Sekretorės darbo sąlygos biure. Sekretoriaus darbo organizavimas ir darbo sąlygos

3 modulis

3.1. Darbo vieta sekretorė

Racionalus sekretorės darbo organizavimas prasideda nuo darbo vietos organizavimo.

Sekretoriaus darbo vieta sąlyginai suskirstyta į 3 zonas:

1) Darbo zona - pagrindinė darbo vieta, yra stalas, telefonas, kompiuteris ir reikalinga biuro įranga. Sekretorės darbo vieta yra šalia įėjimo į vadovo kabinetą, kad būtų gera matyti kiekvieną įeinantį į priimamąjį, pasitikti veidu, o ne nugara.

2) Pagalbinė zona – čia yra spintos, kopijuoklis, faksas ir kt.

3) Lankytojų aptarnavimo zona – čia yra kėdės lankytojams, žurnalinis staliukas, įvairios knygelės ir kt.

Būtina aiškiai išlaikyti zonų atskyrimą, kuris leis sekretoriui dirbti produktyviau.

Sekretorės darbo vieta yra priimamajame, kuris dažniausiai yra greta vadovo kabineto. Jis turi būti pastatytas taip, kad sekretorė matytų visus įeinančius į priėmimo zoną. Priėmimo zona yra padalinta į darbo zoną ir lankytojų zoną.

Renkantis priėmimo zonos dydį, reikia atsižvelgti į šiuos veiksnius:

1) požiūris į baldus ir įrangą;

2) baldų ir įrangos išdėstymas ir eksploatavimas;

3) kai kuriais atvejais ypatingų sąlygų poreikis;

4) papildomos įrangos įrengimo galimybė.

Jei patalpoje dirba keli žmonės, tai pagal galiojančius standartus biuro patalpų ploto norma turi būti ne mažesnė kaip 4 m 2 vienam darbuotojui.

PATARIMAS. Sekretorės darbo vietoje turėtų būti reikiama erdvė biuro įrangai ir tokia vieta, kad sekretorė matytų visus lankytojus, o įėję į kabinetą lankytojai iškart pamatytų sekretorę.

Vadovo sekretoriaus darbo vietos organizavimas formuojamas remiantis jo veiklos turinio analize, ergonomikos, higienos ir psichofiziologijos reikalavimais ir siekiama sukurti optimalų darbo vietos organizavimą.

Apytikslis biuro įrangos ir kompiuterinių įrankių, naudojamų sekretorės darbe, sąrašas:

1) smulki biuro įranga (rašymo reikmenys: rašikliai, popierius, pieštukai, trintukai ir kt.);

2) tekstinių dokumentų sudarymo ir gaminimo priemonės (kompiuteris, diktofonas, spausdintuvas, skaitytuvas, sandėlyje - nešiojama rašomoji mašinėlė);

3) popierinių dokumentų apdorojimo priemonės (klijavimo ir susegimo mašinos, vokų atplėšimo ir pjaustymo įrenginiai, adresavimo ir antspaudavimo įrenginiai, dokumentų naikinimo mašina);

4) dokumentų saugojimo ir paieškos priemonės (įvairių tipų dokumentų spintos, spintos ir lentynos, seifas);

5) ryšio priemonės (telefonas, radiotelefonas, radijas, teletaipas, faksas, tinklo plokštė vietiniam tinklui, operatyvinio dispečerinio ryšio priemonės, el. paštas, modemas);

6) kopijavimo aparatai ir įrenginiai;

7) smulkintuvas, skirtas greitai sunaikinti konfidencialią informaciją;

8) biuro baldai ir įranga:

1) vieno pjedestalo stalas;

2) priešdėlis su spintele kompiuteriui, kompiuteriui;

3) pakeliama ir pasukama kėdė;

4) pagalbinė lentelė.

Mažos biuro įrangos priemonės yra būtinos bet kokiam sekretorės darbo automatizavimo lygiui. Taigi, sekretorius turėtų turėti tvarkingus rašiklius ir pieštukus, popierių su parašte, nes lankytojai, susirinkimo nariai gali jų neturėti tinkamu laiku, o derybų ir susitikimų techninė priežiūra yra jo oficiali pareiga.

Rengiant ir gaminant tekstinius dokumentus, kompiuteris vis labiau išryškėja, net ir esant labai mažam darbo srautui. Su juo sukurti dokumentai estetiškai atrodo priimtinesni dėl įvairių šriftų ir spalvų, kurie gali neturėti įtakos požiūriui į dokumentą ir padeda susidaryti palankų įspūdį apie dokumento autorių.

Diktofonai yra nepakeičiami, kai reikalingas be triukšmo ir tikslus garso informacijos atvaizdavimas.

Skaitytuvas – patogus įrankis į kompiuterį įvesti didelį kiekį tekstinės ir grafinės informacijos, o taip pat – dokumentus į automatizuotą dokumentų valdymo sistemą.

Ryšio priemonės gali būti derinamos aparatinėje atvaizde, pavyzdžiui, telefonas – faksas – modemas, turi būti kompaktiškos išvaizdos ir ramios, malonios ausiai pranešimo apie ryšio pradžią priemonės. Kopijuokliai parenkami atsižvelgiant į darbų kiekį, reikiamą kopijų kokybę ir kitus parametrus.

Būtinas efektyvus sekretorės ir vadovo darbo dienos planavimo įrankis yra savaitinis žurnalas, kuriame bylos skelbiamos pagal datą.

Šiems tikslams galite naudoti asmeniniame kompiuteryje įdiegtą programinės įrangos produktą, pvz., Lotus Organizer. Lotus Organizer vadinamas asmenine informacine sistema, skirta efektyviam darbo laiko organizavimui. Be kalendoriaus, jame yra telefonų katalogas, adresų knygelė, bloknotas ir tt Tačiau net ir naudojant Lotus Organizer, norint kopijuoti informaciją, reikia turėti įprastą dienoraštį arba periodiškai atsispausdinti kai kuriuos duomenis iš kompiuterio.

Skyriaus archyvo gauti dokumentai saugomi spintoje aplankuose-registratoriuose, aplankuose, žinynuose ir informacinėse priemonėse - specialiose spintelėse.

Lankytojų zoną užbaigia kėdės, kavos staliukas ir gėlių mergaitė. Tuo atveju, jei pastate nėra drabužių spintos, priėmimo kambaryje turėtų būti viršutinių drabužių spinta. Baldai lankytojams turi būti sekretoriui aiškiai matomoje vietoje. Priimamajame nerekomenduojama dėti minkštų baldų, nes tinkamai organizuojant darbus nenumatomas ilgalaikis lankytojų buvimas.

Kartais sekretorei reikia paruošti vadovui ir lankytojams arbatos ar kavos. Norėdami tai padaryti, pravartu įrengti nedidelę „virtuvėlę“. Žinoma, vizualiai jis turėtų būti izoliuotas nuo lankytojams skirtų vietų. Griežtai nerekomenduojama sekretorės darbo vietos paversti sandėliuku.

PATARIMAS:„Virtuvėlėje“ esančioje spintelėje turėtų būti specialus skyrius, kuriame neturėtų būti vertimų: kokybiška ir brangi kava, tirpi ir natūrali, arbata, grietinėlė, kelios saldainių dėžutės, pageidautina tokios pačios.

Kadangi vadovui ir svarbiems lankytojams turi būti patiekiama tik pilna dėžė, dėl to gali susikaupti kelios pradėtos dėžės, iš kurių stropi sekretorė užbaigs pilną.

Kava turėtų būti patiekiama išskirtiniu būdu ant gražaus padėklo.

Struktūrinio padalinio sekretoriaus darbo vietoje turėtų būti įrengta kolektyvinio naudojimo įranga (spausdintuvai, telefaksas, kopijavimo aparatas ir kt.), kad ji būtų produktyvesnė. Šis darbuotojas turėtų būti atsakingas už savalaikį keičiamų spausdinimo kasečių keitimą, remonto organizavimą. Skyriaus sekretoriaus buvimas leidžia naudotis telefono stotele su viena išėjimo linija už organizacijos ribų.

Padalinio sekretoriaus darbo vietoje turi būti įrengtos rankinės, mechaninės ar elektroninės sistemos (pavyzdžiui, kartotekų spintos, asmeninis kompiuteris), skirtos padalinio darbuotojų gaunamiems ir vykdomiems dokumentams tvirtinti ir kontroliuoti. Kompaktiška spausdinimo mašinėlė (elektrinė ar mechaninė) negali būti nereikalinga spausdinimo mašinėle pildant formas su tiksliu ir puikiu graviravimu sugedus kompiuterinei įrangai, pavyzdžiui, dėl viruso atakos ar ypatingo rengiamo dokumento slaptumo.

Sekretorės darbo vietos išplanavimas turėtų suteikti maksimalų patogumą atliekant pareigas ir neprieštarauti vietos taupymo reikalavimams.

Sekretorės darbo vieta turi atitikti visus reikalavimus, kurie užtikrina maksimalų patogumą darbe, minimalias pastangas ir laiką, skiriamą neproduktyviems judesiams. Vienas pagrindinių reikalavimų, kurį privalo griežtai vykdyti sekretorė – išskirtinė tvarka ir švara tiek darbo vietoje, tiek priimamajame.

Sekretoriaus užduotis- padaryti viską, kas reikalinga, kad lankytojas jaustųsi patogiai registratūroje. Sekretorė neturėtų užgriozdinti priimamajame esančių praėjimų asmeniniais daiktais, dėti daiktų gerai matomose vietose. Jei reikia papuošti sieną, šiuo tikslu geriau naudoti paveikslėlį ar atspaudą, kuris papildo interjerą. Ant sienų leidžiama pastatyti informacinius stendus ar lenteles, nurodančius lankytojų priėmimo laiką, kalendorių ir kt.

PATARIMAS. Tiek ant sekretorės darbo vietos stalviršio, tiek rašomojo stalo stalčiuose visada būtina palaikyti tvarką ir švarą. Stalo stalčiuose laikoma informacija, dokumentai turi būti susisteminti, lengvai matomi, prieinami darbui.

Sekretorius privalo nuolat kontroliuoti baldų, techninės įrangos saugumą, jų sanitarinę būklę.

išvadas: sekretorė turi padaryti viską, kad lankytojas registratūroje jaustųsi patogiai, o pats sekretorius per įtemptą darbo dieną nieko neerzintų. Kiekvienas darbuotojas turi jaustis patogiai darbo vietoje.

Šiandien darbo rinkoje sekretorės-asistentės profesija yra bene labiausiai paplitusi tiek tarp ieškančių darbo, tiek tarp darbdavių. Neatsitiktinai sakoma: gera sekretorė verta aukso. Sekretorės profesija bene artimiausia aktoriaus profesijai. Sekretoriaus darbo specifiką ir sudėtingumą lemia tai, kad jis visada yra akiratyje, bendravimo su vadovybe, kolegomis, klientais centre. Šypsena, malonus balsas, lengva eisena, pasitikintys gestai ir geranoriškumas, nepaisant nuotaikos, sukuria ypatingą atmosferą biure.

Geras sekretorius visų pirma yra profesionalas! Sekretorės darbo pagrindus galima išmokti per gana trumpą laiką, o tikras meistriškumas, kaip ir bet kurioje profesijoje, ateina su amžiumi.

Kokia yra sekretoriaus padėjėjo profesija ir kodėl ji tokia populiari? Žodis „sekretorius“ kilęs iš viduramžių „secretarius“ ir iš pradžių reiškė patikėtinį. Dabar žodžio reikšmė išliko ta pati, bet įgavo platesnį turinį.

Kadangi nevalstybinių komercinių organizacijų vadovaujamas personalas, kaip taisyklė, yra gana mažas, šių firmų vadovai daugiausia užsiima pagrindinių gamybinių klausimų, strateginių įmonių plėtros problemų sprendimu ir patiki nemažą dalį vadybinį (pirmiausia administracinį) darbą savo sekretorėms. Šiuolaikinės įmonės vadovo sekretorė turi ne tik greitai atspausdinti ir teisingai įforminti dokumentus, bet ir sudaryti įvairių dokumentų tekstus, redaguoti projektus, ne tik racionaliai organizuoti lankytojų priėmimą ir aptarnavimą telefonu, bet ir savarankiškai išspręsti daugelį klausimų. pagal iš galvos pavestas instrukcijas. Ši nauja sekretoriaus profesija buvo vadinama sekretoriaus padėjėjas.

Sekretorė-referentė yra vadovo padėjėja. Yra keletas sekretoriaus profesijos apibrėžimų:

1) Darbuotojas, atsakingas už įstaigos, įmonės ir kt. kanceliarinį darbą, taip pat fizinio asmens dalykinę korespondenciją. Sekretoriaus pareigos taip pat apima telefono skambučių priėmimą ir apskaitą, bendravimą tarp padalinių ir organizacijos padalinių.

2) Tas, kuris protokoluoja susirinkimą, susirinkimą, taip pat stebi, kaip laikomasi nuostatų.

3) Išrenkamas bet kurios organizacijos, bet kurios įstaigos vadovas. Arba vienas iš bet kurio išrinkto organo narių, atsakingas už biuro darbą ir einamąjį organizacinio ir vykdomojo pobūdžio darbą.

