Умови праці секретаря у офісі. Організація роботи та умови праці секретаря

Модуль 3. Організація роботи секретаря

3.1. Робоче місцесекретаря

Раціональна організація праці секретаря розпочинається з організації робочого місця.

Робоче місце секретаря умовно поділяється на 3 зони:

1) Робоча зона – основне місце роботи, тут розташований стіл, телефон, комп'ютер та необхідна оргтехніка. Робоче місце секретаря розташовується поруч із входом до кабінету керівника обов'язково так, щоб добре бачити всіх, хто входить до приймальні, зустрічати їх особою, а не спиною.

2) Допоміжна зона – тут розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс тощо.

3) Зона обслуговування відвідувачів – тут розташовуються стільці для відвідувачів, журнальний столик, різні буклети тощо.

Необхідно чітко витримувати поділ зон, що дозволить секретареві продуктивніше працювати.

Робоче місце секретаря розміщується у приймальні, яка зазвичай примикає до кабінету керівника. Його слід розмістити таким чином, щоб секретар міг бачити всіх, хто входить до приймальні. Площа приймальні ділиться на робочу зону та зону для відвідувачів.

При виборі розмірів площі приймальні необхідно враховувати такі фактори:

1) підходи до меблів та обладнання;

2) розстановку та експлуатацію меблів та обладнання;

3) в окремих випадках потреба у особливих умовах;

4) можливість встановлення додаткового устаткування.

Якщо в кімнаті працюють кілька осіб, то відповідно до чинних норм норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м 2 на одного працівника.

ПОРАДА.Робоче місце секретаря повинно мати необхідну площу для оргтехніки і таке місце, щоб секретар міг бачити всіх відвідувачів, а відвідувачі при вході в офіс відразу ж бачили секретаря.

Організація робочого місця секретаря керівника формується виходячи з аналізу змісту його діяльності, вимог ергономіки, гігієни та психофізіології та спрямована на проектування оптимальної організації робочого місця.

Приблизний перелік оргтехніки та комп'ютерних засобів, що застосовуються у роботі секретаря:

1) засоби малої оргтехніки (письмове приладдя: ручки, папір, олівці, ластики тощо);

2) засоби складання та виготовлення текстових документів (комп'ютер, диктофон, принтер, сканер, у запасі – портативна друкарська машинка);

3) засоби обробки паперових документів (склеювальні та скріплюючі машини, конвертів приховувальне та різальне обладнання, адресувальне та штемпелювальне обладнання, машина для знищення документів);

4) засоби зберігання та пошуку документів (картотеки різного типу, шафи та полиці, сейф);

5) засоби зв'язку (телефон, радіотелефон, радіо, телетайп, факс, мережна плата для локальної мережі, засоби оперативного диспетчерського зв'язку, електронна пошта, модем);

6) копіювальні засоби та апарати;

7) шредер для оперативного знищення конфіденційної інформації;

8) офісні меблі та обладнання:

1) стіл однотумбовий;

2) приставка із тумбою під комп'ютер, комп'ютер;

3) стілець підйомно-поворотний;

4) допоміжний стіл.

Кошти малої оргтехніки необхідні за будь-якого рівня автоматизації роботи секретаря. Так, ручки та олівці у секретаря повинні бути в робочому стані, папір із запасом, оскільки у відвідувачів, членів нарад їх може не опинитися у потрібний момент, а технічне забезпечення переговорів та нарад – його посадовий обов'язок.

У засобах складання та виготовлення текстових документів все частіше на перше місце виходить комп'ютер, навіть за дуже невеликого документообігу. Створені за його допомогою документи мають естетично більш прийнятний вигляд завдяки наявності різних шрифтів та колірного оформлення, що не може не позначитися на ставленні до документа та допомагає створити сприятливе враження про автора документа.

Диктофони незамінні у разі, коли необхідно безшумне та точне відображення звукової інформації.

Сканер – зручний засіб для введення в комп'ютер великої кількості текстової та графічної інформації, а також документів у систему автоматизованого документообігу.

Засоби зв'язку можуть бути об'єднані в апаратному поданні, наприклад, телефон – факс – модем, повинні мати компактний вигляд і спокійні, приємні для слуху засоби сповіщення про початок зв'язку. Копіювальні апарати підбираються в залежності від обсягу робіт, необхідної якості копій та інших параметрів.

Необхідним ефективним засобом планування робочого дня секретаря та керівника є тижневик, у якому справи розносяться за датами.

Для цього можна використовувати програмний продукт Lotus Organizer, встановлений на персональному комп'ютері. Lotus Organizer називають особистою інформаційною системою, що призначена для ефективної організації робочого часу. До її складу, крім календаря, входять телефонний довідник, адресна книга, блокнот і т.д. Але навіть за наявності Lotus Organizer для дублювання інформації необхідно мати звичайний щоденник або періодично роздруковувати якісь дані з комп'ютера.

Документи, що надходять до архіву відділу, зберігаються у шафі в папках-реєстраторах, скорозшивачах, довідково-інформаційні посібники – у спеціальних шафах.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком та квіткаркою. У тому випадку, якщо в будівлі немає гардероба, у приймальні слід поставити шафу для верхнього одягу. Меблі для відвідувачів повинні знаходитися в зоні, що добре переглядається секретарем. Не рекомендується ставити в приймальні м'які меблі, тому що при правильній організації праці тривала присутність відвідувачів не передбачається.

Іноді секретареві потрібно приготувати чай чи каву для керівника та відвідувачів. Для цього непогано передбачити невелику міні-кухню. Безперечно, візуально вона має бути ізольована від місць для відвідувачів. Категорично не рекомендується перетворювати на буфетне робоче місце секретаря.

ПОРАДА:У шафі на «міні-кухні» має бути спеціальна секція, в якій не повинні перекладатися: якісна і дорога кава, розчинна і натуральна, чай, вершки, кілька коробок цукерок, бажано однакових.

Оскільки подавати керівнику та важливим відвідувачам слід лише повну коробку, внаслідок чого може накопичитися кілька розпочатих коробок, з яких дбайливий секретар скомплектує повну.

Подавати каву слід у вишуканому сервізі на гарному таці.

Робоче місце секретаря структурного підрозділу має бути оснащене технікою колективного користування (принтерами, телефаксом, копіювальним апаратом та інших.) більш продуктивного її використання. Своєчасна заміна змінних друкуючих картриджів, організація ремонту має бути у віданні цього працівника. Наявність секретаря підрозділу уможливлює використання телефонного комутатора з однією лінією виходу поза організацією.

Робоче місце секретаря підрозділу має бути оснащене ручними, механічними або електронними системами (такими як картотечні ящики, персональний комп'ютер) для фіксації та контролю за документами, отриманими співробітниками підрозділу та які перебувають у них на виконанні. Не зайвою може виявитися і компактна друкарська машинка (електрична або механічна) для машинописного заповнення бланків з точним і дрібним графленням при відмові комп'ютерної техніки, наприклад через вірусну атаку, або особливу секретність документа, що готується.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимум зручностей під час виконання обов'язків та не суперечити вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря повинно відповідати всім вимогам, що забезпечують максимальну зручність у роботі, мінімальні витрати сил та часу на непродуктивні переміщення. Одна з головних вимог, яку обов'язково повинен виконувати секретар, - винятковий порядок і чистота як на робочому місці, так і в приміщенні приймальні.

Завдання секретаря– зробити все необхідне, щоб відвідувач у приймальні відчував себе зручно. Секретар не повинен захаращувати особистими речами проходи у приймальні, ставити речі на видні місця. Якщо є необхідність прикрасити стіну, то для цього краще використовувати картину або естамп, що доповнюють інтер'єр. Допускається розміщення на стінах інформаційних стендів або таблиць із зазначенням часу прийому відвідувачів, календаря тощо.

ПОРАДА. Як на стільниці робочого місця секретаря, так і в ящиках столу завжди необхідно підтримувати порядок та чистоту. Інформація, документи, що зберігаються в ящиках столу, повинні бути систематизовані, легко доступні для роботи.

Секретар повинен здійснювати постійний контроль за збереженням меблів, технічних засобів, їх санітарним станом.

Висновки: секретареві необхідно зробити все необхідне, щоб відвідувач у приймальні відчував себе зручно, а самого секретаря протягом напруженого робочого дня нічого не має дратувати. Кожен працівник повинен почуватися затишно на робочому місці.

Сьогодні на ринку праці професія секретаря-референта, мабуть, найпоширеніша як серед претендентів, так і серед роботодавців. Не випадково кажуть: добрий секретар – на вагу золота. Професія секретаря, мабуть, найближча до професії актора. Специфіка та складність роботи секретаря пов'язана з тим, що він завжди на увазі, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Посмішка, приємний голос, легка хода, впевнені жести та доброзичливість незалежно від настрою створюють особливу атмосферу в офісі.

Хороший секретар – це перш за все професіонал! Основи секретарської справи можна освоїти за порівняно короткий період, а справжня майстерність, як і в будь-якій професії, приходить з роками.

Що ж є професія секретар-референт, і чому вона така популярна? Слово "секретар" походить від середньовічного "secretarius" і спочатку означало довірену особу. Зараз зміст слова залишився тим самим, але набув більш широкого наповнення.

Оскільки управлінський персонал недержавних комерційних організацій зазвичай досить невеликий, то керівники цих фірм займаються в основному вирішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (насамперед – адміністративної) роботи доручають своїм секретарям. Секретар керівника сучасної фірми повинен як швидко друкувати і правильно оформлювати документи, а й складати тексти різних документів, редагувати проекти, як раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, а й самостійно вирішувати багато питань відповідно до дорученими від керівника вказівками. Цей новий різновид секретарської професії отримав назву секретаря-референта.

Секретар-референт – помічник керівника. Існує кілька визначень професії секретаря:

1) Працівник, який відає діловодством установи, підприємства тощо, а також веде ділове листування окремої особи. Також до обов'язків секретаря входить прийом та облік телефонних дзвінків, зв'язок між відділами та управліннями організації.

2) Той, хто веде протокол зборів, засідання, а також стежить за дотриманням регламенту.

3) Виборний керівник будь-якої організації, будь-якого органу. Або один із членів будь-якого виборного органу, який відає діловодством та поточною роботою організаційно-виконавчого характеру.

4) Керівник, відповідальний за поточну роботу установи чи якогось органу.

