким чином, щоб енкор поінти суглобів збігалися один з одним”. Через те, що ми полінувалися це проілюструвати, наш ілюстратор зробив те, що потрібно тільки з третього разу.
  2. Ми насичували ТЗ надто великою кількістю прикладів. Ілюстратор буквально тонув удосталь робіт, які нам подобаються. Не було чіткого стилістичного орієнтиру.
  3. Багато тексту. Ми писали зайву інформацію щодо проекту. Ця інформація не могла допомогти ілюстратору зробити його роботу.
  4. Розкадрування з недостатнім поясненням про те, що відбуватиметься в слайді.
  5. Доступність ТЗ тільки онлайн, на Гугл Диску.
  6. Ми не мали чіткого уявлення для кого пишемо це ТЗ. Ми не увійшли до ролі цієї людини для нашого проекту.

Звичайно, можна припустити, що людина, найнята на проект, сама по собі така, недогадлива і недалека. Цю думку ми відкидаємо одразу. Мета ТЗ - не перевіряти інтелектуальні здібності людини і не грати з нею в угадайку. Коли ви наймаєте когось на проект, як правило, це не дурні люди, правда? Ви ж бачили попередні роботи людини, ви спілкувалися з нею перед початком проекту.

Проаналізувавши свої помилки, ми змінили підхід до написання технічного завдання. Наш останній проект вийшов дуже легким на підйом, багато в чому завдяки тому, що ми стали чіткіше і обдуманіше ставити завдання. Ми значно менше часу витрачали на додаткові пояснення. ТЗ складалося із 43 сторінок. Можливо, ми трохи перестаралися, але перші слова ілюстратора після прочитання нового ТЗ були такими:

Суть нашого нового підходу до написання ТЗ звелася так:

1. Дуже коротко і ємно потрібно описати для когось цей проект, які завдання потрібно вирішити після закінчення проекту, і яку конкретне завданнявирішує людина, яку ви наймаєте на проект. Таким чином, він не буде працювати наосліп, розуміння "що" і "навіщо" дозволить йому запропонувати вам найкращі рішення.

2. Супроводити виконавця всіма необхідними матеріалами, які необхідні для роботи: референси, картинки та відео з поясненнями Наш останній проект був присвячений роботі кухонного приладу. У мережі без проблем можна знайти тисячі статей, картинок та відео про його роботу. Ми заощадили час ілюстратору та зібрали найочевидніші та зрозуміліші картинки та відео. Це зайняло у нас 15 хвилин. Але ми впевнені, що заощадили набагато більше часу на роботу.

3. За пунктами чітко та коротко написати все, що потрібно зробити, щоб вважати роботу завершеною.

4. Будь-які технічні вимоги тепер ми ілюструємо та записуємо відео. Тут важливо якнайбільше ставити запитання собі: що в нашому пайплайні може бути незрозуміло? Що може спричинити додаткові питання?

5. Тепер ми скидаємо не тільки текст у форматі Google Докс, але ще посилання на завантаження PDF версії ТЗ, щоб у разі несправностей з інтернетом, ТЗ було під рукою.

Деякі з цих речей можуть здатися природними, проте розуміння цієї природності прийшло з досвідом. Сподіваємося, що інформація в цій статті була корисною. Хотілося б у коментарях почути про ваші розуміння ідеального ТЗ.