4) Vadovas, atsakingas už einamąjį įstaigos ar bet kurios įstaigos darbą.

Referentas – tai įstaigos pareigūnas, specialistas ne tik sekretoriato darbo, bet ir įmonės pagrindinės veiklos srityje; jis rengia sprendimus, ataskaitas, ataskaitas, vadovo kalbas, analitinius dokumentus; konsultuoja tam tikrais klausimais; analizuoja situaciją ir dalyvauja kuriant įmonės strategiją ir taktiką.

Sekretoriaus padėjėjas kartu atlieka sekretoriaus ir padėjėjo pareigas.

Sekretorius-referentas yra patikimas vadovo asmuo, turintis tam tikrą informaciją ir išlaisvinantis savo viršininką nuo einamųjų darbų, kad jis galėtų susitelkti ties pagrindinių įmonės klausimų sprendimu.

Sekretoriaus padėjėjos darbo dėka vadovas gali maksimaliai susikoncentruoti į savo profesinių užduočių vykdymą.

Sekretoriaus-referento darbo esmė – vesti įmonės kanceliarinį darbą, dalykinę korespondenciją, priimti lankytojus. Taip pat sekretoriaus padėjėjos pareigos apima telefono skambučių priėmimą ir apskaitą, bendravimą tarp įmonės padalinių, ataskaitų rengimą, konsultacijas. Sekretoriaus padėjėjo pareigų sąrašas gana ilgas ir įvairus. Viskas priklauso nuo įmonės specifikos ir jo paties kvalifikacijos. Pagrindinės pareigos: rengti reikiamus dokumentus, užtikrinti įmonės finansinę ir ūkinę veiklą, užtikrinti dokumentų gavimą, apskaitą, registravimą, įforminimo kontrolę, informacines ir informacines paslaugas bei dokumentinės informacijos saugojimą, rengimo kokybės kontrolę, pasirašyti įmonės valdymui pateiktų dokumentų rengimo, derinimo, tvirtinimo teisingumą.

Skirtumas tarp sekretoriaus padėjėjos ir biuro vadovo:

Sekretoriaus padėjėjas - dešinė ranka vadovas, specialistas ne tik sekretorių verslo, bet ir įmonės veiklos srityje, gali savarankiškai priimti sprendimus. Darbas ne tik techninis, bet ir kūrybiškas, atsakingas, pavyzdžiui, rengiant pranešimus, pranešimus, vadovo kalbas, kitus svarbius dokumentus.

Biuro vadovas – užtikrina sklandų viso biuro darbą, rengia prezentacijas, derybas, susitikimus, transporto paslaugas, ryšius, aprūpina įranga ir raštinės reikmenimis, į jo pareigas gali būti įtrauktas personalo valdymas (nesant personalo specialisto), atsako už patalpų švarą ir maitinimo kokybę. Biuro vadovas gali turėti pamainos sekretorių, vairuotojų, virėjų, valytojų ir kt.

Sekretoriaus padėjėjos pareigos yra viena paklausiausių ir perspektyviausių darbo rinkoje karjeros augimo požiūriu. Įmonės įvaizdis ir profesionalumas labai priklauso nuo sekretoriaus padėjėjo kompetencijos ir įgūdžių.

Daugeliui sekretorės darbas yra pradinė karjeros augimo pozicija (registratorė, sekretorė, administratorė, biuro vadybininkė, klientų vadybininkė, vadovo padėjėja, skyriaus ar filialo vadovas).

Sekretoriaus padėjėjo darbo vietos organizavimas

Tinkamas referento sekretoriaus darbo vietos organizavimas yra sėkmingo darbo raktas. Kadangi sekretorė yra vadovo „dešinė ranka“, nuolatinio padėjėjo darbo vieta yra patalpoje, vadinamoje „priėmimu“, esančiame priešais vadovo kabinetą.

Reikalavimai sekretorės darbo vietos organizavimui.

Sekretoriaus darbo vieta sąlyginai suskirstyta į 3 zonas:

1) Darbo zona - pagrindinė darbo vieta, yra stalas, telefonas, kompiuteris ir reikalinga biuro įranga. Sekretorės darbo vieta yra šalia įėjimo į vadovo kabinetą, kad būtų gera matyti kiekvieną įeinantį į priimamąjį, pasitikti veidu, o ne nugara.

2) Pagalbinė zona – čia yra spintos, kopijuoklis, faksas ir kt.

3) Lankytojų aptarnavimo zona – čia yra kėdės lankytojams, žurnalinis staliukas, įvairios knygelės ir kt.

Būtina aiškiai išlaikyti zonų atskyrimą, kuris leis sekretoriui dirbti produktyviau.

Sekretorės darbo vietos baldų komplekte turėtų būti: biuro stalas, pagalbinė kėdė ar spintelė techninei įrangai, stalas lankytojams, kėdė arba pasukama kėdė ant ratukų, kėdės lankytojams, spintos ir lentynos dokumentams ir byloms laikyti. , metalinis seifas dokumentų, antspaudų, blankų saugojimui. Spintoje turėtų būti specialus skyrius, kuriame jų nevertėtų: kokybiška ir brangi kava, tirpi ir natūrali, arbata, grietinėlė, kelios dėžutės saldumynų, geriausia – tokios pačios. Kadangi vadovui ir svarbiems lankytojams turi būti patiekiama tik pilna dėžė, dėl to gali susikaupti kelios pradėtos dėžės, iš kurių stropi sekretorė užbaigs pilną. Kava turėtų būti patiekiama išskirtiniu būdu ant gražaus padėklo.

Jei patalpoje dirba keli žmonės, tai pagal galiojančius standartus biuro patalpų ploto norma turi būti ne mažesnė kaip 4 m 2 vienam darbuotojui.

Gyvi augalai puikiai dera prie priėmimo kambario interjero. Jie ne tik išskiria deguonį, bet ir puošia kambarį. Prie kompiuterio galite pastatyti kaktusą, kuris sugeria kenksmingą spinduliuotę, mažo dydžio augalus patartina dėti į mažus vazonėlius ant palangės, kad jie netrukdytų vėdinimui ir šviesos prasiskverbimui. Dideli augalai gali būti dedami ant grindų laisvuose kampuose. Tačiau bet kuriuo atveju reikia laikytis pagrindinės taisyklės: augalai neturi trukdyti, neleisti žmonėms praeiti, neleisti sekretorei pasiimti reikalingų daiktų, žodžiu, augalai turi būti išdėstyti taip, kad jie neturėtų būti perkeltas dėl bet kokios priežasties, kitaip augalai biure ne vieta.

Be to, yra daugybė veiksnių, „atsakingų“ už darbuotojo veiklą ir atsparumą stresui. Tarp jų: ​​lempos šviesa ir spalva, oro temperatūra, triukšmas biure, tvarka ant stalo ir net kėdės aukštis.

Jau seniai visi žinojo šviesos srautų paskirstymo taisyklę: iš viršaus į kairę. Tik tokia šviesos srautų kryptis apsidraus nuo osteochondrozės ir trumparegystės (esant kitokiam šviesos išdėstymui, sutrinka taisyklinga galvos padėtis, o tai dažnai ir lemia šias ligas). Šviesos šaltinis turi būti pastatytas didesniu nei 30 laipsnių kampu nuo horizontalios matymo linijos. Reikiamas šviesos intensyvumas turi būti derinamas su tinkamu jo tiekimu į darbo vietą. Žmogaus regėjimo laukas apima maždaug 45% visomis kryptimis, bet kokia šviesa šioje srityje turėtų būti išsklaidyta.

Darbo vietos apšvietimas gali būti bendras (lubose sumontuotos lempos) arba vietinis (stalinės lempos). Biure lemputė turi būti dienos šviesa, jokiu būdu nemirksi. Norint užtikrinti išsklaidytą apšvietimą esant mažam šviestuvų ryškumui, rekomenduojama naudoti LB-LHB tipo liuminescencines lempas.

Tyla – sekretorės padėjėja. Bet koks triukšmas dirgina žmogaus nervų sistemą, sukelia padidėjusį susijaudinimą ir nervingumą. Triukšmo sąvoka apima visus akustinius reiškinius, kurie blogina žmogaus savijautą, mažina darbingumą, turi įtakos sveikatai, sukelia psichikos nukrypimus ar pablogėjimą. fizinė būklė. Triukšmas apima ne tik garsius balsus, bet ir radijo, televizoriaus, automobilių garsą už lango. Teisingai elgiasi tie vadybininkai, kurie turi dvigubas duris, garsui nepralaidžius rėmus ir pertvaras bei kitus panašius įrenginius. Iš išorės prasiskverbiančio pašalinio triukšmo lygis nustatomas pagal galiojančius standartus, bet ne didesnis kaip 40 dB. Renkantis įrangą, jie vadovaujasi triukšmo lygiu, nurodytu Techninės specifikacijosįranga. Jei įrangos triukšmo lygis viršija leistiną lygį, o triukšmingos įrangos išnešti neįmanoma, triukšmo šaltinis izoliuojamas nuo garso, sienas, grindis ir lubas padengiant akustinėmis garsą sugeriančiomis medžiagomis. Aplink darbo vietą galima įrengti akustines pertvaras. Pertvarų aukštis 15–20 cm virš sėdinčio žmogaus galvos lygio. Tokios pertvaros gali sumažinti triukšmo lygį iki 2-3 dB. srityje žemi dažniai ir iki 6 dB. srityje aukšti dažniai. Be to, norėdami sumažinti triukšmą tiesiai prie jo šaltinio, po rašomąja mašinėle galite padėti veltinio ar putplasčio pagalvėles, ant telefonų aparatų uždėti duslintuvus, sutepti dureles, suklijuoti kėdžių kojeles flanele ar panašia medžiaga.

Pagal galiojančius standartus biuro patalpų temperatūra turi būti 18–20 °C. Optimali klimato sąlygos biure yra gero darbingumo prielaida. Aukšta temperatūra patalpoje sukelia mieguistumą, nuovargį, mažina darbingumą. Šaltoje patalpoje dėmesys yra išblaškytas, o tai ypač kenkia protinį darbą dirbantiems žmonėms.

Jie turi emocinį poveikį ir biuro toną. Tam tikros spalvos naudojimas ne tik pagerina biuro patalpų išvaizdą, bet ir padidina produktyvumą, turi atitinkamą psichologinį poveikį darbuotojams, mažina nuovargį. Todėl biuro patalpų spalvinimas turėtų būti pasirenkamas atsižvelgiant į klimato ypatybes, darbo sąlygas ir patalpų apšvietimo pobūdį, tai yra, atsižvelgiant į techninės estetikos reikalavimus. Taisyklėse rekomenduojama pasirinkti sienų, lubų ir baldų spalvą, atsižvelgiant į įvairių spalvų šviesą sugeriančias ar atspindinčias savybes. Biuro spalvų schemoje pagrindinis dalykas yra švelnūs, nekontrastingi deriniai, nenaudojant atšiaurių ryškių spalvų. Baldai turi būti šviesūs, bet ne itin šviesūs. Pageidautina natūralios medienos spalva. Sultingos spalvos gali būti įvairiose interjero detalėse, darbo vietos aksesuaruose, baldų apmušaluose.

Didelę reikšmę darbuotojo emocinei būklei turi patalpoje tvyrantys kvapai. Tyrimai parodė, kad citrusinių vaisių ir šviežiai paruoštos kavos kvapas daugeliu atvejų mažina produktyvumą, sukelia atsipalaidavimo mintis, kaip ir ypač šviežių bandelių kvapas. Kai kurių gėlių (rožių) kvapas prisideda prie darbo našumo. Mėgstamų kvepalų kvapas, pasak psichologų, taip pat gerai tonizuoja ir sukelia teigiamas emocijas. Tačiau čia reikia prisiminti, kad kas nors gali būti alergiškas sekretorės mėgstamų kvepalų kvapui. Visgi grynas oras geriausiai skatina norą dirbti. Ir tam reikia reguliariai vėdinti kambarį. Vėdinimas ne tik padės pašalinti visus pašalinius kvapus, bet ir sunaikins visus nepalankius reiškinius (įskaitant radiaciją, elektrostatinį lauką), sklindančius iš patalpoje esančios techninės įrangos. Sėdimo darbo metu gryno oro srautas turi būti ne mažesnis kaip 30 m 3 per valandą. Palankios klimato sąlygos sekretorės darbo vietoje padės sukurti oro kondicionierius ar vėdinimo įrenginius su jonizuotu oru.

Darbo vietoje šiuolaikiškam sekretoriui-referentui tiesiog reikia biuro įrangos. Tai palengvina darbą ir taupo laiką. Tarp pagrindinių biuro įrangos elementų galima paminėti Asmeninis kompiuteris, telefonas, spausdintuvas, telefaksas, fakso modemas, popieriaus smulkintuvas ir kopijuoklis. Sekretorė turi mokėti puikiai naudotis visomis išvardintomis savybėmis techninėmis priemonėmis.

Be to, be minėtųjų, sekretorei reikės ir kitų pagalbinių priemonių. Čia yra apytikslis organizacinės įrangos ir raštinės reikmenų, skirtų sekretorės darbo vietai įrengti, sąrašas:

Elektroninė rašomoji mašinėlė (su elektrine pavara).