Референт – це посадова особа будь-якої установи, фахівець у сфері секретарської справи, а й у сфері основний діяльності фірми; він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; консультує з певних питань; аналізує ситуацію та бере участь у розробці стратегії та тактики діяльності фірми.

Секретар-референт виконує комбіновані обов'язки секретаря та референта.

Секретар-референт – це довірена особа керівника, яка володіє певною інформацією та звільняє свого шефа від поточної роботи, щоб дати можливість зосередитися на вирішенні основних питань діяльності підприємства.

Завдяки роботі секретаря-референта, керівник може максимально сконцентруватися на виконанні своїх професійних завдань.

Суть роботи секретаря-референта полягає у веденні діловодства підприємства, ділового листування, здійсненні прийому відвідувачів. Також до обов'язків секретаря-референта входить прийом та облік телефонних дзвінків, зв'язок між відділами підприємства, підготовка доповідей, консультації. Список обов'язків секретаря достатньо довгий і різноманітний. Все залежить від специфіки компанії та його власної кваліфікації. Основні обов'язки: здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства, забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації, контролювати якість підготовки, правильність складання, погодження, затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.

Відмінність секретаря-референта від офіс-менеджера:

Секретар-референт права рукакерівника, спеціаліст як у секретарському справі, а й у сфері діяльності фірми, може самостійно приймати рішення. Робота не тільки технічна, а й творча, відповідальна, наприклад, підготовка доповідей, звітів, виступів керівника, інших важливих документів.

Офіс – менеджер – забезпечує безперебійну роботу всього офісу, готує презентації, переговори, наради, транспортне обслуговування, зв'язок, забезпечення технікою та канцтоварами, до його обов'язків може входити ведення кадрової роботи (у разі відсутності фахівця з кадрів), відповідає за чистоту приміщень та за якість обідів. У підпорядкуванні у офіс-менеджера можуть бути змінні секретарі, водії, кухарі, прибиральниці тощо.

Посада секретаря-референта є одним із найбільш затребуваних і перспективних ринку праці з погляду кар'єрного зростання. Імідж та професіоналізм компанії багато в чому залежать від компетентності та майстерності секретаря – референта.

Для багатьох робота секретарем є стартовою позицією в кар'єрному зростанні (секретар на ресепшен, секретар, адміністратор, офіс-менеджер, менеджер по роботі з клієнтами, помічник керівника, керівник відділу або філії).

Організація робочого місця секретаря-референта

Правильна організація робочого місця секретаря референта – запорука успішної праці. Оскільки секретар – це «права рука» керівника, то й робоче місце беззмінного помічника знаходиться в приміщенні, яке називається «приймальною», розташованому перед кабінетом начальника.

Вимоги щодо організації робочого місця секретаря.

Робоче місце секретаря умовно поділяється на 3 зони:

1) Робоча зона – основне місце роботи, тут розташований стіл, телефон, комп'ютер та необхідна оргтехніка. Робоче місце секретаря розташовується поруч із входом до кабінету керівника обов'язково так, щоб добре бачити всіх, хто входить до приймальні, зустрічати їх особою, а не спиною.

2) Допоміжна зона – тут розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс тощо.

3) Зона обслуговування відвідувачів – тут розташовуються стільці для відвідувачів, журнальний столик, різні буклети тощо.

Необхідно чітко витримувати поділ зон, що дозволить секретареві продуктивніше працювати.

У комплект меблів для робочого місця секретаря має входити: стіл канцелярський, допоміжний стілець або тумба для технічних засобів, стіл для відвідувачів, стілець або крісло підйомно-поворотне на коліщатках, стільці для відвідувачів, шафи та полиці для зберігання документів та справ, металевий сейф для зберігання документів, штампів, бланків. У шафі має бути спеціальна секція, в якій не повинні перекладатися: якісна і дорога кава, розчинна і натуральна, чай, вершки, кілька коробок цукерок, бажано однакових. Оскільки подавати керівнику та важливим відвідувачам слід лише повну коробку, внаслідок чого може накопичитися кілька розпочатих коробок, з яких дбайливий секретар скомплектує повну. Подавати каву слід у вишуканому сервізі на гарному таці.

Якщо в кімнаті працюють кілька осіб, то відповідно до чинних норм норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м 2 на одного працівника.

В інтер'єр приймальні добре вписуються живі рослини. Вони не лише виділяють кисень, а й прикрашають приміщення. Біля комп'ютера можна розташувати кактус, який поглинає шкідливе випромінювання, на підвіконня бажано поставити низькорослі рослини у невеликих горщиках, щоб вони не заважали провітрюванню та проникненню світла. На підлозі у вільних кутах можна розташувати великі рослини. Однак у будь-якому випадку слід дотримуватися головного правила: рослини не повинні стояти на шляху, заважаючи людям проходити, заважаючи секретареві брати потрібні предмети, одним словом, рослини треба розташовувати так, щоб їх не довелося пересувати ні з якої причини, інакше рослинам в офісі не місце.

Крім того, існує велика кількість факторів, які «відповідають» за працездатність та стресостійкість працівника. Серед них: світло та колір лампи, температура повітря, шум в офісі, порядок на столі та навіть висота стільця.

Давно всім відомо правило розподілу потоків світла: зверху ліворуч. Тільки такий напрямок світлових потоків застрахує від остеохондрозу та короткозорості (при іншому розташуванні світла порушується правильне положення голови, яке нерідко призводить до даних захворювань). Джерело світла слід розташовувати під кутом понад 30 про горизонтальної лінії погляду. Необхідна сила світла повинна поєднуватися з правильною подачею на робоче місце. Поле зору людини охоплює приблизно 45 % у всіх напрямках, будь-яке світло у цій галузі має розсіюватися.

Висвітлення робочих місць може бути загальним (світильники встановлені на стелі) або місцевим (настільною лампою). Лампа в офісі повинна бути денного світла, в жодному разі не мерехтлива. Для забезпечення розсіяного освітлення при малій яскравості світильників рекомендується використовувати люмінесцентні лампи типу ЛБ-ЛХБ.

Тиша – помічник секретаря. Будь-який шум дратівливо впливає на нервову систему людини, наводить її стан підвищеної збудливості та нервозності. Поняття шуму включає всі акустичні явища, що погіршують самопочуття людини, знижує працездатність, відбиваються на здоров'я, викликаючи психічні відхилення або погіршення. фізичного стану. До шуму відносяться не лише гучні голоси, а й звук радіо, телевізора, автомобілів за вікном. Правильно надходять ті керівники, в чиїх офісах встановлені подвійні двері, звукоізоляційні рами та перегородки та інші подібні пристрої. Рівень сторонніх шумів, що проникають ззовні, визначається відповідно до чинних норм, але не більше 40дБ. При підборі обладнання керуються рівнем шуму, зазначеним у технічні характеристикиапаратури. Якщо рівень шуму обладнання перевищує допустимий, а винести обладнання, що шумить, неможливо, джерело шуму звукоізолюють, покриваючи стіни, підлогу і стелю акустичними звукопоглинаючими матеріалами. Навколо робочого місця можуть бути встановлені акустичні перегородки. Висота перегородок 15–20 см. вище за рівень голови сидячої людини. Такі перегородки дозволяють знизити рівень шуму до 2-3 дБ. В області низьких частотта до 6 дБ. В області високих частот. Крім того, для зменшення шуму безпосередньо в його джерелі можна покласти повстяні або поролонові підкладки під машинкою, поставити глушники на телефонні апарати, змастити двері, підклеїти фланеллю або аналогічним матеріалом ніжки стільців.

Відповідно до чинних норм температура у службових приміщеннях має бути в межах 18–20 о С. Оптимальні кліматичні умовиу службовому приміщенні є посилкою гарної працездатності. Висока температура у приміщенні викликає сонливість, втому, знижує працездатність. У холодному приміщенні розсіюється увага, що особливо шкідливо для людей зайнятих розумовою працею.

Надають емоційний вплив та тони, в яких виконано офіс. Застосування певного кольору як поліпшує зовнішній вигляд службового приміщення, а й підвищує продуктивність праці, надає на співробітників відповідні психологічний вплив, скорочує стомлюваність. Тому вибір забарвлення службових приміщень має проводитися з урахуванням особливостей клімату, умов роботи та характеру освітленості приміщень, тобто відповідно до вимог технічної естетики. Правила рекомендують підбирати фарбування стін, стелі та меблів залежно від світлопоглинаючих або відбиваючих властивостей різних кольорів. Головне у колірному рішенні офісу – м'які, неконтрастні поєднання, без використання яскравих яскравих кольорів. Меблі повинні бути світлими, але не дуже яскравими. Кращий колір натурального дерева. Соковиті кольори можуть бути присутніми в різних деталях інтер'єру, аксесуарах робочого місця, оббивці меблів.

Велике значення для емоційного стану працівника мають запахи, що витають у приміщенні. Дослідження показали, що запах цитрусової та свіжозавареної кави в більшості випадків знижує продуктивність праці, навіває думки про відпочинок, як, зокрема, і запах свіжих булочок. Запах деяких кольорів (троянди) сприяє продуктивності праці. Запах улюблених духів, за оцінками психологів, також добре тонізує та викликає позитивні емоції. Але тут слід пам'ятати, що на запах улюблених парфумів секретаря у когось може бути алергія. І все ж таки найкраще сприяє бажанню працювати свіже повітря. А для цього слід регулярно провітрювати приміщення. Провітрювання не тільки допоможе прибрати всі сторонні запахи, але й знищить усі несприятливі явища (включаючи випромінювання, електростатичне поле), що походять від технічних засобів, що знаходяться в приміщенні. При сидячій роботі приплив свіжого повітря повинен бути не менше 30 м3 на годину. Сприятливі кліматичні умови на робочому місці секретаря допоможуть створити кондиціонери або вентиляційні установки із іонізованим повітрям.

На робочому місці сучасному секретареві-референту просто потрібна оргтехніка. Вона полегшує роботу та економить час. Серед основних предметів оргтехніки можна назвати персональний комп'ютер, телефон, принтер, телефакс, факс-модем, машина для знищення паперів та копіювальний апарат. Секретар повинен вміти досконало користуватися всіма переліченими технічними засобами.

Крім того, крім перерахованих вище, секретареві знадобляться й інші допоміжні засоби. Ось приблизний перелік організаційної техніки та канцелярського приладдя для оснащення робочого місця секретаря:

Машинка, що пише, електронна (з електроприводом).