Automatinis rinkimas.

Autoatsakiklis prijungtas prie diktofono.

Stalinis elektroninis laikrodis.

Įelektrintas dokumentų segiklis.

Dviejų smūgių elektromagnetinis skylių perforatorius.

Kanceliarinis prietaisas.

Įrašymo aplankai.

Greito atleidimo aplankai.

Pleistrai dokumentams.

Skaitiklis-datininkas.

Šešių dienų bloknotas.

Verslo bloknotas.

Flomasteriai, žymekliai, mechaniniai pieštukai.

Plastikinė liniuotė su padidinamuoju stiklu.

Dizaino šriftai.

Pieštukiniai klijai.

Juosta lipni (skaidri ir spalvota).

Sekretoriui-referentui turi būti suteikta reikiama informacinė medžiaga (įskaitant: apskaitos instrukcijas ir kitus norminius bei metodinius dokumentus, žinynus apie galiojančius teisės aktus, rašybos ir terminų žodynus, žinynus apie atskirų žodžių pavadinimų rašymą, Centro darbuotojų sąrašus). organizacija ir jos struktūriniai padaliniai, nurodant telefono numerius ir adresus, su šios organizacijos veikla susijusių darbuotojų adresų ir telefonų numerių abėcėlės knygeles, aukštesnės valdžios institucijų nutarimų ir įsakymų rinkinius ir kt.

Darbo zona, kurioje yra sekretorės kompiuteris, turi būti erdvi ir gerai apšviesta, joje turi būti oro kondicionierius.

Kompiuteris turi būti įdiegtas taip, kad su juo būtų lengva ir patogu dirbti. Monitorius montuojamas tame pačiame sekretorės akių lygyje, ne mažesniu kaip 40 cm atstumu.

Sekretoriaus darbe naudojamos techninės priemonės turi būti išdėstytos taip, kad būtų laikomasi sanitarinių ir ergonominių standartų. Taigi beveik visa biuro įranga aplink save formuoja elektrostatinį lauką, kuris pritraukia dulkes, o dulkės, kaip žinia, yra alergijos šaltinis. Todėl šias technines priemones geriau išsklaidyti kelių metrų atstumu viena nuo kitos. Būkite ypač atokiai nuo monitoriaus ir kopijavimo aparato.

Nedidelėse įmonėse dažnai visos techninės priemonės yra sutelktos „priimamame“, o tai leidžia kitiems darbuotojams sutvarkyti „pravažiavimo kiemą“ sekretorės kabinete. Šiuo atveju biuro įranga yra išdėstyta taip, kad ją būtų patogu priartėti ir trumpalaikiam naudoti, o ją kontroliuotų sekretorė.

Sekretoriaus padėjėjos darbas yra sėdimas, o tai reiškia apkrovą stuburui. Su tiesia nugara žmogus, kaip taisyklė, nedirba. Tipiška darbinė laikysena yra pasvirusi. Didėjant polinkiui, didėja stuburo suspaudimas.

Sekretorė dažnai laikosi sėdimos pozos beveik visą darbo dieną. Tai neigiamai veikia vidaus organų būklę. Pirma, pilvo kvėpavimas yra sunkus tiek įkvėpimo, tiek iškvėpimo metu. Dėl to sumažėja plaučių ventiliacija ir sutrinka virškinimo organų veikla. Antra, veninio kraujo nutekėjimas iš visų kūno dalių, esančių žemiau diržo, yra sunkus. Rezultatas – kraujo sąstingis kojų venose, tiesiosios žarnos veniniuose rezginiuose ir kituose mažojo dubens bei pilvo ertmės organuose.

Stuburo apkrova sėdint be atramos yra didesnė nei stovint. Sėdimoje padėtyje atsipalaiduoja juosmens kreivę laikantys raumenys. Išlygina, stuburas išsitiesina, todėl padidėja stuburo kūnų ir diskų apkrova. Paprastai sėdimą pozą lydi didesnis ar mažesnis liemens ir galvos pasvirimas. Reikėtų dažniau keisti padėtį, pasivaikščioti. Kėdė būtinai turi būti su atlošu ir, pageidautina, su porankiais.

Esant trumparegystėms, rašant, skaitant padidėja galvos ir liemens polinkis, todėl reikia regos kontrolės. Milijonai mūsų tautiečių kenčia nuo trumparegystės. Net ir su tinkamais akiniais reikia laikytis tam tikrų taisyklių. Pavyzdžiui, akinių židinys turi būti tokio ilgio, kad rašant ir skaitant galva būtų vertikalioje padėtyje. Norėdami tai padaryti, dokumentus reikia dėti ne horizontaliai, o akių lygyje. Patartina naudoti specialų stovą, kuriuo galima keisti knygos kampą ir pakelti ją į tam tikrą aukštį. Savo monitorių galite aprūpinti papildomu priedu – Curtis Clip dokumentų laikikliu arba kopijų laikikliu. Su juo galite pritvirtinti dokumentą tame pačiame lygyje su monitoriumi. Tai palengvina ir pagreitina darbą.

Akiniai turi būti pritvirtinti taip, kad apatinis rėmelio kraštas netrukdytų žiūrėti žemyn. Labai patogūs kontaktiniai lęšiai.

Ir galiausiai dar viena darbingumo sąlyga – tvarka darbo vietoje. Svarbus sekretorės darbo vietos organizavimo elementas yra vidinė darbo stalo skyrių organizavimas. Stalčiai turi slysti lengvai, sklandžiai ir tyliai. Didelė dėžė geriausiai pritaikyta vertikaliam medžiagų saugojimui, likusiose dėžėse turėtų būti įvairūs specialūs įrenginiai – bylų spintelėms, smulkiai organizacinei įrangai, raštinės reikmenims ir pan.. Būtina nuolat ir griežtai stebėti tvarką darbo vietoje ir stalo stalčiai. Įprastos tvarkos laikymasis ne tik organizuoja viduje, bet ir palengvina darbą, daugelį operacijų padaro automatinėmis, taupo laiką. Be to, jei darbo vietoje yra tvarka, sekretorė žino, kur yra reikalingi dokumentai, tada jie paslaptingai nedingsta, iš tikrųjų patenka į aplankus su kitais dokumentais. Geriausia ant stalo padėti tik tuos dokumentus ir žinynus, kurie šiuo metu reikalingi darbui. Likusią dalį reikia išimti, bet ne padėti į krūvą, o išardyti pagal dokumentus ir sudėti į aplankus. „Popierių“ krūva ne tik sumažina stalo darbo plotą, bet ir atitraukia dėmesį nuo oficialių klausimų sprendimo. Dažnai atlikite generalinį valymą savo darbo vietoje, stalčiuose, spintelėse, drąsiai atsikratydami makulatūros ir nereikalingų daiktų.

Ir atsiminkite pagrindinę sėkmingo darbo taisyklę: kai mums patinka mūsų darbo vieta, atsiranda noras dirbti produktyviai.

Vadovo darbo vietos organizavimas

Sekretoriaus padėjėjos pareigos apima vadovo darbo vietos aprūpinimą visomis reikalingomis priemonėmis, įskaitant švarų, tvarkingai iškirptą užrašų popierių, nusmailintus pieštukus, techninės įrangos tinkamumo kontrolę, tvarkos ir švaros palaikymą biure. Ant stalo visada turi būti švari taurė, grafine – šviežias vanduo. Sekretorė taip pat turi mokėti atsižvelgti į savo viršininko įpročius, darbo su dokumentais ypatumus. Tuo pačiu metu sekretorius turi griežtai laikytis tam tikrų taisyklių:

- nekeiskite dokumentų ir raštinės reikmenų ant vadovo darbastalio;

– nejudinti baldų;

- nekeiskite biuro įrangos vietos, net jei, jūsų nuomone, ji išdėstyta itin nepatogiai.

Visi pakeitimai vadovo kabinete turi būti atliekami arba jo asmeniniu įsakymu, arba iš anksto pasitarus su vadovu.

Vadovo darbo vietos išdėstymas turi specialius principus. Įprastai vadovo kabineto baldų komplektą sudaro: rašomasis stalas, stalas - spinta komunikacijoms ir biuro įrangai, stalas ir kėdės lankytojams priimti, pakeliama ir pasukama kėdė ant ratukų, biuro sienelė. Lyderio stalas yra didelio paviršiaus, o stalas lankytojams priimti dažniausiai statomas statmenai lyderio stalui.

Pateikiame ištrauką iš knygos.
Nemokamai skaityti galima tik dalį teksto (autorių teisių savininko apribojimas). Jei knyga jums patiko, visą jos tekstą galite rasti mūsų partnerio svetainėje.

puslapiai: 12

Sekretoriaus darbo vieta dažniausiai būna vadovo ar firmos priimamajame. Sekretorės vietos interjeras ir įranga vaidina svarbų vaidmenį dėl to, kad sekretorė ir biuro registratūra yra įstaigos „vizitinė“ kortelė, kuri sukuria pirmąjį įspūdį apie įmonę, jos darbuotojus, darbo kultūrą kaip visas.

Sekretoriaus darbo vieta suskirstyta į tris zonas:

pagrindinis, kuriame yra darbalaukis ir reikalinga techninė įranga;

lankytojų aptarnavimo zona;

pagalbinis, kuriame yra įvairios spintos, seifas ir kiti priedai, kuriais sekretorė naudojasi rečiau.

Kambario interjeras turi būti kruopščiai apgalvotas, nes žmogų supančios spalvos daro didžiulę emocinę įtaką jo būklei. Šiandien įmonė gali naudotis dizainerio paslaugomis. Biuro spalvų schemoje pagrindinis dalykas yra švelnus, be aštrių spalvų kontrastų. Jei kambarys yra saulėtoje pusėje, o jame visada karšta ir tvanku, tada jis turėtų būti dekoruotas šaltomis šviesiomis spalvomis (mėlyna, šviesiai pilka ir kt.). Atsiras vėsumo jausmas. Jei saulė nežvilgčioja į kambarį, geriau padarykite situaciją šiltomis spalvomis (rožine, smėlio ir kt.). Tokios spalvos sukurs šviesos ir šilumos pojūtį.

Taip pat reikėtų pagalvoti apie kraštovaizdžio sutvarkymą. Gyvi augalai – ne tik gražus puošybos elementas, bet prisideda prie palankaus mikroklimato patalpoje kūrimo, padeda formuoti atitinkamą psichologinę nuotaiką, nusiraminti. Augalai išskiria gyviems organizmams būtiną deguonį, drėkina orą lapais išgarindami vandenį.

Kambariniai augalai turi būti parinkti sumaniai. Dideli augalai yra gerai išdėstyti dideliame priėmimo kambaryje arba salėje laisvos sienos fone. Jei kambarys yra siauras ir ilgas, dideli augalai, įrengti tolimame kampe, vizualiai sumažina kambario ilgį. Laisvai pastatomos didelis augalas iš karto patraukia dėmesį. Todėl jis turėtų būti ypač kruopščiai parinktas ir turėti geras dekoratyvines savybes. Pagrindinė augalų išdėstymo sąlyga – jie netrukdytų, nereikėtų jų apeiti.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas baldų pasirinkimui. Sekretorės darbo vietos sudėtį tiesiogiai sudaro rašomasis stalas su įvairiais priedais, pasukama kėdė arba fotelis ir kėdė lankytojui.

Lankytojų aptarnavimo zonoje yra pora kėdžių (fotelių) ir kavos staliukas.

Pagalbinėje zonoje dedamos spintos – tiek dėklams susidėti, tiek spintai (jei organizacijoje nėra centralizuotos spintos), ir seifui.

Baldų matmenys turi atitikti kambario matmenis. Ji neturėtų užgriozdinti priėmimo zonos. Baldų gamyba šiuo metu yra labai gerai išvystyta, todėl nesunkiai pagaminsite baldus pagal užsakymą, atsižvelgdami į patalpos ypatybes ir projektinį projektą.

Sekretorės darbo vieta yra šalia įėjimo į vadovo kabinetą, kad sekretorė matytų įeinančius į priimamąjį.

Didžiąją darbo laiko dalį sekretorė turi sėdėti, todėl turi turėti galimybę laisvai atsistoti, ištiesti kojas, keisti padėtį. Darbo patogumui geriau, kad kėdė būtų besisukanti, ant ratukų – pakeliama ir pasukama. Šis dizainas leidžia reguliuoti kėdės aukštį ir patogiai priglusti.

Be biuro įrangos neįmanoma įsivaizduoti nė vieno biuro darbuotojo darbo. Biuro įranga sumažina darbo sąnaudas, dokumentų kūrimo, saugojimo, apdorojimo, informacijos perdavimo laiką, atlieka daugumą formalių loginių ir techninių procedūrų. Biuro technikos komplekte yra asmeninis kompiuteris su atitinkama programine įranga, spausdintuvas (informacijai išvesti popieriuje), skaitytuvas (informacijai iš popieriaus įvesti į kompiuterį), kopijavimo aparatas (darbams dauginti), faksimilinis aparatas. Kompiuteris ir spausdintuvas yra būtiniausia darbui įranga, jie yra tiesiai ant darbastalio. Likusi įranga, mažiau naudojama, gali būti ant priedų pagrindinėse ir pagalbinėse srityse.

Ant sekretorės stalo turi būti telefonas Norint ieškoti reikiamos informacijos, kompiuteris turi būti prijungtas prie interneto.

Darbalaukyje turėtų būti tie priedai, kuriuos sekretorė naudoja dažniausiai. Iš ant stalo esančių dokumentų turėtų būti gaunamų ir reikalingų darbui, likusius surūšiuoti į aplankus ir padėti į stalo stalčius ar spintelę. Taip pat ant stalo turėtų būti stalinė lempa, dienoraštis, užrašų popierius, darbastalio tvarkyklė su įvairiomis raštinės reikmenimis. Viskas, ko reikia Nuolatinis darbas turi būti ištiestoje rankoje, kad būtų galima paimti daiktą nepakeliant. Kiekvienas daiktas turi būti savo vietoje.

Įvadas …………………………………………………………………………..3

1. Sekretorės darbo vietos išdėstymas…………………………………………..4

2. Darbo vietos įranga ir įranga………………………………..10

3. Sekretoriaus darbo sąlygos……………………………………………………..13

4. Darbo vietos apšvietimas…………………………………………………15

5. Mikroklimato ir triukšmo poveikio darbo vietoje įtaka………18

6. Sekretoriaus dalykiniai kontaktai…………………………………………………21

6.1. Telefonų naudojimas…………………………………………………..22

6.2. Lankytojų priėmimo organizavimas……………………………………….22

6.3. Sekretoriaus darbas su informacija vadovui………………….23

Išvada ………………………………………………………………………24

Bibliografija

Įvadas

Biuro registratūra yra įmonės darbo centras, jos širdis. Talentingiausias ir protingiausias vadovas nesusitvarkys su darbu, jei registratūros darbuotojo darbas bus blogai organizuotas. Pagrindinis asmuo priimamajame yra sekretorius. Vis dažniau sekretorės pareigos netgi derinamos su biuro vadovo pareigomis.

Priėmimo darbo kokybė yra tiesiogiai susijusi su kompetentingu vidaus erdvės organizavimu apskritai ir ypač su priėmimo erdve. Nuo to, kur yra registratūra, kaip jis įrengtas, koks jos interjero dizainas priklauso nuo problemų sprendimo greičio ir bendro įspūdžio apie įmonę iš jos klientų, klientų, verslo partnerių.

Šiuolaikinis biuras turi atitikti ekonomiškumo reikalavimus, o tai ypač svarbu atsižvelgiant į aukštas biuro patalpų kainas, aukštą techninę įrangą, organišką dizainą ir saugumą tiek informacijos apsaugos, tiek įmonės darbuotojų asmeninio saugumo požiūriu. Štai kodėl biuro patalpų organizavimo klausimai dabar jaudina visus mąstančius lyderius.

Ankšta, tamsi, prastai įrengta „rūbinė“ priešais vadovo kabinetą iškart pateiks įmonę nepalankioje šviesoje prieš galimus vertingus klientus.

Didelę reikšmę turi racionalus sekretorės darbo vietos organizavimas. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turite išsiaiškinti ir nustatyti pagrindines sekretoriaus funkcijas, informacinius ryšius, darbo dieną, medžiagos, kurią jis turėtų turėti, sąrašą. Tada rinkitės baldus, inventorių, techninę įrangą, biuro įrangą ir raštinės reikmenis.

1. Darbo vietos išplanavimas

Racionalus jo variantas apima 1STV ir darbo objektų išdėstymą patogiausiose darbo procesų įgyvendinimo zonose. Jos vadinamos darbo zonomis.

Darbo zona - vieta stacionarioje darbo vietoje horizontaliose arba vertikaliose plokštumose, kurioje darbuotojas nejudėdamas gali atlikti darbą. Atskirkite normalų ir maksimalų.

Normalus darbo sritis horizontalioje plokštumoje ribojama įsivaizduojamu lanku, nubrėžtu dešinės ir kairės rankos pirštų galais, sulenktais per alkūnės sąnarį laisvai nuleistu pečiu. Tokia zona užima apie 1000 mm išilgai priekio ir 300 mm gylio. Čia yra dažniausiai naudojami įrankiai ir darbo objektai, atliekami pagrindiniai darbai.

Maksimalus darbo sritis horizontalioje plokštumoje ribojama įsivaizduojamo lanko, nubrėžto visiškai ištiestos žmogaus rankos pirštų galais. Šioje zonoje (darbuotojas veikia ištiestomis rankomis) darbo priemonės naudojamos rečiau. Šiuo atveju abipusiai persidengianti sritis (dviem rankoms) nustatoma maždaug 1500 mm išilgai priekio ir 500 mm gylio. Paprastai lentelės matmenys yra šiek tiek didesni nei maksimalus pasiekiamumo plotas.

Vertikalioje plokštumoje išskiriamos penkios zonos: apatinė nepatogi zona (iki 750 mm nuo grindų); apatinis yra mažiau patogus (nuo 751 iki 925 mm); patogus (nuo 925 iki 1675 mm); patogi viršutinė dalis (nuo 1675 iki 1925 mm); viršutinė nepatogi (nuo 1925 mm ir daugiau).

Pagrindinis reikalavimas racionaliam darbo vietos išplanavimui – taupyti laiką ieškant lėšų ir darbo objektų bei sumažinti darbuotojo fizines pastangas. Tam reikia laikytis šių taisyklių:

ant darbinio stalo paviršiaus neturėtų būti nieko perteklinio;

kiekvienas daiktas ir darbo priemonė turi turėti savo vietą, nes netvarkingas jų išdėstymas sukelia nereikalingus judesius ir laiko švaistymą. Užsienio praktikoje galioja „laisvo stalo“ dėsnis: ant stalo gali būti tik vienas darbas su jam reikalingais dokumentais ir įrankiais, visa kita turi būti stalo viduje;

raštinės reikmenys (pieštukai, rašikliai, sąvaržėlės ir kt.) turi būti laikomi rašomojo stalo stalčiuje su specialiais skirstytuvais;

visos ryšio technikos priemonės (telefonas ir kt.) turi būti pastatytos kairėje arba ant specialaus stovo, kad jomis būtų galima naudotis kaire ranka, paliekant laisvą darbui dešinę ranką;

dokumentai, su kuriais dirba sekretorė, yra patalpinti į vietą, kurioje būtų galima peržiūrėti, tvarkomiems dokumentams patartina turėti specialius dėklus ar skyrius dėžėje;

dokumentai ir įrankiai sutvarkyti taip, kad būtų užtikrinta geriausia darbų seka;

darbuotojo judesiai turi būti optimalūs, t.y. trumpesnis ir ekonomiškesnis laiko ir pastangų atžvilgiu.

Sekretoriaus darbo vietos organizavimas, atsižvelgiant į mokslinio darbo organizavimo reikalavimus jos planavimui ir priežiūrai, taip pat atsižvelgiant į šiuolaikinės biuro technikos, jos įrangos ir įrangos naudojimo reikalavimus ir galimybes, yra nustatytas. būtina sąlyga pasiekti aukštą darbo efektyvumą, efektyvumą ir kokybę, išlaikant efektyvumą visą darbo dieną, teikiant tikrai naudingas sekretorės paslaugas.

Sekretoriaus darbo vieta yra svarbi darbo proceso organizavimo įstaigoje ląstelė. Kadangi sekretorius yra „įstaigos veidas“, tai jo darbo vieta turėtų būti tinkamos organizacijos modelis, aukštos darbo kultūros rodiklis. Išties, visos institucijos darbas dažnai vertinamas pagal tai, kaip atrodo sekretorės darbo vieta.

Sekretoriaus darbo vietos išplanavimas turėtų suteikti maksimalų patogumą atliekant jam pavestas pareigas ir tuo pačiu atitikti erdvės taupymo reikalavimus:

sekretorės darbo vieta priimamajame dažniausiai yra šalia vadovo kabineto, patalpos centre, netoli nuo durų į kabinetą ir taip, kad būtų galima lengvai matyti visus įeinančius;

priėmimo kambaryje turėtų būti tik sekretorei ir kitiems darbuotojams tiesiogiai darbo metu reikalingi daiktai;

lankytojams skirti baldai turi būti išdėstyti sekretorei gerai matomoje, patogioje vietoje.

Didžiąją darbo laiko dalį sekretorius dirba sėdėdamas, o tai vargina, todėl jis turi turėti galimybę patogiai ištiesti kojas, laisvai atsistoti, keisti laikyseną rašymui, darbui mašinėle, skaitymui.

Sekretorės darbo vieta – tai visų pirma patogus ir gana erdvus darbastalis. Ekspertai rekomenduoja naudoti universalų stalą, prie kurio galite dirbti su dokumentais, taip pat vesti pokalbį su lankytojais. Šiems tikslams geriausiai tinka stalas, kuris yra siauresnis tiesiai prieš sėdintįjį nei iš šonų. Šis dizainas leidžia jums turėti pakankamai vietos ant stalo, kad galėtumėte sutalpinti vykstančius dokumentus ir tuo pačiu tęsti pokalbį su lankytojais.

Jo plokštuma psichiškai padalinta į du laukus. Kairėje, be esamų darbų ir susijusių dokumentų, yra telefono įranga, stalinė lempa, raštinės reikmenys, dėklas su gaunamais dokumentais. Dešinėje lentelės paraštėje dedamas dėklas su užpildytais dokumentais ir rašymo priemonėmis. Čia jie padėjo dėklą su dokumentais, kuriuos reikia pateikti į bylą.

Visi įrankiai yra išdėstyti ant stalo plokštumos 160 x 160 cm, todėl galite juos paimti ranka nesikėlus. Kiekvienam daiktui skiriama konkreti vieta, tam tikri daiktai sustatyti į kompleksą (pvz., prie telefonų aparatų dedami rašikliai ir bloknotai telefoniniams pokalbiams įrašyti). Būtina atskirti biuro reikmenis, kurie turi skirtingą paskirtį.

Be darbalaukio, asmeniniam kompiuteriui geriau naudoti atskirą lentelę. Šiuose staliniuose kompiuteriuose patogiai išdėstyti ekranas, klaviatūra ir procesorius, taip pat skaitytuvas, spausdintuvas, modemas ir kt.

Tuo pačiu metu kompiuterio stalą geriau pastatyti taip, kad ekranas būtų pasuktas priešinga lankytojų kryptimi. Taip bus apsaugota konfidenciali informacija, kuri gali būti rodoma ekrane tuo metu, kai atvyksta netikėtas lankytojas.

O dabar keli bendrieji darbo vietų su kompiuteriu organizavimo ir įrengimo reikalavimai.

darbalaukio dizainas turėtų užtikrinti optimalų naudojamos įrangos išdėstymą ant darbinio paviršiaus, atsižvelgiant į jos kiekį ir dizaino ypatybes (kompiuterio, klaviatūros ir kt. dydį), atliekamo darbo pobūdį.

darbinio paviršiaus aukštis turėtų būti sureguliuotas 680–800 mm; jei tai neįmanoma, stalo darbinio paviršiaus aukštis turi būti 725 mm.

Darbiniame stale turi būti vieta kojų atramai, kuri yra: aukštis - ne mažiau 500 mm, gylis kelių lygyje - ne mažesnis kaip 450 mm ir ištiestų kojų lygyje - ne mažesnis kaip 650 mm.

darbo kėdės (kėdės) konstrukcija turi išlaikyti racionalią darbinę laikyseną dirbant kompiuteriu, leidžia keisti laikyseną, siekiant sumažinti kaklo-pečių srities ir nugaros raumenų statistinę įtampą, kad būtų išvengta nuovargio.

darbo kėdė (kėdė) turi būti pasukama ir reguliuojamo aukščio bei sėdynės ir atlošo pasvirimo kampo, taip pat atlošo atstumo nuo priekinio sėdynės krašto.

sėdynės, atlošo ir kitų kėdės (kėdės) elementų paviršius turi būti pusiau minkštas su neslystančia, nesielektrinančia ir kvėpuojančia danga, kuri užtikrina lengvą valymą nuo nešvarumų.

kompiuterio klaviatūrą geriausia padėti 10 - 15 mm atstumu nuo stalo krašto, tada riešas remsis į stalą. Patartina įsigyti specialų pamušalą po riešu, kuris, pasak gydytojų, padės išvengti kaulų ligų.

Planuoti

1. Įvadas

Telefono paslauga

Lankytojų priėmimo organizavimas ir vykdymas

Sekretorės darbas ruošiant komandiruotę

Sekretoriaus darbas organizuojant susirinkimus, konferencijas

Verslo komunikacijos sekretorės kultūra

Reikalavimai sekretorės išvaizdai

Sekretorės darbo vietos organizavimas

Darbo sąlygos

Šiuolaikinė biuro įranga: diktofonas

Diktofono saugos priemonės

Naudotos knygos

1. Įvadas

Sekretoriaus pareigos apima tokius darbus kaip pokalbiai telefonu, asmeninių susitikimų organizavimas, dalyvavimas susirinkimuose, susitikimuose ir lankytojų bei pokalbių su jais ruošimas ir priėmimas, komandiruočių rengimas.