Автонабір.

Автовідповідач, пов'язаний із диктофоном.

Годинники настільні електронні.

Зшивач документів електрифікований.

Діркопробивач двопуансонний електромагнітний.

Прилад канцелярський.

Папки реєстратори.

Папки із швидкодіючим притиском.

Латки для документів

Нумератор-датувальник.

Блокнот-шестиденка.

Діловий блокнот.

Фломастери, маркери, механічні олівці.

Лінійка пластмасова із збільшувальним склом.

Оформлювальні шрифти.

Клейовий олівець.

Стрічка липка (прозора та кольорова).

Секретар-референт повинен бути забезпечений необхідними довідковими матеріалами (у тому числі: інструкціями з ведення діловодства та іншими нормативно-методичними документами, довідниками за чинним законодавством, орфографічними та термінологічними словниками, довідниками з написання окремих найменувань слів, списками працівників організації та її структурних підрозділів зазначенням номерів телефонів та адрес, алфавітними книжками адрес та телефонів працівників, пов'язаних з діяльністю даної організації, картотеками-покажчиками до збірників постанов та наказів вищого органу та іншими).

Робоча зона, де розташовується комп'ютер секретаря, має бути просторою та добре освітленою, а також мати кондиціонер.

Комп'ютер повинен бути встановлений так, щоб за ним було легко та зручно працювати. Монітор встановлюють одному рівні очей секретаря, з відривом щонайменше 40 див.

Технічні засоби, які використовуються в роботі секретаря, слід розташувати таким чином, щоб були дотримані санітарні та ергономічні норми. Так, практично вся оргтехніка утворює навколо себе електростатичне поле, що притягує пил, а пил, як відомо, джерело алергії. Тому краще розосередити ці технічні засоби на відстані кілька метрів один від одного. Особливо подалі слід триматися від монітора та копіювального апарату.

У невеликих компаніях нерідко всі технічні засоби зосереджені саме у «приймальній», що дозволяє іншим співробітникам влаштувати в кабінеті секретаря «прохідний двір». У цьому випадку оргтехніку розміщують таким чином, щоб вона була зручна для підходу та короткочасного використання та перебувала б під контролем секретаря.

Робота секретаря-референта – сидяча, а це означає навантаження на хребет. З прямою спиною людина, як правило, не працює. Типовою робочою позою є поза з нахилом тулуба. Зі збільшенням нахилу збільшується компресія хребта.

У секретаря сидяча поза нерідко зберігається протягом майже робочого дня. Вона несприятливо відбивається на стані внутрішніх органів. По-перше, важко черевне дихання як при вдиху, так і при видиху. Це знижує вентиляцію легень та погіршує роботу органів травлення. По-друге, важко відтік венозної крові від усіх частин тіла, розташованих нижче пояса. Результатом є застій крові у венах ніг, у венозних сплетеннях прямої кишки та інших органів малого тазу та черевної порожнини.

Навантаження на хребет у положенні сидячи без опори більше ніж стоячи. У сидячому положенні розслабляються м'язи, що утримують поперековий вигин. Він згладжується, хребет випрямляється, що веде до збільшення навантаження тіла хребців і диски. Як правило, робоча поза сидячи супроводжується більшим або меншим нахилом тулуба та голови. Слід частіше змінювати становище, походжувати. Стілець має бути обов'язково зі спинкою і, бажано, з підлокітниками.

За наявності короткозорості збільшується нахил голови та тулуба при листі, читанні, що потребують контролю зору. Мільйони наших співвітчизників страждають на короткозорість. Навіть при правильно обраних окулярах слід дотримуватись деяких правил. Наприклад, окуляри повинні мати фокус такої довжини, щоб голова при листі та читанні перебувала у вертикальному положенні. Для цього документи слід розміщувати не горизонтально, а лише на рівні очей. Доцільно користуватися спеціальною підставкою, за допомогою якої можна змінювати кут нахилу книги та піднімати її на певну висоту. Можна забезпечити свій монітор додатковим пристроєм – утримувачем для документів Curtis Clip або Соpy Holder. За допомогою його можна закріпити документ на одному рівні з монітором. Це полегшує та прискорює роботу.

Окуляри повинні бути підігнані таким чином, щоб нижній край оправи не заважав погляду вниз. Дуже зручні для роботи контактні лінзи.

Ну і, нарешті, ще одна умова працездатності – порядок на робочому місці. Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно та безшумно висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, в інших ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Дотримання звичного порядку як внутрішньо організує, але полегшує працю, робить багато операцій автоматичними, економить час. До того ж, якщо на робочому місці порядок, секретар знає, де знаходяться потрібні документи, то вони не зникають таємниче, потрапляючи насправді до папок з іншими документами. Найкраще розташовувати на столі тільки документи та довідники, які необхідні для роботи в даний момент. Решту слід прибрати, але не відкласти чаркою убік, а розібрати за документами та розкласти по папках. Нагромадження «паперів» не лише зменшує робочу площу столу, а й відволікає від вирішення службових питань. Найчастіше проводьте генеральне прибирання на своєму робочому місці, в ящиках столу, шафах, сміливо позбавляючись макулатури та непотрібних речей.

І пам'ятайте головне правило успішної роботи: коли нам подобається наше робоче місце, з'являється бажання плідно працювати.

Організація робочого місця керівника

До обов'язків секретаря-референта входить постачання робочого місця керівника всім необхідним приладдям, у тому числі чистий, акуратно нарізаний за форматом папір для нотаток, заточені олівці, контроль за справністю технічних засобів, підтримання порядку та чистоти в кабінеті. На столі має бути чиста склянка, свіжа вода в графині. Секретар також повинен знати враховувати у роботі звички свого начальника, особливості роботи з документами. При цьому секретар повинен у строгому порядку дотримуватись певних правил:

– не міняти місцями документи та канцелярське приладдя на робочому столі керівника;

- Не пересувати меблі;

– не змінювати розташування засобів оргтехніки, навіть якщо вони, на вашу думку, розставлені вкрай незручно.

Усі зміни у кабінеті керівника мають проводитися або за його особистим розпорядженням, або за результатами попереднього обговорення з керівником.

p align="justify"> Особливі принципи має планування робочого місця керівника. Зазвичай у комплект меблів для кабінету керівника входять: письмовий стіл, стіл – тумба для засобів зв'язку та оргтехніки, стіл та стільці для прийому відвідувачів, крісло підйомно-поворотне на коліщатках, кабінетна стінка. Стіл керівника має велику поверхню, а стіл для прийому відвідувачів ставиться зазвичай перпендикулярно до столу керівника.

Тут представлено ознайомлювальний фрагмент книги.
Для безкоштовного читання відкрито лише частину тексту (обмеження правовласника). Якщо книга вам сподобалася, можна отримати повний текст на сайті нашого партнера.

сторінки: 1 2

Робоче місце секретаря зазвичай перебуває у приймальні керівника чи фірми. Інтер'єр та обладнання місця секретаря відіграє велику роль у зв'язку з тим, що секретар та приймальня офісу є "візитною" карткою установи, яка створює перше враження про фірму, її працівників, культуру праці в цілому.

Робоче місце секретаря поділяється на три зони:

основну, де розташовується робочий стіл та необхідне технічне обладнання;

зону обслуговування відвідувачів;

допоміжну, де знаходяться різні шафи, сейф та інше приладдя, що використовуються секретарем меншою мірою.

Інтер'єр приміщення необхідно ретельно продумати, тому що оточуючі людину кольори надають величезний емоційний вплив на його стан. Сьогодні фірма може скористатися послугами дизайнера. Головне у кольоровому рішенні офісу – м'які, без різких контрастів кольору. Якщо приміщення знаходиться на сонячній стороні, і в ньому завжди жарко і душно, то його треба оформити в холодні світлі тони (блакитний, світло-сірий і т.п.). З'явиться відчуття прохолоди. Якщо ж в кімнату не заглядає сонце, то краще зробити обстановку в теплих тонах (рожевий, бежевий і т.п.). Такі фарби створять відчуття світла та тепла.

Слід продумати та озеленення. Живі рослини є не тільки красивим декоративним елементом, але сприяють створенню сприятливого мікроклімату в приміщенні, допомагають сформувати відповідний психологічний настрій, заспокоїтися. Рослини виділяють необхідний живим організмам кисень, зволожують повітря, випаровуючи воду листям.

Рослини для приміщень треба підбирати вміло. Великі рослини добре розмістити у великій приймальні або залі на тлі вільної стіни. Якщо приміщення вузьке і довге, великі рослини, встановлені в дальньому кутку, візуально зменшують довжину кімнати. Окремо стоїть велика рослинавідразу привертає увагу. Тому воно має бути особливо ретельно підібране і мати гарні декоративні якості. Головна умова у розміщенні рослин – щоб вони не заважали, не доводилося їх обминати.

Вибір меблів необхідно приділити особливу увагу. До складу робочого місця секретаря безпосередньо входить письмовий стіл з різними приставками, стілець, що обертається, або крісло і стілець для відвідувача.

У зоні обслуговування відвідувачів розташовуються пара-трійка стільців (крісел) та журнальний столик.

У допоміжній зоні ставлять шафи як для зберігання справ, так і платтяної (якщо в організації немає централізованого гардеробу), і сейф.

Габарити меблів мають відповідати розмірам приміщення. Вона не повинна захаращувати приймальню. Меблеве виробництво в даний час дуже добре розвинене, тому легко можна зробити меблі на замовлення, враховуючи характеристики приміщення і дизайнерський проект.

Робоче місце секретаря розташовується поруч із входом до кабінету керівника так, щоб секретар міг бачити людей, які входять до приймальні.

Більшість робочого часу секретареві доводиться сидіти, тому він повинен мати можливість вільно встати, витягнути ноги, поміняти позу. Для зручності роботи краще щоб стілець був обертовим, на коліщатках - підйомно-переворотним. Така конструкція дозволяє регулювати крісло за висотою, забезпечуючи зручну посадку.