Žodžio sekretorius turinys gana platus ir daugialypis. Iškviečiamos sekretorės techninis personalas ir valstybiniu lygiu dirbančių darbuotojų. Jei techniniams sekretoriams reikalingos tik biuro darbo ir spausdinimo žinios, tai didelių įmonių biurus aptarnaujančioms sekretorėms keliami nepalyginamai aukštesni: spec. Aukštasis išsilavinimas, darbo kompetencija, žodinės ir rašytinės kalbos mokėjimas, žinios užsienio kalbos, būk bendraujantis ir diplomatiškas.

Sekretoriaus pareigų gausa labai dažnai lemia laiko stoką joms atlikti. Bandymas daryti kelis dalykus vienu metu nėra pakankamai profesionalus ir aiškus.

Viena iš svarbiausių sekretoriaus – vadovo padėjėjo užduočių – gebėjimas aiškiai paskirstyti ne tik savo, bet ir vadovo darbo laiką.

Žinoma, kad sekretorius atliktų savo vaidmenį organizuojant vadovo darbo laiką, reikalingas ne tik jo noras, bet ir pats vadovas. Tuo tarpu daugelis šio poreikio nesuvokia. Tad svarbiausia ir pirmoji sekretorės užduotis – taktiškai paaiškinti vadovui problemos svarbą, ypač jei ant jo stalo susikaupė popieriai ir jis negali rasti svarbaus dokumento, suplanuotas susitikimas yra paslėptas, o įžeistasis svarbus. klientas išvyksta į kitą įmonę. Bet kuriuo atveju sekretorei svarbu pasirinkti momentą, kada parodyti vadovui, kad jis nori ir gali padėti viršininkui organizuoti darbo laiką.

Nemažą dalį vadovo darbo laiko, kaip taisyklė, užima pokalbius telefonu, lankytojų priėmimas, bendravimas su kolegomis, atėjusiais „ant šviesų“, apžiūrint daugybę dokumentų. Būtent tokias darbo sritis gali ir turi padėti organizuoti geras sekretorius.

Sekretorės darbas reikalauja iš jo subtilumo dirbant su žmonėmis, tikslumo, aiškumo, santūrumo dirbant su dokumentais, gebėjimo gerai dirbti su vadovu ir darbuotojais. Mokėjimas elgtis su žmonėmis, gebėjimas sukurti įspūdį, didinantį vadovo autoritetą – svarbiausi sekretorės sėkmės veiksniai jo darbe. Žmoniškumo įtraukimas į verslo santykius leidžia sukurti pasitikėjimą grįstus santykius tarp darbuotojų. Darbas draugiškoje atmosferoje atneša daug daugiau grąžos nei darbas dalykiškoje, bet „niūrioje“ aplinkoje. Palankios atmosferos atsiradimas kolektyve – tai dėmesingas požiūris vienas į kitą, atviros (ne „oficialios“ ir „pareigos“) šypsenos, pokštai ir net juokas.

Kvalifikuotas sekretorius – savo amato meistras, tiesiog įpareigotas: į darbą įdėti savo sielą, žinoti savo įmonės darbuotojus, jų pavardes, pareigas, veiklos sritis, charakterio savybes, vadovautis savo elgesio pavyzdžiu. Sekretorė gali pakeisti atmosferą kolektyve: tai gali būti ir sveikinimai, ir padrąsinimai, ir tiesiog dėmesio darbuotojams iš galvos išraiška. Kadangi vadovo ir pavaldinių bendravimas daugiausia vyksta per sekretorių, būtent pastarasis gali daug nuveikti, kad šiam bendravimui suteiktų draugiško bendravimo ir palaikymo pobūdį.

Visi telefono skambučiai vadovui eina per sekretorę ir yra vertinami pagal jų svarbą ir skubumą. Sekretorius turi tiksliai žinoti savo organizacijos žmonių ratą, su kuriais bet kuriuo metu reikia prijungti vadovą. Gebėti išryškinti problemą, susijusią su vadovo ar kitų darbuotojų kompetencija. Lankytojai taip pat priimami per sekretorių. Asmeniniai kontaktai su žmonėmis, kai sekretorius veikia kaip pirmasis šios organizacijos asmuo, su kuriuo susiduria lankytojas, įpareigoja kelti aukštus reikalavimus dalykinėms sekretorės elgesio kultūros ir išvaizdos savybėms. Svarbus sekretorės bendravimo kultūros rodiklis – mandagumas, korektiškumas, geranoriškumas. Sekretoriaus išvaizda formuoja nuomonę apie organizaciją kaip visumą. Neatsitiktinai sekretorė laikoma „įmonės veidu“. Sekretorės išvaizda turėtų būti kruopščiai apgalvota, moderni ir tvarkinga.

Sekretorė ruošia komandiruotes. Kiekviena verslo kelionė turi būti kruopščiai apgalvota. Pagrindinė darbo dalis ruošiant komandiruotes tenka sekretoriui, pavyzdžiui, išduoda įsakymą, kelionės pažymėjimą, teikia užklausas dėl transporto ir kt.

Į sekretorės darbą įeina ir posėdžių rengimas. Gerai paruoštas susitikimas ar konferencija pagerina visų dalyvių efektyvumą. Svarbiausias dalykas rengiantis susirinkimui – reikiamos dokumentacijos paruošimas ir suteikimas visiems dalyviams. Net ir susirinkime sekretorė susiduria su biuro įranga – pavyzdžiui, diktofonu, leidžiančiu įrašyti žodinę kalbą, kad ją būtų galima atkurti visą ar dalimis. Atkūrimas gali būti lėtas ir pasikartojantis.

Sunkaus darbo metu sekretorė neturėtų pamiršti sveikatos ir darbo sąlygų. Reikia nepamiršti pertraukėlių, gimnastikos, kad ir su pilnu grafinu dienai, ar, pavyzdžiui, apšvietimo, patogumo. Dirbant sekretore – referente reikėtų viską apgalvoti.

2. Telefono paslauga

Visi vadovo skambučiai turi vykti per sekretorių ir įvertinti jų skubumo požiūriu. Sekretorė turi tiksliai žinoti organizacijos žmonių ratą, su kuriais bet kada reikia susieti galvą. Gebėti išryškinti su vadovo ar kitų darbuotojų kompetencija susijusius klausimus. Sekretorius ne tik gerai išmano savo institucijos darbą, bet ir turi mokėti teisingai vesti pokalbį.

Sekretorius privalo:

1.Greitai atsiliepkite į skambučius

2.Pakelkite ragelį, nurodykite įstaigą ir jos pareigas, abonentas turi žinoti, su kuo jis kalba. Be to, tokia pokalbio pradžia pašnekovą priverčia susitapatinti ir išsakyti savo klausimą.

.Jei reikalas liečia vadovą, sekretorė arba iš karto susisiekia su juo, arba jei vadovo nėra ar užimtas, dirbti skubiai, paprašyti pašnekovo perskambinti tam tikru laiku, o ne rytoj šią savaitę po poros dienų. Kartu sekretorė fiksuoja, kas skambino, iš kokios įstaigos ir kokiu atveju šis įrašas perduodamas vadovui ir suteikia jam galimybę pasiruošti būsimam pokalbiui.

.Jei klausimą gali išspręsti kitas darbuotojas, sekretorė siunčia pašnekovą pas jį.

.Ilgai nesant vadovo, jis praneša abonentui jį pavaduojančio darbuotojo vardą, pavardę ir telefono numerį.

Be to, kad atsiliepia į vadovo skambučius, sekretorė telefonu, vadovo vardu, perduoda tam tikrą informaciją, teikia užklausas ir kt.

Tam reikia iš anksto pasiruošti pokalbiui, užsirašyti pagrindinius duomenis, kad pokalbio metu nekiltų erzinančių išlygų ar pauzių (dingusių dokumentų, pamirštos informacijos paieška, derybos per atstumą). Taip pat iš anksto apsvarstykite situaciją, jei jums reikiamo asmens šiuo metu nėra, sekretorė turi turėti reikiamus telefonų katalogus nuolatiniams abonentams, savarankiškai pradėti katalogą ar knygą.

Sekretorė turėtų vesti pokalbį mandagiai ir ramiai, nepertraukinėti, nekalbėti garsiai, žodžius tarti aiškiai ir ne itin greitai.

Jeigu sekretorė telefonu gauna kokią nors informaciją, atsako į užklausas, suteikia informaciją, tai vadovas laikosi taisyklių:

1.Norėdami įrašyti gaunamą informaciją, sekretorė turi turėti paruoštą rašiklį ir bloknotą, taip pat telefono žurnalą.

2.Norėdami išduoti pažymas, sekretorius turi turėti savo įstaigos telefonų numerių sąrašą.

.Tuo atveju, kai reikia rasti tam tikros informacijos norint išduoti pažymą, neturėtumėte palikti pašnekovo ilgiau nei vienai ar dviem minutėms (vieną, du kartus pakelti ragelį), jei reikia ilgos paieškos, tada nedelsdami įspėkite pašnekovė paimtų jo telefono numerį ir pati perskambintų.

Telefono žinučių, kaip taisyklė, nereikia įrašyti visos. Pasirinkite pagrindinį dalyką – renginio pavadinimą, skaičius. Galite naudoti santrumpas. Geriau gautą žinutę pasitikrinkite perskaitę ją pašnekovui. Būtinai užrašykite skambučio datą ir laiką, skambinančiojo (organizacijos) pavardę, vardą, tėvavardį ir pareigas, pranešimo esmę, kokiu numeriu perskambinti, kada ir kokiu laiku perskambinti.

3. Lankytojų priėmimo organizavimas ir vykdymas

Asmeniniai kontaktai su žmonėmis, kai sekretorius veikia kaip pirmasis šios organizacijos asmuo, su kuriuo susiduria lankytojas, įpareigoja kelti aukštus reikalavimus dalykinėms sekretorės elgesio kultūrai, kalbėjimui ir išvaizdai.

Sekretorius privalo:

Žinokite žmonių, kurie bet kuriuo metu turi prieigą prie vadovo, ratą.

1.Supažindinkite visus savo įstaigos darbuotojus apie priėmimo iš vadovo einamaisiais klausimais valandas, pasirašykite, patvirtinkite dokumentus, jei darbuotojas reikalauja kitokio laiko, sekretorius turi išsiaiškinti, kokiu klausimu pranešti vadovui, susitarti. priėmimo pas jį metu ir informuoti darbuotoją.

2.Priimdami kitų įstaigų darbuotojus ar komandiruotus iš kitų miestų pasidomėkite, ar dėl vizito susitarta iš anksto laišku ar telefonu. Sekretorė turėtų tai priminti vadovui išvakarėse, o kitu atveju paklausti lankytojo, kokiu atveju ir iš kokios organizacijos prireikus jį reikia siųsti pas atitinkamą darbuotoją. Jeigu vadovas reikalingas asmeniškai, apie lankytoją atsiskaito sekretorė, vadovo nesant ar įsidarbinus, susitarti su lankytoju dėl naujos datos. Tuo pačiu užsirašykite priėmimo datą ir valandą, pavardę, pareigas, įstaigos pavadinimą, adresą ir telefono numerį, kuriuo, esant reikalui, galite su juo susisiekti. Duoda savo telefono numerį.

.Sekretoriaus darbas organizuojant savo organizacijos lankytojų priėmimą asmeniniais klausimais yra toks:

a) informacija apie lankytoją įrašoma specialiame žurnale arba kortelėje ir nurodomi byloje pateikti dokumentai. Sekretorius turėtų žinoti, kokių dokumentų reikia norint apsvarstyti šį klausimą.

b) saugo nebaigtas ir nebaigtas bylas ir antrojo vizito metu parengia visus turimus dokumentus šiuo klausimu.

c) žurnale daro pastabas apie klausimo svarstymo eigą ir sprendimo užbaigimą, suteikia informaciją lankytojams asmeniškai, raštu ar telefonu, rengia reikiamą informacinę medžiagą.

Su lankytojais sekretorė turėtų juos pasveikinti, pakviesti prisėsti, paprašyti atpažinti save ir nurodyti apsilankymo priežastį. Atidžiai klausykite lankytojo, nesirūpindami savo reikalais. Pokalbio metu sekretorius turėtų parodyti maksimalų taktą, mandagumą, kantrybę ir sąmoningumą savo institucijos reikaluose.

Piliečių priėmimo asmeniniais klausimais registras

Nr. Priėmimo data Lankytojų (pretendentų) pavardė, vardas, patronimas Pretendentų darbo vieta, pareigos ir adresai Santrauka, pareiškėjo prašymai Registratūros darbuotojo pavardė Priemonės, kurių buvo imtasi dėl prašymo Prašymų nagrinėjimo rezultatas

4. Sekretorės darbas rengiant komandiruotę

Kiekvienai verslo kelionei reikia kruopščiai pasiruošti. Pagrindinė parengiamojo darbo dalis tenka sekretoriui. Ji rengia ir surašo komandiruotės užsakymą, kelionės pažymėjimą, teiraujasi dėl transporto, jo išvykimo ir atvykimo laiko. Apie tai informuoja vadybininką ir, gavęs nurodymus, perka bilietus, teikia viešbučių rezervacijas.

Sekretoriaus pagalba ruošiantis komandiruotei yra tokia:

1.Surenka visą reikiamą informaciją.

2.Spausdina reikiamas medžiagas ir dokumentus.

Pavyzdžiui: ataskaitos, pažymos, susitarimai, sutartys ir pan.

3.Jis atspausdina komandiruotės programą, kurioje nurodo organizacijas ir asmenis, laiką, kuriam numatyti susitikimai ir renginiai, saugo programos kopiją, kad žinotų vadovo vietą, prireikus ką nors jam skubiai pasakyti.

Vadovo komandiruočių ruošimas.

Medžiagos ruošimas vadovo komandiruotėms yra privaloma sekretoriaus padėjėjo funkcija.

Sekretoriaus padėjėjas parengia komandiruotės įsakymo projektą, išduoda komandiruotės pažymėjimą, kartu su vadovu surašo ir atspausdina komandiruotės programą. Programoje išvardijamos organizacijos, kurias reikia aplankyti, pareigūnai ir pan.

Sekretorė-referentė parenka dokumentus, surenka reikiamas pažymas ir vadovo nurodymu parengia medžiagą kalbai, pranešimo tezes, santraukas.

Sekretoriaus padėjėjo pareigos taip pat apima išsamų vadovo kelionės maršruto išstudijavimą, bilietų užsakymą, viešbučio užsakymą.

Vadovo nesant, sekretorius atlieka įprastą darbą, taip pat iš vadovo gautus pavedimus ir nurodymus, vadovui grįžus iš komandiruotės, sekretorius:

1.Informuoja apie užduočių atlikimą ir jam nesant iškilusias problemas.

2.Apdoroja komandiruočių medžiagą, perspausdina, atgamina, o vėliau perduoda atitinkamiems struktūriniams padaliniams ar atskiriems darbuotojams.

Sekretorė taip pat padeda apdoroti atitinkamą medžiagą, surašo kelionės ataskaitą.

Kelionės pažymėjimų išdavimo registravimo žurnalas

Išdavimo data Pareigos Pavardė, vardas, tėvavardis Komentavimo vieta Tikslas Komandiruotės terminas Užsakymo data ir numeris

5. Sekretoriaus darbas organizuojant susirinkimus, konferencijas

Aiškus susirinkimų organizavimas prisideda prie visų jo dalyvių darbo efektyvumo didinimo.Svarbiausia organizuojant susirinkimus – reikiamos dokumentacijos parengimas ir suteikimas visiems dalyviams. Sekretorius organizuoja medžiagos atgaminimą ir platinimą ne vėliau kaip likus trims darbo dienoms iki posėdžio, pagal vedėjo patvirtintą sąrašą, išsami ir savalaikė informacija susirinkimo klausimais leidžia sutrumpinti jo rengimo ir posėdžio laiką. veiksmingiausių sprendimų priėmimas. Informuoja dalyvius apie susirinkimų laiką ir vietą, prireikus juos registruoja. Sekretorius laiku atlieka kitas organizacines užduotis ruošdamasis konferencijai ar didelio masto susitikimams, kuriuose dalyvauja dažnai nerezidentų įmonių atstovai.

Tokiu atveju sekretorius privalo:

Užsisakykite viešbučio kambarį.

Padėti darbuotojams konferencijos metu užmegzti ryšius su pranešėjais, nustatyti medžiagų priėmimo ir atgaminimo kontrolę.

Nuspręskite, ar susitikimas bus perrašytas.

Prieš susitikimą:

1.Kartu su ūkio skyriaus darbuotojais patikrinkite posėdžių salės patalpas, atitinkamą vietų skaičių salėje ir pasirūpinkite, ar yra lentos, kreidos, rodyklės ir pan., įrangos, mikrofonų, juostos tinkamumą naudoti. magnetofonai, projektoriai.

2.Patikrinkite, ar gaminamas skelbimas apie posėdžių salės vietą ir patalpų iškabas prie įėjimo į salę ir registracijos vietą.

Prieš susitikimą:

Norėdami registruoti susirinkimo dalyvius savarankiškai arba padedami kitų darbuotojų, jei žinoma dalyvių sudėtis, jie naudoja aštuonių formos sąrašus, o šis sąrašas taip pat naudojamas medžiagai ir kvietimų kortelėms platinti.

Forma Nr.8

Nr. Pavardė, vardas, tėvavardis PareigosĮstaiga, organizacijaTelefonas

Posėdyje saugomas protokolas, kuriame nurodoma: svarstymas, svarstomi klausimai, pavardės, kiekvienu klausimu priimtos diskusijos, sprendimai ir sprendimų įgyvendinimo terminai.

Pasibaigus susitikimams:

1.Sekretorius perrašo, taiso ir papildo posėdžio tekstą.

2.Ne vėliau kaip per vieną ar dvi dienas po susirinkimo pateikia posėdžio protokolą pirmininkui pasirašyti.

.Valdo nuorašų ar diktofono įrašų pakartotinių spausdinimų laiką ir skaičių.

.Protokolų, posėdžių ir svarstyti pateiktų medžiagų originalus saugo sekretorius. Pavedimų vykdymo terminai susirinkimo sprendimu skaičiuojami nuo susirinkimo dienos.

.Pavedimų vykdymo kontrolę atlieka susirinkimo sekretorius.

.Esant poreikiui organizuoja susirinkimo medžiagos užsakymą ir dauginimą (spausdinimo biuras, spaustuvė, kopijavimo aparatas)

.Asmenų, kuriems reikia siųsti susirinkimo medžiagą, derinimas su vadovu.

6. Verslo komunikacijos sekretorės kultūra

Svarbus sekretorės-referentės bendravimo kultūros rodiklis yra mandagumas, korektiškumas, geranoriškumas. Sekretorius turi įvaldyti veido išraiškas, balso intonacijas ir gestus. Delikatumas, mandagumas santykiuose su lankytojais ir darbuotojais, tam tikras meniškumas – visa tai užtikrina sėkmingą sekretorės darbą.

Sekretorė turi žinoti pasisveikinimo taisykles. Registratūroje pasirodžius lankytojui, sekretorė turėtų pasisveikinti, pasiūlyti prisėsti. Pirmą kartą susitikus su vadovu, aukščiausio rango pareigūnu arba priimdamas garbingą svečią sekretorė turi atsistoti ir pasisveikinti. Jei reikia paspausti ranką, tuomet reikia pakilti nuo stalo, eiti pas lankytoją ir paduoti ranką (moteriai leidžiama nespausti rankos, jei ji to nenori).

Jeigu sekretorė lankytoją mato pirmą kartą, jis privalo identifikuoti save. Po to sekretorė teiraujasi, koks lankytojo vardas, kokiu klausimu jis atvyko. Būtina laikytis takto, vartoti tik mandagias kreipimosi formas, būti draugiškam.

Pagarba žmonėms turėtų tapti kasdiene elgesio norma ir įprastu bendravimo su kitais būdu. Tokia yra sekretorės-referentės profesija.

Priimdama lankytojus, sekretorė neturėtų vesti asmeninių pokalbių telefonu, taip pat turėtų susilaikyti nuo pokalbių, atskleidžiančių tarnybines paslaptis, o ne apkalbas.

Pasirodžius lankytojui, sekretorė turi užpildyti eilutę mašinėle arba pokalbį telefonu. Bet kokių dokumentų skaitymą turi nutraukti ir juo pasirūpinti lankytojas.

Sekretorė turi atsiminti, kad formalus bendravimas, kai norima suprasti ir atsižvelgti į pašnekovo asmenybę, kai naudojamas įprastas „kaukių“ rinkinys (apsimestytas mandagumas, perdėtas griežtumas, ironija, pranašumas, abejingumas ir kt.), lankytojas aštriai jaučia ir pagal savo jausmus daro įspūdį apie organizaciją kaip visumą.

Svarbi sekretorės ir lankytojų bendravimo forma yra pokalbis.

Sekretorė turi vesti dalykinį pokalbį su įvairaus amžiaus, padėties visuomenėje ir tipo žmonėmis. nervų sistemažmonių. Raktas į sėkmingą pokalbį – kompetencija, taktiškumas, geranoriškumas, noras greitai išspręsti problemą ar suteikti pagalbą ją sprendžiant. Sekretorė turi įvertinti pašnekovo psichologinę būseną, susidaryti supratimą apie problemos esmę, suteikti galimybę lankytojui pasisakyti. Kuo išsamesnis ir išsamesnis klausimas, tuo didesnė galimybė rasti tinkamą sprendimą.

Svarbu mokėti užduoti klausimus lankytojui ir ypač jį išklausyti.

Pokalbio tonas turi būti neutralus. Negalite pradėti pokalbio atsisakydami ir teigdami, kad problemos išspręsti neįmanoma. Paprastai tai sukelia neigiamą reakciją ir sukelia įvykį konfliktinė situacija. Net jei atsakymas neigiamas, sekretorė turi taktiškai ir maloniai nuvesti pašnekovą prie šios išvados, įtikinamai parodyti, kad teigiamas sprendimas negalimas.

Pokalbio metu nederėtų pertraukti lankytojo, nesivelti į pašalinius dalykus, nutraukti pokalbį pokalbiais telefonu. Jeigu suskambo telefonas, tuomet, priklausomai nuo pokalbio tipo, ragelį pakelia sekretorė ir perkelia skambutį patogiu laiku arba atsiprašo lankytojo ir trumpai veda pokalbį telefonu.

Sekretoriaus padėjėjos dalykinis bendravimas neapsiriboja bendravimu su lankytojais. Svarbiausią vietą jo darbe užima vadovo ir sekretorės santykiai.

Nuo to, kaip klostysis vadovo ir sekretorės padėjėjos santykiai, priklauso jų bendro darbo sėkmė, psichologinis mikroklimatas, pasitenkinimas darbu.

Aukščiau jau buvo pasakyta, kad sekretorė-referentė iš esmės atlieka pirmosios vadovo padėjėjos funkcijas. Sekretorius turi gerai išmanyti vadovo veiklos sritį, sprendžiamas problemas ir užduotis, padėti jam laiku įgyvendinti numatytą veiklą, atlikti pagalbines technines operacijas, paruošti reikiamą korespondenciją ir informaciją, reguliuoti. telefono skambučiai ir lankytojų srautai. Sekretorius turi turėti supratimą apie įstaigos tikslus, pagrindines veiklos kryptis, struktūrą ir personalą, taip pat vadovo prigimtį, jo darbo stilių, įpročius.

Jau priimdamas į darbą vadovas turi detaliai papasakoti sekretoriaus padėjėjui apie savo darbo metodus, įprastą režimą, asmeninius įpročius, suformuluoti pagrindinius reikalavimus, kuriuos kels sekretorei. Neįmanoma iš karto užmegzti reikalingo dalykinio kontakto tarp vadovo ir sekretorės, reikia išbandyti laiko, dirbti kartu.

J. Harrisonas – įvardija tokias sekretorei būtinas savybes:

1.Sekretorė neturėtų daryti klaidų dokumentuose ir taip atleisti galvą nuo būtinybės tikrinti kiekvieną dokumentą. Sekretorius turi iš tikrųjų įrodyti vadovui, kad gali dirbti savarankiškai.

2.Kalbėdamas telefonu sekretorius turi mokėti taktiškai atsakyti į bet kurį klausimą, o vadovas turi patikėti savo sekretorei spręsti klausimus, kurie biuro veikloje laikomi konfidencialiais.

.Sekretorius turi sugebėti atrinkti vadovui svarbiausius faktus, esančius ataskaitose ir žurnaluose, kad nereikėtų detaliai išstudijuoti medžiagos.

.Sekretorius turi suprasti, kad esant skubiems darbams, jam reikia pasilikti pasibaigus darbo dienai.

.Sekretorius turėtų aiškiai nurodyti savo pareigas ir kompetencijos lygį, kada nepriklausomas sprendimas klausimus, kai vadovo nėra, o vadovas savo ruožtu turi būti tikras, kad sekretorius susidoros su darbu, kuris gali kilti jam nesant.

.Vadovas turi nuolat informuoti sekretorę apie visus savo reikalus, kad šis galėtų jam kuo daugiau padėti.

.Vadovas turi mokėti pripažinti savo klaidas ir atsiprašyti, kai klysta.

.Vadovas turi pasikliauti sekretorės punktualumu, o sekretorius turi žinoti, kad vadovas kartais gali būti nepunktualus.

.Abiem pusėms reikia humoro jausmo.

.Sekretoriaus elgesys ir jo darbo efektyvumas yra pavyzdys visiems darbuotojams.

.Sekretorė turėtų sekti asmeninio vadovo gyvenimo įvykius, pavyzdžiui, rūpintis gėlėmis ypatingomis progomis, sveikinimo atvirukais ir pan.

Kad vadovo ir sekretorės santykiai vystytųsi sėkmingai, būtina derinti bendrą darbą, nustatyti darbo taisykles. Kartu reikėtų atsižvelgti į specifines įmonės darbo sąlygas, vadovo ir sekretoriaus asmenybę: atvykimo į darbą laiką, gaunamos korespondencijos ir einamųjų reikalų ataskaitą, pietų pertraukos laiką, lankytojų priėmimas, išėjimo iš darbo laikas.

Gera sekretorė turėtų taktiškai rodyti dėmesį vadovui ir pagarbiai juo rūpintis. Sekretorius turi būti ištikimas vadovo trūkumams ir, esant galimybei, kompensuoti juos savo darbu.