Без оргтехніки неможливо уявити роботу жодного офісного службовця. Кошти оргтехніки скорочують трудовитрати, час створення документів, зберігання, обробку, передачу інформації, виконують більшість формально-логічних і технічних процедур. У набір оргтехніки входять персональний комп'ютер із відповідним програмним забезпеченням, принтер (для виведення інформації на паперовий носій), сканер (для введення інформації в комп'ютер з паперових носіїв), ксерокс (для виконання множильних робіт), факсимільний апарат. Комп'ютер і принтер найбільш потрібна техніка для роботи, і вона розміщується безпосередньо на робочому столі. Решта обладнання, що менш використовується, може розташовуватися на приставках в основній і допоміжній зонах.

Обов'язково на столі секретаря повинен бути телефонний апарат.

На робочому столі повинні знаходитися те приладдя, яким секретар користується найчастіше. З документів на столі повинні знаходитися вхідні та необхідні для роботи, решта повинні бути розкладені по папках і прибрані до ящиків столу або шафи. Також на столі має бути настільна лампа, щоденник, папір для нотаток, настільний органайзер з різним канцелярським приладдям. Все, що потрібно для постійної роботиповинно розташовуватись у межах витягнутої руки, щоб можна було, не встаючи взяти предмет. Кожен предмет повинен бути на своєму місці.

Введення ………………………………………………………………………..3

1. Планування робочого місця секретаря……………………………………..4

2. Оснащення та устаткування робочого места……………………………..10

3. Умови праці секретаря…………………………………………………..13

4. Висвітлення робочого места………………………………………………...15

5. Вплив мікроклімату та шумових ефектів на робочому місці………18

6. Ділові контакти секретаря……………………………………………...21

6.1. Користування телефонів………………………………………………..22

6.2. Організація прийому відвідувачів…………………………………….22

6.3. Робота секретаря з інформацією для керівника……………….23

Висновок …………………………………………………………………...24

Список літератури

Вступ

Приймальна офісу – це центр роботи фірми, її серце. Найталановитіший і найрозумніший керівник не зможе впоратися з роботою, якщо погано організовано роботу приймальні. А головна особа у приймальні - це секретар. Дедалі частіше посаду секретаря навіть об'єднують із посадою офіс-менеджера.

Якість роботи приймальні безпосередньо пов'язані з грамотною організацією внутрішньофірмового простору загалом і простору приймальні зокрема. Від того, де розташована приймальня, як вона оснащена, який дизайн її інтер'єрів залежить і швидкість вирішення питань та загальне враження від фірми у її клієнтів, замовників, бізнес-партнерів.

Сучасний офіс повинен відповідати вимогам економічності, що особливо важливо за високих цін на офісну площу, високої технічної оснащеності, органічного дизайну та безпеки з точки зору захисту інформації, так і особистої безпеки співробітників фірми. Саме тому питання організації офісного простору зараз хвилюють усіх керівників.

Тісний, темний, погано обладнаний передбанник перед кабінетом керівника відразу представить фірму в невигідному світлі перед можливими цінними клієнтами.

Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря. Для цього спочатку треба уточнити та виявити основні функції секретаря, інформаційні зв'язки, розпорядок робочого дня, перелік матеріалів, які він повинен мати. Потім вибрати меблі, інвентар, технічні засоби, оргтехніку та канцелярське приладдя.

1. Планування робочого місця

Раціональний її варіант передбачає розміщення 1СТВ та предметів праці в межах зон, найбільш зручних для виконання трудових процесів. Їх заведено називати робочими зонами.

Робоча зона - простір на стаціонарному робочому місці у горизонтальній чи вертикальній площинах, у справах яких працівник, не переміщаючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну та максимальну.

Нормальнаробоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців правої та лівої рук, зігнутих у ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зона займає близько 1000 мм по фронту та 300 мм у глибину. Тут розташовуються найчастіше використовувані засоби та предмети праці та виконується основна робота.

Максимальнаробоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються засоби праці, які використовуються рідше. Взаємоперекривається при цьому площа (для двох рук) визначається близько 1500 мм по фронту та 500 мм у глибину. Зазвичай габарити столу приймаються дещо більшими, ніж максимальна зона досяжності.

У вертикальній площині розрізняють п'ять зон: нижня незручна зона (до 750 мм від підлоги); нижня менш зручна (від 751 до 925 мм); зручна (від 925 до 1675 мм); верхня у зручна (від 1675 до 1925 мм); верхня незручна (від 1925 мм та вище).

Основна вимога, що пред'являється до раціонального планування робочого місця, - забезпечити економію часу на пошук коштів та предметів праці та скорочення фізичних зусиль працівника. Для цього необхідно дотримуватись наступних правил:

на робочій поверхні столу повинно бути нічого зайвого;

кожен предмет і засіб праці повинні мати своє місце, оскільки безладне розташування їх викликає зайві рухи та витрати часу. У зарубіжній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може бути лише одна робота з необхідними для неї документами та засобами праці, решта має бути всередині столу;

канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати в ящику столу зі спеціальними роздільниками;

всі засоби комунікаційної техніки (телефон та ін) треба розташовувати ліворуч або на спеціальній підставці, щоб можна було користуватися ними лівою рукою, залишаючи праву вільною для роботи;

документи, з якими працює секретар, містяться в зоні, що забезпечує їх огляд, для оброблених документів доцільно мати спеціальні лотки або відділення у ящику;

документи та засоби праці розташовуються так, щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи;

рухи працівника мають бути оптимальними, тобто. більш короткими та економними з позицій витрат часу та сил.

Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці для його планування та обслуговування, а також з урахуванням вимог та можливостей використання сучасної оргтехніки, для його обладнання та оснащення необхідною умовоюдосягнення високої ефективності, оперативності та якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення справді корисного секретарського обслуговування.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - «обличчя установи», то його робоче місце має бути взірцем правильної організації, показником високої культури праці. Адже від того, як виглядає робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу усієї установи.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків та водночас відповідати вимогам економії площі приміщення:

робоче місце секретаря в приймальні зазвичай розташовується поряд з кабінетом керівника, в центрі кімнати, недалеко від дверей до кабінету і так, щоб легко можна було бачити всіх, хто входить;

у приміщенні приймальні повинні знаходитися лише предмети, які потрібні секретареві та іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи;

меблі для відвідувачів повинні знаходитися в зоні, що добре переглядається секретарем, зручною для її розміщення.

Більшу частину робочого часу секретар працює сидячи, а це втомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на машині, читання.

Робоче місце секретаря - це насамперед зручний і досить просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами, а також розмовляти з відвідувачами. Для цих цілей найкраще підійде стіл, який безпосередньо перед людиною, що сидить вже, ніж з боків. Така конструкція дозволяє мати достатньо місця на столі для розміщення документів, що знаходяться в роботі, і в той же час вести бесіду з відвідувачами.

Його площину подумки поділяють на два поля. У лівому крім поточної роботи та пов'язаних з нею документів мають у своєму розпорядженні телефонне обладнання, настільну лампу, канцелярський прилад, лоток з вхідними документами. На правому полі столу розміщують лоток з виконаними документами та письмове приладдя. Тут же ставлять лоток із документами, які треба підшити у справу.

Всі знаряддя праці розміщують на площині столу в межах 160х160 см, що дозволяє взяти їх рукою, не встаючи. Кожному предмету виділяється певне місце, ті чи інші предмети розташовуються комплексно (наприклад, ручки та блокноти для запису телефонних переговорів розміщують поруч із телефонними апаратами). Слід розділяти канцелярське приладдя, що має різне призначення.

Крім робочого столу, краще використовувати окремий стіл для персонального комп'ютера. Такі робочі столи передбачають зручне розміщення дисплея, клавіатури та процесора, а також сканера, принтера, модему та ін.

При цьому стіл для ПК краще розміщувати таким чином, щоб екран дисплея був розгорнутий у протилежну сторону від відвідувачів. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може знаходитись на екрані дисплея в момент приходу несподіваного відвідувача.

А тепер трохи загальних вимог до організації та обладнання робочих місць із ПЕОМ.

конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення на робочій поверхні устаткування, що використовується з урахуванням його кількості та конструктивних особливостей (розмір ПЕОМ, клавіатури та ін.), характеру виконуваної роботи.

висота робочої поверхні має регулюватися в межах 680 - 800 мм; за відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу має становити 725 мм.

робочий стіл повинен мати простір для підставки ніг, що становить: висоту - не менше ніж 500 мм, глибину на рівні колін - не менше ніж 450 мм і на рівні витягнутих ніг - не менше ніж 650 мм.

конструкція робочого стільця (крісла) повинна підтримувати раціональну робочу позу під час роботи з ПЕОМ, дозволяє змінювати позу з метою зниження статистичної напруги м'язів шийно-плечової області та спини для попередження втоми.

робочий стілець (крісло) повинен бути поємно-поворотним і регульований по висоті та кутам нахилу сидіння та спинки, а також відстані спинки від переднього краю сидіння.

поверхня сидіння, спинки та інших елементів стільця (крісла) повинна бути напівм'якою з нековзним, не електризується і повітропроникним покриттям, що забезпечує легке очищення від забруднень.

клавіатуру комп'ютера найкраще розташовувати з відривом 10 - 15 мм від краю столу, тоді зап'ястя рук спиратимуться на стіл. Бажано придбати спеціальну підкладку під зап'ястя, яка, як стверджують медики, допоможе уникнути хвороб кісток.

План

1. Введення

Телефонне обслуговування

Організація та проведення прийому відвідувачів

Робота секретаря з підготовки службового відрядження

Робота секретаря з організації нарад, конференцій

Культура ділового спілкування секретаря

Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря

Організація робочого місця секретаря

Умови праці

Сучасна оргтехніка: диктофон

Техніка безпеки під час роботи з диктофоном

Використовувана література

1. Введення

В обов'язок секретаря входить виконання таких робіт, як переговори по телефону, організація особистих зустрічей, участь у нарадах, зборах та підготовка та прийом відвідувачів та бесіди з ними, підготовка службових відряджень.

Зміст слова секретар - досить широкий і багатоаспектний. Секретарями називають як технічний персонал, і співробітників, що працюють на державному рівні. Якщо від технічних секретарів потрібні лише знання діловодства та машинопису, то до секретарів, які обслуговують офіси великих компаній, висувають вимоги незрівнянно вищі: спеціальне вища освіта, компетентність у роботі, володіння усною та письмовою мовою, знання іноземних мов, бути товариськими та дипломатичними.

Велика кількість обов'язків секретаря часто викликає брак часу на їх виконання. Спроби зробити кілька справ одночасно недостатньо професійно та чітко.

Одне з найважливіших завдань секретаря - помічника керівника є вміння чітко розподілити як свій робочий час, а й час керівника.

Безумовно, щоб секретар зіграв свою роль організації робочого дня керівника, потрібно як його бажання, а й самого керівника. Тим часом багато хто не усвідомлює такої необхідності. Так що найважливіше і перше завдання секретаря - тактовно пояснити керівнику важливість проблеми, особливо якщо на його столі скупчилися папери, і він не в змозі знайти важливий документ, приховується намічена зустріч і важливий клієнт, що образився, йде в іншу фірму. У будь-якому разі секретареві важливо вибрати момент, щоб показати керівнику, що він хоче і може допомогти шефу організувати його робочий час.

Значну частину робочого часу керівника, як правило, займають телефонні переговори, прийом відвідувачів, спілкування з колегами, що зайшли «на вогник», перегляд великої кількості документів. Це саме ті ділянки роботи, в організації яких може і має допомогти добрий секретар.

Робота секретаря вимагає від нього делікатності у роботі з людьми, акуратності, чіткості, зібраності у роботі з документами, вміння спрацюватись з керівником та співробітниками. Уміння поводитися з людьми, здатність створювати враження, що підвищує авторитет керівника - найважливіші чинники успіху секретаря у роботі. Привнесення до ділових відносин людяності дозволяє надати довірливе ставлення між співробітниками. Робота в дружній атмосфері приносить значно більше віддачі, ніж робота в діловій, але «похмурій» обстановці. Появою сприятливої ​​атмосфери у колективі є уважне ставлення одне до одного, відкриті (не «формальні» і «чергові») посмішки, жарти і навіть сміх.

Кваліфікований секретар майстер своєї справи просто зобов'язаний: вкладати душу у свою роботу, знати співробітників своєї фірми, їх імена, посади, напрямки діяльності, особливості характеру, використовувати власний приклад поведінки. Секретар може змінити атмосферу в колективі: це можуть бути поздоровлення, заохочення та просто вираження уваги до співробітників з боку керівника. Оскільки спілкування керівника з підлеглими відбувається переважно через секретаря, саме останній може багато зробити надання цьому спілкуванню характер дружньої взаємодії та підтримки.

Всі виклики керівника по телефону йдуть через секретаря та оцінюються з точки зору їхньої важливості та терміновості. Секретар має точно знати коло осіб своєї організації, із якими необхідно з'єднувати керівника у час. Вміти виділити питання, що належить до компетенції керівника чи інших працівників. Через секретаря йде також прийом відвідувачів. Особисті контакти з людьми, де секретар виступає як перша особа цієї організації, з якими стикається відвідувач, зобов'язує пред'явити високі вимоги до діловим якостям культури поведінки та зовнішності секретаря. Важливим показником культури спілкування секретаря є ввічливість, коректність, доброзичливість. Зовнішній вигляд секретаря формує думку про організацію загалом. Невипадково секретаря вважають «обличчям фірми». Зовнішній вигляд секретаря має бути ретельно продуманий, сучасний та акуратний.

Секретар займається підготовкою службових відряджень. Кожне відрядження має бути ретельно продумане. Основна частина роботи з підготовки службових відряджень лягатиме на секретаря, це наприклад оформлення наказу, посвідчення про відрядження, наведення довідок про транспорт та інше.

Діяльність секретаря також зустрічається підготовка нарад. Добре підготовлена ​​нарада чи конференція сприяє підвищенню ефективності роботи всіх учасників. Найважливіше під час підготовки наради це підготовка необхідної документації та забезпечення нею всіх учасників. Навіть на нараді секретар стикається з оргтехнікою - це наприклад, диктофон він дозволяє записати усне мовлення з метою відтворення її повністю або частинами. Відтворення може бути уповільненим та багаторазовим.

При важкій роботі секретар не повинен забувати про здоров'я та умови праці. Не можна забувати про перерви, гімнастику навіть при повному графині на день або наприклад про освітлення, зручність. Все має бути продумано під час роботи секретарем-референтом.

2. Телефонне обслуговування

Усі виклики керівника повинні йти через секретаря та оцінюватись з точки зору їх терміновості. Секретар має точно знати коло осіб організації, із якими необхідно з'єднувати керівника у час. Вміти виділяти питання, що належать до компетенції керівника чи інших працівників. Крім хорошої поінформованості про роботу своєї установи, секретар має вміти правильно вести розмову.

Секретар зобов'язана:

1.Швидко відповідати на дзвінки

2.Зняти трубку назвати установу та свою посаду абонент повинен знати з ким він розмовляє. Крім того, такий початок розмови змушує співрозмовника назвати себе і викласти своє питання.

.Якщо справа стосується керівника, секретар або одразу з'єднує з ним, або якщо керівник відсутній або зайнятий, терміновою роботою, просить співрозмовника передзвонити у певний час, а не завтра цього тижня через кілька днів. При цьому секретар записує, хто дзвонив, з якої установи та у якій справі цей запис передається керівнику і дає можливість підготуватися до майбутньої розмови.

.Якщо питання може бути вирішене іншим працівником, секретар відсилає співрозмовника щодо нього.

.У разі тривалої відсутності керівника повідомляє абоненту прізвище та телефон працівника, який його заміщає.

Окрім відповідей на виклики керівника, секретар за телефоном за дорученням керівника передає ту чи іншу інформацію, наводить довідки та інше.

Для цього потрібно заздалегідь підготуватися до розмови, записати основні дані, щоб у процесі розмови не було прикрих застережень або пауз (пошук документів, що забувають, забутих відомостей, міжміські переговори). Також заздалегідь обміркувати ситуацію, якщо потрібна вам особа в даний момент відсутня, секретар повинен мати необхідні довідники для постійних абонентів самостійно заводить довідник або книгу.

Розмову секретар має вести ввічливо та спокійним тоном не обривати, різко не говорити голосно, вимовляти слова чітко та не дуже швидко.

Якщо секретар, отримує по телефону будь-яку інформацію, відповідає запити, дає довідки, то керівник дотримується правил:

1.Для запису інформації, що надходить, секретар повинен мати напоготові ручку і блокнот, а також журнал телефонограм.

2.Для надання довідок секретар повинен мати список телефонів своєї установи.

.У випадку, коли для видачі довідки необхідно знайти якісь відомості, то не слід залишати співрозмовника більш ніж на одну або дві хвилини (один, два рази взяти трубку) якщо потрібно тривалий пошук, то відразу попередити співрозмовника взяти номер його телефону і передзвонити.

Телефонні повідомлення, як правило, повністю не потрібно записувати. Вибирають головне – назву події, цифри. Можна використовувати скорочення. Отримане повідомлення краще перевірити, прочитавши його співрозмовнику. Обов'язково записують дату та час дзвінка, прізвище ім'я по-батькові та посаду того, хто дзвонив (організація), суть повідомлення, за яким номером передзвонити, і коли передзвонять у який час.

3. Організація та проведення прийому відвідувачів

Особисті контакти з людьми, де секретар виступає як перша особа цієї організації, з якою стикається відвідувач, зобов'язує пред'явити високі вимоги до діловим якостям культури поведінки, промови та зовнішності секретаря.

Секретар зобов'язана:

Знати коло осіб, які мають доступ до керівника у будь-який час.

1.Довести до відома всіх працівників своєї установи години прийому у керівника з поточних питань, підпис, погодження документів, якщо працівник наполягає на іншому часі, секретар повинен дізнатися з якого питання доповісти керівнику погодити з ним час прийому та повідомити працівника.

2.При прийомі працівників інших установ або відряджених з інших міст з'ясувати, чи погоджено відвідування заздалегідь листом або по телефону. Секретар повинен напередодні нагадати про нього керівнику, інакше дізнатися у відвідувача, в якій справі та з якої він організації при необхідності направити до відповідного працівника. Якщо ж потрібен особисто керівник, то секретар повідомляє про відвідувача у разі відсутності чи зайнятості керівника домовитися з відвідувачем про новий термін. При цьому записати дату та годину прийому, прізвище, посаду, назву установи, адресу та телефон, за яким у разі потреби можна з ним зв'язатися. Дає номер телефону.

.Робота секретаря з організації прийому відвідувачів своєї організації з особистих питань полягають у наступному:

а) у спеціальний журнал або на картку записують дані про відвідувача та зазначаються подані у справі документи. Секретар має знати, які документи необхідні для розгляду цього питання.

б) зберігає незакінчені та недоведені до кінця справи і при повторному відвідуванні готує всі наявні з цього питання документи.

в) робить відмітки в журналі про хід розгляду та про закінчення вирішення питання надає довідки відвідувачам особисто, письмово або по телефону, готує необхідні довідкові матеріали.

З відвідувачами секретар має привітатись запропонувати йому сісти, попросити назвати себе та викласти причину відвідування. Уважно вислухати відвідувача у своїй не займатися своїми справами. У розмові секретар має проявляти максимально такту, ввічливості, терпіння та поінформованості у справах своєї установи.

Журнал реєстрації прийому громадян з особистих питань

№Дата прийомуПрізвище, ім'я, по батькові відвідувачів(заявників)Місце роботи, посада та адреси заявниківКороткий зміст, прохання заявникаПрізвище провідного прийомуМіри прийняті за заявоюРезультат розгляду прохань

4. Робота секретаря під час підготовки службового відрядження

Кожне відрядження має бути ретельно підготовлене. Заснована частина роботи з підготовки лягатиме на секретаря. Вона готує та оформляє наказ по відрядженню, посвідчення про відрядження, наводить довідки про транспорт, час його відправлення та прибуття. Інформує про це керівника та отримавши вказівки, купує квитки, забезпечує замовлення готелю.

Допомога секретаря у підготовці відрядження полягає в наступному:

1.Підбирає всю потрібну інформацію.

2.Друкує необхідні матеріали та документи.

Наприклад: доповіді, довідки, договори, контракти тощо.

3.Друкує програму відрядження із зазначенням організацій та осіб, часу, на який призначено зустрічі та заходи, копію програми залишає у себе, щоб знати місцезнаходження керівника, на випадок необхідності щось терміново йому повідомити.

Підготовка відряджень керівника.

Підготовка матеріалів до відрядження керівника обов'язковою функцією секретаря-референта.