Norint pasiekti geriausią sekretorės ir vadovo kontaktą, reikia tam tikrų abipusių pastangų.

Psichologai mano, kad ne tik vadovas formuoja savo padėjėjo dalykines savybes, bet ir sekretorius-referentas savo ruožtu gali turėti įtakos vadovo elgesiui ir charakteriui.

Amerikiečių psichologai parengė atitinkamas rekomendacijas, kurias sujungė pavadinimu „Dešimt būdų valdyti savo bosą“. Atneškime juos.

1.Turite aiškiai žinoti, kokiomis aplinkybėmis konfliktuojate vienas su kitu, kokiais atvejais sakote komplimentą ir kada jums reikia pagalbos.

2.Žinokite, ko jam reikia, ir stenkitės numatyti jo poreikius. Niekada nekritikuokite jo viešai ir neteiskite

.Gyvenk pagal kolektyvo įstatymus. Nepamirškite, kad pagarba yra sėkmingo bendradarbiavimo pagrindas.

.Sukurkite pasitikėjimo atmosferą, demonstruokite pasitikėjimą, kalbėkite apie pasitikėjimą.

.Būkite draugiški ir bendraujantys. Nepriimkite kritikos kaip labai asmeninio įžeidimo.

.Įgykite naujų žinių ir padėkite tai savo viršininkui.

.Aptarkite problemas. Būkite objektyvūs ir profesionalūs.

.Perimkite iniciatyvą į savo rankas. Analizuoti ir pasiūlyti problemų sprendimus.

.Pakvieskite vadovą būti jūsų mentoriais.

10. Parodykite, kad suprantate savo viršininko valdymo politiką ir ja dalinatės.

Viena pagrindinių sekretorės užduočių – gebėjimas būti tarpininku tarp vadovo ir darbuotojų. Jis turi dėti visas pastangas, kad tarp vadovo ir kitų darbuotojų būtų sukurti palankūs verslo santykiai. Žinodama vadovo darbo režimą ir pobūdį, sekretorė gali padėti darbuotojams organizuoti jų vadovo priėmimą, padėti surašyti konkretų dokumentą, patenkinti asmeninį prašymą ir pan.

Sekretorės praktikoje neretai sekretorei tenka lyginti konfliktus, kylančius tarp vadovo ir darbuotojų. Čia daug kas priklauso nuo sekretorės lankstumo ir elgesio kebliose situacijose, gebėjimo suvaldyti emocijas.

Sekretorė valandą turi kalbėti vadovo vardu. Labai svarbu mokėti mandagiai ir aiškiai duoti reikiamus nurodymus, kontroliuoti jų vykdymą. Tuo pačiu metu neleidžiami pažįstami santykiai su darbuotojais, arogancijos, biurokratijos ar abejingumo apraiškos.

Sekretoriaus padėjėjui svarbu užmegzti gerus dalykinius ryšius su savo įmonės struktūrinių padalinių sekretoriais, aukštesnio rango ir pavaldžiomis organizacijomis.

7. Reikalavimai sekretorės išvaizdai

Sekretoriaus padėjėjo išvaizda formuoja nuomonę apie organizaciją kaip visumą. Neatsitiktinai sekretorė-referentė laikoma „kompanijos veidu“.

Sekretorės išvaizda turėtų būti kruopščiai apgalvota, moderni ir tvarkinga. Pagrindinis kostiumo reikalavimas – griežtumas ir elegancija. Viskas priklauso nuo žmogaus skonio. Svarbiausia – kostiumas turi būti patogus, praktiškas, griežtas. Nemalonu kalbėtis su žmogumi, kuris apsirengęs, netvarkingas, neprižiūri savęs.

Toks pokalbis apie šią organizaciją palieka neigiamą įspūdį. Tas pats pasakytina ir apie kostiumo aksesuarų pasirinkimą.

Darbinio kostiumo nerekomenduojama papildyti patraukliais, ypač dideliais brangiais papuošalais, papuošalų įvairovė sekretorės nenuspalvina. Apdaila turėtų pabrėžti kostiumo ir jo šeimininkės orumą. Batai turi atitikti kostiumo toną. Batai turi būti patogūs ir madingi. Darbe rekomenduojama pasikeisti avalynę.

Sekretorius-referentas turi nuolat prisiminti apie savo asmeninį gyvenimą. Ypatingas dėmesys higienos klausimams turėtų būti skiriamas karštomis dienomis. Nenaudokite kvepalų, turinčių ryškų kvapą. Sekretorės rankos visada turi būti nepriekaištingos, šukuosena tvarkinga, derėti su kostiumu ir aplinka.

8. Sekretorės darbo vietos organizavimas

Darbo vieta yra vieno ar kelių darbuotojų darbo veiklos zona, aprūpinta reikalingomis priemonėmis savo pareigoms atlikti. Racionalus darbo vietų organizavimas ir geriausių darbo sąlygų sukūrimas sekretorių tarnybų darbuotojams, įskaitant planavimą. Biuro erdvė planuojama atsižvelgiant į atliekamų darbų pobūdį, racionalus baldų ir specialios įrangos išdėstymas, taip pat reikalingo komforto sukūrimas prisideda prie efektyvaus darbo.

Darbo vietos įrangos baldų komplektą sudaro: įprasti rašomieji stalai, specializuoti stalai, pagalbiniai stalai ir naktiniai staleliai, skirti biuro įrangos montavimo etaloninei medžiagai laikyti, telefonai, kartotekų spintos ir pan. Fotelis, pakeliamos ir pasukamos kėdės, įprastos ir specializuotos spintos.

Biuro darbuotojai turėtų būti aprūpinti reikiama informacine medžiaga, pamokoma.

Pavyzdžiui: pareigybių aprašymai, biuro darbo instrukcijos, telefonų katalogai.

Biuro stalas yra pagrindinė darbuotojo darbo vieta, ant stalo turi būti daiktai, kurių reikia tam tikru metu. Stalas turi stalčius, lentynas, kuriose sutalpintos įvairios kanceliarinės prekės (žurnalai, dėklai). Ant stalo nuolat naudojami darbo priedai yra viršutinėse lentynose, visi rečiau naudojami daiktai yra apačioje, telefonas turi būti ant stalo arba ant specialaus stovo, kairėje arba dešinėje, kad ragelis galima laikyti viena ranka, o kitoje rankoje rašiklį reikiamai informacijai užrašyti. Pavyzdinė tvarka darbalaukyje yra raktas į aukštą produktyvumą.

Geležinėse spintose ir seifuose saugomi slapti dokumentai, antspaudai, griežtos atskaitomybės už pinigus formos, seifas visada turi būti uždarytas, jame neturi gulėti nieko nereikalingo, o ypač asmeninių daiktų. Spintelių, stalų, seifų raktai saugomi organizacijos vadovo nustatytose vietose. Pagal galiojančius standartus biuro patalpų plotas vienam darbuotojui yra keturi kvadratiniai metrai.

Sekretoriaus padėjėjo darbo vieta yra jo darbo veiklos zona, aprūpinta būtinomis priemonėmis tarnybinėms pareigoms atlikti. Zonoje galima išskirti tris sektorius - pagrindinį, kuriame yra darbastalis su priedais ir reikalinga biuro įranga, lankytojų aptarnavimo sektorius ir pagalbinis sektorius, kuriame yra spintos, kopijavimo aparatas, faksas ir kt. . pagalbinė įranga.

Bendras priėmimo zonos, kurioje yra sekretoriaus padėjėjas, plotas turėtų būti nuo dvylikos iki šešiolikos kvadratinių metrų.

Darbo vietos organizavimas – tai priemonių sistema, skirta darbo vietai aprūpinti darbo priemonėmis ir objektais bei jų funkciniu išdėstymu. Be to, organizuojant darbo vietą reikia atsižvelgti į atlikėjo antropometrinius duomenis ir užtikrinti standartus atitinkančias darbo sąlygas. Palieskime visų pirma baldus – stalą ir kėdę.

Svarbų vaidmenį atlieka racionaliausių baldų naudojimas bet kurio valdymo darbuotojo darbe. Kai kuriais atvejais darbo našumas iš tinkamai parinktų baldų padidėja nuo dešimties iki dvidešimties procentų.

Atsižvelgiant į sekretorės-referentės darbo proceso prisotinimą biuro technika, pasiteisins U formos darbo vietos išplanavimas (1 pav.).

1 pav. Sekretoriaus padėjėjo darbo vietos U formos išdėstymas

Stalo paviršius turi būti matinis (pilkas, žalias, rudas su atspindžio koeficientu 20-50%) ir lengvai valomas, stalviršio kampai ir priekinis viršutinis kraštas turi būti suapvalinti. Rekomenduojamas vietos po stalu kojoms aukštis yra šeši dešimt centimetrų (kelių lygyje) ir ne mažiau kaip aštuoni dešimt centimetrų pėdų lygyje. Viskas, ko nuolat reikalauja sekretorė darbo metu, turi būti per ištiestos rankos atstumą, kad galėtumėte pasiimti tai, ko reikia, neatsikeldami.

Priedus išdėliokite ant darbo ir tvirtinimo stalų turi būti kompaktiški, susisteminti pagal darbo tipą.

Svarbus darbo vietos elementas yra vidinis darbastalio skyrių organizavimas, priklausomai nuo jo konstrukcijos, talpos ir tvarkomų dokumentų pobūdžio. Stalčiai turi slysti lengvai, sklandžiai ir tyliai. Didelę dėžę geriau pritaikyti vertikaliai medžiagų laikymui, kitose dėžėse turėtų būti įvairūs specialūs įrenginiai – kortelėms, smulkiai biuro įrangai, raštinės reikmenims. Asmeniniams daiktams susidėti patartina skirti vieną dėžę. Tvarka darbalaukyje turėtų būti nuolat stebima. Atrodytų, perdėta, tačiau toks paprastas baldų tipas kaip kėdė vaidina didelį vaidmenį organizuojant vadovaujančio darbuotojo darbo vietą. Darbo efektyvumas labai priklauso nuo kėdės pasirinkimo – nepatogi laikysena vargina, daro žmogų mažiau darbingą.

Sekretorės kėdė turi būti pasukama ir turėti atlošą, kurį būtų galima perkelti vertikalia ir horizontalia kryptimis, todėl ją būtų galima reguliuoti į bet kokį aukštį (2 pav.).

Kėdės sėdynė turi būti šiek tiek užapvalinta kraštais, kad netrukdytų šlaunų cirkuliacijai, o svorio centro vietoje - šiek tiek nuspausta sėdynė. Vadovaujantiems darbuotojams kėdės ir foteliai gaminami su porankiais, darbui kompiuteriu arba su VT – be porankių, kad netrukdytų judėti.

Dirbant, sėdint, kai vidutinis ūgis 1,7 metro, patartina išlaikyti šiuos matmenis:

kėlimo kėdės aukštis - 0,45 - 0,6 metro;

sėdimosios vietos plotas ne didesnis kaip 40 × 40 centimetrų;

Vieta, kurioje kėdę galima perkelti:

0,6 metro gylyje;

1 metras - ilgio;

Bendras plotas 1,2 m².

Kėdės sėdynė turi būti padengta maždaug vieno centimetro storio lateksu, ant kurio užtepama drėgmei atspari medžiaga (melange audinys, natūralus pluoštas).

Sekretorės-referentės darbiniuose balduose be kėdės su priedais yra ir kėdė lankytojui.

Klientų aptarnavimo zonoje turėtų būti nuo trijų iki keturių kėdžių. Pagalbiniame sektoriuje yra įrengta spintelė – sieninė (nuo trijų iki keturių sekcijų) arba besisukantis stovas dokumentams laikyti (3 pav.).

3 pav. Dokumentų laikymo stovas

Metalinis seifas naudojamas konfidencialaus pobūdžio dokumentams, antspaudams, antspaudams laikyti. Kai kuriais atvejais įrengiama ir drabužių spinta. Pageidautina, kad spinta būtų įmontuota (sekretorė neturėtų užgriozdinti priimamajame esančių praėjimų asmeniniais daiktais, dėti daiktų matomoje vietoje).

Privalomos techninės priemonės, kuriomis dažniausiai naudojasi sekretoriaus padėjėja, yra asmeninis kompiuteris, telefonas (galbūt ir radijas ar mobilusis telefonas, gaviklis), telefaksas ir kopijavimo aparatas (kopijuoklis), kartais diktofonas.

Įrangoje yra kanceliarinės prekės, aplankai ir segtuvai, šešių dienų sąsiuvinis, kalendorius, rašikliai, flomasteriai, muzikinis stovas, žymekliai, perforatorius, popieriaus padavimo įtaisai, skaičiuotuvas, stalinė lempa, popierinis krepšelis. , dokumentų dėklai, kontrolinė byla, popieriaus segiklis, lipni juosta, mygtukai, sąvaržėlės ir kitos smulkmenos bei dėtuvė jiems saugoti.

Priėmimo zonoje ant sienų leidžiama pastatyti informacinius stendus ar lenteles, nurodančius priėmimo laiką, dokumentų pavyzdžius, kalendorių ir kt.