Секретар-референт готує проект наказу про відрядження, виписує посвідчення про відрядження, спільно з керівником складає і друкує програму відрядження. У програмі перераховуються організації, які планується відвідати, посадових осіб тощо.

Секретар-референт підбирає документи, збирає необхідні довідки та за вказівкою керівника готує матеріали для виступу, тези доповіді, реферат.

До обов'язків секретаря-референта входить також детальне опрацювання маршруту поїздки керівника, замовлення квитків, бронювання готелю.

Під час відсутності керівника, секретар виконує свою звичайну роботу, а також отримані від керівника завдання та доручення після повернення керівника з відрядження секретар:

1.Інформує про виконання завдань та про питання, що виникли за його відсутності.

2.Обробляє матеріали відрядження, передруковує розмножує їх, а потім передає до відповідних структурних підрозділів або окремих працівників.

Також секретар допомагає опрацьовувати відповідні матеріали, оформляє звіт про відрядження.

Журнал реєстрації видачі посвідчень про відрядження

Дата видачіПосада Прізвище, ім'я та по батьковіМісце коментуванняМетаТермін відрядженняДата та номер наказу

5. Робота секретаря з організації нарад, конференцій

Чітка організація нарад сприяє підвищенню ефективності роботи всіх його учасників найважливіше у роботі з організації нарад підготовка необхідної документації та забезпечення нею всіх учасників. Секретар організує розмноження та розсилку матеріалів не пізніше, ніж за три робочі дні до засідання за затвердженим керівником списку повна та своєчасна інформація з питань наради дає можливість скоротити час його проведення та прийняття найбільш продуманих ефективних рішень. Повідомляє учасникам час та місце проведення нарад за необхідності реєструє їх. Своєчасно інші організаційні завдання виконує секретар під час підготовки до конференції чи широких нарад за участю представників часто-густо іногородніх підприємств.

І тут секретар зобов'язана:

Замовити місця у готелі.

Надати допомогу працівникам під час проведення конференції у встановленні контактів з доповідачами, у встановленні контролю надходження та розмноження матеріалів.

Вирішити питання якщо нарада стенографуватиметься.

Напередодні наради:

1.Разом із працівниками господарського відділу перевірити приміщення залу нарад, що відповідають кількості місць у залі та передбачити наявність дошки, крейди, вказівки тощо, справність апаратури, мікрофонів, магнітофонів, діапроекторів.

2.Перевірити виготовлення оголошення про місце знаходження залу нарад та таблички приміщень біля входу в зал та місце реєстрації.

Перед початком наради:

Самостійно або за допомогою інших працівників провести реєстрацію учасників наради, якщо склад учасників відомий, використовують списки за формою вісім, також цей список використовують для розсилки матеріалу та запрошень.

Форма №8

№ п/пПрізвище, ім'я, по-батьковіПосадаУстанова, організаціяТелефон

На засіданні ведеться протокол із зазначенням: обговорення, обговорюваних питань, прізвищ, обговорень прийнятих з кожного питання, рішень та термінів виконання рішень.

Після закінчення нарад:

1.Секретар передруковує, виправляє та доповнює текст наради.

2.Надає на підпис головування протокол наради не пізніше одного - двох днів після засідання.

.Контролює терміни та кількості передруків стенограм або диктофонних записів.

.Оригінали протоколів, засідань та поданих на розгляд матеріалів зберігаються у секретаря. Терміни виконання доручень щодо рішення засідання обчислюються з дня засідання.

.Контроль виконання доручень здійснює секретар зборів.

.При необхідності організує замовлення та розмноження матеріалів наради (машинописне бюро, друкарня, ксерокс)

.Узгоджуючи з керівником перелік осіб, яким потрібно надіслати матеріали наради.

6. Культура ділового спілкування секретаря

Важливим показником культури спілкування секретаря-референта є ввічливість, коректність, доброзичливість. Секретар має володіти мімікою свого обличчя, інтонаціями голосу, жестом. Делікатність, запобігливість у відносинах з відвідувачами та співробітниками, певна частка артистизму – все це забезпечує успішну роботу секретаря.

Секретареві необхідно знати правила привітання. З появою у приймальні відвідувача секретар повинен привітатись із ним, запропонувати сісти. При першій зустрічі з керівником, посадовцем вищого рангу або прийому почесного гостя секретар зобов'язаний підвестися, привітатися. Якщо потрібно привітатися за руку, слід встати з-за столу, вийти до відвідувача і подати руку (жінці дозволяється не подавати руки, якщо вона не хоче цього робити).

Якщо секретар бачить відвідувача вперше, він має назвати себе. Після цього секретар дізнається, як звати відвідувача, з якого питання він прийшов. Необхідно дотримуватись такту, вживати тільки ввічливі форми звернення, бути доброзичливим.

Повага до людей має стати повсякденною нормою поведінки та звичним способом поводження з оточуючими. Такою є професія секретаря-референта.

При прийомі відвідувачів секретар не повинен вести особисті бесіди по телефону, а також повинен утримуватися від розмов, які розкривають службові таємниці, і не пліткувати.

З появою відвідувача секретар повинен закінчити машинописний рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких документів треба припинити та зайнятися відвідувачем.

Секретар повинен пам'ятати, що формальне спілкування, коли прагнення зрозуміти та враховувати особливості особистості співрозмовника, коли використовується звичний набір «масок» (удаваної ввічливості, зайвої строгості, іронії, переваги, байдужості тощо), відвідувач гостро відчуває і за своїми відчуттями складає враження про організацію загалом.

Важливою формою спілкування секретаря з відвідувачами є розмова.

Секретарю доводиться вести ділову розмову з різними за віком, за становищем у суспільстві та за типом нервової системилюдьми. Запорукою успішної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, прагнення оперативно вирішити проблему чи допомогти у вирішенні. Секретар повинен оцінити психологічний стан співрозмовника, скласти уявлення про суть проблеми, дати відвідувачеві можливість висловитися. Чим докладніше і ґрунтовніше буде викладено питання, тим більша можливість знайти правильне рішення.

Важливо вміти запитувати відвідувача і особливо слухати його.

Тон розмови має бути нейтральним. Не можна розпочинати розмову з відмови та затвердження неможливості вирішити питання. Як правило, це викликають негативну реакцію, і веде до виникнення конфліктної ситуації. Якщо навіть відповідь негативна, секретар повинен тактовно та доброзичливо підвести співрозмовника до цього висновку, переконливо показати не можливість позитивного рішення.

Під час бесіди не слід перебивати відвідувача, займатися сторонніми справами, розмовляти телефонними розмовами. Якщо телефонний дзвінок пролунав, то залежно від виду розмови секретар знімає слухавку і переносить телефонний виклик на зручний час, або просить вибачення у відвідувача та коротко проводить телефонну розмову.

Ділове спілкування секретаря-референта не обмежується контактом з відвідувачами. Найважливіше місце у його роботі займають взаємовідносини керівник - секретар.

Від того, як складаються відносини між керівником та секретарем-референтом, залежить успіх їхньої спільної трудової діяльності, психологічний мікроклімат, задоволення від роботи.

Вище говорилося, що секретар-референт, по суті, виконує функції першого помічника керівника. Секретар зобов'язаний добре знати сферу діяльності керівника, проблеми та завдання, які він вирішує, надає йому допомогу у своєчасному здійсненні намічених заходів, виконувати допоміжні технічні операції, готує необхідну кореспонденцію та інформацію, регулювати телефонні дзвінкита потоки відвідувачів. Секретар повинен мати уявлення про завдання установи, основні напрямки його діяльності, його структуру і кадровий склад, а також про характер керівника, стиль його роботи, звички.

Вже при прийомі на роботу керівник повинен докладно розповісти секретареві-референту про методи своєї роботи, звичний режим, та особисті звички, сформулювати основні вимоги, які він пред'являтиме до секретаря. Встановити потрібний діловий контакт між керівником та секретарем вдається не відразу, потрібно випробування часом, спільної роботи.

Дж. Харісон – називає такі якості, необхідні для секретаря:

1.Секретар не повинен допускати помилок у документах і цим звільнити керівника від необхідності перевіряти кожен документ. Секретар повинен справі довести керівнику, що може працювати самостійно.

2.При розмові по телефону секретар повинен вміти тактовно відповісти на будь-яке запитання, а керівник повинен довіряти своєму секретареві вирішення питань, які вважаються конфіденційними в діяльності контори.

.Секретар повинен вміти вибирати для керівника найважливіші факти, що містяться у звітах та журналах, щоб позбавити його необхідності детально вивчати матеріали.

.Секретар повинен розуміти, що у разі термінової роботи йому слід залишитися після закінчення робочого дня.

.Секретар повинен чітко надавати свої обов'язки та рівень компетенції при самостійне рішенняпитань у відсутності керівника, а керівник має бути, у свою чергу, впевнений, що секретар впорається з стій, працюй, яка може виникнути за його відсутності.

.Керівник повинен постійно інформувати секретаря про всі свої справи, щоб той міг максимально допомогти йому.

.Керівник повинен вміти визнавати свої помилки і вибачатися, коли він не правий.

.Керівник повинен покладатися на пунктуальність секретаря, а секретареві слід знати, що керівник може бути не пунктуальним.

.Обом сторонам необхідне почуття гумору.

.Поведінка секретаря та ефективність його роботи є прикладом для всіх співробітників.

.Секретар повинен стежити за подіями в особистому житті керівника, наприклад, подбати про квіти для спеціальних випадків, вітальні листівки тощо.

Щоб взаємовідносини керівника - секретар успішно складалися, слід координувати спільну роботу, встановлювати регламент роботи. При цьому повинні бути враховані специфічні умови роботи підприємства, особистість керівника і секретаря: час приходу на роботу, доповіді про кореспонденцію, що надійшла, і поточні справи, час обідньої перерви, прийому відвідувачів, час відходу з роботи.

Хороший секретар повинен тактовно виявляти увагу до керівника та шанобливу турботу про нього. Секретар повинен бути лояльним до недоліків керівника та, по можливості, компенсувати їх своєю роботою.

Досягнення найкращого контакту між секретарем та керівником потребують певних взаємних зусиль.

Фахівці-психологи вважають, що не тільки керівник формує ділові якості свого помічника, а й секретар-референт у свою чергу може вплинути на поведінку та характер керівника.

Американські психологи виробили відповідні рекомендації, які об'єднали під назвою «Десять способів керування шефом». Наведемо їх.

1.Треба чітко знати, за яких обставин ви конфліктуєте, один з одним, у яких випадках кажете компліменти, а коли потребуєте допомоги.

2.Знаєте, що йому потрібно і намагаєтесь передбачити його потреби. Ніколи не критикуйте його на людях і не оцінюйте його

.Живіть законами колективу. Не забувайте, що повага – основа успішної співпраці.

.Створюйте атмосферу довіри, демонструйте довіру, говоріть про довіру.

.Будьте дружелюбні та товариські. Не сприймайте критику як глибоко особисту образу.

.Оволодівайте новими знаннями та допомагайте у цьому своєму шефу.

.Обговорюйте проблеми. Будьте об'єктивні та професійні.

.Візьміть ініціативу до своїх рук. Аналізуйте, пропонуйте варіанти вирішення проблем.

.Закликайте шефа до своїх наставників.

10. Продемонструйте, що ви розумієте та поділяєте управлінську політику вашого шефа.

Одне з основних завдань секретаря – вміння бути посередником між керівником та співробітниками. Він має докласти максимум зусиль до створення сприятливих ділових відносин керівника коїться з іншими співробітниками. Знаючи режим роботи та характер керівника, секретар може допомогти співробітникам у створенні прийому їх керівником, допомогти скласти той чи інший документ, задовольнити особисте прохання тощо.

У практиці секретаря не рідкісний випадок, коли секретареві доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівником та співробітниками. Тут багато залежить від гнучкості та поведінки секретаря у складних ситуаціях, уміння володіти своїми емоціями.

Секретареві доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти ввічливо та чітко давати потрібні вказівки, контролювати їх виконання. При цьому не допустимі фамільярні відносини зі співробітниками, прояв зарозумілості, бюрократизму чи байдужості.

Секретарю-референту важливо встановити хороші ділові контакти з секретарями структурних підрозділів свого підприємства, а також вище стоящих та підвідомчих організацій.

7. Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря

Зовнішній вигляд секретаря-референта формує думку про організацію загалом. Невипадково секретаря-референта вважають «обличчям фірми».

Зовнішній вигляд секретаря має бути ретельно продуманий, сучасний та акуратний. Головна вимога до костюма – строгість, елегантність. Тут все залежить від смаку людини. Основне - костюм має бути зручним, практичним, суворим. Розмовляти з людиною, одягненою неохайно, неохайно, не стежить за собою неприємно.

Така розмова залишає негативне враження про цю організацію. Сказане ставитиметься і до вибору аксесуарів до костюма.

Не рекомендується доповнювати робочий костюм яскравими, особливо великими дорогоцінними прикрасами не фарбує секретаря різнобарвність прикрас. Прикраса повинні підкреслити переваги костюма та його господині. У тон костюма слід підбирати туфлі. Взуття має бути зручним і модним. Для роботи рекомендується змінне взуття.

Секретар-референт повинен постійно пам'ятати про особисте життя. Особливо уважно до питань гігієни слід ставитись у спекотні дні. Не слід користуватись парфумерними речовинами, що мають різко виражений запах. Руки секретаря завжди повинні бути в ідеальному порядку, зачіска акуратна, бути личить, гармоніювати з костюмом і навколишнім оточенням.

8. Організація робочого місця секретаря

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного або кількох співробітників, оснащене необхідними засобами для виконання посадових обов'язків. Раціональна організація робочих місць та створення найкращих умов праці, для працівників секретарських служб, включаючи планування. Планується службове приміщення відповідно до характеру виконуваних робіт, раціональне розміщення меблів та спеціального обладнання, а також створення необхідного комфорту сприяє ефективній праці.

Комплект меблів для обладнання робочого місця входять: письмові столи звичайні, спеціалізовані, допоміжні столи та тумбочки для зберігання довідкового матеріалу для встановлення оргтехніки, телефонів, картотек тощо. Крісло, стільці підйомно-поворотні, шафи звичайного типу та спеціалізовані.

Працівники діловодства мають бути забезпечені необхідними довідковими матеріалами, інструктивними.

Наприклад: посадовими інструкціями, інструкціями діловодства, телефонні довідники

Канцелярський стіл є основним робочим місцем службовця, на столі повинні бути предмети, які необхідні в даний час. Стіл має висувні ящики, полиці, де розміщуються різні канцелярські приналежності (журнали, справи). У письмовому столі робоче приладдя, яким постійно користуються, розташовуються на верхніх полицях, всі предмети, якими користуються рідше, розташовуються нижче, телефон повинен стояти на столі або спеціальній підставці, зліва або з права так щоб телефонну трубку можна було тримати однією рукою, а в іншій руці ручку для запису необхідної інформації. Зразковий порядок на робочому столі – запорука високої продуктивності праці.

Залізні шафи та сейфи служать для зберігання секретної документації, печаток штампів, бланків суворої звітності грошей, сейф повинен завжди бути закритий у ньому не повинно лежати нічого зайвого і особливо особистих речей. Ключі від шаф, столів, сейфів зберігаються у місцях встановлених керівником організації. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюють із розрахунку чотири квадратні метри на одного працівника.

Робоче місце секретаря-референта - це зона його праці, оснащена необхідними коштами виконання посадових обов'язків. У межах зони можна розрізняти три сектори - основний, де знаходиться робочий стіл з приставками та необхідною оргтехнікою, сектор обслуговування відвідувачів та допоміжний сектор, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс та інше допоміжне обладнання.

Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар-референт, має бути в межах дванадцяти – шістнадцяти квадратних метрів.

Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами та предметами праці та їх функціонального розміщення. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця та забезпечення відповідних норм умов праці. Торкнемося, перш за все, меблів - столу та стільця.

Застосування найбільш раціональних меблів у роботі будь-якого співробітника управління відіграє важливу роль. В окремих випадках продуктивність праці від вдало підібраних меблів підвищується на десять – двадцять відсотків.

Враховуючи насиченість трудового процесу секретаря-референта оргтехнікою, виправданою буде П - подібне планування робочого місця (рисунок 1).

Малюнок 1. П-подібне планування робочого місця секретаря-референта

Покриття поверхні столу має бути матовим (сірого, зеленого, коричневого кольору з коефіцієнтом відображення 20-50%) і легко чиститись, кути та передню верхню грань стільниці слід виконувати закругленими. Висота простору під столом для ніг рекомендується шести десяти сантиметрів (на рівні колін) та не менше восьми десяти сантиметрів на рівні ступнів. Все, що постійно потрібне секретареві під час роботи, повинне розташовуватись у межах витягнутої руки, щоб можна було взяти необхідне, не встаючи.

Розташовувати приладдя на робочому та приставному столах слід компактно, систематизувавши за видами робіт.

p align="justify"> Важливим елементом робочого місця є внутрішня організація відділень робочого столу, яка залежить від його конструкції, місткості, характеру оброблюваних документів. Ящики повинні легко, плавно та безшумно висуватися. Великий ящик краще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, в інших ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для карток, малої оргтехніки, канцелярського приладдя. Доцільно виділити одну скриньку для зберігання особистих речей. За порядком на робочому столі слід постійно стежити. Може здатися перебільшенням, але такий простий вид меблів, як стілець, грає велику роль організації робочого місця управлінського працівника. Від вибору стільця чималою мірою залежить ефективність праці - незручна поза втомлює, робить людину менш працездатною.

У секретаря - референта стілець повинен бути обертовим і мати спинку, що пересувається у вертикальному та горизонтальному напрямках, що дозволить підігнати його під будь-яке зростання (рисунок 2).

Сидіння стільця має бути злегка закругленим з країв, щоб не ускладнювати кровообіг стегон, і з дещо втисненим сидінням у місці розміщення центру тяжіння. Для управлінських працівників виготовляють стільці та крісла з підлокітниками, для роботи на комп'ютері або з ВТ – без підлокітників, щоб не обмежувати рухи.

Для роботи, сидячи, при середньому зростанні 1,7 метрів, доцільно витримувати такі розміри:

висота підйомного стільця – 0,45 – 0,6 метрів;

площа сидіння не більше 40 ×40 сантиметрів;

Зона, в якій можна переміщати стілець:

0,6 метра за глибиною;

1 метр – за довжиною;

Загальна площа - 1,2 метри.

Сидіння стільця має бути покрите латексом завтовшки близько одного сантиметра, зверху якого накладається вологонепроникний матеріал (меланжева тканина, натуральне волокно).

Крім стільця з приставками, до складу робочих меблів секретаря-референта входить стілець для відвідувача.

У секторі обслуговування відвідувачів мають бути три – чотири стільці. Допоміжний сектор обладнується шафою - стінкою (трьох - чотирьох секційним) або стелажом для зберігання документів, що обертається (рисунок 3).

Малюнок 3. Стелаж для зберігання документів

Для зберігання документів конфіденційного характеру, печаток, штампів використовують металевий сейф. У деяких випадках встановлюється і шафа. Шафа бажано робити вбудованою (секретар не повинен захаращувати особистими речами проходи у приймальні, ставити речі на видному місці).

Обов'язковими технічними засобами, якими найчастіше користується секретар-референт, є персональний комп'ютер, телефон (можливо також радіо або стільниковий телефон, пейджер), телефакс та копіювальний апарат (ксерокс), іноді диктофон.

У засоби оснащення входять канцелярський прилад, папки та швидкозшивачі, блокнот - шестиденка, календар, ручки, фломастери, пюпітр, маркери, дірокол, пристрої для підшивки паперів, калькулятор, лампа настільна, кошик для паперів, лотки для документації, контрольна картотека , липка стрічка, кнопки, скріпки та інше дрібниці та ложемент для їх зберігання.

Допускаються у приймальні розміщення на стінах інформаційних стендів або таблиць із зазначенням часу прийому, зразків документів, календаря та іншого.

У приймальні у секретаря-референта для надання першої допомоги має бути аптечка, відповідним чином укомплектована (бинти, йод, валідол, нашатирний спирт, таблетки від головного болю, вата стерильна та інше).

. Умови праці

Умови праці та відпочинку працівників секретаріату. Найважливішим фактором забезпечення продуктивної та якісної роботи секретаря-референта за збереження здоров'я є відповідні санітарно-гігієнічні норми умов праці. До санітарно-гігієнічних норм та естетичних складових робочого місця відносяться: нормальне освітлення, сприятливе фарбування робочого приміщення, усунення шумів, вентиляція та температура повітря, озеленення приміщення, встановлення правильного режиму праці та відпочинку.