Pirmosios pagalbos sekretorės padėjėjos priėmimo zonoje turi būti pirmosios pagalbos vaistinėlė, tinkamai aprūpinta (tvarsčiai, jodas, validolis, amoniakas, tabletės nuo galvos skausmo, sterili vata ir kt.).

. Darbo sąlygos

Sekretoriato darbuotojų darbo ir poilsio sąlygos. Svarbiausias veiksnys, užtikrinantis produktyvų ir kokybišką sekretoriaus padėjėjos darbą išsaugant sveikatą, yra atitinkamos sanitarinės ir higienos darbo sąlygų normos. Darbo vietos sanitarinės ir higienos normos ir estetiniai komponentai apima: normalų apšvietimą, palankų darbo vietos spalvinimą, triukšmo pašalinimą, vėdinimą ir oro temperatūrą, patalpų apželdinimą, tinkamo darbo ir poilsio režimo nustatymą.

Pagrindinės sanitarinės ir higienos normos nurodytos lentelėje pateiktuose standartuose (1 lentelė).

1 lentelė Sanitarinės ir higienos normos

Sanitariniai ir higieniniai veiksniai Normatyviniai rodikliai Oro temperatūra, º С: vasarą žiemą 22-25 18-21 Santykinė oro drėgmė, % 40 - 60 Oro greitis, m/s, ne daugiau 0,2 Darbinio paviršiaus apšvietimas, liuksai: liuminescencinės lempos kaitrinės lempos 300 150 mg/m ³ dulkės15-20Sienų atspindžio koeficientas, % ne daugiau 60

Svarbi sąlyga Palankus mikroklimatas darbo vietoje – optimalus apšvietimas. Kadangi dauguma dokumentinių operacijų yra susijusios su regėjimo naudojimu (skaitymas, rašymas, darbas kompiuteriu), regėjimo įtampa sukelia visų žmogaus kūno raumenų įtampą ir sukelia bendrą nuovargį.

Priėmimo zonoje, jei įmanoma, turėtų būti natūralios šviesos.

Šviesa turi kristi ant stalo ir biuro įrangos darbinių paviršių iš kairės arba iš priekio. Tokiu atveju šviesos šaltinis turi būti dedamas didesniu nei 30 kampu º nuo horizontalios matymo linijos (4 pav.).

Darbo vietos apšvietimas gali būti bendras (lubose sumontuotos lempos) arba vietinis (stalinė lempa).

Optimali kambario temperatūra yra būtina gero veikimo sąlyga. Aukšta temperatūra patalpoje sukelia mieguistumą, nuovargį, mažina darbingumą. Šaltoje patalpoje dėmesys yra išsklaidytas, o tai kenkia protinį darbą dirbantiems žmonėms.

sekretorės kultūros komandiruotės susitikimas

Kova su triukšmu patalpoje vykdoma triukšmingos įrangos ir darbo vietų garso izoliacija. Norėdami sumažinti triukšmą tiesiai prie jo šaltinio, galite uždėti veltinio ar putplasčio pagalvėles, dėti duslintuvus ant telefonų, sutepti dureles, suklijuoti kėdžių kojeles flanele ar panašia medžiaga. Norint apsisaugoti nuo išorinio triukšmo, rekomenduojama naudoti ausų kištukus, kurie sumažina išorinio triukšmo suvokimą 50%.

Kalbant apie priėmimo kambario spalvinį dizainą, tinkamos spalvos naudojimas ne tik pagerina biuro patalpų išvaizdą, bet ir padidina darbo našumą, mažina nuovargį, turi teigiamą psichologinį poveikį žmogui.

Spalva taip pat gali būti naudojama norint pabrėžti arba užgožti priėmimo zonos ypatybes. Pavyzdžiui, šviesi spalva vizualiai padidina mažą kambarį, tamsi – sumažina. Naudodami skirtingas spalvas, galite vizualiai padalinti kambarį į atskiras dalis. Svarbu naudoti spalvą kaip informacijos nešiklį. Pvz.: sekretorė naudoja spalvas tvarkydama dokumentus skirtingų spalvų aplanke, išryškina atskirą kortelių grupę bylų spintoje ir pan.

Priėmimo patalpa turi būti reguliariai vėdinama arba joje turi būti oro kondicionierius. Grynas oras nedidelei patalpai, kurioje dažnai kaupiasi daug darbuotojų ir lankytojų, yra labai svarbus veiksnys normaliam darbui.

Atidarius langus trumpam (5-8 min.) lengviau pakeliama, nei nuolatinį lengvą oro srautą (srovė). Biuro patalpų apželdinimas gerai veikia oro sudėtį, nes augalai atlieka ne tik dekoratyvinę funkciją, bet ir pagerina oro sudėtį, mažina nervinį ir regos nuovargį. Galite išdėstyti augalus palei langų angas, sienas, ant grindų. Nepageidautina dėti gėlių ant palangių, nes tai sumažina natūralios šviesos srautą.

Priėmimo zonoje turi būti nerūkoma. Taip pat neturėtumėte naudoti kvepalų, kurie turi stiprų kvapą.

Sekretoriaus padėjėjo ir kitų dokumentų valdymo tarnybos darbuotojų darbo režimas turėtų numatyti tam tikrą darbo ir poilsio laikotarpių kaitą. Reguliuojant atsižvelgiama į darbo dienos tankumą, darbo pobūdį, neuroemocinę įtampą, sanitarines ir higienines sąlygas. Darbo ir poilsio režimą reglamentuoja organizacijos vidaus darbo reglamentas. Jie apibrėžia darbo dienos pradžią ir pabaigą, pietų pertrauką ir pan. Reguliuojant darbuotojų grafiką, taisyklėse turėtų būti numatytos ir tam tikros pertraukos trumpam poilsiui darbo dienos metu (be pietų pertraukos). Pavyzdžiui, darbuotojams, kurių darbas susijęs su ilgu buvimu darbo vietoje (sekretoriaus padėjėja turi kaip tik tokį darbą), kas dvi darbo valandas patartina numatyti 5-8 minučių pertraukas. Tokias pertraukėles rekomenduojama naudoti aktyviam poilsiui, pavyzdžiui, kūno kultūros minutėms ar pauzėms. Kūno kultūros pertrauką rekomenduojama daryti du kartus per dieną. Kūno kultūros minučių metu rekomenduojama atlikti paveikslėlyje pavaizduotus gimnastikos pratimus. (5 pav.)

5 pav Gimnastikos pratimai už sekretorę.

Paskutinis (penktasis) pratimas atliekamas ramybės būsenoje. Turėtumėte atsipalaiduoti, užmerkti akis ir lėtai skaičiuoti iki šimto.

10. Šiuolaikinės biuro įrangos diktofonas

Diktofono įrenginys ir veikimas.

Diktofonas – žodinės kalbos įrašymo prietaisas, norint ją atkurti visą ar dalimis. Atkūrimas gali būti lėtas ir pasikartojantis. Kuo diktofonas skiriasi nuo kitų garso įrašymo įrenginių. Terminas „diktofonas“ susidaro iš dviejų žodžių „dicto“ – diktuoti, „fon“ – kalba.

Dirbant su diktofonais, yra du režimai.

1.Įrašas. Kabinetiniai diktofonai suteikia galimybę įrašyti tiek iš mikrofono, tiek iš įvairių linijų (radijo transliavimo tinklo, dispečerinio ryšio linijos), taip pat galimybė įrašyti telefono pokalbius.

2.Atkūrimas. Diktofonas atliekamas su vienu tikslu - perspausdinti, nurodyti tekstą. Kitų ir kitų nešiojamų diktofonų kišenėse atkūrimas vyksta nesuteikiant įvairių patogumų (pakartojimas, lėtas greitis).

Įrašymo ir atkūrimo galvutės iš esmės yra vienodos. Norint be iškraipymų atkurti magnetinėje juostoje įrašytą signalą ir jo judėjimo galvos atžvilgiu įtampą, tokiu atveju turi būti taip, kad įrašymo metu galvutės apvija būtų rašoma magnetinio lauko, kurį sukuria magnetinė juosta, suteikianti elektros energiją. signalas, tai atsitinka dėl šimto "+" ir "-" polių ant magneto juostos sukuria magnetinį srautą, uždarytą ore. Kai juosta praeina šalia galvos, šis srautas per galvutės šerdį uždaromas magnetine varža, kuri yra kelis tūkstančius kartų mažesnė už oro pasipriešinimą. Kai magnetinė juosta juda, atkūrimo galvutės priskiriamos pagal kitus skirtingo poliškumo magnetus. Ant galvos apvijos atsiranda kintamoji įtampa su kintamaisiais, tos įtampos dažnis sutampa su pradinio garso signalo dažniu.

Diktofonas – prietaisas (aparatas), reikalingas žodinei kalbai įrašyti, siekiant ją atkurti visą ar dalimis. Diktofonų naudojimas padeda padidinti darbo našumą ir įvairių kategorijų darbuotojus, dirbančius rankraščiu, stenografija, spausdinimu. Diktofonas gali būti maitinamas iš automatinio šaltinio nuolatinė srovė su universaliu maitinimu tiek iš tinklo, tiek iš akumuliatoriaus.

Diktofonas skirstomas į du tipus:

1.Pasyvus - skirtas kalbos įrašymui lauko sąlygomis, turi mažą svorį ir dydį.

a) Kišenė – naudoja gydytojai, žurnalistai ir pan.

b) Krepšiai darbui judėjimo sąlygomis.

Spintelė - skirta dirbti biuro sąlygomis (daugiausia dirbti iš tinklo kintamoji srovė).

a) Universalus - suteikia galimybę dirbti tiek įrašymo, tiek atkūrimo režimu.

b) Atkūrimas, skirtas atkurti įrašą, padarytą naudojant universalius nešiojamus diktofonus.

Magnetinė juosta + diktofonas.

Jis naudojamas įrašymo sąlygomis ir veikia kaip rašomasis popierius bei tarnauja kaip laikmena informacijai saugoti diktofonuose. Fiksuota galvutė sukuria magnetinį įrašą juostoje, judančią galvos atžvilgiu pastovus greitis.

Įrašas yra daugybės skirtingo ilgio ir lauko stiprumo magnetų derinys. Atkūrimui jis naudojamas atkūrimo galvutėje.

Juosta turi ploną lankstų pagrindą, pagamintą iš lavsano, esminių dervų lauką, ponio vinilchlorido ir kt. Yra daug įvairių oksidų, bet geriau: Fe2O3, GrO2.

Juostos pagrindas padengtas magnetinio oksido milteliais, kuriuos sudaro mažytės adatos formos dalelės.

Siekiant užtikrinti, kad informacijos įrašymas ir atkūrimas būtų aukščiausio lygio reikalingi aukštos kokybės įrenginiai.

Magnetinio įrašymo technika:

Norint įrašyti informaciją į magnetinę juostą, būtina turėti įrenginį, kuriame būtų elektros grandinės ir užtikrinamas juostos judėjimas pastoviu greičiu.

Garso signalas kaip kintamoji įtampa gautas iš mikrofono yra paduodamas į diktofono įvestį. Signalas sustiprinamas ir per įrašymo lygio valdiklį tiekiamas į įrašymo įrenginį. Garso signalas paverčiamas į formą, kurią juosta suvokia ir įsimena. Po visų konversijų signalas tiekiamas į įrašymo galvutės apviją. Konvertavimas atliekamas magnetine galvute.

11. Saugos priemonės dirbant su diktofonu

1.Nestatykite diktofono ant nestabilių paviršių.

2.Nemontuokite diktofono šalia šilumos šaltinių.

.Venkite tiesioginių saulės spindulių, drėgmės.

.Nemontuokite diktofono patalpoje, kurioje yra agresyvių medžiagų (šarmų, rūgščių).

.Nevalgykite šalia prietaiso.

.Venkite beatodairiškai spausti diktofono mygtukus – tai gali sukelti programinės įrangos funkcijų gedimą.

.Kad išvengtumėte nelaimingų atsitikimų, niekada neatidarykite ir neišardykite mašinos, kai ji įjungta!

.Patikrinkite įžeminimo laidininkų, aptarnaujamų elektros įrenginių korpusų buvimą ir vientisumą.

.Pašalinkite įtampą iš svetainės elektros grandinė prižiūrėti arba taisyti.

.Nelieskite laidų ir kitų įtampą turinčių dalių, kurios yra maitinamos be asmeninių apsaugos priemonių.

.Draudžiama dirbti prie elektros instaliacijos, jei nutrūkę laidai, įžeminimo gedimai ir pan.

.Prieš pradėdami dirbti, patikrinkite laido kištuko ir elektros lizdo būklę.

.Iš diktofono ateinantys laidai neturi būti susisukę ir ant jų neturi būti nieko.

12. Naudota literatūra

1.Andreeva V.I. - Dokumentų tvarkymas: M., CJSC Business School Intel - Sintezė 2001 m.

2.Basakovas M.I. - Referencinis sekretorius-referentas: Rostovas prie Dono, Finiksas, 2001 m.

.Broido V.L. - Biuro įranga biuro darbui ir valdymui: M., Filin, 1988 m.

.Kuznecova T.V. - Sekretorių veikla: M., CJSC Business - mokykla "Intel" - Sintezė 1999 m.

.Stenyukovas M.V. - Dokumentai. Biuro darbas M., PRIOR, 1999 m.