Основні санітарно-гігієнічні норми обумовлені стандартами, наведеними у таблиці (таблиця 1).

Таблиця 1 Санітарно-гігієнічні норми

Санітарно-гігієнічні факториНормативні показникиТемпература повітря, º З: влітку взимку 22-25 18-21Відносна вологість повітря, %40 - 60Швидкість руху повітря, м/с, не більше0,2Освітлення робочої поверхні, лк: люмінесцентними лампами лампами розжарювання 300 150Рівень шуму, дБ5, не більше мг/м ³ пилу15-20Коефіцієнт відбиття стін, % не більше 60

Важливою умовоюсприятливого мікроклімату робочому місці є оптимальне освітлення. Оскільки більшість документаційних операцій пов'язані з використанням зору (читання, письма, роботи з комп'ютері), напруга зору викликає напруга всіх м'язів тіла людини і тягне загальне стомлення.

Приймальна повинна, по можливості, мати природне освітлення.

Світло повинне падати на робочі поверхні столу та засобів оргтехніки з лівого боку або спереду. При цьому джерело світла слід розташовувати під кутом понад 30 º від горизонтальної лінії погляду (рисунок 4).

Висвітлення робочого місця може бути загальним (світильники встановлені на стелі) або місцевим (настільна лампа).

Оптимальний температурний режим у приміщенні є причиною гарної працездатності. Висока температура у приміщенні викликає сонливість, втому, знижує працездатність. У холодному приміщенні розсіюється увага, що шкідливо для людей, зайнятих розумовою працею.

секретар культура діловий відрядження нарада

Боротьба з шумом у приміщенні ведеться шляхом звукоізоляції шумного обладнання та робочих місць. Для зменшення шуму безпосередньо в джерелі можна покласти повстяні або поролонові підкладки, поставити глушники на телефонні апарати, змастити двері, підклеїти фланеллю або аналогічним матеріалом ніжки стільців. Для захисту від зовнішнього шуму рекомендується використовувати беруші, які знижують сприйняття зовнішніх шумів на 50%.

Що стосується колірного оформлення приймальні, то використання відповідного кольору не тільки покращує зовнішній вигляд службового приміщення, а й підвищує продуктивність праці, скорочує стомлюваність, надає позитивний психологічний вплив на людину.

За допомогою кольору можна також підкреслити або загасати особливості приймальні. Наприклад, світле забарвлення візуально збільшує маленьку кімнату, темне - зменшує. Використовуючи різні кольори, можна візуально поділити приміщення на окремі ділянки. Важливим є використання кольору як носій інформації. Наприклад: секретар використовує колір при розкладанні документів у папці різних кольорів, виділяє окрему групу карток у картотеці тощо.

Приймальна повинна регулярно провітрюється або мати кондиціювання. Свіже повітря для невеликого приміщення, де часто накопичується багато співробітників, відвідувачів, дуже важливий чинник для нормальної роботи.

Короткочасне відкривання вікон (5-8 хвилин) переноситься легше, ніж постійний легкий повітряний потік (протяг). Добре впливає на склад повітря озеленення службових приміщень, тому що рослини не тільки виконує декоративну функцію, але й покращують склад повітря, знижують нервову та зорову втому. Розташувати рослини можна вздовж віконних отворів, стін, на підлозі. Небажано розміщення кольорів на підвіконнях, оскільки це зменшує потік природного світла.

У приймальні слід заборонити куріння. Не слід також користуватися парфумерними засобами, що мають дуже виражений запах.

Режим роботи секретаря-референта та інших працівників служби документаційного забезпечення управління має передбачати певне чергування періодів праці та відпочинку. При регламентуванні враховується ущільненість робочого дня, характер праці, нервово-емоційна напруга, санітарно-гігієнічна обстановка. Режим праці та відпочинку регламентується правилами внутрішнього трудового розпорядку організації. У них визначено початок і кінець робочого дня, перерву на обід тощо. Регламентуючи розпорядок для працівників, у правилах слід передбачати і певні перерви для короткочасного відпочинку протягом робочого дня (крім обідньої перерви). Наприклад, для співробітників, робота яких пов'язана з тривалим перебуванням на робочому місці (у секретаря-референта саме така робота), доцільно надавати 5-8 хвилинні перерви через кожні дві години роботи. Такі перерви рекомендується використовувати для активного відпочинку, наприклад, фізкультурних хвилин чи пауз. Фізкультурну паузу рекомендується проводити двічі на день. Під час фізкультурних хвилин рекомендується виконати гімнастичні вправи, показані на малюнку. (рисунок 5)

Малюнок 5. Гімнастичні вправидля секретаря.

Остання (п'ята) вправа робиться у спокої. Слід розслабитися, заплющити очі та повільно порахувати до ста.

10. Сучасна оргтехніка диктофон

Пристрій та робота диктофона.

Диктофон - апарат для запису мовлення з метою відтворення її повністю або частинами. Відтворення може бути уповільненим та багаторазовим. Що відрізняє диктофони від інших звукозаписних пристроїв. Термін "диктофон" утворений від двох слів "дикто" - диктую, "фон" - мова.

Працюючи з диктофонами розрізняють два режима.

1.Запис. Кабінетних диктофонів передбачається можливість запису як з мікрофона, так і з різних ліній (радіотрансляційна мережа, диспетчерська лінія зв'язку), а також можливість запису телефонних переговорів.

2.Відтворення. Диктофона здійснюється з єдиною метою – передрукувати, зазначають текст. У кишенях інших та інших диктофонах відтворення відбувається без забезпечення різних зручностей (повтор, уповільнення швидкості).

Головки запису та відтворення в основному подібні між собою. Щоб без спотворення відтворити записаної на магнітній стрічці сигнал і напруга його руху щодо головки повинні бути що і при записі в цьому випадку обмотку головки пише магнітне поле, що створюється стрічкою, що забезпечують електричний сигнал, відбувається це в результаті сто «+» і «-» полюси на магнітній стрічці створюють замкнутий у повітрі магнітний потік. Коли стрічка проходить біля головки, цей потік замикається через осердя головки магнітний опір який у кілька тисяч разів менший за опір повітря. При русі магнітної стрічки віднесені головки відтворення, що йдуть іншими магнітики різної полярності. На обмотці головки при змінних виникає змінна напруга, частота напруги збігається з частотою вихідного звукового сигналу.

Диктофон - це пристрій (апарат) необхідне для запису мовлення з метою відтворення її повністю або частинами. Застосування диктофонів сприяє підвищенню продуктивністю праці та працівника різних категорій, що займаються рукописом, стенографією, машинописом. Диктофон може бути з живленням від автоматичного джерела постійного струмуз універсальним живленням і від мережі та від акумулятора.

Диктофон ділитися на два види:

1.Пасивні - для запису мови в похідних умовах, мають малу вагу та розмір.

а) Кишенькові – застосовуються лікарями, журналістами тощо.

б) Сумочні до роботи за умов пересування.

Кабінетні - призначені для роботи в кабінетних умовах (переважно працюють від мережі змінного струму).

а) Універсальні - забезпечують можливість роботи як у режимі запису, так і в режимі відтворення.

б) Відтворювальні, призначені для відтворення запису, зробленого на універсальних диктофонах.

Магнітна стрічка+диктофон.

Використовується в умовах запису і виконує роль паперу письма і служить середовищем зберігання інформації в диктофонах. Нерухома головка створює магнітний запис на стрічці, що рухається щодо головки з постійною швидкістю.

Запис є сукупністю великої кількості магнітиків мають різну довжину і напруженість поля. Для відтворення використовується головка відтворення.

Стрічка має тонку гнучку основу з лавсану поле ефірних смол, понівініл - хлориду та інше. Існує багато різних оксидів, але краще: Fe2О3, GrO2.

Основа стрічки покривається порошком з магнітного оксиду, що складається з найдрібніших частинок голчастої форми.

Щоб запис та відтворення інформації були на вищому рівнінеобхідні якісні пристрої.

Техніка магнітного запису:

Щоб записати інформацію на магнітну стрічку необхідно мати пристрій, що містить електричні ланцюги і забезпечують рух стрічки з постійною швидкістю.

Звуковий сигналу вигляді змінної напруги, що отримується від мікрофона, подається на вхід диктофона. Сигнал посилюється і надходить через регулятор рівня запису на записуючий пристрій. Звуковий сигнал перетворюється на вигляд, у якому стрічка сприймає і запам'ятовує. Після всіх змін сигналу подається на обмотку головки запису. Перетворення здійснюється магнітною головкою.

11. Техніка безпеки під час роботи з диктофоном

1.Не встановлюйте диктофон на нестійких поверхнях.

2.Не встановлюйте диктофон поблизу джерел тепла.

.Уникати потрапляння на них прямих сонячних променів, вологи.

.Не встановлювати диктофон у приміщенні з агресивними засобами (луги, кислоти).

.Не вживати їжу поблизу апарату.

.Уникати безладного натискання кнопок на диктофоні - це може спричинити збій програмних функцій.

.Щоб уникнути нещасних випадків, ніколи не розкривати і не розбирати апарат, включений у мережу!

.Перевірити наявність і цілісність заземлювальних провідників, корпусів електроустановок, що обслуговуються.

.Зняти напругу з ділянки електричного ланцюга, що підлягає обслуговуванню чи ремонту.

.Не торкатися проводів та інших струмопровідних частин, що знаходяться під напругою, без засобів індивідуального захисту.

.Не дозволяється працювати на електроустановках у разі виявлення обірваних дротів, несправності заземлення тощо.

.Перед роботою перевірити стан вилки шнура та електричної розетки.

.Проводи, що виходять від диктофона, не повинні бути перекручені і на них не повинно нічого перебувати.

12. Використовувана література

1.Андрєєва В.І. - Діловодство: М., ЗАТ Бізнес – школа Інтел – Синтез 2001.

2.Басаков М.І. – Довідник секретаря-референта: Ростов – на – Дону, Фенікс, 2001.

.Бройдо В.Л. - Офісна оргтехніка для діловодства та управління: М., Філін, 1988.

.Кузнєцова Т.В. - Секретарська справа: М., ЗАТ Бізнес – школа Інтел – Синтез 1999.

.Стенюков М.В. - документи. Діловодство М., ПРІОР, 1999.